科研項目檔案規(guī)范性管理研究

科研項目檔案規(guī)范性管理研究隨著國家科技實力的進步，近年來航空、航天、汽車、船舶等大型研發(fā)制造領(lǐng)域均取得了舉世矚目的成就，針對這些領(lǐng)域的科學(xué)研究也獲得了豐碩的研究成果。《國家中長期科學(xué)和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要（2022-2022）》確定了大型飛機等16個國家科技重大專項項目，這些重大專項是我國近年來科技發(fā)展的重中之重。重大專項科研項目有效促進了國家科學(xué)技術(shù)水平的進步，作為項目管理的重要組成部分，科研項目檔案承擔(dān)了支撐項目管理、記錄研制歷史、積累項目經(jīng)驗、保障項目驗收的重要作用。因此，如何做好科學(xué)技術(shù)研究項目，尤其是重大專項的科研項目檔案管理工作，是檔案人員積極探索和研究的重要課題。

1.科研項目檔案的特點

1.1現(xiàn)實性

科研項目檔案的現(xiàn)實性是指科研項目文件歸檔后具有較強的現(xiàn)實使用作用。不同于傳統(tǒng)檔案歸檔后，大多是作為憑證進行歷史查考，科研項目檔案在技術(shù)發(fā)展的一定階段和周期內(nèi)，都是其發(fā)揮現(xiàn)行效用的活躍時間，是技術(shù)研究從理論走向應(yīng)用的重要過渡媒介?？蒲许椖繖n案的現(xiàn)實性特點，使得科研檔案工作同科技、生產(chǎn)活動緊密聯(lián)系，不可分離。

1.2專業(yè)性

科研項目檔案作為科學(xué)技術(shù)研究和生產(chǎn)的真實記錄，形成于特定的專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，是專業(yè)技術(shù)活動的伴生物，是專業(yè)知識的積累和沉淀，尤其是重大專項的科研項目檔案，承載的是國家前所未有的研究記錄，具有較強的專業(yè)性。

1.3成套性

任何科研、生產(chǎn)活動都是以一個獨立的項目或課題作為對象進行的，在這個獨立的項目中形成的一系列相關(guān)的科研文件，記載和反映了該科學(xué)研究項目的全部過程和最終結(jié)果，構(gòu)成了一個從需求、調(diào)研、立項、實施、結(jié)題、驗收、應(yīng)用的全周期材料體系，形成成套性的特點。

1.4多樣性

科研項目檔案的多樣性主要針對檔案載體而言。隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展，科研項目檔案管理的對象不再僅限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案。數(shù)字存儲技術(shù)的發(fā)展，磁帶、光盤、膠片等數(shù)字載體應(yīng)運而生，部分取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件；流程再造產(chǎn)生的電子信息流，取代了傳統(tǒng)的簽署和印鑒；數(shù)字研發(fā)產(chǎn)生的三維模型和數(shù)字構(gòu)型也對二維圖紙和目錄產(chǎn)生了沖擊。

1.5階段性

科研項目是對核心技術(shù)的突破性研究，必然需要大量的技術(shù)研究、關(guān)鍵技術(shù)攻關(guān)和試驗驗證，其研發(fā)周期短則數(shù)年，長則數(shù)十年。雖然不同領(lǐng)域的科研項目所涉及到的理論知識大不相同，但是在不同的階段都有大同小異的特點，包括設(shè)計、試驗、總結(jié)、驗證等各個階段，由此形成的檔案也同樣具有階段性特點。

2.科研項目檔案存在的問題

2.1項目檔案管理體系有待進一步完善

科研項目檔案管理制度和體系的建設(shè)，既要遵循科研項目本身的研制規(guī)律和項目管理特點，又要滿足科研項目檔案管理的一般性規(guī)律和要求，因此，項目檔案管理體系在理念、標準、規(guī)范、技術(shù)方面要求傳統(tǒng)性和創(chuàng)新性兼顧。國家重大專項的科研項目，研究的是國內(nèi)前沿領(lǐng)域，其產(chǎn)品研制和項目管理在體制機制和管理模式上與傳統(tǒng)的項目管理存在較大的差異。目前，科研項目檔案管理體系的建設(shè)雖有一定的基礎(chǔ)，但是項目檔案管理的總體策劃仍顯不足，管理要求還是不夠細致、清晰、全面，管理體系的成熟度不高、完整性不足、落地執(zhí)行不充分，還有待根據(jù)項目研制和檔案管理的推進繼續(xù)優(yōu)化及完善。

2.2項目檔案管理融入項目研制過程不充分

科研項目檔案融入項目研制過程和項目管理過程不充分，“三納入、四參加”形成的管控能力相對薄弱。檔案管理業(yè)務(wù)作為項目的基礎(chǔ)支撐業(yè)務(wù)，應(yīng)納入項目研制和項目管理流程，及時收集項目研制和管理產(chǎn)生的過程性數(shù)據(jù)和文件；檔案管理人員應(yīng)納入項目管理團隊，及時感知和接收項目研制和項目管理的重要活動和安排。目前，大部分項目檔案管理融入項目研制過程不夠充分，項目檔案的形成收集工作過于被動，造成項目原始資料、過程文件收集歸檔不及時，項目質(zhì)量、工藝等檔案的成套性整理不及時，項目試驗試制的多媒體文件收集歸檔不完整。

2.3項目數(shù)字化與檔案信息化聯(lián)動產(chǎn)生的動能不足

制造型企業(yè)的數(shù)字化管理變革在較短時間內(nèi)催生了一系列產(chǎn)品研發(fā)和運營協(xié)同的信息系統(tǒng)的去企業(yè)的實施及上線，極大程度簡化了各類研發(fā)和管理工作流程，減少了溝通成本。然而，在企業(yè)的信息化建設(shè)整體框架和藍圖中，檔案的信息化水平往往滯后于企業(yè)的整體信息化建設(shè)水平。企業(yè)科研項目在數(shù)字化研發(fā)、信息化管理的過程中，并未能與檔案的信息化建設(shè)產(chǎn)生足夠的協(xié)同和聯(lián)動，例如產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、試驗管理系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)在部署實施過程中對系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔問題考慮不充分，影響了設(shè)計研發(fā)文件、試驗文件、實物驗收文件、供應(yīng)商管控文件等歸檔的完整性。

2.4項目檔案管理人員的知識體系不夠完整

科研項目涉及的領(lǐng)域前沿、專業(yè)性較強，科研項目檔案的收集具有復(fù)雜性、專業(yè)性、多樣性等特點。國家重大專項的科研項目，項目研制復(fù)雜程度之高、研制周期之長、項目的利益相關(guān)方之多，均對項目檔案管理及項目檔案管理人員提出了更高的要求?，F(xiàn)階段，科研項目管理人員，必須具備檔案專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理理論和基本實踐技能，此為“檔案技能”。除此之外，還應(yīng)當熟悉所從事的科研項目領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)知識和項目管理知識，了解科研項目研究和發(fā)展的一般規(guī)律，此為“專業(yè)技能”。此外，科研項目的數(shù)字化集成建設(shè)、項目數(shù)字仿真建設(shè)，同時要求項目檔案管理人員有豐富的信息技術(shù)能力的儲備，此為“信息化技能”。檔案技能、專業(yè)技能和信息化技能共同構(gòu)成了項目檔案管理人員的知識體系，缺一不可。然而，現(xiàn)階段行業(yè)內(nèi)檔案管理人員的技能水平或得其一二，由此產(chǎn)生了檔案管理往往滯后于項目管理和信息化管理的問題出現(xiàn)。

3.科研項目檔案管理的關(guān)鍵性要素

3.1管理框架——科研項目檔案的體系建設(shè)

制度體系是檔案工作的管理框架和基礎(chǔ)，檔案的管理體系應(yīng)包含三個層級，一是檔案管理頂層制度要求，是企業(yè)內(nèi)部檔案工作的綱領(lǐng)性文件；二是檔案管理與其它業(yè)務(wù)的接口要求，是對項目利益相關(guān)方文件歸檔的業(yè)務(wù)管理性文件；三是檔案管理內(nèi)部的工作規(guī)范性要求，是檔案自身能力建設(shè)和基礎(chǔ)工作的管理提升性文件。以上各層級文件構(gòu)成了完整的檔案工作管理體系，是項目檔案工作的重要組成部分。

3.2前進牽引——科研項目檔案的機制建設(shè)

機制建設(shè)是項目檔案是否具有活力、是否能靈活適應(yīng)項目管理節(jié)奏的重要表現(xiàn)?，F(xiàn)階段科研項目的管理必然是發(fā)展的、創(chuàng)新的過程，如何按照項目管理的要求，落實各階段文件形成、收集、審核、歸檔、利用的閉環(huán)管理是項目檔案的重要工作。因此，和項目管理工作保持一個健康、高效的聯(lián)系，建立良好的協(xié)同工作機制是項目檔案成功的關(guān)鍵。

3.3發(fā)展保障——科研項目檔案的人才隊伍建設(shè)

建成一支可持續(xù)發(fā)展的、結(jié)構(gòu)組成完整的檔案人才隊伍是項目成功的必要條件。從事科研項目檔案管理工作的人員，不僅需要豐富的檔案管理經(jīng)驗，熟悉掌握項目檔案管理要求和歸檔范圍，還需要具備所從事行業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)知識。項目檔案人才隊伍的培養(yǎng)，即需要專家領(lǐng)導(dǎo)型人才，需要專業(yè)技能型人才，也需要技術(shù)專長和信息化專長的復(fù)合型人才。

3.4變革驅(qū)動——科研項目檔案的信息化建設(shè)

信息時代科研項目的研制和管理必然是數(shù)字化、智能化的，項目研制在需求、立項、實施、結(jié)題、驗收等各個環(huán)節(jié)以信息化工具串聯(lián)，通過研發(fā)數(shù)字集成、管理信息集成實現(xiàn)項目過程管理精益化、成果效益最大化。檔案的信息化建設(shè)作為貫穿項目全生命周期的一部分，對數(shù)字變革產(chǎn)生的管理創(chuàng)新必須要迎頭趕上，同步發(fā)展。

4.科研項目檔案規(guī)范管理的工作舉措

4.1建立檔案管理與項目管理的有機聯(lián)系

根據(jù)《國家科技重大專項（民口）檔案管理規(guī)定》，項目管理單位（部門）、項目實施單位（部門）、項目檔案管理單位（部門）堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，建立有機聯(lián)系，開展協(xié)同合作。項目檔案管理是項目管理的重要組成部分，項目檔案離不開項目管理的牽引，項目文件的形成及歸檔情況能完整、直觀地反映科研項目的管理水平。

對科研項目管理全周期開展梳理和分析，嚴格落實科研項目檔案“三納入、四參加、四同步”要求，制定科研項目管理要求、完善科研項目工作計劃，將科研項目檔案人員納入項目管理團隊、將項目檔案工作計劃納入項目工作計劃、將項目檔案審查納入科研項目重大節(jié)點前審查工作。

結(jié)合項目計劃，組織策劃項目文件歸檔計劃，根據(jù)項目計劃及安排，在項目轉(zhuǎn)階段等重大節(jié)點前進行檔案審查，按照項目檔案驗收的標準，開展項目各類型文件歸檔完整性、系統(tǒng)性審查，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時組織整改。

將檔案工作前置介入到項目管理各環(huán)節(jié)中，開展及時、有效的檔案審核。以項目合同管理為例，在合同需求階段提出合同交付物的驗收標準及歸檔要求，在合同驗收結(jié)題階段檢查交付物歸檔的完整性及規(guī)范性，從而保證項目外委外協(xié)合同文件歸檔的完整性、規(guī)范性。

4.2加強項目檔案人才隊伍能力建設(shè)

制定項目檔案人才隊伍能力建設(shè)培養(yǎng)計劃，根據(jù)管理需求分別開展項目檔案專家培養(yǎng)、項目檔案主管能力建設(shè)、項目檔案助理能力建設(shè)工作。

培養(yǎng)項目檔案專家，要求具備豐富的項目檔案工作經(jīng)驗，具備項目檔案驗收經(jīng)驗；能指導(dǎo)項目檔案工作的頂層策劃，制定項目檔案工作的戰(zhàn)略發(fā)展方向，開展項目檔案相關(guān)的政策研究。

培養(yǎng)項目檔案主管，通過各類學(xué)習(xí)培訓(xùn)及管理實踐開展能力建設(shè)，培養(yǎng)一批經(jīng)驗豐富的項目檔案主管，熟悉掌握行業(yè)型號項目檔案管理各項要求及歸檔范圍，了解項目管理及技術(shù)專業(yè)知識，能從項目角度對檔案管理提出優(yōu)化建議，具備獨立組織和策劃型號項目檔案管理各項工作的能力。

培養(yǎng)項目檔案助理，通過各類學(xué)習(xí)培訓(xùn)及技能實踐開展能力建設(shè)，培養(yǎng)一批專業(yè)的項目檔案工作人員，熟悉項目檔案管理要求及歸檔范圍，具備檔案整理、整編、組卷等各項檔案專業(yè)技能，配合檔案主管開展各類專項工作。

4.3細化各階段檔案基礎(chǔ)管理工作

在文件歸檔階段，根據(jù)項目各項管理要求，梳理項目各階段文件形成的條件和現(xiàn)狀，結(jié)合項目文件材料歸檔范圍，開展項目各類型文件歸檔審核要點的梳理，將項目文件歸檔審核納入項目管理工作流，保證項目文件的形成和歸檔符合項目管理及檔案管理要求，建立項目形成和接收的標準審核體系，保證項目文件階段的管理要求具體化、工作執(zhí)行規(guī)范化。

在檔案管理階段，根據(jù)相應(yīng)的國家標準和行業(yè)標準，落實檔案整理的具體要求，通過培訓(xùn)、監(jiān)督檢查、交互核查等手段，保證檔案整理各方面工作的規(guī)范性。在檔案整理方面，制定項目檔案分類方案，按照規(guī)范進行分類、組件、組卷、排列、編號、編目等工作；檔案保管方面，建立檔案庫房索引，建立檔案出入庫登記臺賬，定期開展檔案庫房巡查；檔案利用方面，準確設(shè)定利用者權(quán)限，編制案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全宗指南、檔案館指南等檔案檢索工具。

4.4檔案信息化建設(shè)納入項目信息化管理群平臺

將檔案管理信息化納入單位項目信息化管理范圍，將檔案管理系統(tǒng)作為項目整體信息化管理的一部分，項目信息化策劃與實施應(yīng)考慮相關(guān)數(shù)據(jù)、文件、工作流的歸檔問題。

將檔案審核環(huán)節(jié)納入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)工作流，梳理產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理等系統(tǒng)的流程及文件歸檔情況，根據(jù)重要程度及歸檔情況將檔案審核環(huán)節(jié)提前介入到各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作流中，及時發(fā)現(xiàn)問題、反饋問題、整改問題。

將系統(tǒng)的歸檔集成納入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)實施過程，加大推進包括產(chǎn)品數(shù)據(jù)系統(tǒng)在內(nèi)的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔集成力度，實現(xiàn)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)技術(shù)文件、三維數(shù)模在線歸檔，實現(xiàn)試驗系統(tǒng)、供應(yīng)商管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)各類型、各流程數(shù)據(jù)文件在線歸檔。同時建立統(tǒng)一的歸檔接口策略和規(guī)范，同步開展歸檔電子文件的“四性檢測”，保證系統(tǒng)接口管理和優(yōu)化的可持續(xù)。

4.5做實做細對項目配套單位的檔案管控

科研項目通常涉及許多項目配套單位，包括原材料供應(yīng)商、試驗驗證合作伙伴等。配套單位形成的項目文件材料是項目檔案的重要組成部分，也是項目牽頭單位檔案管理的重要方面。對項目配套單位的檔案管控主要包括以下三個方面，一是對配套單位文件材料形成和交付提出要求，根據(jù)歸檔范圍和管理要求開展文件完整性和規(guī)范性檢查；二是明確配套單位檔案管理的質(zhì)量要求，重點協(xié)作單位需制定了完整的檔案管理制度，在檔案收集、整理、保管、利用等方面采取了有效的工作舉措