公司辦事處管理辦法

企業(yè)辦事處管理措施一、為貫徹我司的營銷計(jì)劃，深入開拓市場，使辦事處的各項(xiàng)管理規(guī)范化和合理化，以保證企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)范而有序地進(jìn)行，特制定本措施。二、辦事處的工作職能1、負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厥袌龅拈_拓、客戶資源的開發(fā)和管理；2、承擔(dān)企業(yè)下達(dá)的銷售任務(wù)；3、代表企業(yè)與當(dāng)?shù)乜蛻暨M(jìn)行業(yè)務(wù)上的聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)；4、負(fù)責(zé)搜集、整頓、反饋當(dāng)?shù)厥袌鲂畔⒓巴惛偁幃a(chǎn)品的動態(tài)；5、根據(jù)企業(yè)的有關(guān)規(guī)定，執(zhí)行和負(fù)責(zé)應(yīng)收貨款的催收和費(fèi)用結(jié)算工作，防止客戶拖欠貨款，每月準(zhǔn)時(shí)完畢與客戶合作的往來帳目查對工作；6、嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)有關(guān)財(cái)務(wù)制度，如實(shí)填寫各項(xiàng)報(bào)表，嚴(yán)禁弄虛作假，嚴(yán)禁做有損企業(yè)利益的事。7、積極與企業(yè)溝通匯報(bào)，提出有助于開拓市場的提議和意見；8、合理計(jì)劃、開支辦事處的各項(xiàng)費(fèi)用；9、負(fù)責(zé)辦事處各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的管理和保護(hù)，保證企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全。三、辦事處與企業(yè)間的協(xié)調(diào)1、辦事處人員要與企業(yè)各部門親密配合，保證工作的順利開展。2、辦事處協(xié)助企業(yè)對貨品的移交進(jìn)行監(jiān)督和保管。四、辦事處的業(yè)務(wù)管理及產(chǎn)品價(jià)格規(guī)定1、辦事處對外的產(chǎn)品價(jià)格及有關(guān)價(jià)格政策應(yīng)參照企業(yè)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2、產(chǎn)品以低于企業(yè)規(guī)定價(jià)格發(fā)售的，由辦事處提出申請，報(bào)企業(yè)審批，未經(jīng)審批程序，不得以任何形式變相減少產(chǎn)品價(jià)格。五、客戶管理1、客戶選擇：辦事處應(yīng)選擇資信狀況優(yōu)良的客戶。2、資信調(diào)查：（1）辦事處對于新客戶，在供貨或簽訂協(xié)議前，應(yīng)進(jìn)行必要時(shí)的資信調(diào)查，審查的內(nèi)容重要包括：企業(yè)名稱、注冊地點(diǎn)、注冊資本、經(jīng)營范圍、法人代表、經(jīng)營負(fù)責(zé)人、經(jīng)營歷史和現(xiàn)實(shí)狀況。（2）對新客戶進(jìn)行審查時(shí)，應(yīng)規(guī)定對方提供下列復(fù)印件并出示原件：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證、經(jīng)營負(fù)責(zé)人身份證等。3、實(shí)地調(diào)查：對新客戶的注冊地點(diǎn)（辦公或經(jīng)營場所）進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，保證客戶提供的資信真實(shí)可靠。4、建立客戶檔案：（1）當(dāng)新客戶資信經(jīng)審查合格并計(jì)劃建立業(yè)務(wù)關(guān)系，業(yè)務(wù)員按企業(yè)規(guī)定建立客戶檔案，辦事處、企業(yè)各留一份立案。企業(yè)指定專人管理客戶檔案。（2）客戶檔案要根據(jù)客戶狀況變化和企業(yè)業(yè)務(wù)人員變化進(jìn)行更新。（3）客戶名稱變更的，按客戶資信審查原則規(guī)定客戶提供名稱變更后的資料。由該客戶對名稱變更前的債務(wù)承擔(dān)證明，交企業(yè)財(cái)務(wù)部作調(diào)整應(yīng)收帳款根據(jù)。六、購銷協(xié)議的管理1、各項(xiàng)業(yè)務(wù)原則上都必須事先簽訂購銷協(xié)議；2、簽訂協(xié)議，必須以維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，嚴(yán)禁借簽訂銷售協(xié)議假公濟(jì)私、損公肥私。3、簽訂協(xié)議步必須備齊如下有關(guān)資料：合作方的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；合作方的稅務(wù)登記證復(fù)印件；企業(yè)擬好的協(xié)議一式兩份。4、駐辦事處業(yè)務(wù)人員簽訂協(xié)議須經(jīng)企業(yè)業(yè)務(wù)部審核，報(bào)業(yè)務(wù)部審批，補(bǔ)充協(xié)議或在購銷協(xié)議上增長條款，必須由企業(yè)業(yè)務(wù)部經(jīng)理簽字蓋章，方才有效。任何人員不得超越權(quán)限，違反規(guī)定者將承擔(dān)對應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。5、簽訂協(xié)議的業(yè)務(wù)人員對協(xié)議的履行、款項(xiàng)的回收承擔(dān)責(zé)任，負(fù)責(zé)究竟。業(yè)務(wù)人員必須完整地搜集協(xié)議執(zhí)行過程中產(chǎn)生的所有書面憑證，并妥善保管。6、如協(xié)議履行過程中出現(xiàn)困難或問題，需要變更、補(bǔ)充或解除的，一律采用書面形式（包括雙方往來的函電等）。7、如協(xié)議履行過程中，出現(xiàn)糾紛的，經(jīng)雙方協(xié)商到達(dá)一致意見的，簽訂書面協(xié)議，由雙方簽字并加蓋法人公章或協(xié)議專用章。經(jīng)協(xié)商仍無法處理的，提交有管轄權(quán)的人民法院處理。8、經(jīng)濟(jì)協(xié)議專用章應(yīng)嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)使用，不準(zhǔn)濫用、代用或借用，嚴(yán)禁在空白協(xié)議上蓋章。經(jīng)濟(jì)協(xié)議專用章應(yīng)由專人妥善保管，若有遺失，應(yīng)立即登報(bào)申明作廢，并追究有關(guān)負(fù)責(zé)人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。9、辦事處業(yè)務(wù)人員應(yīng)將已經(jīng)生效的購銷協(xié)議的原件寄回企業(yè)業(yè)務(wù)部存檔，辦事處可保留協(xié)議復(fù)印件，但需專人管理。10、協(xié)議作為企業(yè)對外經(jīng)濟(jì)活動的重要根據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守協(xié)議秘密，嚴(yán)禁故意或無意向外界泄露協(xié)議信息，協(xié)議檔案和臺帳應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)容許，無關(guān)人員不得查閱。七、客戶信用管理單個(gè)客戶的最高信用額（進(jìn)貨可欠款總額）和信用期（每筆進(jìn)貨的欠款期限）由財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部核定。八、客戶訂單處理程序1、接受訂單：辦事處在接到所在區(qū)域客戶的訂單后，立即對訂單進(jìn)行全面審核，保證訂單上的價(jià)格、付款條件與已簽訂的購銷協(xié)議相符，然后由辦事處業(yè)務(wù)人員簽名后傳至企業(yè)業(yè)務(wù)部。2、訂單確認(rèn)：辦事處業(yè)務(wù)人員根據(jù)存貨或企業(yè)的貨源計(jì)劃，以及以書面形式向客戶確認(rèn)訂單。3、訂單檔案：辦事處由專人管理訂單。訂單一經(jīng)確認(rèn)，立即按訂單編號建立檔案，并在發(fā)貨后進(jìn)行對應(yīng)注銷。每月底，向企業(yè)報(bào)送“客戶訂單處理狀況登記表”。九、應(yīng)收帳款處理程序1、月底對帳：每月底，辦事處與客戶進(jìn)行對帳，并將有關(guān)數(shù)據(jù)限期交回企業(yè)財(cái)務(wù)部，保證企業(yè)的應(yīng)收帳款與對應(yīng)客戶的帳面記錄一致。2、回收帳款：所有客戶的付款，統(tǒng)一通過銀行結(jié)算，由客戶直接匯到企業(yè)。3、應(yīng)收帳款的責(zé)任（1）辦事處業(yè)務(wù)人員對所在區(qū)域內(nèi)所有應(yīng)收帳款負(fù)責(zé)。（2）企業(yè)業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督管理貨款的收回。十、辦事處人員管理規(guī)定1、駐辦事處業(yè)務(wù)人員必須應(yīng)本著“團(tuán)結(jié)協(xié)作、實(shí)事求是”的態(tài)度，積極拓展業(yè)務(wù)，努力進(jìn)取。2、自覺遵守企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度，維護(hù)企業(yè)利益和形象，規(guī)范操作，不得有違法亂紀(jì)的行為。3、按規(guī)定建立客戶檔案，保持良好的客情關(guān)系。定期檢查和整頓文獻(xiàn)和資料，保證企業(yè)資料、文獻(xiàn)的完整和有序性，保證資料查詢的快捷、以便、及時(shí)和精確，并對文獻(xiàn)資料進(jìn)行分類管理。4、駐外辦事處的財(cái)產(chǎn)列入《辦事處財(cái)產(chǎn)登記表》，傳真至企業(yè)存檔。辦事處人員對企業(yè)財(cái)產(chǎn)負(fù)有保管和愛惜的義務(wù)。5、駐外辦事處的業(yè)務(wù)人員應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)、得體的言談舉止。辦公人員在上班時(shí)間內(nèi)，要衣冠整潔、儀表端莊，不能穿拖鞋、睡衣或接待與工作無關(guān)的人等。6、辦事處辦公區(qū)域要突出，要有明顯的辦公氣氛，工作場所應(yīng)保持整潔。7、駐外辦事處人員手機(jī)號碼或駐外機(jī)構(gòu)電話號碼更換時(shí)必須提前向企業(yè)本部申請，未獲得同意而更改電話號碼導(dǎo)致企業(yè)無法聯(lián)絡(luò)者，要予以重罰。駐外辦事處更換地址必須事先得到企業(yè)有關(guān)部門審核，未獲同意不準(zhǔn)私自搬遷等。8、辦事處人員所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，在管理期間內(nèi)出現(xiàn)呆帳、壞帳的，辦事處業(yè)務(wù)人員有責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行清理，或由企業(yè)協(xié)調(diào)處理。業(yè)務(wù)人員不能對的陳說理由的，界定責(zé)任后，按實(shí)際狀況由負(fù)責(zé)人承擔(dān)對應(yīng)責(zé)任。9、嚴(yán)禁駐辦事處人員私自直接向客戶結(jié)款或借支現(xiàn)金。十一、辦事處人員工資及其獎(jiǎng)勵(lì)、補(bǔ)助原則職務(wù)基本工資(月)浮動工資效益提成各項(xiàng)補(bǔ)助備注試用期錄職后考核獎(jiǎng)金(月)提成率%通訊補(bǔ)助(月)市內(nèi)交通補(bǔ)助(月)基本工資：1、基本工資：2、有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)：辦事處業(yè)務(wù)人員：每月發(fā)放回款提成的%，余%在年終根據(jù)投入產(chǎn)出比控制狀況發(fā)放。月度考核獎(jiǎng)勵(lì)：1、考核獎(jiǎng)金計(jì)算措施：辦事處經(jīng)理：所負(fù)責(zé)區(qū)域月度回款/月度目的*考核獎(jiǎng)金，如目的到達(dá)率不夠70%，取消考核獎(jiǎng)2、有關(guān)補(bǔ)助市內(nèi)交通補(bǔ)助：指市內(nèi)公共交通費(fèi)用補(bǔ)助，但如去周圍地區(qū)乘車單程票價(jià)超過5元，企業(yè)可合適考慮報(bào)銷（出租車費(fèi)除外），報(bào)銷時(shí)需提供電腦發(fā)票，如非電腦車票的其他形式有效財(cái)務(wù)發(fā)票，還需在票面注明起止地點(diǎn)和時(shí)間；并且應(yīng)當(dāng)將票據(jù)準(zhǔn)時(shí)間次序張貼好，附旅程工作表。通訊補(bǔ)助：出差補(bǔ)助：指在企業(yè)業(yè)務(wù)部的授權(quán)下因業(yè)務(wù)出差需離開辦事處所在地，且當(dāng)晚無法返回需住酒店而予以的補(bǔ)助，該補(bǔ)助以每晚為單位；出差前需寫出差申請表和旅程工作、時(shí)間安排；申報(bào)出差補(bǔ)助時(shí)需提供本次出差的工作總結(jié)匯報(bào)和注明住宿時(shí)間、單價(jià)、姓名的酒店發(fā)票，并在范圍內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷；另如辦事處經(jīng)理出差的目的都市已租有住房，則不計(jì)出差補(bǔ)助。十二、有關(guān)費(fèi)用的報(bào)結(jié)制度（一）辦事處人員有關(guān)費(fèi)用單據(jù)必須按月在月末匯總寄回企業(yè)財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)辦理核報(bào)手續(xù)，并將報(bào)銷款項(xiàng)匯款給辦事處詳細(xì)費(fèi)用報(bào)銷人，并獲得對應(yīng)的付款憑證。（二）企業(yè)所有人員，符合企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷原則的費(fèi)用開支單據(jù)，均應(yīng)及時(shí)按財(cái)務(wù)規(guī)定程序辦理好財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)，當(dāng)月發(fā)生的費(fèi)用開支單據(jù)，均應(yīng)在當(dāng)月報(bào)銷結(jié)清。對于在月底發(fā)生的費(fèi)用單據(jù)，容許在次月五日內(nèi)按財(cái)務(wù)規(guī)定程序辦理好報(bào)銷手續(xù)。超期未報(bào)銷結(jié)算的費(fèi)用單據(jù)，財(cái)務(wù)部有權(quán)不再予以報(bào)銷。1、報(bào)銷費(fèi)用項(xiàng)目（1）長途車、船費(fèi)注意事項(xiàng)：必須是在出差前填寫《出差申請表》，詳細(xì)闡明出差路線、出差事由，并通過業(yè)務(wù)部經(jīng)理或總經(jīng)理的簽名同意的費(fèi)用。必須是財(cái)務(wù)有效發(fā)票，有電腦發(fā)票的必須用電腦發(fā)票，并在每張票據(jù)背后簡樸注明事由，非電腦發(fā)票必須在每張票據(jù)背后注明時(shí)間、起止地點(diǎn)、事由等。票據(jù)必須準(zhǔn)時(shí)間、途徑次序整頓張貼好，不得將時(shí)間和起止地點(diǎn)遮住。報(bào)結(jié)時(shí)應(yīng)附有本次出差的工作闡明。報(bào)銷原則：返回即予報(bào)銷，長駐外地人員必須在次月5日前將當(dāng)月費(fèi)用寄到企業(yè)業(yè)務(wù)部，每愈一天，扣報(bào)5%，跨月費(fèi)用不再批報(bào)。（2）各項(xiàng)補(bǔ)助：辦事處租房費(fèi)用：固話費(fèi)用：辦公費(fèi)用（復(fù)印、特快專遞、印刷名片等）：注意事項(xiàng)：注明費(fèi)用內(nèi)容；提供有效財(cái)務(wù)發(fā)票。報(bào)銷時(shí)間：必須在次月5日前將當(dāng)月的費(fèi)用寄到企業(yè)，每愈一天，扣報(bào)5%，跨月不再批報(bào)。（三）對于借有