文件與記錄控制程序

文獻與記錄控制程序目的建立和規(guī)范企業(yè)文獻、記錄以及其他各類信息的管控。合用范圍合用于企業(yè)內(nèi)部所有文獻、記錄、其他信息的管控有關(guān)文獻定義文獻：信息及其承載媒體。受控文獻：對文獻的制定、修改、發(fā)放、使用、標識、修改、回收、保留、銷毀等管理狀態(tài)得到控制的文獻。非控文獻：受控文獻的非控副本，因文獻外發(fā)等需求產(chǎn)生。發(fā)放后不需要對文獻的狀態(tài)進行控制，不需控制非控副本的修改，也不需進行回收。只有受控文獻，才可增領(lǐng)非控副本。歸檔：將文獻和記錄進行整頓、保留的過程。一級文獻：管理手冊二級文獻：程序文獻三級文獻：技術(shù)文獻、制度類文獻、品質(zhì)類文獻等用于規(guī)范、指導有關(guān)做作業(yè)的文獻。四級文獻：即質(zhì)量登記表單等，論述所獲得的成果或提供所完畢活動的證據(jù)的文獻。質(zhì)量記錄包括但不限于電子版，紙版等形式。技術(shù)文獻：設(shè)計文獻、工藝文獻、產(chǎn)品、模具和工裝的圖紙以及設(shè)備維護使用等文獻。設(shè)計文獻：產(chǎn)品、過程設(shè)計開發(fā)階段輸出的文獻，包括設(shè)計任務(wù)書、使用闡明書等。工藝文獻：指導生產(chǎn)工藝和現(xiàn)場操作的文獻，包括工藝卡片、工藝流程圖、作業(yè)指導書等。圖紙類：產(chǎn)品、模具和工裝等的圖紙。設(shè)備維護使用類文獻：設(shè)備的操作規(guī)程，維護保養(yǎng)工作指示、試驗儀器資料、量檢具資料（具有關(guān)軟件及電子信息）等。品質(zhì)類文獻：產(chǎn)品及生產(chǎn)過程品質(zhì)管理有關(guān)的檢查規(guī)范、檢查原則、檢查卡片等。管理類文獻：各部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的管理措施、規(guī)定、制度等。企業(yè)原則、技術(shù)條件：合用于我司的各類型企業(yè)原則、技術(shù)條件。外來文獻：與企業(yè)運作及產(chǎn)品有關(guān)的來自于企業(yè)外部的文獻，如顧客原則/圖紙、國標、行業(yè)原則、地方原則、企業(yè)原則、法律/法規(guī)等。試制受控：量產(chǎn)前產(chǎn)品試制階段或量產(chǎn)過程中變更驗證階段需現(xiàn)場使用的系列工藝文獻、檢查文獻等，因試驗或試制原因無法正常受控而采用的臨時受控方式。職責文控中心負責文獻制定/修訂和審批過程的監(jiān)控、文獻的受控、發(fā)放、回收、廢止和銷毀；負責文控系統(tǒng)中文獻、記錄和其他資料及信息的維護、更新、存檔和公布；負責對往來文控中心的文獻、資料和記錄進行審查、授權(quán)、放行和監(jiān)督。體系專人負責企業(yè)文控系統(tǒng)的構(gòu)架，文獻和資料記錄規(guī)范化模板的建立和完善；負責文控規(guī)則的宣導、培訓和指導，保證有關(guān)人員理解和遵守。文獻制定部門和記錄保持部門負責文獻的評審討論，并按照文控中心公布的格式進行文獻制定、會簽、審批、修訂、廢止等；負責妥善保留下發(fā)至本單位的文獻，負責按照本文獻的規(guī)定填寫和保留記錄資料；負責將文獻、記錄和資料修改及異常的任何信息，上報文控中心，并協(xié)助文控中心處理。程序文獻的籌劃文獻制定以不違反有關(guān)法律、法規(guī)、行業(yè)原則、強制性規(guī)定等為前提；各類管理體系原則和強制性法規(guī)規(guī)定形成文獻的管理程序，必須形成文獻；按照5.1.2文獻層級架構(gòu)規(guī)定的文獻層級，下一級文獻可作為上一級文獻的細化、分解和補充，體現(xiàn)遵照和引用的原則，但不可與上一級文獻沖突。文獻層級架構(gòu)企業(yè)文獻劃分為四個層級：一級文獻、二級文獻、三級文獻和四級文獻，如下圖所示：電子檔文獻的管理符合文控系統(tǒng)制定、審批流程的文獻方可進入文控中心進行管制，在文控中心無法追溯到有效受控版本的任何文獻，不得用作企業(yè)各項流程作業(yè)的根據(jù)和指導；符合文控系統(tǒng)制定、審批流程的文獻，其原始電子檔由文控中心上傳共享文獻夾進行保留，訪問權(quán)限僅限于一級文控和二級文控。原始電子檔文獻僅用于文控員查詢、以及文控員轉(zhuǎn)發(fā)與文獻制定/修改部門進行參照，不得打印、拷貝或外發(fā)；文控中心通過文控系統(tǒng)電子平臺受控的電子檔PDF文獻僅供有權(quán)限（詳見表1：文控系統(tǒng)權(quán)限對照表）者登陸查閱，一律不得進行拷貝、打印、下載和轉(zhuǎn)發(fā)等；原則上，一、二、三級流程類管理文獻不得發(fā)放紙檔，只提供文控系統(tǒng)電子平臺的查閱。表1文控系統(tǒng)權(quán)限對照表權(quán)限層級文控系統(tǒng)電子平臺數(shù)據(jù)共享文獻夾只讀修改只讀文獻修改記錄維護總經(jīng)理★★★（職權(quán)范圍內(nèi)）總監(jiān)/副總經(jīng)理★★★（職權(quán)范圍內(nèi)）經(jīng)理★★（職權(quán)范圍內(nèi)）★（職權(quán)范圍內(nèi)）主管★★（職權(quán)范圍內(nèi)）★（職權(quán)范圍內(nèi)）工程師★★（職權(quán)范圍內(nèi)）★（職權(quán)范圍內(nèi)）項目經(jīng)理★★（職權(quán)范圍內(nèi)）★（職權(quán)范圍內(nèi)）文控員★★★★★（職權(quán)范圍內(nèi)）文獻制定規(guī)則文獻制定需按照文獻層級、文獻種類的辨別，使用對應(yīng)的原則格式；文獻的命名須精確概括文獻內(nèi)容，一級文獻以“手冊”結(jié)束，二級文獻以“控制程序”結(jié)束，三級文獻中流程類文獻以“管理規(guī)定”、“工作指示”或“作業(yè)指導”結(jié)束，三級文獻中其他類型的文獻根據(jù)其種類命名，例如：**檢查原則、**控制計劃、**作業(yè)指導書、**保養(yǎng)規(guī)程，等；文獻制定需明確編制文獻的目的和合用范圍；文獻制定需在程序正文前明確生僻詞語、專業(yè)術(shù)語、行業(yè)或企業(yè)內(nèi)部約定用語等的定義和解釋，必要時舉例闡明；文獻制定需在程序正文前明確此文獻波及的責任部門/負責人、以及職責權(quán)限的劃分；文獻的文字描述需思緒清晰、語言簡潔、體現(xiàn)精確，禁用人稱；文獻表述時需要引用的文獻，用中文字體書名號“《》”標識出，并匯總在文獻第三大項“有關(guān)文獻”中，“有關(guān)文獻”中列出的文獻需加注文獻編號，為防止引用文獻換版導致的其他文獻頻繁修改，此處不做文獻版本的標注，默認為此編號文獻的最新受控版本；文獻表述時引用的表單、附表等，用黑體方括號“【】”標識出，并匯總在文獻第七大項“附件”中，其中以釋義或細化補充文獻內(nèi)容為目的的附表、附圖類無需生成編號，而作為記錄模板（即空白表單）的必須根據(jù)*****的規(guī)定生成表單標號；所有表單及其表單編號由體系文獻生成，并隨文獻受控生效，沒有表單編號的非受控表單不得使用；流程類文獻需根據(jù)文獻內(nèi)容編制流程圖，部門跨度不明顯的流程可使用基本流程圖，具有較明顯部門跨度的業(yè)務(wù)流程，可使用跨部門流程圖。文獻格式規(guī)定自本文獻公布之日起，所有新文獻的制定、已經(jīng)有文獻的修訂均需按照此文獻規(guī)定的模板進行，文獻模板由文控中心制定維護并寄存在共享文獻夾，文獻模板的讀寫權(quán)限為針對企業(yè)內(nèi)部全員開放；管理手冊為附件1途徑下格式；程序文獻為附件2途徑下格式；三級文獻的格式品質(zhì)、制度、技術(shù)類文獻格式按附件3途徑下格式；控制計劃格式（FMEA格式）按附件4途徑下格式；現(xiàn)場使用的技術(shù)、品質(zhì)文獻按附件5途徑下格式(無封面、橫向排版，只對表頭等做格式規(guī)定，其間內(nèi)容由使用部門自行設(shè)計)。四級登記表單的按附件6途徑下格式，詳細規(guī)定如下：左上方必須顯示企業(yè)LOGO，且LOGO不得拉伸變形；與LOGO同高度的右上方必須注明表單的秘密等級，表單密別等同于其出處文獻的密別；右上方可編制記錄編號、識別流水碼等；左下方必須注明記錄的保留部門和保留期限，質(zhì)量記錄的保留期限規(guī)定參照附件7【質(zhì)量記錄保留年限清單】；右下方必須注明該記錄的表單編碼。文獻制定期需明確秘密等級，詳細規(guī)定如下：文獻秘密等級分為絕密、機密、秘密、一般四個等級；文獻擬稿部門根據(jù)《信息安全管理規(guī)定》識別文獻的秘密等級；文獻的秘密等級必須在文獻右上角與LOGO同高度的位置進行標識。文獻編號規(guī)則管理手冊：程序文獻：三級文獻（控制計劃、FMEA、作業(yè)/檢查作業(yè)指導書除外）：表2-1：模塊代碼模塊代碼模塊名稱模塊代碼模塊名稱模塊代碼模塊名稱01管理職責09計量管理17計劃、倉儲和交付管理02企業(yè)文化及企業(yè)宣傳管理10試驗室管理18生產(chǎn)管理及現(xiàn)場品質(zhì)管理03人力資源管理11信息資源管理19產(chǎn)品安全責任管理04財經(jīng)管理12科研管理20客戶服務(wù)及溝通管理05行政服務(wù)管理13知識產(chǎn)權(quán)及法務(wù)管理21風險管理06基礎(chǔ)設(shè)施管理14市場及營銷管理22內(nèi)部審核與持續(xù)改善管理07環(huán)境及安全管理15產(chǎn)品設(shè)計和開發(fā)管理08文檔管理16采購管理表2-2：各模塊內(nèi)容及范圍闡明模塊模塊名稱內(nèi)容及范圍01管理職責戰(zhàn)略和方針管理、目的及KPI管理、管理體系籌劃、管理評審等。02企業(yè)文化及企業(yè)宣傳管理企業(yè)關(guān)鍵價值觀、企業(yè)愿景、企業(yè)大事記及發(fā)展歷程、企業(yè)榮譽及獎項、品牌、品質(zhì)文化、企業(yè)LOGO、文化體育娛樂活動、報刊雜志、網(wǎng)站、展廳展品、櫥窗及宣傳欄、企業(yè)畫冊及宣傳資料、展會展覽、公關(guān)、廣告、企業(yè)社會責任等。03人力資源管理人力資源規(guī)劃、招聘、教育培訓、薪酬福利、績效考核、社會保險、員工關(guān)系管理等。04財經(jīng)管理成本管理、會計管理、資金管理、經(jīng)營管理、財務(wù)信息管理、關(guān)務(wù)管理、稅務(wù)管理、關(guān)聯(lián)交易、審計管理等。05行政服務(wù)管理接待管理、展廳管理、訂票管理、宿舍管理、車輛管理、物業(yè)管理、環(huán)境衛(wèi)生管理等。06基礎(chǔ)設(shè)施管理建筑物、工作場所及有關(guān)設(shè)施管理、設(shè)備管理、水電氣等支持性服務(wù)管理。07環(huán)境及安全管理環(huán)境管理、職業(yè)健康安全管理、消防安全管理、物理安全管理等。08文檔管理文獻管理、檔案管理、數(shù)據(jù)管理、印鑒管理、記錄管理等。09計量管理計量器具管理、測量系統(tǒng)分析等。10試驗室管理測試房、測試工站管理等。11信息資源管理IT基礎(chǔ)設(shè)施管理（網(wǎng)絡(luò)、通訊、系統(tǒng)等）、業(yè)務(wù)應(yīng)用管理（信息系統(tǒng)，ERP、電子商務(wù)、軟件應(yīng)用開發(fā)等）、信息安全管理等。12科研管理科學研究、技術(shù)創(chuàng)新等。13知識產(chǎn)權(quán)及法務(wù)管理專利管理、法務(wù)管理、商標管理等。14市場及營銷管理市場和客戶開發(fā)、產(chǎn)品報價、協(xié)議評審、銷售等。15產(chǎn)品設(shè)計和開發(fā)管理新產(chǎn)品設(shè)計和開發(fā)管理等。16采購管理供應(yīng)商開發(fā)及管理、采購管理、進料控制等。17計劃、倉儲和交付管理訂單評審、生產(chǎn)和物料計劃、倉儲管理、出貨管理等。18生產(chǎn)管理及現(xiàn)場品質(zhì)管理生產(chǎn)過程控制、現(xiàn)場品質(zhì)管理等。19產(chǎn)品安全責任管理產(chǎn)品認證管理、產(chǎn)品責任險投保管理、產(chǎn)品安全責任事故處理等。20客戶服務(wù)及溝通管理客戶投訴、客戶滿意度測評、客戶財產(chǎn)、客戶溝通等。21風險管理風險識別、評估、應(yīng)急預案、災(zāi)后恢復和重建等。22內(nèi)部審核與持續(xù)改善管理內(nèi)部審核、持續(xù)改善、糾正防止措施管理、品質(zhì)文化推進等?？刂朴媱潯MEA、生產(chǎn)/檢查作業(yè)指導書：控制計劃FMEA生產(chǎn)作業(yè)指導書檢查作業(yè)指導書表3：控制計劃和FMEA類別代碼控制計劃類別代碼FMEA類別代碼樣件控制及計劃S設(shè)計FMEAD試生產(chǎn)控制計劃Z過程FMEAP生產(chǎn)控制計劃B系統(tǒng)FMEAS表單記錄：外來文獻：文獻版本號文獻首發(fā)版本號為A，修改號為0，以A/0表達文獻版次并填入文獻表頭相對應(yīng)的位置，修改號根據(jù)1、2、3的次序依次上升，上限為9，超過時應(yīng)對版本號就行上升。修改號必須由0升至9，不得跳過，修改號不升至9不得上升版本號。版本號防止使用I、O、X，；文獻符合單頁換版的規(guī)定期，可單頁升版，持續(xù)單頁升版三次后，需進行整體文獻換版，整體文獻換版時使用的版次應(yīng)根據(jù)原文獻中最高的版次進行延續(xù)（例如：此文獻整體版次為A/0，所有頁碼中最高版次為A/2，整體換版后，文獻版次應(yīng)統(tǒng)一將每一頁升為A/3）；表單版本編號次序為A、B…Z，每換版一次需升版，包括此表單的文獻同步升版；其他狀況下的文獻升版，如此文獻所生成的表單未作任何變更，則表單版本無需升版；版本編號的英文字母，防止使用I、O、X等易混淆字母。文獻的制定文獻的制定需遵照6.3、6.4和6.5的規(guī)則；一級文獻由企管部制定，管理手冊可根據(jù)管理體系的類型辨別質(zhì)量管理、環(huán)境管理和其他管理類別，也可整合為既有運行體系通用的手冊；二級程序文獻由體系專人組織職責有關(guān)部門評審討論流程并制定，內(nèi)容不得違反管理手冊的規(guī)定；三級指導性文獻由各責任歸屬部門制定，流程類文獻可由體系專人或部門負責人組織評審并予以制定，技術(shù)、原則類文獻由產(chǎn)品項目有關(guān)的研發(fā)、工程人員制定。文獻的會簽當文獻內(nèi)容或工作流程波及多種部門時，由文獻制定者發(fā)起【文獻會簽表】，各部門在【文獻會簽表】上簽訂意見，如會簽有異議，文獻制定者需根據(jù)會簽意見進行修改或者組織評審后進行修改，修訂后需重新會簽；會簽范圍由文獻制定者識別，并通過會簽由被識別的部門負責人簽字確認，如文獻為指令性文獻，強制規(guī)定各部門執(zhí)行的則不必發(fā)起會簽，直接受控公布即可；控制計劃、FMEA、BOM、合格供應(yīng)商名冊，必須指定會簽范圍并由會簽部門負責人進行會簽；會簽方式：書面會簽（由文獻制定者發(fā)起【文獻會簽表】，并由會簽部門負責人書面會簽）；會議會簽（由文獻制定者為文獻的起草、修改和定稿組織評審會議，會議登記表即可成為會簽證據(jù)）；電子會簽（由文獻制定者在文控系統(tǒng)電子平臺上發(fā)起的各節(jié)點會簽流程）。文獻的受控檢查和編號申請文獻制定者完畢文獻的編制、定稿后，將草稿經(jīng)由電子郵件發(fā)至文控中心進行受控前檢查；文控員按照6.3~6.6的規(guī)定對文獻的內(nèi)容、格式、范圍以及會簽進行檢查，如有錯誤或違規(guī)返回文獻制定者進行修訂，修訂后按照6.8.1再次提交檢查；檢查合格的文獻，由文控員按照6.5的規(guī)則進行編號，并將編號答復文獻制定者，告知文獻編制部門走文獻審批流程。文獻審批文獻制定者填寫【文獻審批表】：明確文獻的發(fā)行類型、及修改內(nèi)容、文獻制定/修改者信息；明確文獻發(fā)放范圍的部門名稱、以及發(fā)放份數(shù)；明確文獻的培訓需求、會簽需求，會簽需求勾選的，必須在【文獻審批表】后附【文獻會簽表】。文獻編制部門按照表4的文獻審批權(quán)限走文獻審批流程：對于紙檔文獻，文獻編制部門將文控員檢查合格的電子檔文獻打印出來，附上對應(yīng)的會簽表，最終附上【文獻審批表】，進行審批簽訂；對于電子檔文獻，文獻編制部門將電子檔文獻上傳文控系統(tǒng)，通過文控員檢查節(jié)點檢查合格后返回文獻編制部門進入審批流程，文獻編制部門按照流程提醒輸入文獻基本信息、選擇審批節(jié)點并發(fā)起審批，各審批節(jié)點負責人按照系統(tǒng)發(fā)送的郵件提醒進行文獻審批。文獻類型類別確定審核同意管理手冊管理體系大綱體系專人管理者代表總經(jīng)理程序文獻過程管理程序體系專人管理者代表總經(jīng)理過程管理程序及其生成表單體系專人管理者代表總經(jīng)理三級文獻二級文獻衍生文獻及其生成表單確定部門體系專人編制部門最高負責人管理文獻以及生成表單確定部門體系專人編制部門最高負責人其他確定部門體系專人編制部門最高負責人表4：文獻審批權(quán)限表文獻審批任意節(jié)點不通過，即返回文獻編制者進行評審、修訂和再提交；審批通過的文獻，紙檔的文獻由編制部門附上【文獻審批表】和【文獻會簽表】交由文控中心進行受控；電子檔的文獻在文控中心自動生成受控申請節(jié)點。文獻受控文控中心將會簽和審批完畢的文獻進行受控蓋章：紙檔文獻，文控員在每一頁填寫文獻編碼的位置加蓋“受控文獻”印章（包括【文獻審批表】和【文獻會簽表】），根據(jù)規(guī)定發(fā)放的份數(shù)，每一份均執(zhí)行此操作；電子檔文獻，文控員在系統(tǒng)上對文獻執(zhí)行“受控文獻”標志的標識并上傳至指定途徑。蓋章完畢，由文控員告知文獻接受和使用部門：紙檔文獻，文控員告知文獻接受部門進行領(lǐng)用，并在【文獻領(lǐng)用登記表】上進行登記，文控中心同步建立【文獻收發(fā)登記表】；電子檔文獻，文控員以公告的形式告知全企業(yè)范圍，并附文獻途徑，供使用部門有權(quán)限的人員查閱。文獻修訂文獻受控后需修訂升版時，如沒有尤其指定，須由原編制部門重新編制，按照6.6~6.10的流程進行受控；文獻的修訂措施包括換頁和換版：換頁管理：由文獻修訂人員對需修訂頁進行修訂，并將文獻的文獻封面、會簽、履歷表（以最新狀態(tài)為準）重新進行打印，執(zhí)行審批流程，文獻的修改號按照6.5.6執(zhí)行，修訂完畢后由文獻修訂人員填寫【文獻審批表】告知有關(guān)部門。但必須遵照如下規(guī)定：換頁管理僅合用于檢查作業(yè)指導書、工藝卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導書三類文獻，且總頁數(shù)超過10頁的文獻；每份文獻持續(xù)換頁次數(shù)不能超過三次，換頁三次后再做修改必須進行整體換版；假如換頁數(shù)超過總頁數(shù)的1/3，則必須整體換版。換版管理：只以電子版受控、不發(fā)放紙檔的文獻，和不滿足6.11.2.1換頁條件的文獻均需做整體升版，由文獻修訂人進行修訂并執(zhí)行審批流程，文獻的修改號按照6.5.6執(zhí)行，修訂完畢后由文獻修訂人員填寫【文獻審批表】告知有關(guān)部門。文獻修改內(nèi)容在文獻審批表中對應(yīng)欄目予以概括描述：其中，修改內(nèi)容少于100字的，在文獻正文中使用斜體正楷字標識出來便于迅速查找，修改內(nèi)容多于100字，則不在文獻正文中體現(xiàn)；文獻修訂遵照以舊換新的原則，有紙檔下發(fā)現(xiàn)場使用的文獻，需由文控中心告知各領(lǐng)用部門回收舊版文獻完畢后，再進行新文獻下發(fā)。文獻的接受、審查、發(fā)行、調(diào)閱、增發(fā)、廢止、銷毀、保留文獻編寫者應(yīng)根據(jù)6.8中文控中心給出的文獻編碼，填寫在文獻對應(yīng)位置，而后按照6.9~6.10的流程進行受控；任何沒有蓋章的文獻不得對外公布；文獻制定部門在制定文獻時確定公布范圍，受控文獻按照此范圍發(fā)放后，其他部門如需增發(fā)，則填寫【文獻申請單】申請增發(fā)，增發(fā)申請的審核權(quán)歸屬文控中心，同意權(quán)限歸屬文獻制定部門的最高負責人；外來文獻受控：外來文獻由外來文獻接受部門接受、識別和確認，確認需要受控按照6.9和6.10的流程進行受控，兩點不一樣如下：外來文獻不做任何格式和內(nèi)容的調(diào)整，由文控中心直接在文檔頁眉位置填寫文獻編碼，文獻編碼規(guī)則參照6.5.6；外來文獻不蓋受控章，由文控中心統(tǒng)一歸檔和發(fā)放。外來文獻如顧客圖紙、原則、技術(shù)規(guī)格，工程技術(shù)部門要在兩個工作周內(nèi)完畢評審，并保留有關(guān)評審記錄。文獻貯存電子檔電子檔文獻保留在共享文獻夾（原始電子檔文獻）和文控系統(tǒng)（受控蓋章PDF版本）上，行政部門負責電子平臺的安全、保密、以及備份；電子檔記錄保留在共享文獻夾上指定途徑，由負責和產(chǎn)生記錄的部門進行定期歸檔更新（頻率不得低于每月一次），電子檔記錄原則上不設(shè)定保留期限上限，但不能少于至少保留年限；紙檔所有紙檔文獻的存貯均規(guī)定防潮、防火、防蛀、防盜的環(huán)境；紙檔記錄的保留由生成記錄的責任部門負責，原則上，各類紙檔運行記錄每月度以部門為單位進行歸檔整頓，并提交文控中心，提交時使用牛皮紙袋打包的方式，并且在最小包裝單位上明確標識記錄的名稱、時間段等信息；文控中心對所提交的記錄按照日期、種類/或部門的劃分進行識別、整頓和保留，保留年限按照附件8【質(zhì)量記錄保留年限清單】。文獻調(diào)閱電子檔文獻供有權(quán)限的人員調(diào)閱，其他人員如有需求，單次調(diào)閱可使用郵件向文控中心申請，抄送調(diào)閱部門和文獻編制部門最高領(lǐng)導，抄送人員答復同意后，文控中心可調(diào)出文獻供查看（由于電子文檔的不可復制性，查看地點僅限于文控室）；紙檔文獻，需由調(diào)閱者在文控中心【文獻調(diào)閱/借出記錄】上進行登記，文控員進行確認，確認內(nèi)容包括文獻完整性、借出日期和償還日期；記錄的調(diào)閱需要征得記錄保管部門（已封存在文控中心的記錄還應(yīng)通過文控中心）的同意，調(diào)閱后應(yīng)尤其注意保持記錄的完好性和記錄的原次序、原位置；文控系統(tǒng)查閱權(quán)限一旦確定，不得隨意修改，任何人員需要增長文獻查閱權(quán)限的需填寫【文控系統(tǒng)數(shù)據(jù)權(quán)限申請單】，經(jīng)本部門最高負責人、數(shù)據(jù)所屬部門最高負責人同意后提交文控中心同意方可開通權(quán)限。文獻廢止如下狀況，文獻可執(zhí)行廢止程序文獻制定責任部門進行文獻修訂，由于內(nèi)容整合或拆分的需要進行了文獻名更換，導致不能將原文獻升版的；通過文獻制定者或制定部門的評審，確定文獻不合用；經(jīng)確認產(chǎn)品生命周期結(jié)束，其相對應(yīng)的技術(shù)類文獻可進行廢止；體系專人出于對流程類文獻進行修訂和整合的需要，廢止部分不合用文獻。由文獻廢止發(fā)起人填寫【文獻審批表】，勾選“廢止”項并走文獻廢止審批流程，審批權(quán)限參照表4；廢止文獻審批完畢后由廢止發(fā)起人交至文控中心，文控中心負責按照【文獻收發(fā)登記表】記錄的發(fā)放份數(shù)進行回收，逐份加蓋“廢止”印章，并維護【作廢文獻清單】；對于已經(jīng)作廢文獻假如需要使用，則由使用單位提出保留申請，填寫【文獻申請單】，申請的審核權(quán)歸屬文控中心，同意權(quán)限歸屬文獻制定部門的最高負責人，同意后，原件(已經(jīng)加蓋作廢章)由文控中心加蓋“參照”章后再發(fā)給使用單位。文獻遺失處理文獻在作廢時進行回收，如有部門把文獻、圖紙丟失，填寫【遺失文獻狀況匯報】，如有必要，可酌情進行懲罰文獻銷毀文獻銷毀必須按照企業(yè)《信息安全管理規(guī)定》執(zhí)行，嚴禁隨意處理；作廢文獻及時收回銷毀，按照文獻密級登記分類處理，絕密和機密文獻當日銷毀，秘密和一般文獻至少一種季度銷毀一次；原件銷毀時必須建立【文獻銷毀明細表】,明細表中至少包括文獻名稱、文獻編號、版本號、份數(shù)、頁數(shù)、銷毀申請部門及申請人、銷毀原因、銷毀日期等信息，經(jīng)部門經(jīng)理確認后方可進行，以保證文獻的可追溯性；質(zhì)量記錄的處置：各使用部門保管的質(zhì)量記錄由指定專人隨時檢查，超過保留年限不需要繼續(xù)保留時，由專人填寫【記錄銷毀申請單】，經(jīng)文控中心審核、記錄責任部門最高管理者同意后，由保管人員負責銷毀，并在【記錄銷毀申請單】內(nèi)填寫銷毀日期及簽名（或蓋章）后開始銷毀，【記錄銷毀申請單】由各單位存檔備查。文獻試制受控如下狀況，文獻可以采用試制受控的方式：量產(chǎn)前：因試制、開模、測試、試驗等原因，需要臨時使用的文獻，如作業(yè)指導書，檢查卡片，圖紙等；量產(chǎn)后：因變更后驗證等原因，需修模/試模、試制、測試驗證等狀況，需要使用的臨時文獻。試制階段文獻需要受控時，由工程師填寫【文獻審批表】，明確需要試制受控的文獻名稱、文獻編號、有效期限（可以多份試制文獻使用一份審批表）、負責人，審批完畢后提交至文控，由文控在試制文獻上加蓋“試制”印章后發(fā)放現(xiàn)場使用，試制文獻的使用需滿足如下規(guī)定：一般狀況下，試制文獻的有效期限不應(yīng)超過1個月；如有特殊原因，需在【文獻審批表】明確試制文獻的有效期限；超過規(guī)定期限的試制文獻，應(yīng)由有關(guān)負責人提交文控作廢處理。試制文獻有效期限未到，但正式文獻受控時，必須回收對應(yīng)的試制文獻，不容許試制文獻和正式受控文獻同步存在。對于試制文獻，文控中心應(yīng)單獨建立試制受控文獻清單，并按照文獻的有效期限，告知負責人及時進行回收，廢止和銷毀。文獻使用的注意事項下發(fā)的紙檔文獻，由下發(fā)至的責任部門專人負責保管、派發(fā)現(xiàn)場使用和合適的防護；紙檔文獻不容許隨意涂改，如下條件都滿足的情形下，可做1~3處修改：文獻為現(xiàn)場技術(shù)或操作指導類文獻（例如CP、生產(chǎn)作業(yè)指導書、檢查作業(yè)指導書、設(shè)備操作規(guī)程），使用時效性很強；需要修改的內(nèi)容不超過