如何讓公證工作更有效

如何讓公證工作更有效

黑龍江省齊齊哈爾市鶴城市局大樓位于1981年建成的齊齊哈爾市秘書處。在鶴城公證處30多年的歷史中,要說發(fā)展變化最大的階段還是近5年,特別是2011年,公證處被中國公證協(xié)會授予了全國優(yōu)秀公證處殊榮?，F(xiàn)在公證處有執(zhí)業(yè)公證員11名,人員平均年齡為35歲,本科以上學歷達到95%;年辦理公證近三萬件,業(yè)務收入近千萬元。可以說,鶴城公證處是全省公證行業(yè)的佼佼者了。究竟是什么使得公證處在短期內(nèi)得以飛速發(fā)展呢?鶴城公證處主任從五個方面進行了總結(jié):第一,抓隊伍建設,致力提高履職能力。一是以抓支部黨建為切入點,凝聚團隊力量。公證處積極發(fā)揮支部作用,首先以學習實踐科學發(fā)展觀和創(chuàng)先爭優(yōu)活動為載體,定期開展集中學習和主題實踐活動,先后組織了“讀經(jīng)典學做人”、清明祭掃烈士墓、“緊隨時代腳步彰顯公證風采”主題演講比賽、“迎七一唱紅歌”、職業(yè)道德和職業(yè)紀律競賽等活動,從理想、信念、宗旨等方面入手強化公證人員素質(zhì)。其次,注重選樹身邊的模范黨員和優(yōu)秀典型,先后開展了向敬業(yè)典型張照華、攻堅能手李志偉、愛心典型郭曉華和姜超等同志的學習活動,用榜樣的力量引領(lǐng)和帶動全員共同進步。同時,加大對選樹典型的宣傳力度,在大廳電子顯示屏和液晶電視上滾動播出“業(yè)務能手”、“紅旗窗口”、“黨員先鋒崗”、“優(yōu)秀內(nèi)勤”、“委屈獎”等科室和人員的事跡,不僅起到了較好的宣傳作用,也鼓舞和激勵了全處人員的工作熱情和干勁,使全處上下形成了創(chuàng)先爭優(yōu)的良好局面。再次,注重培養(yǎng)優(yōu)秀同志,積極向黨組織輸送新鮮血液,先后發(fā)展了多名同志入黨,并以此引導更多的優(yōu)秀青年積極上進。二是以強化業(yè)務學習為著力點,提升團隊業(yè)務能力。首先,公證處以支部委員、各科負責人等為師資力量,每周組織兩次業(yè)務培訓。與齊齊哈爾大學哲學法學院建立聯(lián)席制度,定期就工作中遇到的疑難法律問題進行研究和探討,在提升全處公證人員整體素質(zhì)的同時,也提高了工作效率和風險防范能力。其次,積極鼓勵支持員工走出去,學習先進經(jīng)驗和理念,先后選派近90人次考察學習,要求考察人員將考察學習收獲以講課的形式在全處進行匯報,實現(xiàn)學習成果共享,促進了公證處整體業(yè)務水平的提升。再次,堅持以考促學,先后組織了以《處內(nèi)工作制度匯編》和《公證員職業(yè)道德基本準則》等為內(nèi)容的閉卷考試,進一步增強了全處工作人員恪守職業(yè)道德和執(zhí)業(yè)紀律的自覺性;在一線業(yè)務人員中開展了打字速度和軟件操作等方面的業(yè)務測試,領(lǐng)導班子帶頭參加,進一步調(diào)動了全處爭先創(chuàng)優(yōu)的積極性。最后,鼓勵大家開展調(diào)查研究,先后有8名同志在《中國公證》、《黑龍江公證》、《黑龍江公證網(wǎng)》上刊載理論文章,在提升公證人員理論素養(yǎng)的同時,也從一個側(cè)面樹立了公證處的形象。三是以豐富文體活動為著眼點,加強文化建設。公證處為提高人員的綜合素質(zhì),進一步增進交流,加深友誼,組建了舞蹈、小合唱、羽毛球、游泳、攝影、書法等興趣活動小組,班子成員帶頭參與,定期開展活動。公證處聘請專業(yè)教師進行授課指導,幫助提高技藝水平。在近年各類文體賽事活動中,公證處人員都有良好表現(xiàn)。公證處還以此為媒介,加強同兄弟處的交流。2011年與哈爾濱動力公證處聯(lián)合舉辦了“公證之歌”法制文藝匯演,該匯演不僅得到了省司法廳、省公證協(xié)會的高度肯定,也成為黑龍江省公證文化建設的典型。第二,抓硬件建設,致力改善服務環(huán)境。鶴城公證處原辦公面積僅為340平米,遠遠不能滿足業(yè)務發(fā)展的需要。對此,市司法局積極幫助協(xié)調(diào)財政部門,通過資本運作的方式購置了集辦公、培訓、賓館于一體的4000平方米的綜合性辦公樓,建成了寬敞明亮的辦證大廳,實行一站式服務。全部更新了辦公電腦、影像設備,增添了彩色激光打印機、噴墨打印機、遺囑光盤打印機等設備。加強了工作的規(guī)范化,成立了訂卷室、制證室,添加了針式卷皮打印機和案卷自動打孔機等現(xiàn)代化設備?，F(xiàn)在全處實現(xiàn)了各業(yè)務科室一臺照相機,人手一臺電腦、一臺打印機和兩個移動存儲設備。硬件設施的改善,大大提高了工作效率。同時,公證處還注重改善服務設施,為了方便老年人和殘疾人到窗口辦理公證業(yè)務,每個業(yè)務窗口都配備了花鏡,準備了輪椅、藥物應急箱等輔助設施。在辦事大廳配備兩臺飲水機和舒適的桌椅,并準備了各種報刊。建立了齊齊哈爾市鶴城公證處網(wǎng)站,開設答疑解惑欄目,多種形式服務群眾。第三,抓軟件建設,致力規(guī)范內(nèi)部管理。一是完善各項規(guī)章制度。依照法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定,結(jié)合公證處實際出臺了五十八項規(guī)章制度,做到用制度管人、管事,先后調(diào)整了內(nèi)部機構(gòu)設置和獎金分配機制,明確了年度工作目標和任務,激發(fā)了公證人員的工作積極性和創(chuàng)造性。二是完善服務舉措。竭力為群眾提供便捷高效的公證服務,推出了“服務預約”、“綠色通道”和365天“無假日”工作制,降低查閱卷宗收費,得到了人民群眾的好評。三是提升辦證質(zhì)量。成立監(jiān)督檢查管理委員會,實行首席接待制度,堅持執(zhí)行疑難公證事項會議討論制度。對繼承、贈與、遺囑等公證事項,加大證明材料實質(zhì)審查力度,要求公證員做到事必躬親、嚴格把關(guān),從源頭和關(guān)鍵環(huán)節(jié)確保公證質(zhì)量。以“省評標準”為依據(jù),增加案卷檢查頻率,由過去半年檢查一次,改為現(xiàn)在每月檢查一次,并對檢查結(jié)果進行通報和公示,對發(fā)現(xiàn)的問題限期整改。四是落實服務承諾。在服務大廳將收費辦法、文明承諾事項、辦證流程以及公證人員信息等進行公示,對黨員還進行了特別標注。主動接受社會監(jiān)督,先后從社會上聘請多名監(jiān)督員,不定期地進行明察暗訪,虛心傾聽監(jiān)督員提出的意見和建議,并認真改進落實。四是注重人性化管理。在每位同志生日來臨時都會送上一份生日蛋糕。在三八節(jié)、建軍節(jié)來臨時,不忘對女同志和軍轉(zhuǎn)人員進行慰問。關(guān)心同志健康,每年都組織全處人員例行身體檢查。每年春節(jié),都對處內(nèi)家庭困難的同志進行補助,對退休和單位職工遺屬進行慰問。每年都組織全處人員進行野游,放松身心,勞逸結(jié)合。第四,抓文明創(chuàng)建,認真履行社會責任。在做好崗位業(yè)務的同時,公證處還積極推進文明創(chuàng)建工作,制定了文明科室(標兵)評比考核細則和評比辦法,每半年進行一次評比,與年終考核掛鉤,對文明科室和文明標兵給予獎勵,并以此為典型開展學習和宣傳活動。積極支持公益活動,先后組織公證人員近百人次深入到社區(qū)、企業(yè)進行義務法律宣傳,現(xiàn)場解答人民群眾和企業(yè)職工提出的各種法律問題,發(fā)放普法便民環(huán)保購物袋三千多個。真心關(guān)注和幫助弱勢群體。每年都組織公證人員深入到老年公寓,送去水果和生活用品,并就如何辦理遺囑、贈與、繼承事項進行宣講,受到了老人們的熱烈歡迎。與所駐社區(qū)十余戶社區(qū)困難家庭結(jié)成幫扶對子,在春節(jié)時送去了大米和豆油等生活用品。投資五萬元為所在小區(qū)鋪設步道磚,向社區(qū)辦公室贈送電腦及辦公用品。以黨支部為核心成立了“愛心捐助基金會”,先后幫助高位截癱人員、甲狀腺患兒、白血病患兒、貧困學子等11人,累計捐款、捐物7萬余元。公證處還把關(guān)注公益事業(yè)列入公證人員績效考核目標中,要求每個公證員每年要為弱勢群體或公益事業(yè)免費辦證五件以上,三年以來共為下崗職工、殘疾人、低保戶等弱勢群體免費辦證700多件,減免公證費達30余萬元?，F(xiàn)在助人為樂在公證處已蔚然成風,有35人在網(wǎng)上注冊,積極參與各項公益性志愿活動。第五,抓業(yè)務建設,服務鶴城經(jīng)濟社會發(fā)展。近年來,鶴城公證處始終把“關(guān)注民生、服務發(fā)展”作為工作的出發(fā)點和落腳點,認真服從和服務于市委、市政府中心工作,立足自身職能,完善服務舉措,服務經(jīng)濟發(fā)展。在參與解決企業(yè)拖欠工資工作中,共為企業(yè)職工工資辦理委托書、工資繼承公證1萬多件,補發(fā)6800多萬元,使企業(yè)職工第一時間領(lǐng)