高效會(huì)議管理技巧培訓(xùn)課件

高效會(huì)議管理技巧MeetingContents目錄會(huì)議概述會(huì)議的效率開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作主持人的會(huì)議管理技巧會(huì)議記錄會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議概述1、會(huì)議的意義2、會(huì)議的目的3、會(huì)議的種類(lèi)4、會(huì)議的頻率5、會(huì)議成本的計(jì)算1、會(huì)議的意義會(huì)議是一種群體溝通的方式會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門(mén)的存在2、會(huì)議的目的收集意見(jiàn)傳達(dá)資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與消除分歧資源共享開(kāi)發(fā)創(chuàng)意激勵(lì)士氣鞏固主管地位3、會(huì)議的種類(lèi)一、按人數(shù)分類(lèi)團(tuán)體會(huì)議一對(duì)一會(huì)議二、按開(kāi)會(huì)方式分類(lèi)面對(duì)面會(huì)議視頻會(huì)議電話(huà)會(huì)議三、按開(kāi)會(huì)目的分類(lèi)宣布人事安排、講解政策的會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)的會(huì)議4、會(huì)議的頻率固定的部門(mén)會(huì)議全體會(huì)議處理突發(fā)事件的會(huì)議一對(duì)一會(huì)議隨時(shí)按需要至少每月一次最多一月一次5、會(huì)議成本的計(jì)算1、會(huì)議的時(shí)間成本=

參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間+與會(huì)者的旅行時(shí)間+會(huì)議籌備者的工作時(shí)間+會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）2、直接的會(huì)議成本=

會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)+會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)+與會(huì)者的旅費(fèi)食宿費(fèi)+文件準(zhǔn)備費(fèi)3、效益損失成本：⑴因不及時(shí)接聽(tīng)重要客戶(hù)的電話(huà)而損失一大筆生意⑵不能及時(shí)處理客戶(hù)的投訴而得罪一批客戶(hù)

⑶不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件而停工停產(chǎn)Contents目錄會(huì)議概述會(huì)議的效率開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作主持人的會(huì)議管理技巧會(huì)議記錄會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議的通病會(huì)議效率不高高效會(huì)議的8大特征只在必要時(shí)才召集好好籌劃過(guò)擬定和分發(fā)了議程表遵守時(shí)間一切按部就班請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的和最應(yīng)該出席的人出席作出了評(píng)論和歸納會(huì)議流程議程：1、會(huì)議的開(kāi)始2、進(jìn)行會(huì)議討論3、結(jié)束會(huì)議會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)后跟蹤一個(gè)中心，兩個(gè)基本點(diǎn)Contents目錄會(huì)議概述會(huì)議的效率開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作主持人的會(huì)議管理技巧會(huì)議記錄會(huì)后跟進(jìn)開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作高效的會(huì)議，在你宣布開(kāi)會(huì)前就已經(jīng)開(kāi)始了是否要開(kāi)會(huì)準(zhǔn)備工作的作用5W1H準(zhǔn)備工作核對(duì)單主持人的準(zhǔn)備工作無(wú)需開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”如果已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)還有比開(kāi)會(huì)更好的方法沒(méi)什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人會(huì)議成本太大必須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”如果聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)工作給小組委派任務(wù)必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人有些事情需要當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)要讓別人參與決策以集思廣益案例練習(xí)一家工廠著火了，經(jīng)過(guò)調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車(chē)間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。如果你是這家工廠的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：1.一對(duì)一批評(píng)2.開(kāi)會(huì)當(dāng)眾批評(píng)3.寫(xiě)檢查處罰

為什么？準(zhǔn)備工作的作用選擇最恰當(dāng)?shù)挠懻摲绞绞箙?huì)者能對(duì)討論有清楚的方向可循清楚地告知參會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突5W1H5WWhy：會(huì)議的目的What：討論的話(huà)題Who：參會(huì)者When：日期及時(shí)間Where：地點(diǎn)1HHow：怎么樣

（會(huì)議形式等）會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單1、了解會(huì)議的目的11、是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽2、是否一定要開(kāi)會(huì)12、是否安排交通工具3、確定會(huì)議的形式13、是否安排與會(huì)者住宿4、安排會(huì)議的議程14、是否發(fā)出了會(huì)議通知5、決定會(huì)議的時(shí)間15、確定視聽(tīng)教材6、確定會(huì)議的主持人16、確定輔助教材7、決定會(huì)議的地點(diǎn)17、準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖8、研究會(huì)議如何布置18、是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料9、確定出席人數(shù)19、確定自己人的相關(guān)資料10、安排出席者座位20、是否安排會(huì)后活動(dòng)并事先通知會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單會(huì)議記錄的要素5W1H（What、Where、When、Who、Why\How）區(qū)分必要參會(huì)者和關(guān)聯(lián)參會(huì)者明確對(duì)參會(huì)人員的要求必要的資料一起提前發(fā)送會(huì)議通知模板主持人的準(zhǔn)備工作設(shè)定溝通目標(biāo)制定行動(dòng)計(jì)劃預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí)Contents目錄會(huì)議概述會(huì)議的效率開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作主持人的會(huì)議管理技巧會(huì)議記錄會(huì)后跟進(jìn)※如何做開(kāi)場(chǎng)白※如何分配發(fā)言時(shí)間※如何掌握議事進(jìn)度※如何達(dá)成決議※如何圓滿(mǎn)結(jié)束會(huì)議※如何傾聽(tīng)和說(shuō)話(huà)※溝通技巧回顧主持人的會(huì)議管理技巧在會(huì)議上，會(huì)議主持人要做些什么呢？如何做開(kāi)場(chǎng)白定義：3~5分鐘的談話(huà)，系統(tǒng)、簡(jiǎn)介及有明確宗旨。內(nèi)容：開(kāi)會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。程序：概觀會(huì)議進(jìn)行程序；提供與討論有關(guān)的資訊規(guī)范議程；指定會(huì)議記錄者；征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見(jiàn)如何分配發(fā)言時(shí)間一次會(huì)議真正用于開(kāi)會(huì)的時(shí)間只有80%盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等盡量開(kāi)成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍如何掌握議事進(jìn)度語(yǔ)言方式主持人用一些比較有技巧的話(huà)語(yǔ)來(lái)控制會(huì)議的議事進(jìn)度非語(yǔ)言方式通過(guò)眼神、手勢(shì)等告訴發(fā)言人說(shuō)多了或者別說(shuō)了，或者是說(shuō)得不夠接著說(shuō)等如何達(dá)成決議——決策方式4種群體決議權(quán)威決議少數(shù)服從多數(shù)決議共識(shí)決議無(wú)異議決議如何圓滿(mǎn)結(jié)束會(huì)議預(yù)留5~7分鐘做總結(jié)確定工作分配妥當(dāng)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議如何傾聽(tīng)和說(shuō)話(huà)傾聽(tīng)的禮節(jié)：聽(tīng)聽(tīng)別人的故事聽(tīng)聽(tīng)別人完整的故事先聽(tīng)聽(tīng)別人完整的故事傾聽(tīng)是什么?

暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見(jiàn)和愿望，全神貫注地理解談話(huà)者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)、感受整個(gè)過(guò)程。這是一種管理技巧，可以通過(guò)學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。傾聽(tīng)的技巧傾聽(tīng)的具體方法：1Nod&smile

（點(diǎn)頭且微笑）2Eyecontact

（眼神接觸）3Listeningvoice

（傾聽(tīng)的“聲音”）4Leanforward

（身體前傾）5Repeat/summarize

（重復(fù)/總結(jié)）6Makenotes

（作記錄）傾聽(tīng)的誤區(qū)：別人說(shuō)話(huà)時(shí)，你在想自己的事。邊聽(tīng)邊與自己的不同觀點(diǎn)對(duì)照。經(jīng)常打斷別人的談話(huà)。為演講者結(jié)束他的演講。忽略過(guò)程只要結(jié)果。僅聽(tīng)自己想聽(tīng)或愿聽(tīng)得東西。精力不集中，易被其他東西干擾。會(huì)議中的說(shuō)話(huà)技巧展示探詢(xún)?cè)u(píng)論建立測(cè)試?yán)斫馇闆r總結(jié)排除引進(jìn)就程序提出建議溝通技巧回顧溝通的定義：溝通是指為了制定的目標(biāo)，把信息、思想和情感在個(gè)人或群體間傳遞，并達(dá)成共同協(xié)議的過(guò)程發(fā)送者編碼傳訊解碼接收者回饋溝通的模型：溝通的效果取決于接收者接收到的！而非表達(dá)者表述的！溝通的漏斗理論你心里想的你嘴上說(shuō)的別人聽(tīng)到的別人聽(tīng)懂的別人行動(dòng)的100%80%60%40%20%有效溝通原則有明確的溝通目標(biāo)有明確的時(shí)間約束重視每一個(gè)細(xì)節(jié)積極傾聽(tīng)努力達(dá)成目標(biāo)職場(chǎng)溝通技巧建立信任不受偏見(jiàn)影響放棄對(duì)等原則不受“派別”和“盟友”的影響一、營(yíng)造良好工作關(guān)系職場(chǎng)溝通技巧二、同理心（換位思考）交流雙方都站在對(duì)方的角度上，設(shè)身處地為對(duì)方考慮，才能真正體會(huì)彼此的意思，也才能實(shí)現(xiàn)成功的溝通。職場(chǎng)溝通技巧三、面對(duì)面溝通語(yǔ)言（詞語(yǔ)/內(nèi)容）聲音（語(yǔ)音/語(yǔ)調(diào)）視覺(jué)&非語(yǔ)言（肢體等）7%38%55%不佳的肢體語(yǔ)言：抱胸、插腰、靠在桌子或椅背上、沒(méi)有眼神交流、托腮、手背后、撥弄頭發(fā)、打哈欠、捂住嘴、咬手指、做小動(dòng)作、東張西望、無(wú)故離席、看表……職場(chǎng)溝通技巧四、合理使用非語(yǔ)言溝通方式公文備忘錄郵件計(jì)劃書(shū)報(bào)告提案…統(tǒng)一性系統(tǒng)性可視化存檔職場(chǎng)溝通技巧五、事關(guān)緊要的措辭·對(duì)事不對(duì)人

你沒(méi)有填對(duì)

這張表格中還有一些東西需要我們填一下·用“我”來(lái)代替“你”

你弄錯(cuò)了/你誤會(huì)了

對(duì)不起，我沒(méi)有講清楚……職場(chǎng)溝通技巧五、事關(guān)緊要的措辭·避免下命令

你應(yīng)該/你必須……我們才能……

請(qǐng)你……/您看是不是可以這樣……·負(fù)起責(zé)任

我不知道/這不是我的事/我不能……

我不太清楚，但小張應(yīng)該能幫助你，我們?nèi)フ宜伞け苊庖饘?duì)抗

你們總是在這樣/絕對(duì)不可能

請(qǐng)?jiān)谝韵旅枋鲈?huà)語(yǔ)中選出正確的反饋:1.你出生前我們就是這么做的！2.這就是最佳解決方法。3.這是目前為止我所知道的最好解決方法，你還有什么更好的建議？4.為了按時(shí)完成任務(wù)，我要你這樣做。練習(xí)××√×Contents目錄會(huì)議概述會(huì)議的效率開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作主持人的會(huì)議管理技巧會(huì)議記錄會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議記錄的要素4W1H（What、Where、When、Who\How）會(huì)議結(jié)論、決議會(huì)議內(nèi)容（過(guò)程記錄）會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)周知所有與會(huì)人員會(huì)議紀(jì)要模板Contents目錄會(huì)議概述會(huì)議的效率開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作主持人的會(huì)議管理技巧會(huì)議記錄會(huì)后跟進(jìn)會(huì)后跟進(jìn)一、參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)

拿到會(huì)議記錄后仔細(xì)閱讀、尤其是對(duì)與自己工作相關(guān)的信息作出標(biāo)記?？紤]與自己相關(guān)任務(wù)的完成方案會(huì)議可能是新任務(wù)的開(kāi)始，考慮是否召開(kāi)自己的部門(mén)會(huì)議，進(jìn)行動(dòng)員和安排。二、主持人的會(huì)后跟進(jìn)跟進(jìn)計(jì)劃執(zhí)行情況，如有需要立刻召集另一個(gè)會(huì)議如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議，而用公文報(bào)告進(jìn)度、讓相關(guān)人員知道。情景練習(xí)會(huì)議中意外情況的對(duì)應(yīng)謝謝！每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。10月-2310月-23Wednesday,October18,2023天生我材必有用，千金散盡還復(fù)來(lái)。08:05:5708:05:5708:0510/18/20238:05:57AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。10月-2308:05:5708:05Oct-2318-Oct-23得道多助失道寡助，掌控人心方位上。08:05:5708:05:5708:05Wednesday,October18,2023安全在于心細(xì)，事故出在麻痹。10月-2310月-2308:05:5708:05:57October18,2023加強(qiáng)自身建設(shè)，增強(qiáng)個(gè)人的休養(yǎng)。2023年10月18日8:05上午10月-2310月-23擴(kuò)展市場(chǎng)，開(kāi)發(fā)未來(lái)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)在。18十月20238:05:57上午08:05:5710月-23做專(zhuān)業(yè)的企業(yè)，做專(zhuān)業(yè)的事情，讓自己專(zhuān)業(yè)起來(lái)。十月238:05上午10月-2308:05October18,2023時(shí)間是人類(lèi)發(fā)展的空間。2023/10/188:05:5708:05:5718October2023科學(xué)，你是國(guó)力的靈魂；同時(shí)又是社會(huì)發(fā)展的標(biāo)志。8:05:57上午8:05上午