文件控制程序新版

1.目的：保證所有與質(zhì)量體系有關(guān)的文獻資料能有效地查閱、使用和管理，保持文獻資料的對的性,各部門都能持有最新的文獻資料。2.范圍：我司的質(zhì)量管理體系文獻，法律法規(guī)及其他規(guī)定的文獻資料。3.定義：3.1受控文獻:蓋【文獻管控中心發(fā)行章】。3.2非受控文獻:因業(yè)務(wù)、生產(chǎn)需要發(fā)給有關(guān)部門的臨時文獻（參照文獻）。3.3外來文獻資料:3.3.1圖紙、技術(shù)規(guī)范、規(guī)格、國標、政府法規(guī)等。3.3.2客戶的技術(shù)規(guī)范及原則。3.3.3儀器設(shè)備使用闡明書。3.3.4客戶提供的合約及有關(guān)規(guī)格、圖紙、樣件。3.4文獻分類：3.4.1質(zhì)量手冊(QM)：把我司質(zhì)量管理與質(zhì)量保證制度作合適闡明，作為實行及維持企業(yè)質(zhì)量管理體系的永久性資料。3.4.2質(zhì)量程序文獻(QP)：完畢工作所必須的組織、職責(zé)、管理措施、實行次序及內(nèi)容與負責(zé)部門(人員)等細則的管理措施。3.4.3作業(yè)指導(dǎo)書(QS)：保證業(yè)務(wù)和作業(yè)為高效率的詳細環(huán)節(jié)、措施、要點等細則補充規(guī)定。3.4.4表單記錄(QR)：用以顯示各項質(zhì)量活動實際運作狀況的文獻。4.職責(zé)：4.1本程序書由文控中心負責(zé)編制；4.2各職能部門執(zhí)行本程序書。5．流程（見附錄一）及內(nèi)容：5.1文獻及資料制(修)訂:各部門指定人員或部門主管擔當制、修訂文獻，文獻制(修)訂撰寫方式、格式依文獻格式進行。5.2文獻及資料審核與核準:5.2.1所有文獻應(yīng)由指定人審核及核準后方可發(fā)行。5.2.2文獻審核與核準的指定人員:文獻類別審核核準質(zhì)量手冊(QM)管理者代表總經(jīng)理質(zhì)量程序書(QP)單位主管管理者代表作業(yè)指導(dǎo)書/表單(QS/QR)單位主管部門主管5.2.3若有外來文獻由技術(shù)課師審核,詳細措施根據(jù)《外來文獻及工程圖面管理規(guī)范》作業(yè).5.2.4外來的公文、函件及資料應(yīng)由文控中心受理轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)部門。5.2.5企業(yè)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單由發(fā)文單位自行轉(zhuǎn)發(fā)，并留底存根。5.3文獻發(fā)行、分發(fā)、收回：5.3.1文獻核準后,由文控中心將文獻名稱編號版次等登錄到[質(zhì)量體系文獻總覽表]/表單登錄到[質(zhì)量記錄一覽表]。5.3.2受控文獻發(fā)行時，文控中心在文獻上加蓋【文獻控制中心發(fā)行章】紅色印章，分發(fā)各有關(guān)部門，不得復(fù)印使用，原件不需加蓋【文獻控制中心發(fā)行章】。非受控文獻分發(fā)時只作分發(fā)記錄，不需要蓋【文獻控制中心發(fā)行章】分發(fā)時在[文獻及資料分發(fā)及回收登記表]登錄。5.3.3修改后的文獻,須重新發(fā)行并收回修改前的原版文獻加蓋【作廢】章并留檔。正本文獻（體系管理類）保留至隔版文獻產(chǎn)生為止，如：ABC即：C版文獻產(chǎn)生時，A版正本即可銷毀，但程序文獻的保留（修改版），保留期限不應(yīng)低于3年。5.3.4文獻編號原則:(一階文獻)1.質(zhì)量手冊:□□--□□□--□□(一階文獻)手冊流水號01 TS16949章節(jié)號422 手冊代號QM2.程序書:□□--□□□--□□(二階文獻)程序書流水號01~99(二階文獻)程序書流水號01~99TS16949體系章節(jié)號423等TS16949體系章節(jié)號423等 程序書代號QP程序書代號QP 3.作業(yè)指導(dǎo)書：□□--□□--□□□(三階文獻)(三階文獻)指導(dǎo)書的流水號001~999 TS16949章節(jié)號42~85指導(dǎo)書號QS注:1.在編寫產(chǎn)品作業(yè)指導(dǎo)書(SOP)或產(chǎn)品檢查規(guī)范(SIP)時,為便于明識產(chǎn)品所屬項目,可在編寫流水號(001…002……999)時在流水號前添加各項目名之英文縮寫:如:奔馳產(chǎn)品檢查規(guī)范可編號為:QS-82-BZ001......QS-82-BZ009等等.2.若一項目有幾款車型,可在流水號前添加其車型號,如(奔馳威霆項目與奔馳宇通項目):威霆QS-82-WT001...QS-82-WT009,宇通QS-82-YT001...QS-82-YT009等等3.單項配件或總成件，分為座椅類,骨架類,皮套類,線束類,保桿類,翼子板類,木制品類,泡棉類,保麗龍類，裝飾燈類等等，其SOP或SIP之文獻編號亦按對應(yīng)的類別進行編號以識別辨別:如:保桿類編號:QS-75-BG001...QS-75-BG009;座椅類編號:QS-75-ZY001...QS-75-ZY009;線束類編號為:QS-75-XS001...QS-75-XS009;骨架類編號為:QS-75-GJ001...QS-75-GJ009;依此類推（注：75或82指TS16949章節(jié)號，75表達生產(chǎn)和服務(wù)提供，82指監(jiān)視及測量）。(四階文獻)4.表單編號:□□--□□--□□□--□(四階文獻) 該表單版本號A0~A1~A2...流水號001~999 部門代號01~08 表單代號QR5.3.5文獻上的部門代號：見質(zhì)量手冊第四章闡明5.4文獻及資料使用、保管、維護：5.4.1文獻持有人負責(zé)更新每次文獻變更，并將失效文獻交質(zhì)量課文控中心作廢；記錄于[文獻及資料分發(fā)及回收登記表]。5.4.2文獻持有人應(yīng)將文獻寄存安全處所，防止文獻遺失及污損。5.4.3文獻持有人未經(jīng)核準，不得私自復(fù)印、涂改持有文獻。5.4.4文獻的使用合用于該文獻合用范圍。5.5文獻實行前教育訓(xùn)練:5.5.1各部門主管負責(zé)人或文獻制定人視實際需要,可于文獻分發(fā)前對文獻實行要點向有關(guān)作業(yè)者講講解明,并留下有關(guān)訓(xùn)練記錄,或者將文獻傳閱有關(guān)部門人員。5.5.2質(zhì)量體系文獻及資料教育訓(xùn)練應(yīng)由管理者代表及質(zhì)量組織有關(guān)單位進行訓(xùn)練及實行成效評估。5.5.3技術(shù)性文獻應(yīng)由有關(guān)單位確定專業(yè)技能及宣導(dǎo)實務(wù)指導(dǎo)，若新產(chǎn)品開發(fā)件、變更件應(yīng)由技術(shù)課、質(zhì)量課組織訓(xùn)練。5.6文獻變更申請：5.6.1文獻變更申請人于[文獻制(修)定申請表]上填好有關(guān)闡明資料,附上修訂提議參照資料,向權(quán)責(zé)部門提出申請。5.6.2文獻修訂內(nèi)容或提議事項記錄于修改原因欄內(nèi)填寫，經(jīng)審核、核準后，方可轉(zhuǎn)入文管中心。5.7文獻變更的審核與核準:如未尤其指定,文獻變更的審核,核準由原始審核與核準的部門執(zhí)行。5.8文獻作廢：5.8.1變更及過期的文獻應(yīng)填寫[文獻銷毀申請表]經(jīng)核準后,由文獻制作人將該文獻銷毀。5.8.2作廢的文獻須由文獻控制中心登記于[文獻作廢一覽表]。5.9文獻備份：5.9.1電子媒體備份件之管制5.9.1.1電子媒體先需備份的文獻：其中包括一階，二階，三階，四階質(zhì)量體系文獻；內(nèi)部圖面與技術(shù)數(shù)據(jù)；客戶所提供的電子媒體文獻。5.9.1.2各部門使用的電子媒體文獻，必須送文控中心進行備份拷貝，文控中心必須將所有的電子媒體備份件填寫在[電子媒體備份件管制總覽表]上，每三個月一次查核，查核記錄需填寫在[電子媒體備份件查檢表]上，如內(nèi)容有變動時，各部門負責(zé)人在變動的新版本文獻送文控中心發(fā)行時，將新版本文獻的電子媒體送文管中心重新建檔，否則不得規(guī)定文控中心發(fā)行新版。5.10過程指標過程指標計算措施監(jiān)控部門搜集頻率文獻控制文獻控制有效率經(jīng)抽查的有效文獻數(shù)/抽查總數(shù)X100%文控中心每季度/次6.有關(guān)文獻：6.1《外來文獻及工程圖面管理規(guī)范》7.使用記錄:序號負責(zé)單位表單名稱表單編號1文控中心文獻及資料分發(fā)及回收登記表QR-08-001-A02文控中心質(zhì)量體系文獻總覽表QR-08-002-A03文控中心文獻制(修)定申請表QR-08-003-A04文控中心文獻銷毀申請表QR-08-004-A05文控中心文獻作廢一覽表QR-08-005-A06文控中心電子媒體備份件管制總覽表QR-08-006-A07文控中心電子媒體備份件查檢表QR-08-007-A08文控中心質(zhì)量記錄一覽表QR-08-008-A0附錄一：流程權(quán)責(zé)單位有關(guān)闡明使用表單文獻核準文獻審查或會審文獻制(修)訂文獻核準文獻審查或會審文獻制(修)訂NGOK文獻發(fā)行登記文獻發(fā)行登記文獻及資料分發(fā)文獻及資料分發(fā)文文獻使用文文獻使用保管維護文獻實行前文獻實行前教育訓(xùn)練文獻變更申請文獻變更申請有關(guān)文獻建檔保留文獻