文檔管理規(guī)范111

文件管理規(guī)范XXXXXXXXXXXXXX公司一、編寫目的為明確公司內(nèi)各類文件的制定、修改、批準(zhǔn)、發(fā)行、更改及回收的管理準(zhǔn)則，確保有關(guān)部門都能使用到相應(yīng)文件的有效版本，提高文件管理效率，推動公司體系的正常運(yùn)行，特制定本文檔規(guī)范。二、適用范圍本文件適用于公司各類體系文件和資料的控制。三、權(quán)利職責(zé)1.總經(jīng)理負(fù)責(zé)手冊、程序文件、制度規(guī)定的批準(zhǔn)和發(fā)布。2.綜合部負(fù)責(zé)組織受控文件的編發(fā)、回收、銷毀、審核會簽及存檔。3.各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、修訂、換版、使用和解釋，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織相關(guān)文件編撰、修訂及審訂。四、編碼規(guī)則（一）術(shù)語：受控文件：效用較長且重要性較高，制訂、修訂、發(fā)行、廢止、回收保存及銷毀全流程均按照規(guī)定執(zhí)行的文件，如程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、工程圖紙、技術(shù)規(guī)范等。外來文件：來自公司外部的具有實(shí)際及存儲價(jià)值的文件，如法律法規(guī)、政府文件、國家標(biāo)準(zhǔn)、客戶資料、設(shè)備操作說明等。（二）文件分級1.管理手冊：規(guī)定整個(gè)體系的文件，如管理制度、管理方針、目標(biāo)指標(biāo)、管理方案等；2.程序文件：規(guī)定單項(xiàng)工作的一般過程或方法。如客戶投訴處理程序、文件控制程序3.作業(yè)指導(dǎo)書：規(guī)定特定的作業(yè)流程。如操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、測試規(guī)范、檢驗(yàn)細(xì)則、產(chǎn)品圖紙等；4.表單：收集、傳遞具體資訊，控制、輔助作業(yè)流程，或作為某種證據(jù)。除以上公司內(nèi)部管理文件以外，另有外來文件和資料，如法律、法規(guī)、國標(biāo)，顧客提供的圖紙、文件資料。（三）編碼規(guī)則1.部門類別代碼:XZ——行政RL——人力CW——財(cái)務(wù)YY——運(yùn)營KF——客服JS——技術(shù)CP——產(chǎn)品SW——商務(wù)YW——運(yùn)維QD——渠道XM——項(xiàng)目申報(bào)未涵蓋部分，各部門認(rèn)為有必要分類的，可報(bào)至綜合部，由公司統(tǒng)一發(fā)布代碼。2.密級：絕密、機(jī)密、秘密、公開（具體分類見員工手冊及檔案管理辦法）3.文件類型代碼：ZD制度FA方案CX程序BZ標(biāo)準(zhǔn)GF規(guī)范SOP流程TB圖紙、表單等WL外來HT合同、協(xié)議等QT其他（暫難以歸類的）暫難以歸類，各部門認(rèn)為有必要分類的，可報(bào)至綜合部，由公司統(tǒng)一發(fā)布代碼。4.產(chǎn)品類型：參照產(chǎn)品體系圖。5.文件編碼方法：1）管理手冊及程序編碼方法：XXXX—XZ—BZ—20200101（V1.0）2）產(chǎn)品及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)編碼方法：ALBB—XXXX平臺—CP—產(chǎn)品需求說明書—20200101（V1.0）文件簡稱盡量只用能明確表示意義的名稱，不加或少加定語。3）合同及協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)編碼方法：ALBB—YW—運(yùn)維—20200101（V1.0）合同或協(xié)議類型分為：銷售、渠道、運(yùn)維、采購、行政、人事、財(cái)務(wù)、金融、合作、其他。本條規(guī)則適用公司日常經(jīng)營與管理的合同與協(xié)議。勞動合同及所附保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議不適用此編號，單獨(dú)放員工個(gè)人檔案；戰(zhàn)略合作、股權(quán)、秘密合作、聘任顧問等特殊形式，均不適用此編碼規(guī)則。4）客戶信息等單獨(dú)圖表標(biāo)準(zhǔn)編碼方法：（作為其他文件一部分或附件的表單不適用）客戶信息等單獨(dú)表單，以“日期+名稱+版本或序號”編碼，存檔時(shí)以“日期+名稱+版本或序號（如有）+xx（部門或個(gè)人）發(fā)xx（人或位置）”。如20210701XXXXX。單獨(dú)的圖，在圖片名稱以“日期+表單+版本或序號”進(jìn)行編碼，存檔時(shí)在圖或另附文字以“日期+名稱+版本或序號（如有）+xx（部門或個(gè)人）發(fā)xx（人或位置）或xx（部門或個(gè)人）用于xx事”說明用途及經(jīng)辦人。以上所有文件類型的分類，不是按照執(zhí)行人分類，而是按照文件本身所屬類型進(jìn)行分類。如產(chǎn)品部簽訂的銷售合同，文件分類應(yīng)是“銷售”，不是“產(chǎn)品”。五、工作流程及控制要求（一）文件編制、審批1.管理制度、管理方針、管理方案、公司及部門目標(biāo)由總經(jīng)理組織制定并批準(zhǔn)；2.程序性文件、作業(yè)指導(dǎo)書按部門職責(zé)及指定管理權(quán)限由相應(yīng)部門組織編制，部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.涉密等特殊文件，由指定人員負(fù)責(zé)編制，直呈總經(jīng)理審批。4.部門內(nèi)部的管理文件由該部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）文件的發(fā)放、接收與管理1.各部門應(yīng)指定?；蚣媛氋Y料員負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、保管，并建立文件收發(fā)記錄，做好日常管理工作，防止文件損壞和丟失。文件未經(jīng)許可不得以任何形式復(fù)制或不按照密級范圍發(fā)放。無指定或兼職管理人員的，由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。2.紙質(zhì)文件發(fā)放與管理1）文件發(fā)放部門資料員根據(jù)發(fā)放范圍進(jìn)行復(fù)印，在“文件發(fā)放登記表”中登記后將文件發(fā)放相關(guān)部門，接收部門人員在“文件發(fā)放登記表”上簽名接收。2）當(dāng)文件使用人調(diào)離、或不再擔(dān)任原職且不屬文件發(fā)放范圍時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)并將新的接替人姓名報(bào)歸口管理部門備案。3）各部門對發(fā)放至本部門的密級文件具有管理義務(wù)，應(yīng)按照密級范圍進(jìn)行發(fā)放及傳閱。3.電子文件發(fā)放與管理1）文件發(fā)放部門資料員以電子文檔形式發(fā)布，或放在網(wǎng)盤供人員按各自的權(quán)限瀏覽，向所有收件人發(fā)放收文通知，收件人回復(fù)收到情況。如為緊急文件，由文件發(fā)放者電話通知所有收件人，并保存含有收件人、發(fā)件人、主題、發(fā)送時(shí)間頁面的電子文件發(fā)放記錄。2）當(dāng)文件需修改時(shí)由文件制定部門負(fù)責(zé)修改文件，在文件內(nèi)撰寫修改記錄，并向有關(guān)人員發(fā)放修改通知，如為緊急文件，由文件發(fā)放者電話通知。3)以電子文檔形式存在的文件，發(fā)布部門應(yīng)及時(shí)備份或拷貝。（三）文件更改1.當(dāng)出現(xiàn)外部變化（如有關(guān)的法律法規(guī)的修訂、政策變化）、內(nèi)部變化（如本公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、職能分配調(diào)整，引入新技術(shù)、新工藝、新設(shè)備、新材料、新作業(yè)方法、新用工制度等）時(shí)，責(zé)任部門應(yīng)適時(shí)組織對文件進(jìn)行評審與更新。各部門針對文件實(shí)施中的問題亦可對文件提出修改意見，報(bào)該文件的主管部門。修改意見應(yīng)充分考慮更改對其它程序可能造成的影響，對重要技術(shù)參數(shù)的更改應(yīng)附有關(guān)的試驗(yàn)/驗(yàn)證報(bào)告或資料。必要時(shí)由該文件主管部門或上級管理部門組織相關(guān)部門對文件更改的申請進(jìn)行討論會簽。2.文件的更改應(yīng)按原審批級別進(jìn)行審批。更改獲準(zhǔn)后，由主管部門按原文件資料的發(fā)布方式和發(fā)放范圍更改。紙質(zhì)文件的更改方式包括換頁、換版，換頁、換版后應(yīng)向各有關(guān)部門/人員發(fā)出新文件，收回作廢文件，并在文件內(nèi)做好記錄。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得隨便更改文件資料。（四）文件的換版和作廢1.一般情況下，本公司自行制定的文件不超過5年應(yīng)更新?lián)Q版