如何高效管理電子郵件

一汽-大眾成都分公司“8+2”學(xué)習(xí)分享題目：如何高效管理電子郵件分享人：生產(chǎn)管理科黃雪川分享時間：90分鐘分享內(nèi)容序言第一步：減少電子郵件數(shù)量第二步：提高電子郵件質(zhì)量第三步：信息輔導(dǎo)時至今日，腦力勞動的效率仍然非常低，這是信息社會需要解決的難題。每個國家、每個行業(yè)、每家企業(yè)的競爭力都有賴于此。——彼得·德魯克“現(xiàn)代管理學(xué)之父”、“大師中的大師”序言我將同大家分享：減少郵件負(fù)荷的新鮮而有趣的辦法擺脫電子郵件的“轉(zhuǎn)輪”序言每天充滿了郵件、報(bào)告、會議需要處理PDA叫不停，剛開始還喜歡這種科技感，每天24小時在線，現(xiàn)在越來越討厭。在大量的郵件中存了真正需要的東西，但到后來卻怎么也找不到了，像蒸發(fā)了一樣。有時感覺就想一只倉鼠，在發(fā)送、轉(zhuǎn)發(fā)、接收、查找的轉(zhuǎn)輪上跑。處理越快越忙乎。那怎么辦？序言現(xiàn)狀簡單三部曲徹底擺脫電子郵件轉(zhuǎn)輪序言平均每天收到20封郵件發(fā)出10封左右也就是每天收發(fā)30封郵件全年工作251天，全年要處理的郵件達(dá)（封）：7530！平均封郵件處理時間3分鐘全年處理郵件時間達(dá)到（分鐘）：22590！全年處理郵件的天數(shù)約47天，每月工作21.75天每年有約2個月在處理郵件！讓我們來看一組數(shù)據(jù)除了呼吸處理email成了我們做得最多的事。序言Let’sgo!現(xiàn)在我們從整個信息管理的過程，而不是電子郵件本身來關(guān)注和討論問題。首先給自己制定一個簡單的目標(biāo)吧：處理郵件的時間縮短20%？在處理電子郵件上少花20%時間，能節(jié)約多少時間？每天收發(fā)的電子郵件數(shù)每年收發(fā)的電子郵件數(shù)花在電子郵件上的天數(shù)節(jié)省20%時間后省下的天數(shù)1025101632050203163075304794010040631350125507816序言序言小竅門激勵自己完成目標(biāo)，需要給自己簡單、足夠的動力。給我力量！目標(biāo)目標(biāo)類型1、每周給父母通30分鐘電話，聊聊天。個人2、每周花1個小時學(xué)習(xí)Excel函數(shù)。工作第一步：減少電子郵件數(shù)量一、減少電子郵件數(shù)量原則：“發(fā)得少收得的就少?！爆F(xiàn)實(shí)：收到5封email中就會有3封需要回復(fù)，同理，你發(fā)出的5封郵件中就會回來3封。（飛去來器效應(yīng)）推理：少發(fā)1封email，郵件數(shù)就會減少12%。問題：“我發(fā)出去的郵件大多數(shù)非常必要”現(xiàn)象：1、PDA2、回復(fù)所有人思考：自己在email混亂中扮演的什么角色？不需要給一個標(biāo)準(zhǔn)，但希望能給大家一個簡單的工具，讓大家更清楚地辨別哪些郵件應(yīng)該發(fā)，哪些郵件不應(yīng)該發(fā)。一、減少電子郵件數(shù)量1-2-3電子郵件數(shù)量工具1、必要？及時相關(guān)完整2、合適？合規(guī)職業(yè)化不得罪人3、目標(biāo)正確？回復(fù)所有人群發(fā)名單、抄送最佳渠道然后點(diǎn)擊發(fā)送首先詢問自己：僅供參考（FYI）的郵件瑣碎的感謝郵件多余的電子郵件不完整的電子郵件（PDA）包含可以搜索到的信息的郵件一、減少電子郵件數(shù)量1、必要？Q：忙碌的收件人是否需要這封email？A：給收信人工作中真正需要的，有針對性、有意義的信息。我郵件我們郵件不必要郵件2、合適？Q：這封email是否合規(guī)、職業(yè)化、不得罪人？審查、關(guān)鍵詞灰色地帶、證據(jù)職業(yè)化？失面子說者無意，聽者有心。一、減少電子郵件數(shù)量3、目標(biāo)正確？Q：我的信息是否通過最佳渠道發(fā)給了正確的接受人？回復(fù)所有人抄送群發(fā)電子郵件三劑“猛藥”一、減少電子郵件數(shù)量一、減少電子郵件數(shù)量“回復(fù)所有人”的副作用：要么沒功夫來參與你一廂情愿認(rèn)為大家愿意參加的討論，要么就膨脹成一個巨大的非同步的虛擬討論圈。解藥：偏方：NRN（NoReplyisNeeded）NTN（NoThanksNeeded）“抄送”和“群發(fā)”的副作用：誤抄送給無關(guān)的人員容易引起抱怨；過多的群發(fā)讓人感覺發(fā)信人緊張不安、效率底下；不利于打造職業(yè)化的個人形象。解藥：1、時代變了，“抄送”和“群發(fā)”必須有所收斂，只抄送給真正需要知道這條信息的人。2、根據(jù)不同的目的制定不同的群發(fā)通訊組，并保持其最新狀態(tài)。3、不要只依靠電子郵件，必要時組織實(shí)時討論吧（電話、視頻、會議）。4、不要忘記及時信息工具（InstantMessaging，IM），進(jìn)行更有效率的及時討論。一、減少電子郵件數(shù)量小結(jié)：現(xiàn)在這個年代，通信交流的手段太多，我們應(yīng)當(dāng)經(jīng)常問一問自己：“我的信息用這種渠道發(fā)送是最好的嗎？”下面大家一起來看兩封郵件對比哪一封你看起來感覺要好些？二、提高電子郵件質(zhì)量OK，看了剛才的兩封郵件，下面我們來看看怎么提高電子郵件質(zhì)量吧。同樣很簡單的工具：二、提高電子郵件質(zhì)量A-B-C電子郵質(zhì)量工具加強(qiáng)抬頭雕塑主體寄送：行動實(shí)施者抄送：相關(guān)者題目：●使用“行動”“信息”“要求”“確認(rèn)”等分類

●使用描述性的題目結(jié)尾附件：

●清楚簡明的附件使用簡潔熱情的問候語ActionSummary—行動簡述●簡單地列明需要采取的具體行動、關(guān)鍵