高效會(huì)議主持技巧

高效會(huì)議主持技巧HLP徐啟中2004/11/16零.關(guān)于會(huì)議……FunnyMeeting/MeetingFunny!!

好多會(huì)每周開周會(huì)，每月有月會(huì)，隨時(shí)檢討會(huì)，年底是年會(huì)。開會(huì)、開會(huì)，不開怎么會(huì)，本來就不會(huì)，開了就變會(huì)。有事要開會(huì)，沒事也開會(huì)，好事大家分，出事大家推。上班沒干啥，一直忙開會(huì)，大會(huì)接小會(huì)，精神快崩潰。大小事不干，通通作外推，問我啥本領(lǐng)，專長是開會(huì)。上午有早會(huì)，下午有午會(huì)，下班不能走，還有個(gè)晚會(huì)。赴會(huì)要實(shí)時(shí)，小心選座位，最好靠邊邊，以免遭口水。雖然在開會(huì)，誰也不里誰，有人忙協(xié)調(diào)，有人無所謂。主席一上臺(tái)，自稱大掌柜，扯東又拉西，全憑一張嘴。內(nèi)容沒準(zhǔn)備，聽來活受罪，差了十萬八，大家還說對(duì)。關(guān)于會(huì)議…根據(jù)AMA(AmericanManagementAssociation)美國管理

協(xié)會(huì)于2003年對(duì)20余個(gè)開發(fā)國家,超過12,000名主管所進(jìn)行

的一項(xiàng)研究報(bào)告指出:各企業(yè)主管平均每周花在會(huì)議時(shí)間,至少占了1/4的總滯留公司時(shí)間公司規(guī)模愈大,愈高階,上述時(shí)間比率愈高不到1/10的主管認(rèn)為過去所進(jìn)行的會(huì)議是有效率的不到1/10的主管認(rèn)為這現(xiàn)象,不需要重視初步推估平均每天全球約有八千萬個(gè)會(huì)議召開一家擁有500位職員以上的企業(yè),平均每月花在會(huì)議上的「人力本錢」

【不含用品費(fèi)、水電費(fèi)、耗損費(fèi)等附加開支,約15萬美元(120萬人民幣)】PS:會(huì)議本錢計(jì)算公式:會(huì)議本錢＝2ABT+CA:與會(huì)成員平均之“每小時(shí)平均工資〞【通常為全公司員工平均工資(實(shí)薪)】的3倍B:參與會(huì)議之人數(shù)T:開會(huì)經(jīng)歷的時(shí)間2:由于會(huì)議引起經(jīng)常性管理/業(yè)務(wù)工作停頓而產(chǎn)生損失C:會(huì)議實(shí)際費(fèi)用＝交通費(fèi)、場地本錢、用品耗損、水電等附加開支試算您部門可能發(fā)生之“周〞會(huì)議本錢:關(guān)于會(huì)議(續(xù))會(huì)議的本錢平均而言，組織花費(fèi)：全年薪資費(fèi)用的7-15%在會(huì)議上中級(jí)主管花費(fèi)35%的時(shí)間在會(huì)議上高級(jí)主管花費(fèi)60%的時(shí)間在會(huì)議上根據(jù)美國史丹大學(xué)Dr.J.R.Kelly所領(lǐng)導(dǎo)的組織行為研究團(tuán)隊(duì),

調(diào)查指出:正常營運(yùn)公司之員工48.5%的時(shí)間花在進(jìn)行會(huì)議正常營運(yùn)公司之員工97.6%的時(shí)間花在執(zhí)行會(huì)議的決議86.9%的員工覺得會(huì)議流程還有5%以上的精進(jìn)空間74.3%的員工覺得會(huì)議引導(dǎo)能力的強(qiáng)化是刻不容緩的83.6%的會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者覺得會(huì)議參與者的會(huì)議修養(yǎng)&認(rèn)知急需加強(qiáng)88.1%的員工認(rèn)為開會(huì)(參與會(huì)議)是件苦差事會(huì)議占據(jù)之時(shí)間,正比于職位的等級(jí)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)能力的上下,正比于升遷機(jī)率的上下您認(rèn)為呢?關(guān)于會(huì)議(續(xù))壹.新世紀(jì)會(huì)議新認(rèn)知二.會(huì)議的新時(shí)代精義三.會(huì)議的功能與目的一種動(dòng)態(tài)過程一種為了到達(dá)〝特定目的〞而進(jìn)行的動(dòng)態(tài)過程一種為了〝節(jié)省時(shí)間〞、〝提升效率〞以達(dá)〝特定目的〞的動(dòng)態(tài)過程新世紀(jì)“會(huì)議〞的精義二.會(huì)議的定義狹義:三個(gè)人在一起,進(jìn)行15分鐘以上的聚會(huì)!!為了通知為了跨部門協(xié)調(diào)為了收集意見為了訂定目標(biāo)為了因應(yīng)緊急狀況為了解決問題為了方案或作策略為了作決定為了得到承諾為了獲得結(jié)果三.會(huì)議的功能及目的1.一般性功能&目的2.策略(附加)性功能&目的為了人才培育為了測試共識(shí)為了試煉領(lǐng)導(dǎo)能力為了了解組織脈動(dòng)為了突破組織慣性為了革除專家愚昧為了鏟除團(tuán)體思考為了排除執(zhí)行停滯

綜合結(jié)論:以〝節(jié)省時(shí)間〞、〝提升效率〞為宗旨〞的動(dòng)態(tài)過程來達(dá)成:一.一般性目的二.特殊性目的三.策略性目的貳.成功會(huì)議的關(guān)鍵與帶著一.成功會(huì)議的定義二.會(huì)議成功的關(guān)鍵與操作重點(diǎn)一.成功會(huì)議的定義:在設(shè)定的會(huì)議時(shí)間內(nèi),完成會(huì)議的程序,并達(dá)成預(yù)設(shè)的會(huì)議目的!二.成功會(huì)議之關(guān)鍵與操作重點(diǎn)1.會(huì)議目標(biāo)設(shè)定之原那么之一:SMARTSS:Specific:具體化M:Measurable:可測量MA:Attainable:可達(dá)成AR:Related:相關(guān)聯(lián)RT:TimeFrame:時(shí)間性T會(huì)議目標(biāo)范例比較:☆制程質(zhì)量改善VS.★2005第1Q開始前良率提升至97%二.成功會(huì)議之關(guān)鍵與操作重點(diǎn)1-1.會(huì)議目標(biāo)設(shè)定之原那么之二:PROBEPP:Practical:與現(xiàn)況相近的R:Refiniable:可修正的RO:Oriented:具引導(dǎo)性的OB:Big:值得會(huì)&議的BE:Exciting:能引起意愿的E會(huì)議目標(biāo)范例比較:☆2005年CostDown務(wù)必達(dá)成50%VS.★第4Q突破目標(biāo)15%與NO.1部門績效獎(jiǎng)金奪取★KEY:提前提供具體檢核窗體數(shù)據(jù)&進(jìn)行差異管理流程&引導(dǎo)突破再行動(dòng)意愿與承諾宣達(dá)會(huì)議此類會(huì)議的目的是主要在重大的決策、或告知相關(guān)的人員，由于沒有文書轉(zhuǎn)達(dá)的誤解，并能立即解答疑問。檢討會(huì)議此類會(huì)議的目的在控制各部門工作進(jìn)度與質(zhì)量，同時(shí)也讓與會(huì)人員

了解其它單位的現(xiàn)況。二.成功會(huì)議之關(guān)鍵與操作重點(diǎn)2.會(huì)議種類的選擇方向與執(zhí)行要點(diǎn)★KEY:預(yù)先宣達(dá)會(huì)后之后續(xù)動(dòng)作目的&預(yù)判/設(shè)計(jì)可能的Q&A&對(duì)焦認(rèn)知與共識(shí)★KEY:評(píng)估/確認(rèn)協(xié)調(diào)屬性(TaskorPeople)&規(guī)劃/邀約協(xié)調(diào)關(guān)鍵助力人士與會(huì)﹑協(xié)調(diào)會(huì)議此類會(huì)議主要因?yàn)椴块T間利害發(fā)生沖突，或者需要眾多單位配合實(shí)施，所以召開會(huì)議。解決問題會(huì)議此類會(huì)議的目的在集思廣益，共商可行的方法。收集意見會(huì)議此類會(huì)議的目的在獲得與會(huì)者的意見?！颣EY:提前列舉/提供FOCAL-POINT&運(yùn)用Pb.&S.工具&發(fā)生發(fā)現(xiàn)覺察問題一并解決★KEY:提前提供意見方向&要點(diǎn)&責(zé)任分派&規(guī)劃并告知原委﹑程序與可能之后續(xù)方案二.成功會(huì)議之關(guān)鍵與操作重點(diǎn)2.會(huì)議種類的選擇方向與執(zhí)行要點(diǎn)(續(xù))二.成功會(huì)議之關(guān)鍵與操作重點(diǎn)3.效益式會(huì)議流程模組I.目標(biāo)導(dǎo)向式會(huì)前會(huì)議規(guī)劃，任務(wù)分派與通知V.結(jié)論/決議/行動(dòng)方案產(chǎn)出/執(zhí)行約定III.策略性/鼓勵(lì)性議程進(jìn)行II.會(huì)議開始-背景/目標(biāo)/程序說明與(boundary)約定IV.各項(xiàng)主議程進(jìn)行-主席引導(dǎo)/發(fā)問/(施放靈感謝發(fā)素)-與會(huì)者發(fā)言/議論VII.會(huì)后會(huì)/執(zhí)行追蹤VI.臨時(shí)動(dòng)議/〔議論結(jié)論/決議/行動(dòng)方案產(chǎn)出/執(zhí)行約定〕/散會(huì)宣布欠缺目標(biāo)目標(biāo)不明確欠缺議程與會(huì)人選不當(dāng)、與會(huì)者太多、與會(huì)者太少會(huì)議時(shí)間不當(dāng)開會(huì)之通知時(shí)間不當(dāng)開會(huì)通知之內(nèi)容欠周詳會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)4.1會(huì)議前部分二.成功會(huì)議之關(guān)鍵與操作重點(diǎn)4.影響會(huì)議效益之負(fù)面因素會(huì)議場地設(shè)備欠佳與會(huì)者無備而來未定明會(huì)議之終止時(shí)間以及每一個(gè)議案之時(shí)間分配會(huì)議不準(zhǔn)時(shí)開始會(huì)議本已太多,致使與會(huì)者一聽說要開會(huì),無不感覺

不勝其煩向來太少開會(huì),致使每次開會(huì)之議案過多4.1會(huì)議前部分(續(xù)):二.成功會(huì)議之關(guān)鍵與操作重點(diǎn)4.影響會(huì)議效益之負(fù)面因素從事交誼活動(dòng)外界之干擾與會(huì)者離題主席離題讓沒有必要留在會(huì)場之與會(huì)者留在現(xiàn)場數(shù)據(jù)不充足，卻貿(mào)然下決策少數(shù)人壟斷會(huì)議4.2會(huì)議中部分:二.成功會(huì)議之關(guān)鍵與操作重點(diǎn)4.影響會(huì)議效益之負(fù)面因素與會(huì)者之間交頭接耳與會(huì)者不說明真正感受或意見與會(huì)者之間爭論與會(huì)者與主席爭論視聽器材發(fā)生故障與會(huì)者欠缺熱心會(huì)議超出預(yù)定時(shí)間主席未能歸結(jié)會(huì)議之成果4.2會(huì)議中部分(續(xù)):二.成功會(huì)議之關(guān)鍵與操作重點(diǎn)4.影響會(huì)議效益之負(fù)面因素欠缺會(huì)議記錄不對(duì)決議事項(xiàng)進(jìn)行追蹤不對(duì)會(huì)議之成敗進(jìn)行檢討不解散已達(dá)成任務(wù)之委員會(huì)或工作小組與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿4.3會(huì)議后部分:二.成功會(huì)議之關(guān)鍵與操作重點(diǎn)4.影響會(huì)議效益之負(fù)面因素參.成功會(huì)議的運(yùn)籌謀劃會(huì)議規(guī)劃通那么-規(guī)劃會(huì)前,中,后確認(rèn)事項(xiàng)二.會(huì)議規(guī)劃-議程規(guī)劃本卷須知三.會(huì)議規(guī)劃-六大與會(huì)者遴選規(guī)劃方向1.規(guī)劃開會(huì)前確認(rèn)事項(xiàng)：確定出席者知道會(huì)議主題清楚標(biāo)示各個(gè)主題討論目的規(guī)劃&確認(rèn)出席名單及人員出席可能狀況預(yù)判(可能)不可出席者應(yīng)預(yù)先取得主席同意，并指定代理人出席者知道每人在會(huì)議中所擔(dān)任的任務(wù)必要的會(huì)前規(guī)劃與進(jìn)行確認(rèn)會(huì)議資料預(yù)先發(fā)放會(huì)議中各議題之“可能解決方案-誘鳥〞施放準(zhǔn)備確認(rèn)會(huì)中可能用上之“靈感謝發(fā)素〞準(zhǔn)備完成一.會(huì)議規(guī)劃通那么-規(guī)劃會(huì)前確認(rèn)事項(xiàng)2.規(guī)劃開會(huì)進(jìn)行流程：宣布開會(huì)的內(nèi)容、宣布方式、時(shí)間配置報(bào)告出席的人數(shù)、宣布方式、時(shí)間配置報(bào)告會(huì)議的議程、宣布方式、時(shí)間配置宣讀上次會(huì)議記錄、宣布方式、時(shí)間配置報(bào)告上次決議案執(zhí)行情況、宣布方式、時(shí)間配置宣布/確認(rèn)本次會(huì)議之各項(xiàng)BOUNDARY、時(shí)間配置進(jìn)行本次會(huì)議預(yù)定討論事項(xiàng)、進(jìn)行方式、時(shí)間配置預(yù)判“靈感謝發(fā)素〞施放時(shí)機(jī)、施放方式、時(shí)間配置預(yù)判會(huì)議可能延展事項(xiàng)與準(zhǔn)備、進(jìn)行方式、時(shí)間配置臨時(shí)動(dòng)議、進(jìn)行方式、時(shí)間配置宣讀決議事項(xiàng)、進(jìn)行方式、時(shí)間配置宣布散會(huì)、時(shí)間配置一.會(huì)議規(guī)劃通那么-規(guī)劃開會(huì)進(jìn)行流程3.規(guī)劃開會(huì)后工作事項(xiàng)：會(huì)議內(nèi)容校對(duì)會(huì)議內(nèi)容呈報(bào)對(duì)象會(huì)議內(nèi)容確認(rèn)作業(yè)流程會(huì)議記錄分發(fā)作業(yè)與建文件會(huì)后會(huì)進(jìn)行會(huì)后行動(dòng)事項(xiàng)展開與成效追蹤一.會(huì)議規(guī)劃通那么-規(guī)劃會(huì)后工作事項(xiàng)那些地方可能會(huì)出現(xiàn)問題?這些問題存在多久了?目前情況開展的趨勢或程度的后果?分析診斷問題癥結(jié)?有什么解決方案?有沒有需要施放“誘鳥〞議程規(guī)劃與進(jìn)行策略:策略鼓勵(lì)性議程一般性議程敏感性高議程敏感性低議程

重要性議程緊急不重要議程分配每個(gè)議程討論時(shí)間討論進(jìn)行時(shí)可能發(fā)生問題點(diǎn)/解套方式準(zhǔn)備以下幾個(gè)思考點(diǎn):二.議程規(guī)劃本卷須知(一)對(duì)會(huì)議目標(biāo)及成果擁有「關(guān)鍵性同意權(quán)」的人,該被告知,

并被要求參加(二)對(duì)達(dá)成會(huì)議目標(biāo)有「關(guān)鍵性幫助」的人,該被要求參加(三)該斟酌邀請對(duì)達(dá)成目標(biāo)有「關(guān)鍵性沖突」的人(四)善于做客觀判斷、勇于表達(dá)己見、或有高度溝通意愿的

人,該優(yōu)先于愛發(fā)表情緒性言論、沉默寡言或主觀性強(qiáng)的人(五)與會(huì)者的職別階層應(yīng)盡量拉近(六)一般會(huì)議的與會(huì)人數(shù)該控制在十人以內(nèi).否那么必耗時(shí)

良久,且不易獲得具體的、突破性的結(jié)論(815原那么)三.六大與會(huì)者遴選規(guī)劃方向肆.成功會(huì)議的運(yùn)作與領(lǐng)導(dǎo)一.會(huì)議主席開場技巧二.會(huì)議主席發(fā)問技巧三.會(huì)議主席聆聽技巧四.會(huì)議主席沖突處理技巧五.會(huì)議主席決議技巧七.會(huì)議主席結(jié)束會(huì)議技巧建立可自由發(fā)言的氣氛使與會(huì)人員的關(guān)注力得以集中詳細(xì)說明主題及目的明確表示會(huì)議的預(yù)定程序須通知全體人員的事項(xiàng)主席的開場白應(yīng)力求簡短扼要，其內(nèi)容如下；士氣鼓舞:今天的會(huì)議議題將是大家非常感興趣的….會(huì)議主題:今天的議題是……召開背景:為甚么要請大家來討論這個(gè)議題是……會(huì)議目標(biāo):今天的會(huì)議期望能到達(dá)……會(huì)議程序:今天的會(huì)議將如何進(jìn)行…….一.會(huì)議主席開場技巧-重點(diǎn)指引&參考準(zhǔn)時(shí)開始開場白及說明會(huì)議的重要性及議程規(guī)劃議程協(xié)議及其它游戲規(guī)那么取得大家的同意，支持并遵守會(huì)議的議程防止不切實(shí)際的期望和隱藏的議程確定在開始前解決重要的反對(duì)理由方便當(dāng)有人在會(huì)議中離題時(shí),引導(dǎo)他們回到議程當(dāng)所有人同意變更會(huì)議方案時(shí)，方可改變議程詢問及鼓勵(lì)參加者，是否期望訂定一些游戲規(guī)那么以促進(jìn)會(huì)議的效能一.會(huì)議主席開場技巧-應(yīng)本卷須知今天請大家來此的目的是希望能透過跨部門數(shù)據(jù)分析找到A產(chǎn)品的改善流程重點(diǎn)。今天的會(huì)議希望先由財(cái)務(wù)部為我們解說明年預(yù)算編列的一些改變，再請各部門提出明年度超過五十萬的新方案重進(jìn)行討論及表決。我認(rèn)為依列出來的工程找出優(yōu)先級(jí)會(huì)比較容易，現(xiàn)在我們用復(fù)式投票法(每人不只一票)來找出最重要的前三個(gè)問題，各位有沒有不同意見？一.會(huì)議主席開場技巧-傳統(tǒng)開場范例創(chuàng)新效益開場設(shè)計(jì)六大技巧1：就地取材:(例):今天溫度高達(dá)40度,所以咱們趁熱追擊,60分鐘內(nèi)完成會(huì)議任何不主動(dòng)參與者,就是會(huì)議延遲,熱垮大家的全民公敵!2：最新信息:(例):第2Q之績效獎(jiǎng)金與部門績效競賽,最新消息是….3：八卦內(nèi)幕:(例):昨晚我看到公司某位同仁,挽著一位女生..酷似阿妹…4：引經(jīng)據(jù)典:(例):K.Y.說:會(huì)議的最重要精神是…5：問題引導(dǎo):(例):對(duì)于本部門costdown的三大指標(biāo)方向,有誰知道….6：幽默開場:(例):老婆嚴(yán)重警告我,今天黃昏的會(huì)如果開超過6:30,就要罰洗她的內(nèi)衣褲一個(gè)禮拜,所以拜托大家?guī)蛶椭?一.會(huì)議主席開場技巧-創(chuàng)新效益開場范例發(fā)問的目的：鼓舞參與/引出意見/深度對(duì)焦發(fā)言/問時(shí)機(jī):發(fā)問的種類方向以答復(fù)方式區(qū)分封閉式問句：目前市場有多少競爭廠商？開放式問句：你認(rèn)為這種產(chǎn)品可用在哪些市場？以答復(fù)對(duì)象區(qū)分征求式：有誰可以針對(duì)這個(gè)議題提出看法？指定式：小張請你說說你的看法？發(fā)問應(yīng)注意的原那么先用征求式而后用指定式給予答復(fù)者思考的時(shí)間多使用開放式問句,少用限定式問句發(fā)問首重引導(dǎo)二.會(huì)議主席發(fā)問技巧-發(fā)問通論全心聆聽效果最好善用距離聆聽技巧3R聆聽效益法那么:Repeat!Re-write!Re-Organize!三.會(huì)議主席聆聽技巧-聆聽重要招術(shù)全身皆為聆聽器官傳統(tǒng)的會(huì)議沖突觀現(xiàn)代的會(huì)議沖突觀沖突是應(yīng)該可以避免的在任何有效的會(huì)議中，沖突是可能發(fā)生且不一定有辦法避免的沖突的產(chǎn)生正表示主席無能主席的意識(shí)領(lǐng)導(dǎo)不一定是沖突發(fā)生的原因沖突會(huì)妨礙會(huì)議正常運(yùn)作，破壞團(tuán)隊(duì)關(guān)系沖突可能阻礙議事運(yùn)作，但也可能提升會(huì)議決議與產(chǎn)出的質(zhì)量團(tuán)隊(duì)和諧是促進(jìn)會(huì)議順暢的前提最佳會(huì)議成效的產(chǎn)生，有賴適度沖突的存在主席的主要任務(wù)之一，即在于維護(hù)會(huì)議過程的和諧主席的任務(wù)是將沖突維持在適當(dāng)?shù)乃剿?會(huì)議主席沖突處理技巧-議事沖突觀念澄清Feel:完全尊重/體會(huì)感覺話術(shù):我完全尊種同時(shí)能夠體會(huì)您的感覺!PS:盡可能100%真心誠意表情發(fā)散!F1:Feel四.會(huì)議主席沖突處理技巧-議事沖突ExtraTip---3F情緒VS.事件焦點(diǎn)處理法那么Fel