長安大學(xué)新版OA辦公系統(tǒng)功能模塊介紹

長安大學(xué)新OA辦公系統(tǒng)功能模塊介紹一、個(gè)人辦公子系統(tǒng)（一） 待辦事宜模塊待辦事宜模塊是個(gè)人待辦工作內(nèi)容的匯總，用來管理接收的任務(wù)和信息，并作相應(yīng)的處理。（二） 待閱事宜模塊待閱事宜模塊是個(gè)人待閱文件和返回信息的匯總。（三） 已辦事宜模塊已辦事宜模塊是個(gè)人待辦工作處理完成后自動(dòng)形成的，對已經(jīng)辦理的工作內(nèi)容的匯總。（四） 督辦管理模塊督辦管理模塊是與待辦事宜相對應(yīng)的模塊，在待辦事宜模塊中沒有被處理的事宜就成了個(gè)人督辦的對象。待辦事宜是用來管理接收的任務(wù)和信息，并作相應(yīng)的處理；督辦管理是用來管理自己發(fā)出的任務(wù)和信息是否被別人查閱和處理。通過督辦管理模塊，信息發(fā)送者可以了解和監(jiān)督信息接收者是否查閱該信息，何時(shí)查閱了該信息等。（五） 個(gè)人文件模塊個(gè)人文件模塊是用戶自己起草文件的匯總，所有用戶自己起草的文件都將按照起草時(shí)間進(jìn)行排序，方便用戶查找、管理。（六） 辦公郵件模塊在辦公系統(tǒng)中建立自己內(nèi)部郵件服務(wù)器系統(tǒng)，通過內(nèi)郵系統(tǒng)可以很方便的起草、發(fā)送、瀏覽、接收以及分類管理郵件，可以實(shí)現(xiàn)各類文件、信息等在校內(nèi)部門及個(gè)人之間快速、高效的傳遞。（七） 個(gè)人收藏模塊用戶在系統(tǒng)中，可以將重要文件（包括個(gè)人起草文件、查閱文件、辦理文件）進(jìn)行收藏，便于查找。（八） 用戶設(shè)置模塊與自己相關(guān)的一些信息，通過用戶設(shè)置修改，主要包括：個(gè)人資料設(shè)置：用戶登錄后可以自己修改自己的相關(guān)資料。二、公文管理子系統(tǒng)（一） 黨委收文模塊黨委收文具體由黨委辦公室機(jī)要秘書將收到的夕卜來文件、電報(bào)、資料等進(jìn)行簽收、登記（紙質(zhì)文件需要掃描生成電子文檔，導(dǎo)入學(xué)校收文系統(tǒng)；電子文件可以直接導(dǎo)入學(xué)校收文系統(tǒng)）并完成黨辦主任擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、閱辦單位簽收、收文辦結(jié)的流程；在整個(gè)收文處理過程中，黨委機(jī)要秘書能對文件進(jìn)行跟蹤、督辦。（二） 行政收文模塊行政收文具體由校長辦公室將收到的夕卜來文件、電報(bào)、資料等進(jìn)行簽收、登記（紙質(zhì)文件需要掃描生成電子文檔，導(dǎo)入學(xué)校收文系統(tǒng)；電子文件可以直接導(dǎo)入學(xué)校收文系統(tǒng)）并完成校辦主任擬辦、校領(lǐng)導(dǎo)批示、閱辦單位簽收、校辦辦結(jié)的流程；在整個(gè)收文處理過程中，校辦機(jī)要秘書能對文件進(jìn)行跟蹤、督辦。（三） 黨委發(fā)文模塊用于處理學(xué)校黨委和學(xué)校黨委、行政聯(lián)合發(fā)文。具體由各職能部門公文管理員起草，部門主要負(fù)責(zé)人審核，相關(guān)部門會簽，黨辦副主任核稿、黨辦主任復(fù)核，校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，黨辦公文管理員編號并分發(fā)到相關(guān)部門和單位（校內(nèi)單位直接下發(fā)電子文檔、外部單位郵寄紙質(zhì)文件）。在整個(gè)發(fā)文處理過程中，文件草擬人員對文件進(jìn)行跟蹤、督辦、并定期歸檔。（四） 行政發(fā)文模塊用于處理學(xué)校行政和學(xué)校黨委、行政聯(lián)合發(fā)文。具體由各職能部門公文管理員起草，部門主要負(fù)責(zé)人審核，相關(guān)部門會簽，校辦核稿、校辦副主任復(fù)核，校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，校辦終校成文，最終由公文管理員編號后分發(fā)到相關(guān)部門和單位（校內(nèi)單位直接分發(fā)電子文檔、外卜部單位郵寄紙質(zhì)文件）。在整個(gè)發(fā)文處理過程中，文件草擬人員對文件進(jìn)行跟蹤、督辦、并定期歸檔。（五） 工會發(fā)文模塊用于處理工會的發(fā)文。具體由工會工作人員起草，部門負(fù)責(zé)人審核，相關(guān)部門會簽，工會辦公室核稿、分管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，本單位文件管理員對已簽發(fā)的文件編號、排版下發(fā)到本單位各部門（直接下發(fā)電子文檔）。在整個(gè)處理過程中，起草文件的工作人員能對所有文件進(jìn)行跟蹤、督辦、并定期歸檔。（六） 團(tuán)委發(fā)文模塊用于處理團(tuán)委的發(fā)文。具體由團(tuán)委工作人員起草，部門負(fù)責(zé)人審核，團(tuán)委核稿，相關(guān)部門會簽，部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，本單位文件管理員對已簽發(fā)的文件編號、排版下發(fā)到本單位各部門（直接下發(fā)電子文檔）。在整個(gè)處理過程中，起草文件的工作人員能對所有文件進(jìn)行跟蹤、督辦、并定期歸檔。（七）部門發(fā)文模塊（二期啟用）用于處理各院（部、系）等其他具有公文發(fā)布權(quán)利二級單位的發(fā)文。具體由上述各單位工作人員起草，科室負(fù)責(zé)人審核3目關(guān)科室會簽，部門辦公室核稿、部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，本單位文件管理員對已簽發(fā)的文件編號、排版下發(fā)到本單位各部門（直接下發(fā)電子文檔）。在整個(gè)處理過程中，起草文件的工作人員能對所有文件進(jìn)行跟蹤、督辦、并定期歸檔。三、會議管理子系統(tǒng)（一） 常委會議題模塊對于需要上黨委常委會討論決定的事項(xiàng)，可由呈文轉(zhuǎn)入常委會議題審批程序，由職能部門起草，部門負(fù)責(zé)人審核，相關(guān)單位會簽，分管領(lǐng)導(dǎo)批示、提交黨辦安排，由黨辦送書記批示。（二） 全委會議題模塊對于需要上黨委全委會討論決定的事項(xiàng)，可由呈文轉(zhuǎn)入全委會議題審批程序，由職能部門起草，部門負(fù)責(zé)人審核，相關(guān)單位會簽，分管領(lǐng)導(dǎo)批示、提交黨辦安排，由黨辦送書記批示。（三） 校務(wù)會議題模塊對于需要上校務(wù)會討論決定的事項(xiàng)，可由呈文轉(zhuǎn)入校務(wù)會議題審批程序，由職能部門起草部門負(fù)責(zé)人審核相關(guān)單位會簽，分管領(lǐng)導(dǎo)批示、提交校辦安排，由校辦送校長批示。（四） 議題管理模塊對于需要一次上會討論多個(gè)決定的議題，可進(jìn)行分類綜合，形成議題匯總表，由職能部門起草，經(jīng)〃兩辦〃主任審核，分管校領(lǐng)導(dǎo)審核，校領(lǐng)導(dǎo)查閱，由〃兩辦〃發(fā)布議題匯總表。（五） 常委會紀(jì)要模塊主要用于學(xué)校黨委常委會議紀(jì)要管理。具體由黨辦起草會議紀(jì)要，黨辦主任審核，校領(lǐng)導(dǎo)會簽，校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，最后黨辦公文管理員對已簽發(fā)的文件編號、排版、分發(fā)到相關(guān)部門和單位（內(nèi)部處室、二級機(jī)構(gòu)直接分發(fā)電子文檔、外部單位郵寄紙質(zhì)文件），在整個(gè)處理過程中，黨辦公文管理員能對所有文件進(jìn)行跟蹤、督辦、并定期歸檔。（六） 全委會紀(jì)要模塊主要用于學(xué)校黨委全委會議紀(jì)要管理。具體由黨辦起草會議紀(jì)要，黨辦主任審核，校領(lǐng)導(dǎo)會簽，校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，最后黨辦公文管理員對已簽發(fā)的文件編號、排版、分發(fā)到相關(guān)部門和單位（內(nèi)部處室、二級機(jī)構(gòu)直接分發(fā)電子文檔、外部單位郵寄紙質(zhì)文件），在整個(gè)處理過程中，黨辦公文管理員能對所有文件進(jìn)行跟蹤、督辦、并定期歸檔。（七） 校務(wù)會紀(jì)要模塊主要用于學(xué)校校務(wù)會紀(jì)要管理。具體由校辦起草會議紀(jì)要，校辦主任審核，校領(lǐng)導(dǎo)會簽，校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，最后校辦公文管理員對已簽發(fā)的文件編號、排版、分發(fā)到相關(guān)部門和單位（內(nèi)部處室、二級機(jī)構(gòu)直接分發(fā)電子文檔、夕卜部單位郵寄紙質(zhì)文件），在整個(gè)處理過程中，校辦公文管理員能對所有文件進(jìn)行跟蹤、督辦、并定期歸檔。（八） 專題會紀(jì)要模塊主要用于學(xué)校各類領(lǐng)導(dǎo)小組會、委員會等專題會議的紀(jì)要管理。具體由主辦單位起草會議紀(jì)要，本單位領(lǐng)導(dǎo)審核，校領(lǐng)導(dǎo)會簽，校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，最后本單位公文管理員將已簽發(fā)的紀(jì)要編號、排版、分發(fā)到相關(guān)部門和單位（內(nèi)部處室、二級機(jī)構(gòu)直接分發(fā)電子文檔、夕卜部單位郵寄紙質(zhì)文件），在整個(gè)處理過程中，主辦單位起草人員對紀(jì)要進(jìn)行跟蹤、督辦、并定期歸檔。（九） 會議室申請模塊主要完成下一周校級會議的提交、安排等事宜。會議室申請是由會議主辦單位秘書登記會議初步安排（如會議時(shí)間、會議室等），經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、分管校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校辦公室安排、辦公室主任審核，最終要申請單位進(jìn)行會議通知。（十）每周會議表模塊〃每周會議表〃由辦公室負(fù)責(zé)周會議表起草，辦公主任審核，根據(jù)情況送領(lǐng)導(dǎo)查詢或直接發(fā)布，可提供按時(shí)間、會議場所、與會校領(lǐng)導(dǎo)的多條件查詢。綜合辦公子系統(tǒng)（一） 工作督辦模塊工作督辦主要是對領(lǐng)導(dǎo)批示、重要文件精神、會議決議交有關(guān)部門處理，形成督辦文件或督查通報(bào)，督促各相關(guān)單位盡快處理相關(guān)事務(wù)。由黨辦、校辦起草督辦事項(xiàng)，經(jīng)部門主任審核后，送部門辦理，部門完成督辦事項(xiàng)后，經(jīng)辦公室主任復(fù)核，領(lǐng)導(dǎo)閱示，最終由督辦人辦結(jié)。（二） 學(xué)校用印模塊（二期啟用）由用印人填寫使用章證申請，部門負(fù)責(zé)人審批，根據(jù)情況提交主管部門領(lǐng)導(dǎo)審核主管校領(lǐng)導(dǎo)批示，最終由學(xué)校辦公室文書用印,或領(lǐng)取證件。（三） 合同用印模塊（二期啟用）由用印人填寫使用章證申請，部門負(fù)責(zé)人審批，根據(jù)情況提交相關(guān)單位會簽，如用合同章按規(guī)定提交法律顧問審核，轉(zhuǎn)主管部門，由主管部門提交給校領(lǐng)導(dǎo)批示，并最終由學(xué)校辦公室文書用印,或領(lǐng)取證件。（四） 請假管理模塊主要用于學(xué)校處級干部出差請假的報(bào)備，外出報(bào)備單可以作為財(cái)務(wù)報(bào)銷依據(jù)。處級干部寫明外出事由、夕卜出地點(diǎn)、外出時(shí)間等相關(guān)信息，報(bào)送本單位負(fù)責(zé)人審批，并由分管校領(lǐng)導(dǎo)批示后，提交組織部備案。（五） 信息報(bào)送模塊各職能部門可根據(jù)自己的工作實(shí)際收集相關(guān)信息（總結(jié)、計(jì)劃、報(bào)告、學(xué)科建設(shè)、教學(xué)科研、人才隊(duì)伍建設(shè)、思想政治建設(shè)、校園文化建設(shè)等方面的工作動(dòng)態(tài)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等），本單位負(fù)責(zé)審核通過后方可報(bào)送相關(guān)部門。向教育廳等上級主管單位報(bào)送信息，還需經(jīng)過本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)送學(xué)校辦公室統(tǒng)一整理。（六） 信訪管理模塊由信息科簽收并登記信訪信息，辦公室擬辦，根據(jù)信訪內(nèi)容重要性和復(fù)雜程度交主管領(lǐng)導(dǎo)批示，相關(guān)部門處理答復(fù)，并及時(shí)將處理情況回復(fù)信訪人。（七） 信息公開模塊用于處理學(xué)校對外公開文件，所