檔案的立卷方法和要求課件

檔案的立卷方法和要求

檔案的立卷方法和要求

1講解提綱一.檔案的作用二.立卷制度的確定三.立卷的準(zhǔn)備四.歸檔文件整理工作的內(nèi)容和方法五.各類檔案年度號的確定原則六.檔案歸檔時間和歸檔手續(xù)

講解提綱一.檔案的作用2一.檔案的作用

它是國家、企事業(yè)單位一種重要的資源,是一種重要的科技知識財富,為國家現(xiàn)代化建設(shè)具有重要作用,為企事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展具有重要作用.概括為五點(diǎn):1.行政管理的查考憑據(jù)

檔案記錄了各種機(jī)關(guān)、單位過去活動的狀況,其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù),處理行政事務(wù)的過程與結(jié)果以及管理活動的經(jīng)驗,為企、事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)管理,提供證據(jù)和咨詢材料,借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制定計劃、進(jìn)行決策、處理問題.2.生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)

檔案中記載了各種生產(chǎn)活動的情況、成果、經(jīng)驗、和教訓(xùn),從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過程以及計劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息,可以作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)管理的科學(xué)依據(jù)和參考材料.

一.檔案的作用它是國家、企事業(yè)單位33.科學(xué)研究的可靠資料

檔案可以從兩方面為科學(xué)研究提供豐富的歷史資料:一方面,專門進(jìn)行科學(xué)研究的原始記錄,可供現(xiàn)實的研究工作直接借鑒;另一方面,從記錄的廣泛事實和經(jīng)驗中,為各項研究活動提供大量的實驗、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料.所以,檔案是科學(xué)研究的必要條件.4.宣傳教育的生動素材

利用檔案寫回憶錄、著書、演講報告,進(jìn)行文藝創(chuàng)作、舉辦各種展覽等宣傳教育活動,都富有強(qiáng)烈的說服力和感染力.5.維護(hù)國家、集體和個人權(quán)益的法律書證

檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實地說明歷史的某些事實,作為證實國家、集體和個人正當(dāng)利益的書面文件,許多單位和個人以檔案為證據(jù),解決了債務(wù)、產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)等各種糾紛,也有的人證實了個人的學(xué)歷、經(jīng)歷以及工資、福利待遇方面的諸多問題.

3.科學(xué)研究的可靠資料4二.立卷制度的確定

文件處理部門立卷制度是我國機(jī)關(guān)文書工作中實行的一項基本制度。1.文件處理部門立卷制度的確立早在1955年1月17日經(jīng)中共中央批準(zhǔn)的《中國共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘墮C(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》中，將文書部門承擔(dān)立卷工作作為一項制度確定下來并開始試行。1956年4月16日，國務(wù)院作出的《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》，單獨(dú)寫了一條“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度”，規(guī)定立檔部門在日常工作中形成的文書材料，在作為檔案移交給檔案部門保存(即歸檔)之前,均要按照檔案部門的要求將其組合成一個個便于管理的案卷(即立卷).立卷工作在我國應(yīng)由文書部門等形成檔案部門的人員來承擔(dān).并定期向檔案部門歸檔。

二.立卷制度的確定52.檔案部門整理的弊端

由檔案部門整理歸檔文件會產(chǎn)生以下弊端：由檔案部門整理該歸檔的文件，整理工作幾乎成了檔案部門的全部工作。盡管檔案人員花費(fèi)了大量的精力，但由于他們不熟悉、不了解具體的業(yè)務(wù)工作和文件處理過程，不掌握文件之間的聯(lián)系，因此立卷的工作難度大，案卷質(zhì)量也難以保證。另外，當(dāng)年形成的文件要經(jīng)常使用，如果辦完后就歸檔，每次需要時要到檔案部門查閱，這就給文件的利用者帶來不便。所以往往有些人為了使用方便，到年終才將文件清理上交。這樣就加大了檔案部門年終接收歸檔文件和分類歸卷的工作量。同時文件存在個人手里，極易丟失，他人又無法利用。

2.檔案部門整理的弊端63.文件部門整理的優(yōu)點(diǎn)

1）可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本機(jī)關(guān)、本部門業(yè)務(wù)工作情況，了解文書處理過程的長處，有利于提高整理的質(zhì)量和工作的效率。

2）文件在本部門隨時歸卷，可以防止文件散失，有利于文件的保管，有利于歸檔文件材料的齊全、完整和保密。

3）文書部門暫存當(dāng)年文件，方便了本部門工作人員對文件的查閱，也便于平時文件的收集。

4）有利于檔案工作的全面開展。

3.文件部門整理的優(yōu)點(diǎn)7

三.立卷的準(zhǔn)備1.什么叫立卷

將零散的文件材料根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類組成案卷的整理過程.2.立卷的準(zhǔn)備第一準(zhǔn)備工作是對本部門形成的文件材料根據(jù)院頒發(fā)的<檔案管理辦法>、<院文件材料歸檔和不歸檔的范圍>和<院檔案保管期限暫行規(guī)定>的要求,逐一鑒別、分類、整理,最終歸檔.第二準(zhǔn)備是平時歸卷。依照編制好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件材料，隨時按類目上的有關(guān)條款歸入臨時卷夾（或卷盒）內(nèi)，這就是平時歸卷。平時歸卷要求“隨辦隨歸”，不能積累到第二年立卷時再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯(lián)系，保證歸檔文件材料的齊全完整。還要根據(jù)形成文件材料的實際情況，隨時修改或增補(bǔ)立卷類目的有關(guān)條款。

三.立卷的準(zhǔn)備8

四.歸檔文件整理工作的內(nèi)容和方法

1.案卷的含義和組卷要求1)案卷的含義案卷是檔案基本的個體保管單位,它是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價值和密級大體相同的文件的集合體.

構(gòu)成案卷的四個要素:a)文件的集合體,案卷是管理檔案的基本單元;b)它們的價值大體相同(就是說案卷里面各種文件的價值基本一致);c)密級大體相同;d)材料具有有機(jī)聯(lián)系(這點(diǎn)最重要).

92)組卷要求(也叫立卷的五點(diǎn)要求.是辦法的第11---15條)a)各門類檔案的質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用;b)歸檔文件材料必須準(zhǔn)確反映我院科研項目和管理活動的真實內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書寫材料利于長期保存;C)凡應(yīng)立卷歸檔的檔案資料任何人不得擅自占有，任意涂改，或用復(fù)印件替換，應(yīng)將完整的原件按時歸檔;d)使用國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的目錄、卷皮、卷盒；卷內(nèi)目錄、紙制文件、卷內(nèi)備考表的規(guī)格統(tǒng)一為：A4（297mm×210mm）的紙張，并且要用激光或噴墨打印，脊背規(guī)格與卷盒、卷夾的長度和厚度相同，規(guī)格為300mm×20（30、40、50、60）mm。除有特殊要求，檔案所用各種表格、檔案盒，內(nèi)容規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一（具體規(guī)格以國家制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)）;2)組卷要求(也叫立卷的五點(diǎn)要求.是辦法的第11---15條10e）歸檔文件材料字跡工整，用碳素、藍(lán)黑墨水書寫；圖紙必須符合國家標(biāo)準(zhǔn)，字圖清晰，紙質(zhì)優(yōu)良.2.案卷的組織方法(也叫歸檔文件組卷原則.是辦法的第16條)1)文書檔案一般以每份文件為一件，文件正本為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文為一件，去文與復(fù)文為一件。并且按年度-保管期限(再按文件材料的不同內(nèi)容分別組卷)分類.2)地質(zhì)項目檔案以每一課題為單元組成案卷,它具有專題性、成套性特點(diǎn),如果文件材料多的話,可分階段(開題、中期、成果鑒定)分別組卷歸檔.重要項目的科技文件材料應(yīng)復(fù)制二份至三份配套歸檔。e）歸檔文件材料字跡工整，用碳素、藍(lán)黑墨水書寫；圖紙必須符113）基建檔案按每一工程項目(名稱)為單元來組成案卷,它具有成套性特點(diǎn),一般按一項一卷，一項有多卷的按工程階段排列組卷。4）設(shè)備檔案按設(shè)備的使用性質(zhì)結(jié)合名稱、型號分類組成案卷,一個型號的文件材料組一個或幾個案卷.5)

會計檔案應(yīng)將一本憑證作為一個保管單位。對于賬簿，原則上保持原樣，一本賬簿作為一個保管單位。會計報表的整理，是將年報、季報和月報分開，同時也考慮報表的多少來組成保管單位。使用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的會計檔案，應(yīng)當(dāng)保存打印件。并且按年度-名稱分類.可分為憑證、帳簿、報表、其它.結(jié)合保管期限分別組成案卷.6)房地產(chǎn)檔案應(yīng)當(dāng)以房地產(chǎn)權(quán)利人（即權(quán)屬單元）為宗立卷，房地產(chǎn)檔案應(yīng)當(dāng)以一棟樓為單元?dú)w檔。

3）基建檔案按每一工程項目(名稱)為單元來組成案卷,它具有成12

3.案卷內(nèi)排序(辦法的十七條)1)管理內(nèi)容的檔案（也包括文書檔案）按問題、時間或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列順序是：批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后.

2)項目課題按準(zhǔn)備階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等時間階段排列(如文字混合卷:文字在前、圖件在后).

3)基建工程按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工設(shè)計）、工程施工、工程竣工驗收等排列(如文字混合卷:文字在前、圖件在后).

3.案卷內(nèi)排序(辦法的十七條)13

4)設(shè)備按依據(jù)性材料、設(shè)備開箱驗收、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等排列。隨機(jī)圖樣也可單獨(dú)組卷(如文字混合卷:文字在前、圖件在后).

5）會計檔案按歸檔材料的保管期限呈遞減排列,憑證按時間順序排列.6）應(yīng)當(dāng)按照房地產(chǎn)權(quán)屬變化、產(chǎn)權(quán)文件形成時間及權(quán)屬文件主次關(guān)系排列(如文字混合卷:文字在前、圖件在后).

4)設(shè)備按依據(jù)性材料、設(shè)備開箱驗收、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行144.案卷編目方法(辦法的第十八條)4.1.文書檔案案卷編目方法4.1.1填制文件目錄和加蓋歸檔章文書檔案應(yīng)對案卷內(nèi)的文件填制文件目錄,按照卷內(nèi)排列順序逐件編目，比如來文與復(fù)文為一件時,只對復(fù)文進(jìn)行編目.并在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容(也就是說在一件的首頁空白位置).歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)、問題等選擇項。(注歸檔章尺寸見手中材料).

案卷內(nèi)歸檔文件目錄的格式(采用excel表格,統(tǒng)一表格到院內(nèi)網(wǎng)中獲取)件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注4.案卷編目方法(辦法的第十八條)件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)15表格的名詞解釋a)件號文件的排列順序號，歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始逐件編流水號，即每年按永久、長期、短期分別從“1”開始逐件編流水號。b)責(zé)任者是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。c)文號文號即發(fā)文的字號，是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號組成。表格的名詞解釋a)件號16d)題名題名即文件標(biāo)題，它是直接表達(dá)文件內(nèi)容和中心主題的文件特征，是了解歸檔文件內(nèi)容的起點(diǎn)。e)日期日期即文件的形成時間。它是文件的重要特征之一，反映文件產(chǎn)生的時代背景，是查找檔案的常用途徑。f)頁數(shù)頁數(shù)項填寫一件文件的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對。g)備注備注項用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。d)題名174.1.2填寫備考表備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。備考表上設(shè)置的項目

包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

日期：歸檔文件整理完畢的日期。注:備考表尺寸見手中材料(電子表格到院內(nèi)網(wǎng)中獲取)

4.1.3填制案卷封面每一案卷需填寫案卷標(biāo)題(題名)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)名稱、起止件號.4.1.2填寫備考表18案卷(順序)號題名年度頁數(shù)期限備注4.1.4填制案卷目錄(數(shù)量)表用于逐卷登計案卷封面上的基本信息.每一案卷的登錄內(nèi)容由下面表格項目構(gòu)成.案卷目錄(數(shù)量)表(采用excel表格,統(tǒng)一表格到院內(nèi)網(wǎng)中獲取)案卷(順序)號題名年度頁數(shù)期限備注4.1.4填制案卷目錄(數(shù)19案卷(順序)號:用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫;案卷標(biāo)題(題名):應(yīng)與按案卷封面上的標(biāo)題完全一致,不允許隨意改動或增減文字;年度:即該案卷的所屬年度;保管期限:即該案卷的保管期限;頁數(shù):即卷內(nèi)實有檔案文件的總頁數(shù);備注:用于說明某些特殊情況,如卷內(nèi)文件字跡已擴(kuò)散、模糊、卷內(nèi)文件的銷毀、損壞、移出等情況.案卷(順序)號:用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫;204.2會計檔案案卷編目方法

4.2.1填制案卷封面

a)填制會計憑證封面(對照實物講解)b)填制會計帳簿(報表)封面

填寫項目:編報單位名稱、會計帳簿(報表)名稱、保管期限、年度.4.2.2填制會計檔案案卷目錄(采用excel表格,統(tǒng)一表格到院內(nèi)網(wǎng)中獲取)會計憑證目錄

順序號案卷號案卷題名起止年月日冊數(shù)憑證號保管期限備注1環(huán)境院(財務(wù)處)2002年度原始憑證2002.1.5----2002.1.2021-30154.2會計檔案案卷編目方法順序號案卷號案卷題名起止年月日冊數(shù)21

會計帳簿(報表)目錄需按照《會計檔案保管期限表》上內(nèi)容歸檔

順序號案卷號案卷題名起止年月日冊數(shù)類型保管期限備注1環(huán)境院(財務(wù)處)2002年度決算報表2002.1.1-2002.12.312決算報表永久2環(huán)境院(財務(wù)處)2002年度帳本2002.1.1-2002.12.312現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳253環(huán)境院(財務(wù)處)2002年度帳本2002.1.1-2002.12.312總帳、明細(xì)帳15會計帳簿(報表)目錄順序224.3科技檔案(項目、基建、設(shè)備)和房產(chǎn)檔案編目方法4.3.1編頁號

為案卷內(nèi)每一頁科技文件編制順序號,以便固定案卷內(nèi)文件的順序,便于確定統(tǒng)計案卷內(nèi)科技文件的數(shù)量,有助于保護(hù)和查找使用.其方法是:(a)凡是有書寫內(nèi)容的頁面,都要采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次逐頁標(biāo)注(采用HB鉛筆);(b)單面書寫的文件在右下角編號,雙面書寫的文件,正面在右下角編號,背面在左下角編號;(c)卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面不編寫頁號.4.3科技檔案(項目、基建、設(shè)備)和房產(chǎn)檔案編目方法23情況說明:

某些科技文件,如成套圖樣、說明書、計算書等,在編制時已經(jīng)編有頁號,不必另行編號.只有在案卷內(nèi)科技文件沒有統(tǒng)一順序號,或者編號順序不連貫,或者排列次序不連貫,或者排列次序有了變動及出現(xiàn)差誤時,才需要編頁號或重新編頁號.

情況說明:244.3.2填制案卷內(nèi)科技文件目錄●案卷內(nèi)科技文件目錄,是卷內(nèi)每一份文字材料或每一張圖樣的明細(xì)表.它對于管理和使用案卷具有重要作用.●成套圖樣或科技文字材料,一般在編制時就有圖樣目錄或文件目錄,編目時應(yīng)盡量利用原有目錄.如果在科技文件形成時沒有編制目錄,或原有目錄不適用時,則要編制或重新編制目錄.4.3.2填制案卷內(nèi)科技文件目錄25

案卷內(nèi)科技文件目錄(采用excel表格,統(tǒng)一表格到院內(nèi)網(wǎng)中獲取)序號責(zé)任者編號題名日期頁次備注案卷內(nèi)科技文件目錄序號責(zé)任者編號26表格的名詞解釋序號:指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號;責(zé)任者:指該份文字材料或圖樣的直接編制部門或個人的姓名;編號:指該份文字材料的文件號或圖樣的圖號;題名:指該份文字材料或圖樣的標(biāo)題(全稱);日期:指該份文字材料或圖樣的編制日期;頁次:指該份文字材料或圖樣的起止頁號;備注:用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。表格的名詞解釋序號:指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號;274.3.3填寫備考表(備考表尺寸見手中材料并到院內(nèi)網(wǎng)中獲取)備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。備考表上設(shè)置的項目

包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

日期：歸檔文件整理完畢的日期。

4.3.3填寫備考表(備考表尺寸見手中材料并到院內(nèi)網(wǎng)中獲取)284.3.4填制案卷封面主要有三部分組成:a)案卷題名(案卷標(biāo)題)

擬寫案卷題名,要注意概括性,做到文字間練,表達(dá)準(zhǔn)確,恰當(dāng)?shù)亟沂景妇淼膬?nèi)容和成分,掌握三段結(jié)構(gòu):對象特征﹑內(nèi)容特征﹑名稱特征.例如:北京大學(xué)圖書館樓電氣竣工圖b)案卷的管理性內(nèi)容項目

▲編制單位(責(zé)任者):指案卷內(nèi)科技文件是由何人﹑何部門編制的;▲編制日期:指案卷內(nèi)科技文件形成日期或起止日期;▲保管期限:填寫經(jīng)鑒別劃定的保管期限;▲密級,根據(jù)保密規(guī)定填寫.c)檔號項:由檔案人員填寫,在此不需說明.4.3.4填制案卷封面294.3.5填制案卷目錄(數(shù)量)表用于逐卷登計案卷封面上的基本信息.每一案卷的登錄內(nèi)容由下面表格項目構(gòu)成.

案卷目錄(數(shù)量)表(采用excel表格,統(tǒng)一表格到院內(nèi)網(wǎng)中獲取)案卷(順序)號題名年度頁數(shù)期限備注4.3.5填制案卷目錄(數(shù)量)表案卷(順序)號題名年度頁數(shù)期30案卷(順序)號:用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫;案卷標(biāo)題(題名):應(yīng)與按案卷封面上的標(biāo)題完全一致,不允許隨意改動或增減文字;年度:即該案卷的所屬年度;保管期限:即該案卷的保管期限;頁數(shù):即卷內(nèi)實有檔案文件的總頁數(shù);備注:用于說明某些特殊情況,如卷內(nèi)文件字跡已擴(kuò)散、模糊、卷內(nèi)文件的銷毀、損壞、移出等情況.案卷(順序)號:用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫;315.案卷裝訂﹑裝盒的要求(辦法的十九條)

1)歸檔文件可采用裝訂和不裝訂兩種形式。歸檔文件的裝訂需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料加以裝訂。

2)歸檔文件應(yīng)按件裝訂，裝訂前應(yīng)將件內(nèi)的各頁按一定方式對齊，去掉文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡稍模糊的應(yīng)復(fù)制并放在原件之后。一般以每份文件為一件，文件正本為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文為一件，去文與復(fù)文為一件歸檔文件的裝訂。

5.案卷裝訂﹑裝盒的要求(辦法的十九條)323)歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致。裝盒時，應(yīng)按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中，每個檔案盒中均應(yīng)放置備考表，并填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，如無需要說明的內(nèi)容，也應(yīng)將檢查人的姓名以及歸檔時間寫上。檢查人應(yīng)是歸檔單位負(fù)責(zé)人。4)案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面。5）長期保存的案卷裝訂時必須取掉金屬物。6）案卷不裝訂時其