如何提高辦公室辦文質量和效率

如何提高辦公室辦文質量和效率

黨委辦公室是黨委的“中心”機構。面對新的形勢和任務,今年以來,山東省聊城市東昌府區(qū)委辦公室按照“優(yōu)質服務、創(chuàng)先爭優(yōu)、突出特色、全面提升”的工作思路,創(chuàng)新“一二三四五”工作模式,使辦公室在綜合協調、政務服務、信訪穩(wěn)定、隊伍建設等方面的能力有了明顯提升,為黨委工作的順利高效開展奠定了堅實基礎。堅持道德引領,踐行“體質條件”區(qū)委辦公室的特殊地位,要求辦公室人員必須牢固樹立“窗口”意識。為此,東昌府區(qū)委辦公室把“打造一流團隊、錘煉一流作風、樹立一流形象”作為根本目標,在加強政治業(yè)務素質建設的基礎上,明確要求:凡是在省里有排序的工作,必須爭先進;凡是在市委辦公室有評比的工作,必須爭第一;凡是在區(qū)里有考核的工作,必須當表率。為了實現這個目標,東昌府區(qū)委辦公室把“忠誠、責任、嚴謹、進取、奉獻”這“十字方針”作為核心價值觀,圍繞“十字方針”,努力做到三點:一是政治上忠誠堅定。始終堅持黨的理想信念,自覺維護區(qū)委的權威,把區(qū)委的每一項部署落到實處,確保政務暢通。在任何地方、任何時候說正直話、做正直人、辦正直事,積極倡導正直、嚴謹、忠誠的機關風氣。二是思想上樂于奉獻。辦公室工作頭緒多、任務重,必須通過辛勤工作,實現知識能力的積累,體現自身價值。對那些長期兢兢業(yè)業(yè)、扎實工作的同志提拔重用,決不讓干活的人吃虧,在辦公室內部營造“人人勤奮工作,人人樂于奉獻”的濃厚氛圍。三是工作上勤奮細致。勤奮是辦公室履行職責的基礎,細致是辦公室搞好服務的前提。從事黨委辦公室工作應做一個勤奮之人、勤勞之人、勤苦之人,在工作中礪煉出一種嚴謹細致的工作作風,做到嚴而又嚴、細而又細。注重打造“精品”。辦公室工作是“一丑遮百俊”的工作,每一項工作、每一個細節(jié)力求盡善盡美、追求卓越。牢固樹立“100-1=0”的意識,對辦公室任何一項工作都需要精益求精,做到萬無一失,不出任何紕漏,為領導提供優(yōu)質精細化服務。近幾年,區(qū)委辦公室各項工作取得了優(yōu)異成績,保密、政研、機要工作受到省級表彰,督察、信息、綜合文字等工作連年在全市黨委辦公室系統(tǒng)綜合評比中位列第。堅持制度化管理,實現隊伍管理的規(guī)范化制度建設和工作機制建設,具有根本性、全局性和長期性,是做好黨委辦公室工作的重要保證。抓好了工作制度和工作機制這兩個關鍵,就是抓住了辦公室工作的“牛鼻子”。東昌府區(qū)委辦公室十分重視制度和機制建設,在健全工作制度上,今年以來,按照“精而管用”的原則,根據區(qū)委辦公室的工作性質特點,圍繞區(qū)委辦公室的工作規(guī)則、行為規(guī)范、崗位職責、規(guī)章制度、工作流程五個方面,建立了一套涵蓋全面、科學合理的工作制度,組織編印了《東昌府區(qū)委辦公室工作規(guī)范》一書,辦公室人員人手一冊,使辦公室在服務方面實現了高效、優(yōu)質、規(guī)范化。在制度研究和制定過程中,堅持把辦公室每項工作作為“一條生產線”,圍繞“做什么、誰來做、怎么做、做的效果如何”制定工作規(guī)范,把每項工作分解為一個個相互銜接的環(huán)節(jié),環(huán)環(huán)緊扣、級級把關、層層負責、人人到位。具體到每個工作崗位,對任務的數量標準、質量標準、時效標準等用制度來規(guī)范,變無序為有序。從政務服務到事務管理,從外部協調到內部運轉,從業(yè)務工作到隊伍建設等,明確規(guī)定了崗位職責和工作流程,使辦公室工作大到文件起草,小到電話接聽都做到科學合理,嚴謹規(guī)范,有章可循,有據可依。在完善工作機制上,首先,建立了工作“點評”制度。對每一次的重要文稿起草、重要工作部署、重要領導活動安排,都提前擬定思路,規(guī)范操作,注重實效。在結束后,由分管主任牽頭,以科室為單位,都要召開一次“點評”會議,對哪些是應該把握的重點,哪些是注意的問題,逐一進行“剖析”,通過領導“點”和大家“評”,總結經驗,彌補不足,相互交流,相互學習,共同提高。其次,突出政務服務這個中心,加強政務服務科室建設,使之成為力量強、業(yè)務精、作風硬的戰(zhàn)斗集體。今年以來,區(qū)委辦公室通過個人自愿、先內后外、擇優(yōu)錄用的方式,選調兩名優(yōu)秀同志從事綜合文字材料工作,提高干部職工的綜合文字能力。充分發(fā)揮信訪工作崗位的“大學校”作用,推行年輕干部到信訪局輪崗鍛煉制度,每期3名年輕干部、每批次時間為3個月。同時,采取科室輪崗鍛煉的方式,加大辦公室系統(tǒng)內部人員交流,使年輕干部的應對復雜局面和綜合協調能力有了很大提高。規(guī)范公務行為,確保公務服務規(guī)范化辦文、辦會、辦事是辦公室的主要職責,也是經常性工作,必須高標準、嚴要求,不斷提高辦理質量和效率。東昌府區(qū)委辦公室辦文要求高質量,力求“零缺陷”。公文起草要求吃透上情,了解下情,全面正確理解領導意圖,善于把上級政策與我區(qū)實際緊密結合起來,努力在準確性、針對性、指導性和操作性上下功夫,做到觀點準確、邏輯嚴密、語言簡潔、格式規(guī)范。公文處理要求程序規(guī)范、運轉快捷、反饋及時,確保高效、順暢、無誤。在此基礎上,區(qū)委辦公室成立了公文辦理科,對所有以區(qū)委或區(qū)委辦下發(fā)的文件實行一個口子進出,從審核、簽發(fā)、校對、分發(fā)等方面實行專人跟蹤辦理,確保公文辦理的規(guī)范化和科學化。東昌府區(qū)委辦公室辦會要求高標準,力求“零失誤”。會務活動是重要的政務服務。對區(qū)委召開的每一次會議,區(qū)委領導參加的每一個活動要求每一名工作人員潛心研究,精心安排,努力在會前布置、會中服務、會后落實上下功夫,確保每一次會議、每一項活動實現良好的效果。今年先后十余次組織了區(qū)委全委(擴大)會、全區(qū)經濟工作會、全市重點項目觀摩會及其他綜合性會議,沒有出現任何紕漏,得到市區(qū)領導的一致好評。東昌府區(qū)委辦公室辦事要求高效率,力求“零差錯”。辦事涵蓋多個方面,既有督察落實又有應急情況處置,既有信訪穩(wěn)定又有保密機要通訊以及領導交辦的各類事項等。這方面總的要求是按政策辦事,按規(guī)律辦事,按制度辦事,講究細節(jié),講究效率,講究效果,立說立行,立竿見影,全面提升工作效能。堅持發(fā)揮決定機關作用,處理好思想觀念,堅持把握正確的關系,做到常抓實際辦公室工作千頭萬緒、千變萬化,做好辦公室工作必須善于認識規(guī)律、把握規(guī)律,統(tǒng)籌兼顧,處理好以下幾個方面的關系。一是處理好“鞍前”與“馬后”的關系?！鞍扒啊笔侵赋胺?、主動服務;“馬后”是指跟進式服務、督導式服務。區(qū)委辦公室工作大部分是被動的,要變被動為主動,統(tǒng)籌兼顧,超前謀劃,做到有條不紊、忙而有序、高效運轉。對區(qū)委的中心工作、領導關心的重點,做到超前謀劃,及早準備,周有計劃、月有安排,避免臨時抱佛腳。牢牢掌握工作主動權,做到領導未聞有所知、領導未思有所謀、領導安排有所備,始終把握主動,贏占先機。為做好“鞍前”工作,東昌府區(qū)委辦公室注重調查研究,政研室每月召開一次由有關部門參加的調研工作協調會,確定調研課題,撰寫調研報告,為領導科學決策提供了第一手資料。同時,為全區(qū)經濟社會發(fā)展積極建言獻策,如提出“建設經濟文化強區(qū)”的奮斗目標被區(qū)委決策層采納。為做好“馬后”工作,東昌府區(qū)委辦公室進一步完善了大督察工作機制,創(chuàng)新督察理念和工作方式,加大對招商引資、重點項目建設等重點工作的督察,實行一月一調度,一月一通報,都取得了良好效果。二是處理好“兵”與“帥”的關系。辦公室不是決策機關,是為領導決策服務的部門,是領導的參謀助手。因此,無論寫文章或是辦事情,都必須學會“換位思考”,會站在領導的位置思考、謀劃,做到身在兵位、心為帥謀。辦公室人員雖不是領導者,但要有領導者的氣魄;雖不是決策者,但要有決策者的視野和心胸,做到在思想上和行動上始終與領導同頻共振。三是處理好大與小的關系。辦公室工作無小事。無論是寫一篇講話,報一條信息,還是搞一次督察,安排一次調研,都必須圍繞黨委中心、服務發(fā)展大局,站在全局的高度想問題、辦事情。四是處理好快與慢的關系。“當日事當日畢”是辦公室辦理重要事情的基本要求。安排布置工作注意把握規(guī)律、掌握節(jié)奏,做到快慢有序、張弛有度,該快則快,當慢則慢,力求每項工作都取得實效。堅持信息主導,提高總體認識,堅持理論武裝、協作溝通,不斷提高市場意識區(qū)委辦公室人員必須更加注重素質和能力的培養(yǎng),為區(qū)委“總攬全局、協調各方”提供堅強支撐。辦公室人員必須具有良好的品德修養(yǎng)。小勝靠智,大勝靠德。良好的品德修養(yǎng),是一個人的立身之本,是辦公室人員理應具備的基本素質。要對黨忠誠,牢固樹立宗旨意識;要堅持工作至上,做到無私奉獻;要勤奮敬業(yè),爭創(chuàng)一流業(yè)績;要正直正派,生活積極健康;要謙虛謹慎,待人低調寬容;要廉潔自律,模范遵守各項規(guī)章制度。概而言之就是堂堂正正做人,扎扎實實做事。近年來,區(qū)委辦公室加強了干部隊伍的思想政治教育,積極開展向該區(qū)涌現出的先進典型孔繁森、白云、徐本禹等同志學習的活動,比學習、比作風、比奉獻,進一步增強了宗旨意識,形成了風正、氣順、干勁足的良好局面。辦公室人員必須具有較高的政策理論水平。辦公室的工作性質要求必須把加強政策學習和理論學習作為一項長期性和基礎性的重要任務。樹立終身學習的理念,堅持日積月累,廣泛深入學習,積極打造學習型機關,建設學習型隊伍,堅持學用結合,學以致用,把學到的知識轉化成干好本職工作的能力,做到心勤、眼勤、手勤、腿勤,遇事能思、提筆能寫、開口能講、下手能干,人人都能獨擋一面。辦公室人員必須具有較強的組織能力。較強的組織能力是做好辦公室工作的重要保障。對每一個重要會議、每一次重要活動,認真籌劃,精心制定工作方案,提前做好各項準備。有效整合各類資源,科學安排,合理分工,優(yōu)質高效地做好各項工作。通過組織能力的培養(yǎng)和提高,使辦公室人人會組織會議,人人會安排活動,人人會搞好接待。辦公室人員必須具有一定的協調藝術。辦公室的人員應學會協調、善于協調,通過協調不僅能明確責任、落實任務,更加密切關系、增進了解、形成合力。在協調中應講求藝術,既要表明態(tài)度,又要注重表達語氣,創(chuàng)造和諧氛圍;既要注重目標任務,又要兼顧