醫(yī)院藥品按銷售自動采購請領(lǐng)模式的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

醫(yī)院藥品按銷售自動采購請領(lǐng)模式的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

醫(yī)院藥物等級管理包括一級（藥物）和二級（藥房）藥物的管理。傳統(tǒng)的一級庫(藥庫)的采購計(jì)劃及二級庫藥品領(lǐng)藥方式的缺點(diǎn)是憑庫管員、采購員個(gè)人經(jīng)驗(yàn)決定領(lǐng)藥量、采購量,經(jīng)常造成缺藥或庫存積壓的情況,并且每天要清查藥品庫存,以及人工生成領(lǐng)單、采購單,工作量大。為進(jìn)一步提高我院藥品管理質(zhì)量和效率,保證臨床用藥,降低缺藥率,在學(xué)習(xí)藥品流通環(huán)節(jié)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)后,將以往的經(jīng)驗(yàn)采購和請領(lǐng)藥品的方式,提升到有數(shù)據(jù)可依的采購和請領(lǐng)模式。調(diào)整程序后,藥房按照藥品近期銷售數(shù)量并且參照現(xiàn)有庫存自動請領(lǐng),庫房按銷售并參照整包裝數(shù)量出庫發(fā)藥,并根據(jù)全院藥品銷售制定采購計(jì)劃,使請領(lǐng)數(shù)量和采購數(shù)量更為合理。藥品按銷售請領(lǐng)和發(fā)放,能夠使所有藥品周轉(zhuǎn)起來,流通環(huán)節(jié)順暢,工作中缺藥、滯銷、批號不統(tǒng)一、效期藥品等問題會降到最低。現(xiàn)將我院藥品采購請領(lǐng)模式的改進(jìn)介紹如下。1硬件環(huán)境1.1高效存儲/存儲采用Intel(R)Pentium(R)DCPU2.80GHz,2.80GHz,1.00GB內(nèi)存,160G存儲,目前工作站使用長城電腦。1.2軟件東軟集團(tuán)有限公司開發(fā)的醫(yī)院信息管理系統(tǒng)(HospitalInformationSystem)第二期(簡稱HIS二期)。1.3利用新程序自動生成采購備貨量我院HIS二期上線后,各組陸續(xù)開始使用庫存警戒線請領(lǐng)模式,但請領(lǐng)數(shù)量是由人工經(jīng)驗(yàn)用手工輸入方法來設(shè)置上下限生成并人為修改。由于手工輸入的數(shù)量靠個(gè)人經(jīng)驗(yàn),而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力,各組上下限很少進(jìn)行維護(hù),無法適應(yīng)藥品銷售的波動性。新程序通過引入簡單的統(tǒng)計(jì)函數(shù),使上下限根據(jù)一段時(shí)間內(nèi)銷售量的平均數(shù),實(shí)時(shí)刷新,請領(lǐng)數(shù)量也同步自動生成,更接近實(shí)際需求量。而且對于突發(fā)情況更有利,一次臨時(shí)補(bǔ)充領(lǐng)藥后,因?yàn)橛辛虽N售量,隨之產(chǎn)生請領(lǐng)數(shù)量,同時(shí)生成采購備貨量。所以新程序只是在原有程序基礎(chǔ)上,把其中的人工經(jīng)驗(yàn)設(shè)置警戒線+自動生成的模式,改為按銷售數(shù)量+自動生成的模式。1.4測試區(qū)域西安交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院藥學(xué)部西藥庫、門診西藥房、住院藥房、靜配中心。2方法和結(jié)果2.1計(jì)算日內(nèi)劑量的計(jì)算和安全旋轉(zhuǎn)天數(shù)平均日用量(A)=最近28天某藥品的總用藥量/28。安全周轉(zhuǎn)天數(shù)即藥品請領(lǐng)到藥房直至銷售至病區(qū)所用的平均天數(shù)。2.2平均庫存天數(shù)a假設(shè)當(dāng)前的平均庫存量為最適庫存量。以每種藥物平均每天的實(shí)際庫存/該藥的日均用量(A)為該藥的平均庫存天數(shù),所有藥物的平均庫存天數(shù)的算術(shù)平均值取整為藥品最適庫存天數(shù)。經(jīng)計(jì)算,西安交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院各個(gè)調(diào)劑室的藥品最適庫存天數(shù):住院藥房為10d,門診西藥房為13d,靜配中心為8d,庫房最適庫存天數(shù)為15d。2.2.1藥品的最大上限儲存天數(shù)c藥品最大庫存量(也即藥品剛被領(lǐng)入時(shí)的庫存量)可被日均用量使用的天數(shù)為C。2.2.2藥品的最低儲存天數(shù)d藥品最低庫存量可被使用的天數(shù),當(dāng)藥品庫存低于D值時(shí)顯示預(yù)警,提示需要領(lǐng)藥?？杀蝗站昧渴褂玫奶鞌?shù)為D。2.2.3藥品的日平均銷售二級庫請領(lǐng)時(shí),最高庫存=A×C,預(yù)警(最低)庫存=A×D,(A為需請領(lǐng)的調(diào)劑室某一藥品的日平均銷售,C=D+最適周轉(zhuǎn)天數(shù)),請領(lǐng)數(shù)量=最高庫存-現(xiàn)有庫存數(shù)量(當(dāng)現(xiàn)有庫存小于最低庫存才能生成請領(lǐng)),庫房做采購計(jì)劃時(shí),最高庫存=A×C,預(yù)警(最低)庫存=A×D,C=D+最適周轉(zhuǎn)天數(shù))采購數(shù)量=最高庫存-藥庫庫存數(shù)量(理論上應(yīng)為全院庫存)。2.2.4建議住院藥房c結(jié)合藥品最適庫存天數(shù),并根據(jù)日常工作經(jīng)驗(yàn),經(jīng)藥房管理人員、二級庫領(lǐng)藥員、程序設(shè)計(jì)人員討論并運(yùn)行后建議住院藥房C=13,D=9、門診藥房C=15,D=10,靜配中心C=9,D=5,庫房C=15,D=10。2.3工作流2.3.1庫存管理界面-請領(lǐng)界面各調(diào)劑室在藥品庫存管理中,點(diǎn)擊生成警戒線標(biāo)識-選擇最近28天的統(tǒng)計(jì)區(qū)間-設(shè)置最低天數(shù)和最高天數(shù)(系統(tǒng)自動生成最低庫存(庫存下限)和最高庫存(庫存上限),最低庫存=選擇時(shí)間段內(nèi)各組日均銷售×所設(shè)置最低天數(shù),最高庫存=選擇時(shí)間段內(nèi)各組日均銷售×所設(shè)置最高天數(shù))-確認(rèn)保存-調(diào)劑室請領(lǐng)界面-點(diǎn)擊警戒線標(biāo)識,提示是否生成最新的警戒線-確定(系統(tǒng)按照第一步操作生成的庫存上下限進(jìn)行判斷和計(jì)算,當(dāng)藥品的庫存數(shù)量小于庫存下限)-自動生成藥品請領(lǐng)單(請領(lǐng)數(shù)量=庫存上限-現(xiàn)有庫存數(shù)量)-當(dāng)沒有在當(dāng)天庫存管理中設(shè)置上下限時(shí)會出現(xiàn)提示:請生成最新的警戒線。2.3.2庫存采購概況藥品采購計(jì)劃生成原則同上,最低庫存=選擇時(shí)間段內(nèi)全院日均銷售×所設(shè)置最低天數(shù),最高庫存=選擇時(shí)間段內(nèi)全院日均銷售×所設(shè)置最高天數(shù),采購數(shù)量=庫存上限-藥庫庫存數(shù)量(理論上應(yīng)為全院庫存,但是目前由于各個(gè)調(diào)劑室之間無法從程序上相互請領(lǐng),所以暫時(shí)為庫房庫存數(shù)量);當(dāng)沒有在當(dāng)天庫存管理中設(shè)置上下限時(shí)會出現(xiàn)提示:請生成最新的警戒線。2.4請領(lǐng)人員的日常采購過程在2011年10月使用新程序,對新程序使用前3個(gè)月和使用后3個(gè)月結(jié)果進(jìn)行分析,記錄每個(gè)藥品缺藥的次數(shù)、每日最大的庫存量可以使用的天數(shù)、日領(lǐng)藥次數(shù)、日領(lǐng)藥品種、領(lǐng)藥員每日用于領(lǐng)藥的時(shí)間等,并且對比。在使用新系統(tǒng)之前,請領(lǐng)方面:請領(lǐng)人員每周缺藥大概20多個(gè)品種,每日最大庫存量的使用天數(shù)為7d,平均日領(lǐng)藥次數(shù)為2次,日領(lǐng)藥品種70多,領(lǐng)藥員每日用于領(lǐng)藥的時(shí)間大概在2h左右。采購方面:采購人員每周1次,每月4次大的采購,藥品平均周轉(zhuǎn)天數(shù)為14d,每周補(bǔ)充臨時(shí)采購數(shù)量約15次,每月近60次,采購員每次用于采購單的時(shí)間大約為4h左右。在使用系統(tǒng)之后,請領(lǐng)方面:請領(lǐng)人員每周缺藥大概不到10個(gè)品種,每日最大庫存量的使用天數(shù)為6d,平均日領(lǐng)藥次數(shù)為0.8次,日領(lǐng)藥品種60多,領(lǐng)藥員每日用于領(lǐng)藥的時(shí)間大概在0.5h左右。采購方面:采購人員每周做1次大的采購,每月4次大的采購,藥品平均周轉(zhuǎn)天數(shù)為12d,每周補(bǔ)充臨時(shí)采購數(shù)量約7次,每月近30次,采購員每次用于采購單的時(shí)間大約為1h。2.4.1庫存藥品金額通過在2011年10月使用前三個(gè)月和使用后三個(gè)月的各組周轉(zhuǎn)率以及各藥房請領(lǐng)缺藥率、庫房補(bǔ)充計(jì)劃數(shù)量及請領(lǐng)未出庫數(shù)量的數(shù)據(jù)對比分析。見表1。通過財(cái)務(wù)金額分析,周轉(zhuǎn)率越大,說明周轉(zhuǎn)越快,庫存藥品金額越少;相反,周轉(zhuǎn)率越小,說明周轉(zhuǎn)越慢,庫存藥品金額越大。藥品請領(lǐng)不能完全按照銷售,也不能完全按照貨架的空置率,某一藥品二級庫貨架空間應(yīng)根據(jù)銷售數(shù)量變化調(diào)整。見表2。2.4.2其他適低庫存天數(shù)最適庫存要根據(jù)相應(yīng)藥房的面積、藥品品種數(shù)、藥房與藥庫距離等情況來制定,本研究中門診、住院最適低庫存天數(shù)為8～10d,靜配、中藥房4～5d。而本研究設(shè)定的一般情況下藥品最高庫存天數(shù)為10～15d,預(yù)警庫存天數(shù)為5～10d。不同藥房應(yīng)根據(jù)自己的具體情況合理設(shè)置具體的數(shù)值,并通過實(shí)踐驗(yàn)證數(shù)值設(shè)置的合理性。最高天數(shù)最低天數(shù)E=統(tǒng)計(jì)區(qū)間最高日消耗/日平均消耗;當(dāng)E≥5的時(shí)候,按照最高日消耗生成請領(lǐng),最高天數(shù)最低天數(shù)為設(shè)置的一半;當(dāng)E<5的時(shí)候,按照日平均消耗生成請領(lǐng),最高天數(shù)最低天數(shù)為設(shè)置數(shù)。最高天數(shù)最低天數(shù)E=統(tǒng)計(jì)區(qū)間全院最高日消耗/全院日平均消耗;當(dāng)E≥5時(shí),按照最高日消耗生成采購單,最高天數(shù)最低天數(shù)為所設(shè)置的一半;當(dāng)E<5時(shí),按照日平均消耗生成采購單,最高天數(shù)最低天數(shù)為所設(shè)置數(shù)字。c類藥品、特殊管理藥品、c類藥品請領(lǐng)對不同藥品分級管理,如銷售穩(wěn)定的藥品分為A,用量比較少、用藥差異大的藥品分為B,用藥沒有規(guī)律性的藥品、特殊管理藥品分為C,通過藥品分級管理,可以實(shí)現(xiàn)差異化請領(lǐng),即A類藥品請領(lǐng)由于銷售穩(wěn)定,可以參照生成請領(lǐng)數(shù)量調(diào)整為接近整包裝,B可以通過差異化請領(lǐng)(按最高日消耗請領(lǐng)),C類藥品在按銷售請領(lǐng)不足或漏領(lǐng),可以人工隨時(shí)請領(lǐng)。3按銷售請領(lǐng)采購模式降低成本3.1傳統(tǒng)的藥品領(lǐng)藥模式存在幾大缺陷,首先是規(guī)范性不強(qiáng),與請領(lǐng)個(gè)人的能力相關(guān);二是工作量較大,包括每天需要人工檢查庫存、靠經(jīng)驗(yàn)判斷確定請領(lǐng)數(shù)量等;三是請領(lǐng)數(shù)量的準(zhǔn)確性水平不高,經(jīng)常出現(xiàn)多領(lǐng)或少領(lǐng),導(dǎo)致缺藥或藥品積壓,容易造成藥品過期和斷藥。而建立按銷售自動生成采購單以及請領(lǐng)單系統(tǒng)有助于解決上述問題。本研究顯示按銷售采購請領(lǐng)模式更有利于請領(lǐng)采購,能夠減少請領(lǐng)采購中的人為誤差;而傳統(tǒng)模式庫存天數(shù)偏差較大,藥品積壓和缺藥的情況顯著多于按銷售請領(lǐng)采購模式。因?yàn)槟鼙３州^理想的庫存,按銷售請領(lǐng)采購模式每日領(lǐng)藥次數(shù)和每日領(lǐng)藥品種數(shù)均顯著低于傳統(tǒng)模式。另外,因按銷售請領(lǐng)采購模式由系統(tǒng)自動計(jì)算、自動生成領(lǐng)藥的品種和數(shù)量,而無需領(lǐng)藥員檢查庫存和填寫領(lǐng)單,節(jié)約了領(lǐng)藥員大量的時(shí)間,也減少了人為的差錯(cuò)。而且流程簡單,受領(lǐng)藥員個(gè)人經(jīng)驗(yàn)影響小,有助于規(guī)范化管理。3.2要建立按銷售請領(lǐng)采購模式有一些前提條件,首先要已經(jīng)開展藥品二級庫數(shù)量化管理,有完善的二級庫數(shù)量管理軟件系統(tǒng),且計(jì)算機(jī)系統(tǒng)要能隨時(shí)準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)當(dāng)前庫存,賬面庫存與實(shí)際庫存差異小于10%。3.3最適庫存要根據(jù)相應(yīng)藥房的面積、藥品品種數(shù)、藥房與