制定工作計(jì)劃提高工作效率

外貿(mào)人如何制定工作計(jì)劃提高工作效率成功，沒有捷徑，就像最近帶一群剛?cè)胄械男』锇?，從基礎(chǔ)到專業(yè)，都要走這個(gè)過程，毫無疑問，在外貿(mào)中，經(jīng)驗(yàn)是最寶貴的！

為什么這么說呢？對(duì)比出來的。

團(tuán)隊(duì)里剛?cè)肼殐芍艿囊晃粚氊悾们医兴⊥醢伞?/p>

小王在外貿(mào)這個(gè)行業(yè)積累了近四年的經(jīng)驗(yàn)，兩周前加入我們這個(gè)新人云集的團(tuán)隊(duì)。除了她近四年的外貿(mào)經(jīng)驗(yàn)，在專業(yè)和產(chǎn)品這一塊，跟其他新人處在同一起跑線上——七竅通了六竅，還一竅不通。

就這樣一個(gè)產(chǎn)品白癡，在加入團(tuán)隊(duì)后的兩周里，通過阿里的詢盤，轉(zhuǎn)化了一個(gè)訂單，還有兩個(gè)在談?dòng)唵巍?/p>

而我們的新人們?cè)诟缮赌兀?/p>

有的在糾結(jié)沒有詢盤，有的在糾結(jié)搜不到客戶，有的在糾結(jié)客戶為嘛不回信息等等。

總之一句話，就是，沒有客戶資源。

說的好像，只要有詢盤，有客戶需求，他們就一定能搞定客戶一樣。

那我就問，之前給你們那么多詢盤，為什么至今沒有在談客戶，或者跟出一點(diǎn)眉目出來呢？

他們不說話了。

我再問，沒有客戶資源，那我之前布置的搜索客戶，發(fā)開發(fā)信的任務(wù)，你們完成了嗎？他們搖頭不語。

我說，你們看看人家小王，除了詢盤，每天還用FACEBOOK,LINKEDIN搜索客戶40個(gè)，你們沒有詢盤要回，時(shí)間都花在哪了呢？

他們面面相覷，對(duì)啊，時(shí)間都花在哪兒了呢？

寫此文的原因在于此。

大家現(xiàn)在的工作狀態(tài)就是很忙。上班時(shí)經(jīng)常都是東搞搞，西搞搞，一天下來又不明白自己在忙什么。經(jīng)常到離下班還有不到一小時(shí)的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)還有幾封新的郵件沒有回，還得寫日?qǐng)?bào)表。時(shí)間來不及了，日?qǐng)?bào)表也成了負(fù)擔(dān)，明天的提前規(guī)劃更是成了笑話。你能指望一個(gè)今天匆忙趕報(bào)表，連總結(jié)都沒有耐心寫的人能規(guī)劃好明天的工作嗎？但是今天又沒有什么成就，昨天寫的計(jì)劃事項(xiàng)沒有完成，于是復(fù)制粘貼，明天任務(wù)加倍。因?yàn)閼M愧于今天的作為，心里暗暗下決心，第二天一定要多上傳幾個(gè)產(chǎn)品，多聯(lián)系幾個(gè)客戶。我想這種情況的確存在很多外貿(mào)朋友的身上。瑾以下文給這些朋友一些建議，希望你們有所收獲。

人生有兩大最寶貴的東西：一是身體，二是時(shí)間。我們做或者不做事情，做著有趣的或者無趣的事情，時(shí)間總是會(huì)不受我們控制的走過，或慢或快。大家都說管理時(shí)間的水平，決定了我們事業(yè)乃至生活的成敗。我倒是覺得，時(shí)間是不可管理的，我們需要管理的，是我們的任務(wù)。

大家都知道，我們的工作時(shí)間，一天只有八個(gè)小時(shí)。除去睡覺的八個(gè)小時(shí)，我們還有八個(gè)小時(shí)浪費(fèi)在玩手機(jī)，蹲廁所，吃飯，擠公交等等毫無建樹，而又無可避免的事情上。于是，在相同的正兒八經(jīng)的八個(gè)小時(shí)工作時(shí)間里，任務(wù)管理變成至關(guān)重要的事情。

在這里要感謝小王，提醒了我一件頂頂重要的事情：我的那群乖寶們，似乎還不知道，外貿(mào)業(yè)務(wù)員的終極以及唯一的目標(biāo)是什么?。。?！

『目標(biāo)是什么？？？

客戶的訂單。

每天的工作任務(wù)是什么？』

跟客戶取得聯(lián)系。更確切的說，是盡一切可能地跟客戶泡在一起。

這樣說，大家就很容易理解了。天下還沒有哪個(gè)天天跟客戶泡在一起還拿不到訂單的業(yè)務(wù)員。

明白這一點(diǎn)，至關(guān)重要。這是因?yàn)?，作為一名合格的外貿(mào)員，需要做的事情太多。很多小伙伴們做著做著，就忘記了自己的初衷是為了搞定客戶，拿下訂單，反而撿了芝麻丟西瓜，放下客戶，以處理其他不重要的事情為先。

以前就見到過這種情況：新來半年的業(yè)務(wù)員，業(yè)績(jī)沒有什么起色，有的甚至還沒有開張。你可以看到他們平時(shí)也沒閑著，每天開發(fā)信也發(fā)的不少，偶爾還打打電話，阿里的詢盤有不清楚的也經(jīng)常去問產(chǎn)品知識(shí)。但每次例會(huì)，問他們?cè)诿π┦裁?，需要他們匯報(bào)的時(shí)候，他們幾個(gè)都說不出很詳細(xì)的內(nèi)容。

后來，我開始讓大家寫日?qǐng)?bào)表，同時(shí)觀察大家平時(shí)的作為，發(fā)現(xiàn)了個(gè)很關(guān)鍵的問題：那些業(yè)績(jī)毫無起色的業(yè)務(wù)員工作效率低下，工作無計(jì)劃性，把很多時(shí)間是浪費(fèi)在許多根本不重要或者不必要的事情上。日?qǐng)?bào)表也寫的很是敷衍。與之形成鮮明對(duì)比的是那些每天忙著處理訂單的業(yè)務(wù)員，不僅把日?qǐng)?bào)表總結(jié)寫的非常詳細(xì)，甚至連明天、后天、乃至一周后的客戶跟進(jìn)計(jì)劃都已經(jīng)明明白白布置到了日?qǐng)?bào)表上。對(duì)于他們來說，日?qǐng)?bào)表不是累贅，而是真真正正實(shí)用的計(jì)劃表、備忘錄，可以幫助他們提前規(guī)劃工作。提前規(guī)劃一天的工作

我們?cè)缟?點(diǎn)上班，但是我發(fā)現(xiàn)都10點(diǎn)，一些業(yè)務(wù)員還沒有進(jìn)入高效的工作狀態(tài)。問及這一個(gè)小時(shí)都在做什么，最多就是在瀏覽阿里的詢盤，有的甚至還在瀏覽騰訊新聞、微信推送文等等。

我不得不說，關(guān)于這點(diǎn)，我們得有意識(shí)的克制。我一般在瀏覽兩三個(gè)國際新聞后，就會(huì)有意識(shí)的看時(shí)間，然后果斷關(guān)掉頁面，開始工作。

我發(fā)現(xiàn)有些寶貝蛋是完美主義者，一個(gè)資料表格，也要力求完美，修飾到每一個(gè)方格，每一個(gè)色彩點(diǎn)。我想問，真的有這個(gè)必要嗎？有必要為了這個(gè)自己看的東西浪費(fèi)幾個(gè)小時(shí)嗎？

還有很多業(yè)務(wù)員是被動(dòng)地工作。他們每天一來，就準(zhǔn)備回復(fù)詢盤，回復(fù)客戶的郵件。一旦沒有沒有客戶找，就感覺無事可做，心氣一下子就落下去了。如果真的耐心做了計(jì)劃，就不一樣了。我們每天的工作時(shí)間都排的滿滿的，跟蹤客戶，寄樣品，維護(hù)客戶，一步步計(jì)劃好，剩下的，只要一步一個(gè)腳印的執(zhí)行到底就行。

這個(gè)事情很難嗎？

不難。

那為什么做不到？因?yàn)榱?xí)慣。有些人，已經(jīng)習(xí)慣了被動(dòng)接受生活的到來。

說到底，一個(gè)字：懶！

懶得計(jì)劃，懶得行動(dòng)，懶得動(dòng)點(diǎn)腦子。外貿(mào)業(yè)務(wù)員如何提高工作效率？

為實(shí)現(xiàn)最好的工作效率，我們得從前一天晚上講起。

一、23:00之前睡覺，為第二天的工作儲(chǔ)蓄能量

俗話說，睡眠是最好的補(bǔ)品。睡不好，就吃不香，就這一點(diǎn)，足以說明一個(gè)好的睡眠對(duì)于我們來說有多么重要。連覺都睡不好的業(yè)務(wù)員，絕對(duì)不會(huì)是一個(gè)好的業(yè)務(wù)員。我從來不相信，長期缺覺的人會(huì)有多大的效率和創(chuàng)造力。那些剝奪自己睡眠時(shí)間的拼命三郎，如果不是天生精力旺盛，就是大多時(shí)間都在混日子。

這一點(diǎn)，對(duì)于我們外貿(mào)業(yè)務(wù)員來說，尤其重要。我的建議是，在條件允許的條件下，力求在23:00點(diǎn)之前睡覺，第二天睡到自然醒。

我們做外貿(mào)，有一個(gè)最致命的制約條件，那就是時(shí)差和距離。距離，我們勉強(qiáng)可以用其他工具減少影響，時(shí)差卻是要命的——要我們業(yè)務(wù)員的命。長期熬夜，命不好的，大概會(huì)早衰。為了爭(zhēng)取能早點(diǎn)睡覺，我們一定要提高溝通的效率。如果遇到客戶21:00還在跟你叨叨，那么不妨打個(gè)電話過去，一個(gè)電話，把所有今天能解決的問題都在電話里解決掉，所有能確定的細(xì)節(jié)都在電話里確認(rèn)好，然后再統(tǒng)一發(fā)個(gè)郵件過去。不能解決的問題，留待明天給答案。這是我們最佳的處理方案。如果不能，那么不好意思，你可能要熬夜了。這個(gè)沒有辦法，想要成就，總要付出點(diǎn)代價(jià)，這樣子的話，我們?cè)诘诙熘形鐣r(shí)一定一定要休息，否則，啥都不長久。

二、第二天一來，瀏覽時(shí)事動(dòng)態(tài)。

大家都知道，作為一個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)員，有時(shí)候需要你無所不通。我有時(shí)候跟我的小寶貝們這樣說：真正好的業(yè)務(wù)員，就得上至天文，下知地理，博古通今，縱橫中外。原因很簡(jiǎn)單，你的客戶來自世界各個(gè)地方，你若沒有一點(diǎn)談資，會(huì)很難取得客戶的終極信任。每天花點(diǎn)時(shí)間，了解國際動(dòng)態(tài)新聞，也是一個(gè)外貿(mào)人必要的素養(yǎng)和修煉過程。通?；ㄔ谶@個(gè)上面的時(shí)間，我不會(huì)超過十分鐘。

如果遇上了目標(biāo)客戶國家的時(shí)事新聞，接下來我可能會(huì)以此為借口去跟客戶攀談。很多外貿(mào)人說，跟進(jìn)客戶時(shí)，除了產(chǎn)品不知道跟客戶談什么。我的經(jīng)驗(yàn)是，只要你留心觀察，幾乎沒有談不攏的客戶。每個(gè)人都有自己的獨(dú)特的興趣愛好，但是大家又都有一些相同的關(guān)注點(diǎn)，比如說，旅游、環(huán)境、教育、孩子。抓住這些點(diǎn)，你慢慢地就知道客戶真正關(guān)注什么，再發(fā)散出去，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，世界的豐富多彩遠(yuǎn)遠(yuǎn)超乎你的想象。

三、打開郵件客戶端，再打開客戶跟蹤情況表

最重要的事情來了。

選擇2-3周沒有聯(lián)系的客戶進(jìn)行跟進(jìn)，給他們逐一發(fā)郵件。郵件的內(nèi)容根據(jù)不同的對(duì)象設(shè)定。

這么做的好處在于：

1）維護(hù)已經(jīng)成交的老客戶，及時(shí)了解老客戶的需求變化，做好訂單預(yù)估。

有質(zhì)量的老客戶不多，一般只占到我們所有客戶資源的20%。但是，恰恰是這20%，能給我們帶來80%的訂單和利潤。我們的時(shí)間精力有限，能跟的穩(wěn)定客戶也非常有限，通常不會(huì)超過100個(gè)。在此之前，我們所有的工作，都是為了找到這么100個(gè)客戶。

跟進(jìn)這樣的客戶，我們的郵件可以這樣寫：

DearXXX,

Howareyou?Ihopeyoureverythingisgoingwell.

Doyouhaveanypendingordersorinquiryrecently?

Ifso,pleasedonothesitatetocontactme.Wearesurethatanyofyourinquirywillgetourpromptattention&reply.

Thanks&bestregards,

XXX

2）給老客戶提供售后服務(wù)。

沒有售后的公司，注定沒有未來。我們做外貿(mào)的，做好售后跟進(jìn)，等于多了一次返單的機(jī)會(huì)。我們的職責(zé)，不是為了讓客戶滿意，而是讓客戶返單。明白這一點(diǎn)后，我們外貿(mào)人處理客戶的抱怨和投訴時(shí)，心態(tài)就可以放的很平穩(wěn)了。是產(chǎn)品，就會(huì)有缺陷，或多或少?？蛻魧?duì)產(chǎn)品不滿意？很好，這是一次機(jī)會(huì)。不經(jīng)歷客訴，怎能見擔(dān)當(dāng)？通過有擔(dān)當(dāng)?shù)奶幚砜驮V，我們可以告訴客戶，我們是值得信賴的企業(yè)，我們也有能力處理售后問題。這樣，我們才是真正的跟客戶建立信賴的關(guān)系。

跟進(jìn)的郵件可以這樣寫：

DearXXX,

Hopethisemailfindsyouwell.

Haveyoureceivedthegoods?Whatdoyouthinkofourproduct?

Ihopeyouaresatisfiedwithourquality.Ifanyquestion,pleaseletmeknowsoon.

Thanks&bestregards,

XXX

3）定期聯(lián)系未成交客戶，跟客戶混個(gè)臉熟或者聲熟。

有人會(huì)問，天南地北，客戶又不在眼前，怎么混個(gè)臉熟？

在郵件里放上你的照片。如果有跟客戶合照的照片更好。

聲熟？更簡(jiǎn)單了，定期打電話給客戶，客戶自然就記住了你的聲音。

持續(xù)的聯(lián)系給未成交客戶一種感覺，你的服務(wù)很好并且有誠意跟他合作。當(dāng)他的老供應(yīng)商出問題的時(shí)候，他自然就會(huì)想起你來。

跟進(jìn)這一類的客戶，就是要做一個(gè)好備胎。

舉一個(gè)例子，我們找貨代。平時(shí)對(duì)那些發(fā)報(bào)價(jià)的貨代是沒什么好感的。但是有一些貨代很會(huì)來事，是不是給你報(bào)個(gè)價(jià)格，介紹點(diǎn)時(shí)事新聞，或者幫你找點(diǎn)客戶資源。這樣，一來而去，我們就熟悉了。一旦哪天老貨代報(bào)價(jià)不及時(shí)，我們就會(huì)想起這個(gè)人。一報(bào)價(jià)，覺得合適，然后坐在一起聊一聊，接下來就可以開始合作了。

跟進(jìn)這樣的客戶，郵件的內(nèi)容以簡(jiǎn)潔為主，千萬別寫太長，沒時(shí)間看！

基本內(nèi)容同1）

郵件正文下面可以附上新的產(chǎn)品圖片，把基本參數(shù)也放在圖片上，這樣客戶一看，一目了然。如果他有興趣，他會(huì)主動(dòng)聯(lián)系你的。

四、查看日?qǐng)?bào)表（日工作計(jì)劃表），完成計(jì)劃事項(xiàng)

外貿(mào)業(yè)務(wù)是一項(xiàng)連續(xù)性的工作，各種事項(xiàng)又比較繁瑣。很多時(shí)候，明明是要回復(fù)郵件，結(jié)果發(fā)現(xiàn)要發(fā)圖片，然后開始找圖片、修圖片。圖片修好了，要整理報(bào)價(jià)，又開始一通忙。正在忙，說不定一個(gè)電話過來，要培訓(xùn)，于是工作中斷。一整天忙下來，最后發(fā)現(xiàn)，連一封郵件都沒發(fā)出去。這就要求我們一定要有工作計(jì)劃和工作重點(diǎn)。

在每天下班之前，整理好今天沒完成的事項(xiàng)，同時(shí)安排好明天完成這個(gè)事項(xiàng)的時(shí)間。然后開始計(jì)劃明天的工作內(nèi)容。有些人工作根本沒有計(jì)劃性，想到什么做什么。忙得不可開交，客戶卻丟著好幾個(gè)月沒有跟進(jìn)。

很多外貿(mào)業(yè)務(wù)員分不清外貿(mào)工作的輕重緩急。

在這里，幫大家理一理。

先把自己要做的事情填寫到日工作計(jì)劃表的計(jì)劃事項(xiàng)里。（有興趣的朋友，可以加我微信索要。）

根據(jù)事情的性質(zhì)分為四類：重要不緊急，重要且緊急，緊急不重要，既不緊急也不重要。

優(yōu)先處理重要且緊急和重要不緊急兩類。

給工作分類：

重要不緊急的事情有：積累客戶資源，開發(fā)新客戶，跟進(jìn)未成交客戶，積累業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，研究目標(biāo)市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，籌備展會(huì)，了解外貿(mào)工具，學(xué)習(xí)產(chǎn)品知識(shí)，和客戶建立信任，制定銷售計(jì)劃和工作目標(biāo)，改進(jìn)與供應(yīng)商的關(guān)系，鍛煉身體，睡個(gè)好覺等等（一切保證你個(gè)人可持續(xù)發(fā)展的事務(wù)）。

重要且緊急：跟客戶談判，給意向客戶報(bào)價(jià)，給客戶做PI，催客戶打款，準(zhǔn)備樣品（維持現(xiàn)有的業(yè)績(jī)的事務(wù)），完成工作計(jì)劃。

緊急不重要：領(lǐng)導(dǎo)交待的非業(yè)務(wù)性工作，其他部門要求你配合的工作。很多事情看似很“緊急”，實(shí)際上往后壓