檔案管理方案

6月二0一六年6月二0一六年檔案管理流程及方案目錄一、檔案管理制度二、檔案管理流程.人員管理.檔案及倉庫管理方式三、檔案安全保密與借閱查閱.檔案借閱記錄表格式.外來人員借閱查閱管理方案.安全隱患解決方法檔案保密方法四、歸檔職責(zé)五、附件一、檔案管理制度我司在檔案管理上首先會做到對檔案的安全保管，定時檢查有無缺本缺項目，主動發(fā)明妥善的管理方案，做到防盜，防火，防潮，防塵，防丟失機(jī)密，經(jīng)常保持庫房通風(fēng)。分派好有關(guān)工作人員對于檔案的整頓和保密工作，做到檔案文獻(xiàn)不外借，不自作主張，擬定因公需要閱讀檔案時，均在檔案室按照有關(guān)的位置有關(guān)規(guī)定借閱。對于檔案室的規(guī)定，嚴(yán)格恪守檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁寄存易燃易爆物品，嚴(yán)禁使用電器，嚴(yán)格規(guī)定檔案管理工作人員的個人習(xí)慣，做到絕不損害和泄密任何一本檔案文獻(xiàn)。為提高工作效率，簡化工作流程，使其檔案管理規(guī)范化，簡便化。特作出下列規(guī)范規(guī)定。接到收取文獻(xiàn)告知，問清文獻(xiàn)寄存位置。達(dá)成指定地點，整頓檔案文獻(xiàn)，核對文獻(xiàn)項目名稱，招標(biāo)編號，招標(biāo)文獻(xiàn)數(shù)量及投標(biāo)文獻(xiàn)數(shù)量狀況。登記檔案文獻(xiàn)收取表，與交接人核對文獻(xiàn)項目基本狀況并簽字。取回檔案文獻(xiàn)寄存與待整頓區(qū)域。檔案管理人員將整頓好的檔案文獻(xiàn)登記到電子統(tǒng)計檔案文獻(xiàn)表內(nèi)。對統(tǒng)計好的檔案文獻(xiàn)進(jìn)行裝盒打包，同時編輯好相對應(yīng)檔案編碼，再其對應(yīng)的裝盒外進(jìn)行標(biāo)注。將整頓編輯打包好的檔案寄存與檔案室內(nèi)，根據(jù)其不同的招標(biāo)文獻(xiàn)類型寄存于對應(yīng)的檔案架內(nèi)。根據(jù)檔案寄存位置，填寫到電子統(tǒng)計檔案文獻(xiàn)表內(nèi)。檔案領(lǐng)取時根據(jù)電子統(tǒng)計檔案文獻(xiàn)表查找到檔案存儲位置，及時對領(lǐng)取后的檔案文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，并登記檔案領(lǐng)取文獻(xiàn)表。每月月末對其本月內(nèi)所存取檔案統(tǒng)計進(jìn)行統(tǒng)計，核對檔案電子統(tǒng)計信息與實際檔案存儲信息狀況。做到統(tǒng)計信息與存儲信息完全一致。二、檔案管理流程人員管理：闡明：部門副總重要職責(zé)安排檔案管理員有關(guān)工作任務(wù)，檔案管理員進(jìn)行發(fā)派并且安排工作人員進(jìn)行工作，并且每月月底巡崗位一次，重要檢查工作人員有無錯誤操作及工作進(jìn)度。電子檔案錄入員重要負(fù)責(zé)檔案的分類及錄入電腦，每套檔案以一正兩副的模式分出，拿出來的文獻(xiàn)做廢棄解決，并且將剩余的文獻(xiàn)按照規(guī)定錄入到電腦里。打包員重要負(fù)責(zé)錄入電子檔案之后的文獻(xiàn)打包打捆工作。檔案及倉庫管理方式：1.檔案管理方式制作檔案標(biāo)簽：寫明項目、編號、申請人、時間、貨位（如圖一）檔案包裝：根據(jù)檔案只留一正兩副，按照同一項目同一編號用打包機(jī)橫向兩捆打包，外包裝用硬紙殼封?。ㄈ鐖D二）項目名稱：XXXXXXXXXXXXX項目招標(biāo)編號：0686XXXXXXXXXX申請人:XXXXX公司XXXXX公司貨位：XXXX時間：20XX年XX月-圖一-項目名稱項目名稱：編號：申請人：貨位：時間:-圖二-包裝紙殼樣圖2.流程對于檔案文獻(xiàn)分項目進(jìn)行管理擺放，將各個貨架分檔案各個項目的擺放地點，投標(biāo)文獻(xiàn)只留一正兩副招標(biāo)文獻(xiàn)全留，實施對檔案入庫出庫管理。入庫：1.檔案文獻(xiàn)按投標(biāo)文獻(xiàn)只留一正兩副進(jìn)行保存，正本保存年限，副本保存年限3年2.檔案按照項目完畢進(jìn)度劃分已經(jīng)完畢項目和未完畢項目，已經(jīng)完畢項目錄入電子檔案后打包，按照次序碼放貨架，未完畢項目臨時放在地上，待結(jié)束后上架。3.新檔案入庫的時候檔案管理員進(jìn)行分類登記。出庫：1.檔案出庫必須填寫《檔案出庫、銷毀審批單》，并經(jīng)副總經(jīng)理簽字，檔案管理員對出庫文獻(xiàn)進(jìn)行登記。2.檔案銷毀必須填寫《檔案出庫、銷毀審批單》，并經(jīng)副總經(jīng)理簽字，檔案管理員對銷毀檔案進(jìn)行登記3.文獻(xiàn)管理流程圖放檔案室外，待賣出或銷毀放檔案室外，待賣出或銷毀廢書借出、償還廢書借出、償還外來人員查閱檔案需出具單位證明，填寫借閱記錄表需要查閱檔案者，應(yīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意外來人員查閱檔案需出具單位證明，填寫借閱記錄表需要查閱檔案者，應(yīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意償還時檔案員認(rèn)真檢查文獻(xiàn)的完整與整潔狀況償還時檔案員認(rèn)真檢查文獻(xiàn)的完整與整潔狀況統(tǒng)計初稿接聽接聽業(yè)務(wù)處電話時間：XX月X日X時檔案規(guī)定寄存位置：XXX庫房檔案規(guī)定篩選數(shù)目：X正X副項目項目分類擺放：X項目→X貨架檔案整頓完畢規(guī)定時間：X月X日-圖三-倉庫管理方式：1.倉庫狀況介紹公司檔案倉庫位于北京國際貿(mào)易公司地下室（國貿(mào)二處）和燕郊武窯大庫，大概面積約15平方米，大庫面積約35平方米。地下室設(shè)8個寄存架，編號為A-F，架高為300CM,寬為200CM2.寄存架管理地下室寄存架一共6個，分別標(biāo)于A-F架，高300CM，寬200CM，每層貨架可放2排5列（如圖四所示），一種貨架分為5層，平均每層按次序擺放文獻(xiàn)不超出20套。 3.廢棄或賣出文獻(xiàn)全部投標(biāo)文獻(xiàn)在分出一正兩副之后其它挑出的文獻(xiàn)按碼放次序分別放在地下室走廊過道旁邊。4.倉庫地理狀況（如圖五）A架檔案檔案檔案檔A架檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案檔案-圖四-地庫門檔案庫地庫門檔案庫檔案庫國貿(mào)二處檔案庫-圖五-三、檔案安全保密與借閱查閱.檔案借閱記錄表格式借閱人日期檔案號檔案名方式復(fù)印份數(shù)借閱部門負(fù)責(zé)人簽字償還日期備注借閱查閱.外來人員借閱查閱管理方案1.凡查閱檔案者，普通狀況不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，如需要借出，必須有領(lǐng)導(dǎo)同意，查閱者必須按照規(guī)定查閱，與查閱無關(guān)的材料不得隨意翻閱摘抄2.查閱黨組，局長辦公會議統(tǒng)計，紀(jì)檢工作有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時，需經(jīng)上級同意，查閱普通檔案資料時，檔案管理員需做有關(guān)登記，經(jīng)同意后方可查閱3.外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，注明查閱人姓名，政治面貌，資歷以及查閱內(nèi)容范疇4.借出的檔案文獻(xiàn)不得超出七天，如延期使用，需辦理延期有關(guān)手續(xù)5.借出或還回文獻(xiàn)，必須嚴(yán)格推行登記，注銷和檢查手續(xù)，當(dāng)面點清，如發(fā)現(xiàn)差錯，及時追究責(zé)任，并采用補(bǔ)救方法.安全隱患解決方法檔案庫房對于每個公司公司而言，是個保存文檔的重要基地，非工作人員不準(zhǔn)入內(nèi)，檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，喧嘩，動用電器及火有關(guān)的物品，嚴(yán)禁帶入危險品入內(nèi)。在工作人員上下班做到經(jīng)常檢查，嚴(yán)禁檔案丟失或安全隱患事故發(fā)生。庫房保持清潔衛(wèi)生，有防火，防盜，防蟲，防潮，防塵及防污染設(shè)施。檔案保密方法如公司職工出現(xiàn)泄漏檔案文獻(xiàn)機(jī)密的狀況，應(yīng)先擬定泄漏的檔案信息和數(shù)量，根據(jù)損程度追究責(zé)任貫徹到個人，情節(jié)嚴(yán)重者公司將予以開除處分，并移交司法部門追求其法律責(zé)任。如檔案丟失或泄密，第一時間向上級有關(guān)部門反饋現(xiàn)狀，報清丟失數(shù)量，丟失項目。四、歸檔職責(zé)一、檔案資料應(yīng)為招投標(biāo)過程中的全部文獻(xiàn)，必須全方面、完整。二、檔案資料重要涉及歸檔資料文獻(xiàn)（委托代理合同、項目立項審批文獻(xiàn)、審批確認(rèn)文獻(xiàn)、公示公示文獻(xiàn)、評審/評標(biāo)、有關(guān)闡明文獻(xiàn)）、資格預(yù)審文獻(xiàn)、資格預(yù)審申請文獻(xiàn)、招標(biāo)文獻(xiàn)、標(biāo)底/招標(biāo)控制價文獻(xiàn)、投標(biāo)文獻(xiàn)、合同文獻(xiàn)以及有關(guān)電子版。三、檔案資料的份數(shù)及具體規(guī)定參考附件1執(zhí)行。四、招標(biāo)資料文獻(xiàn)應(yīng)分工程、分標(biāo)段分別成冊裝訂，且每部分間應(yīng)用隔頁紙分隔，冊封上標(biāo)明工程項目全稱。五、電子版應(yīng)分標(biāo)段獨立包封，冊封上標(biāo)明工程項目全稱、投標(biāo)人名稱、電子版份數(shù)。六、檔案資料文獻(xiàn)的內(nèi)容及次序應(yīng)參考附件2規(guī)定編制。當(dāng)附件2內(nèi)容不全時，應(yīng)根據(jù)具體狀況合理增加。七、檔案資料文獻(xiàn)的第一部分“招標(biāo)工作成果報告”應(yīng)按照附件3的規(guī)定編寫。八、如果檔案資料文獻(xiàn)中某文獻(xiàn)的原件由政府部門留存，請用復(fù)印件補(bǔ)齊。九、如果某文獻(xiàn)含有幾份原件時，僅裝訂一份，其它以單件形式存檔。十、移交招標(biāo)人或?qū)徲媶挝换蚱渌椖繂挝坏臋n案資料，交接手續(xù)應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)，交接單一式二份。文獻(xiàn)資料移交清單格式詳見附件4。十一、本方法自下發(fā)之日起執(zhí)行。十二、本方法由北京國際貿(mào)易公司第七業(yè)務(wù)處負(fù)責(zé)解釋。十三、如本方法中附件內(nèi)容的規(guī)定與招標(biāo)人針對檔案資料的規(guī)定有沖突時，以招標(biāo)人的規(guī)定為準(zhǔn)。十四、其它未盡事宜，按照北京國際貿(mào)易公司有關(guān)附件1檔案資料具體規(guī)定明細(xì)表序號文獻(xiàn)名稱辦公室留存地庫留存東郊倉庫留存招標(biāo)人留存一歸檔文獻(xiàn)1歸檔資料文獻(xiàn)正本一份副本一份2資格預(yù)審文獻(xiàn)一份一份3資格預(yù)審申請文獻(xiàn)（入圍）正本一份副本一份其它文獻(xiàn)副本一份4資格預(yù)審申請文獻(xiàn)（未入圍）正本一份其它文獻(xiàn)副本一份5招標(biāo)文獻(xiàn)一份一份6標(biāo)底/招標(biāo)控制價一份一份7投標(biāo)文獻(xiàn)（中標(biāo)人）正本一份副本一份其它文獻(xiàn)副本一份8投標(biāo)文獻(xiàn)（未中標(biāo)人）正本一份其它文獻(xiàn)副本一份9合同文獻(xiàn)副本一份正本一份二電子版1資格預(yù)審文獻(xiàn)光盤或U盤一份光盤或U盤一份2招標(biāo)文獻(xiàn)3標(biāo)底文獻(xiàn)4投標(biāo)文獻(xiàn)（中標(biāo)人）5投標(biāo)文獻(xiàn)（未中標(biāo)人）6合同文獻(xiàn)

附件2歸檔資料文獻(xiàn)目錄第一部分 招標(biāo)工作成果報告招標(biāo)工作成果報告第二部分 招標(biāo)公示階段項目建議書批復(fù)項目立項批文規(guī)劃許可證其它項目批文招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等咨詢合同授權(quán)委托書工程建設(shè)項目報建表招標(biāo)方式記錄表招標(biāo)人委托招標(biāo)記錄表招標(biāo)公示公布單邀請招標(biāo)記錄表投標(biāo)邀請書招標(biāo)公示在有關(guān)媒介上的公布資料投標(biāo)人報名表招標(biāo)方式備案受理同意單第三部分 資審階段資格預(yù)審文獻(xiàn)備案表資格預(yù)審文獻(xiàn)受理同意單資格預(yù)審文獻(xiàn)（單冊裝訂本）資格預(yù)審文獻(xiàn)領(lǐng)取簽到表資格預(yù)審補(bǔ)充文獻(xiàn)（單冊裝訂本）投標(biāo)申請人確認(rèn)函資格預(yù)審申請書遞交簽收表資格預(yù)審文獻(xiàn)遞交簽收憑證招標(biāo)人擬派評審代表申請書招標(biāo)人擬派資格預(yù)審評審代表資格條件記錄表資格預(yù)審評審專家抽取申請表資格預(yù)審評審專家抽取告知單工程評標(biāo)專家名單評審專家簽到表評審專家聲明書評審專家初次會議紀(jì)要資格預(yù)審評審表資格預(yù)審成果記錄表資格預(yù)審狀況書面報告投標(biāo)候選人排序表評審專家末次會議紀(jì)要第四部分 招標(biāo)階段招標(biāo)文獻(xiàn)備案表招標(biāo)文獻(xiàn)（單冊裝訂本）投標(biāo)邀請函招標(biāo)文獻(xiàn)領(lǐng)取記錄表現(xiàn)場考察簽到表交底會簽到表答疑會簽到表招標(biāo)補(bǔ)充文獻(xiàn)（單冊裝訂本）招標(biāo)文獻(xiàn)補(bǔ)遺書領(lǐng)取記錄表招標(biāo)文獻(xiàn)備案受理同意單第五部分 開標(biāo)階段開標(biāo)會簽到表法人授權(quán)委托書投標(biāo)文獻(xiàn)報送簽收一覽表投標(biāo)文獻(xiàn)復(fù)核一覽表開標(biāo)統(tǒng)計標(biāo)底備案表標(biāo)底（單冊裝訂本）第六部分 評標(biāo)、定標(biāo)階段招標(biāo)人擬派評標(biāo)代表申請書招標(biāo)人擬派評標(biāo)代表資格條件記錄表北京市建設(shè)工程評標(biāo)專家抽取