采購申請單審批及收貨管理制度

采購申請單審批及收貨管理制度編號:AC2012-040責(zé)任部門:財務(wù)部操作崗位:制訂人:批準(zhǔn)人:總經(jīng)理任務(wù)名稱:

采購申請單審批及收貨管理制度目的：規(guī)范物品采購審批及驗收流程具體規(guī)定：1.采購申請單（PR）簽批程序部門填寫PR單，注明采購原因并由部門經(jīng)理審核，并簽字。倉庫的PR單由各個倉庫的保管員填寫，再由成本主管審核后交給財務(wù)總監(jiān)簽字。各部門經(jīng)理批完的PR單由各部門秘書遞交采購部詢價，采購部應(yīng)在PR單上注明供應(yīng)商，（可暫時將供應(yīng)商名稱寫在到貨日期欄里）。倉庫的PR單由庫管員直接遞交采購部并登記，以防單據(jù)丟失。采購部報價后送至財務(wù)部，由財務(wù)總監(jiān)審批。最后由財務(wù)部遞交總經(jīng)理辦公室，報送總經(jīng)理簽批。1.己簽批的PR單的分發(fā)財務(wù)部秘書去總經(jīng)理辦公室取回已簽批的PR單。將PR單一式四聯(lián)分別派給財務(wù)部部（白聯(lián)），收貨部（黃聯(lián)），采購部（粉聯(lián)）和申請部門（藍聯(lián)）。2.根據(jù)PR單進行收貨通知供應(yīng)商送貨時應(yīng)告知供應(yīng)商PR單的號碼，供應(yīng)商送貨時直接報出PR單的號碼，以便收貨員能快速找出PR單進行收貨。收貨文員應(yīng)根據(jù)PR單上所注明的名稱，數(shù)量，單價，質(zhì)量要求等進行收貨，如有不符應(yīng)馬上找采購部及使用部門確認(rèn)。如采購物品數(shù)量或價格等發(fā)生變化，應(yīng)由相關(guān)部門填寫變價單，經(jīng)審批后，將一式三聯(lián)分給各個相關(guān)部門。收貨部將變價單與相應(yīng)的PR單附在一起，收貨時按照最后審批價格及數(shù)量進行收貨。確認(rèn)所收物品符合要求后，應(yīng)馬上開據(jù)收貨記錄，并由供應(yīng)商、收貨文員和使用部門三方共同在收貨單上簽字確認(rèn)。如供應(yīng)商不在場，應(yīng)由采購員代簽。開完收貨記錄后,將黃聯(lián)交給使用部門。每天收貨部應(yīng)對當(dāng)天所開出的收貨記錄做出收貨記錄匯總表。將收貨記錄的白聯(lián)連同匯總表一同交給成本審核，審核后由成本轉(zhuǎn)交應(yīng)付。3.付款對收貨記錄后按照供應(yīng)商名稱將收貨記錄分別歸檔。按照每個供應(yīng)商的帳期與供應(yīng)商定期進行對帳，確認(rèn)金額后由供應(yīng)商開據(jù)發(fā)票送至財務(wù)部應(yīng)付組。由應(yīng)付組申請支票后通知供應(yīng)商來取。編號:AC2012-041責(zé)任部門:財務(wù)部操作崗位:制訂人:批準(zhǔn)人:總經(jīng)理任務(wù)名稱:

各部門需入庫物品采購管理制度目的：保證庫房物品來源清晰準(zhǔn)確具體規(guī)定：1.各部門提出第一次采購申請，并提交財務(wù)部協(xié)商是否有必要入庫。2.如果確實需要入庫并且倉庫也有地方存放的，使用部門需提供入庫的數(shù)量、月用量及最低庫存量。3.成本部需將該物品編號并錄入系統(tǒng)。4.第一次采購的申請單由各部門填寫，并注明“入庫”字樣，同時庫管員也要確認(rèn)采購數(shù)量并在“采購申請單”上簽字，然后由各部門上交，正常審批。5.到貨時由使用部門和庫管員共同驗收并直接收入庫房保存，使用部門填寫“物品領(lǐng)料單”從庫房提貨。6.當(dāng)該物品低于最低庫存量時，由倉庫填寫“采購申請單”進行補倉。編號:AC2012-042責(zé)任部門:財務(wù)部操作崗位:制訂人:批準(zhǔn)人:總經(jīng)理任務(wù)名稱:

日采購程序管理制度目的：確保營業(yè)部門正常運作具體規(guī)定：1.各廚房每天14：00之前將第二天要采購的食品填寫“食品直購單”，交廚師長審批后，交成本部審核，最后送到采購部。2.采購員16：00之前將審批完的“食品直購單”填寫供應(yīng)商名稱及貨品單價并將不同的食品分派到各個供應(yīng)商讓其備貨，填寫完整的“食品直購單”交給收貨員填寫“收貨單”項目及單價準(zhǔn)備次日收貨。3.第二天一早，供應(yīng)商按照訂貨單上的項目將貨送至度假村，收貨員與各廚房指定驗貨人員共同驗貨，同時填寫“收貨單”數(shù)量一欄，收貨員和廚房指派的人員共同簽字確認(rèn)。4.把“收貨單”在填寫完整后應(yīng)給供應(yīng)商一聯(lián)以便與應(yīng)付款對帳并輸入“用友系統(tǒng)”。由收貨領(lǐng)班檢查并簽字后交到成本部審核。5.成本部審核后，將一聯(lián)交給應(yīng)付款做賬。編號:AC2012-043責(zé)任部門:財務(wù)部操作崗位:制訂人:批準(zhǔn)人:總經(jīng)理任務(wù)名稱:

補倉管理制度目的：保證庫房合理備貨具體規(guī)定：1.各倉庫下“采購申請單”由倉庫領(lǐng)班審核后，交成本部審核。2.成本部審核后交采購部比價確定供應(yīng)商，送交財務(wù)總監(jiān)審批。3.財務(wù)部秘書將審批完的“采購申請單”一式四聯(lián)分給采購部、收貨部、倉庫和應(yīng)付款，采購部收到訂單后即通知供應(yīng)商送貨，并告知供應(yīng)商請購訂單的號碼。4.到貨后，供應(yīng)商應(yīng)告知收貨員采購訂單的號碼，收貨員按照號碼迅速將訂單找出并通知庫管員一同驗收貨品，驗收完畢后立即填寫“收貨單”由收貨員、庫管員共同簽字確認(rèn)，由庫管員將“收貨單”輸入“用友系統(tǒng)”。5.簽字后的入庫單應(yīng)給供應(yīng)商一聯(lián)，以便與應(yīng)付款對帳。其他幾聯(lián)分別由收貨部、倉庫、成本和應(yīng)付款存檔。6.當(dāng)天收貨工作結(jié)束后，收貨部將入庫單匯總打印出來，并將入庫單的成本聯(lián)和應(yīng)付聯(lián)附后上交成本部審核。7.成本部審核后，將一聯(lián)交給應(yīng)付款做賬。編號:AC2012-044責(zé)任部門:財務(wù)部操作崗位:制訂人:批準(zhǔn)人:總經(jīng)理任務(wù)名稱:

緊急出庫管理制度目的：規(guī)范緊急出庫程序，確保庫存準(zhǔn)確具體規(guī)定：1.緊急出庫也需填寫“物品領(lǐng)料單”，在領(lǐng)料單上注明“緊急出庫”字樣并有使用部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2.領(lǐng)貨時要先到保安部領(lǐng)取庫房鑰匙，并通知值班經(jīng)理，由保安員，值班經(jīng)理和使用部門的人員共同進入庫房領(lǐng)貨。3.領(lǐng)貨后，要由三方共同在“物品領(lǐng)料單”上簽字，并將領(lǐng)料單其中的白聯(lián)、粉聯(lián)留在庫房，以便庫管員核對。4.將庫房鑰匙用信封封好，交回保安部保管。編號:AC2012-045責(zé)任部門:財務(wù)部操作崗位:制訂人:批準(zhǔn)人:總經(jīng)理任務(wù)名稱:

現(xiàn)金報銷管理制度目的：現(xiàn)金報銷必須符合國家相關(guān)制度和單位財務(wù)制度的有關(guān)規(guī)定，根據(jù)度假村經(jīng)營所產(chǎn)生的現(xiàn)金報銷實際情況。具體規(guī)定：度假村現(xiàn)金報銷必須有部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理［金額在150.00元以上（含150.00元）必須有總經(jīng)理簽字］簽字或蓋章的情況下才能予以報銷。度假村規(guī)定每星期二、四為現(xiàn)金報銷和離店員工工資結(jié)算日，如遇特殊情況員工辦理結(jié)算，需人力資源部通知財務(wù)部進行辦理?，F(xiàn)金報銷的有關(guān)規(guī)定：2.1現(xiàn)金報銷單的金額及發(fā)票：a)報銷金額在1000.00元(含1000.00元)以下的小額現(xiàn)金報銷需填寫“雜費現(xiàn)金報銷單”，超過1000.00元的則需填寫“支出申領(lǐng)單”，并選勾“種類”項目中的“現(xiàn)金”一欄。b)將購物發(fā)票（必須真實、完整、合法）附在“雜費現(xiàn)金報銷單”后；發(fā)票要求：必須有“稅務(wù)局監(jiān)制”章；字跡清晰、無涂改；付款單位要填寫“遼寧碧湖溫泉度假村”字樣；大小寫金額要相符；“項目”填寫要正確；發(fā)票上必須有收款單位“財務(wù)專用章”或“發(fā)票專用章”。經(jīng)辦人在發(fā)票背面簽字。c)報銷高速公路費、停車費時，發(fā)票要有司機及用車人員的簽字，注明日期、出車地點，（如果是為度假村的客人出車，要有部門經(jīng)理的簽字），然后附上出車申請單，再履行報銷程序。2.2“雜費現(xiàn)金報銷單”的填寫：a)大小寫金額不能涂改，大寫金額要寫在人民幣小寫金額的上端。b)用現(xiàn)金購物必須是急需、小額的，并且經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則還應(yīng)按正常手續(xù)填寫PR單，由采購部門負(fù)責(zé)購買。物品買回后，由部門經(jīng)辦人員持原始發(fā)票和所購物品到收貨部辦理“收貨報告”，根據(jù)“收貨報告”和原始發(fā)票填制“雜費現(xiàn)金報銷單”，經(jīng)部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后送至財務(wù)部審核報銷；工程部外購急用零星配件時不必補PR單。外購膠卷、購買員工生日物品及稿費物品時不必補PR單、只需到收貨部驗貨，不必做“收貨報告”。c)用現(xiàn)金交納各種費用時，部門也應(yīng)嚴(yán)格控制，能用支票付款的就不要用現(xiàn)金付款。d)外出乘坐出租車辦事人員符合“外出乘坐出租車的有關(guān)規(guī)定”方可報銷。e)司機班停車費及出車補助等超過1000.00元的現(xiàn)金報銷，也應(yīng)填寫支出申領(lǐng)單，并注明現(xiàn)金（或勾上現(xiàn)金一欄），也不再填寫現(xiàn)金報銷單。2.3“雜項現(xiàn)金報銷單”報銷時：a)“雜項現(xiàn)金報銷單”上所填金額必須與原始發(fā)票的金額相符。b)必須有部門經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、收款人、付款人的簽字或蓋章，報銷金額超過150.00元（含150.00元）的還必須有總經(jīng)