高校電子文件管理存在的問題及對(duì)策

高校電子文件管理存在的問題及對(duì)策

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，所有大學(xué)都在教育、行政、科學(xué)研究和其他工作中制定了大量的電子文件。如何對(duì)不斷積累的電子文件加以科學(xué)化的管理、歸檔及歸檔后管理利用是當(dāng)前高校檔案工作中一項(xiàng)重要的研究任務(wù)。一、高修正率電子文件管理中存在的主要問題1.大學(xué)和學(xué)院的決策者對(duì)電子文件管理缺乏了解，重視不夠電子校務(wù)的決策層尚未認(rèn)識(shí)到電子文件管理在高校整個(gè)管理活動(dòng)中的重要地位,對(duì)學(xué)校數(shù)字化建設(shè)仍缺乏危機(jī)感和緊迫感。2.各部門未溝通合作,缺乏全局意識(shí)在實(shí)際工作中,很多高校沒有將電子文件的歸檔作為常規(guī)的制度加以貫徹實(shí)施。電子校務(wù)系統(tǒng)在設(shè)計(jì)和開發(fā)時(shí)沒有與檔案部門溝通合作,沒有在自動(dòng)辦公系統(tǒng)中設(shè)置歸檔功能,從而造成部門分割、相互脫節(jié),缺乏電子文件管理的全局意識(shí)。電子文件的管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),在長期存儲(chǔ)載體等技術(shù)問題上也未制定嚴(yán)格的要求。3.既精神才力缺乏復(fù)合型人才在業(yè)務(wù)工作中,普遍存在工作人員素質(zhì)不高的問題,嚴(yán)重缺乏既精通技術(shù)又懂管理的復(fù)合型人才。對(duì)于復(fù)合型人才的甑選、培養(yǎng)和留用機(jī)制還有待進(jìn)一步完善。4.文件的管理和利用電子文件的安全性是電子文件保證其完整、真實(shí)的前提,對(duì)電子文件的管理和利用至關(guān)重要。在實(shí)際工作中,電子文件管理的安全機(jī)制不健全、沒有實(shí)施同步鑒定機(jī)制,在利用方面尚缺少制度上的保護(hù)和約束,需要用法律的手段來保證其使用的合法化、規(guī)范化。二、推進(jìn)高校電子文件管理的對(duì)策上述問題的存在困擾著高校電子文件管理的進(jìn)一步發(fā)展,若要改變高校電子文件的管理現(xiàn)狀,不斷推進(jìn)電子文件管理的科學(xué)化、制度化,需要從以下5個(gè)方面著手:1.領(lǐng)導(dǎo)需更新觀念,充分認(rèn)識(shí)電子文件管理系統(tǒng)的重要性合理科學(xué)的整體規(guī)劃與設(shè)計(jì)是電子校務(wù)環(huán)境下電子文件管理可持續(xù)發(fā)展的保證。為此,電子校務(wù)的決策者必須從上至下制定全面、系統(tǒng)、完整的電子文件管理發(fā)展規(guī)劃,并將其納入電子校務(wù)發(fā)展規(guī)劃中通盤考慮。在此原則下,應(yīng)組織專家學(xué)者進(jìn)行科學(xué)論證、規(guī)劃和方案設(shè)計(jì)。規(guī)劃設(shè)計(jì)應(yīng)匯集信息管理、行政管理、檔案管理、通訊網(wǎng)絡(luò)等學(xué)科領(lǐng)域的專家,以保證規(guī)劃的科學(xué)性、規(guī)范性和超前性。電子校務(wù)工程的實(shí)施,需要領(lǐng)導(dǎo)的宏觀決策和關(guān)鍵過程的跟蹤和掌控,在管理過程中應(yīng)更多地體現(xiàn)為一種具有系統(tǒng)性、全局性、關(guān)聯(lián)性和前瞻性的管理理念。為此,領(lǐng)導(dǎo)者必須轉(zhuǎn)變觀念,應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到電子校務(wù)系統(tǒng)中電子文件管理的重要性以及與其他各項(xiàng)工作的關(guān)聯(lián)性。電子文件管理系統(tǒng)是電子校務(wù)管理系統(tǒng)的重要子系統(tǒng),應(yīng)將所有的管理活動(dòng)放在一個(gè)大的系統(tǒng)內(nèi)來考慮,處理好各個(gè)子系統(tǒng)之間的關(guān)系和影響。高校上級(jí)主管部門應(yīng)在政策上加大支持力度,在專業(yè)化管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、專業(yè)人員培訓(xùn)等方面給予規(guī)范性的指導(dǎo)與支持。從硬件環(huán)境方面看,電子文件管理是建立在網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)基礎(chǔ)之上的,硬件設(shè)施建設(shè)是其基礎(chǔ)條件,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)又依賴于資金投入的大小與電子文件管理的規(guī)模。因此,要想獲得一個(gè)穩(wěn)定、持久、性能良好的電子文件管理系統(tǒng)和環(huán)境,必須從長遠(yuǎn)利益考慮,在設(shè)施、人員培訓(xùn)、管理、系統(tǒng)開發(fā)維護(hù)等方面投入足夠的資金,以保障電子文件管理系統(tǒng)的良性運(yùn)轉(zhuǎn)和健康發(fā)展。2.明確操作人員,嚴(yán)格操作電子文件的程序管理,既是一種管理理念和管理原則,又是一種管理方法。程序管理原則要求在電子文件形成之時(shí)就開始對(duì)其進(jìn)行控制,將文件的形成、流轉(zhuǎn)、收集、整理、保管等環(huán)節(jié)有機(jī)聯(lián)系在一起,按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組,使文件流程與業(yè)務(wù)流程有機(jī)地融合在一起。在業(yè)務(wù)流程結(jié)束后,應(yīng)及時(shí)通過歸檔將需要保存的電子文件完整、安全地轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)。同時(shí),在整個(gè)業(yè)務(wù)過程中必須加強(qiáng)對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)、管理和約束,在每個(gè)操作環(huán)節(jié)上不僅要做到操作規(guī)范,更應(yīng)權(quán)責(zé)明確、落實(shí)到人,以確保整個(gè)流程都順暢進(jìn)行。真實(shí)完整原則是指電子校務(wù)環(huán)境下的電子文件管理必須保證電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后仍是真實(shí)可信且沒有缺損,同時(shí)要保證電子文件及其相關(guān)文件數(shù)量齊全。真實(shí)性與完整性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ),是電子文件反映歷史面貌,構(gòu)成社會(huì)價(jià)值,得以作為社會(huì)記憶而保存的前提。電子文件的高效易用原則主要是保證電子文件的可讀性、易用性,即無論在自動(dòng)辦公系統(tǒng)還是檔案管理系統(tǒng)中,電子文件經(jīng)過存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后能夠以人可以識(shí)讀、可以理解的方式輸出。在技術(shù)操作上體現(xiàn)為文件操作系統(tǒng)的使用方便,界面友好、操作易行,手續(xù)簡單。電子文件的安全包括實(shí)體安全和信息安全兩個(gè)方面。維護(hù)文件的實(shí)體安全,要求在管理和技術(shù)上采取相關(guān)措施,使保存在系統(tǒng)內(nèi)或存儲(chǔ)在磁盤、光盤等載體上的電子文件信息以及數(shù)據(jù)遷移時(shí)均不受損壞,保證電子文件具有長期可讀性。維護(hù)文件的信息安全,要求對(duì)存儲(chǔ)在不同載體環(huán)境的文件實(shí)行嚴(yán)格的管理,根據(jù)文件內(nèi)容的重要程度,設(shè)置文件管理級(jí)別,嚴(yán)格控制使用范圍,確保電子文件信息內(nèi)容的安全。3.電子醫(yī)療檔案管理一體化在管理上應(yīng)重組電子文件管理流程,具體做法可實(shí)行電子文件和檔案的一體化管理。電子校務(wù)環(huán)境下電子文檔的一體化管理包括兩個(gè)方面:一是管理流程一體化,二是管理要求一體化。管理流程一體化由電子文件收文管理、發(fā)文管理、歸檔管理、電子檔案管理4個(gè)模塊構(gòu)成。實(shí)行電子文檔的一體化管理,就是要將上述4個(gè)管理模塊統(tǒng)一置于學(xué)校電子校務(wù)的管理平臺(tái)上,在管理內(nèi)容上相互銜接支持,在管理系統(tǒng)上相互兼容并具備良好的開放性能,使用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和元數(shù)據(jù)格式,保證電子文件從生成到歸檔整個(gè)管理流程信息的流暢傳輸和事務(wù)處理的順利進(jìn)行。管理要求一體化,即各部門所保管的電子文件及數(shù)據(jù)在內(nèi)容要求、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)管理平臺(tái)方面與檔案部門保持一致,各部門電子文件管理系統(tǒng)均應(yīng)設(shè)置歸檔管理功能以保證順利地向檔案管理系統(tǒng)移交數(shù)據(jù),從而在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)無縫連接。實(shí)現(xiàn)電子文檔的一體化管理,最主要的是對(duì)電子文件進(jìn)行前端控制。電子文件管理的前端控制是把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個(gè)完整的過程,在這個(gè)過程中文件的形成是前端,控制則是對(duì)整個(gè)管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合。前端控制旨在文件形成和文件歸檔前的著錄、鑒定之間建立聯(lián)系,保證在文件歸檔的同時(shí),將相關(guān)信息移交或發(fā)送給檔案部門。做好電子文檔的一體化管理,必須實(shí)現(xiàn)自動(dòng)辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接。為防止電子文件流失,當(dāng)務(wù)之急是在自動(dòng)辦公系統(tǒng)設(shè)置歸檔模塊并實(shí)現(xiàn)與檔案管理系統(tǒng)功能的對(duì)接。如:學(xué)校實(shí)施電子校務(wù)工程時(shí),在原開發(fā)的所有辦公子系統(tǒng)內(nèi)嵌入電子文件歸檔功能模塊,以保證電子文件能夠安全、完整、及時(shí)地移交到學(xué)校檔案館。從長遠(yuǎn)發(fā)展來看,必須將電子文件管理系統(tǒng)納入到整個(gè)電子校務(wù)的整體運(yùn)行環(huán)境之中,并且要將電子文件管理與歸檔的理念和要求滲透到各個(gè)管理子系統(tǒng)中,完成電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)、傳輸、存儲(chǔ)的一站式管理。從全國范圍看,目前,國家教育管理部門與高校之間尚未建立起有效的管理和溝通的信息渠道,教育管理部門的相關(guān)文件和信息仍然主要通過紙質(zhì)文件的傳遞來進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)。如果將教育管理部門電子政務(wù)管理系統(tǒng)和高校的電子校務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的對(duì)接,必將大大提高行政工作效率,從而提升管理水平和工作效能,真正實(shí)現(xiàn)智能化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化的無紙化辦公環(huán)境。4.電子文件的安全保護(hù)電子文件有效利用依賴于強(qiáng)大的檢索功能,以保證其利用的迅速便捷性。具體操作上需通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案的全文智能化檢索,其中系統(tǒng)的檢索功能應(yīng)提供盡可能多的檢索途徑和選擇范圍,以滿足各種檢索需求,達(dá)到快速、準(zhǔn)確、全方位地利用信息的目的。電子文件有效利用與共享還必須建立電子文件的安全保護(hù)機(jī)制。電子文件的安全保護(hù)可分為事前主動(dòng)防御、事中智能防御和事后自動(dòng)修復(fù)等。具體做法包括:在電子校務(wù)和電子文件管理系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行操作者身份識(shí)別,建立操作日志;加注可靠的防錯(cuò)漏和防調(diào)換標(biāo)記;采取文件加密、簽署、認(rèn)證技術(shù)。在電子檔案管理階段,應(yīng)根據(jù)電子檔案的價(jià)值和利用情況,制定數(shù)據(jù)管理的解決方案,包括集中的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式、數(shù)據(jù)備份方式、災(zāi)難恢復(fù)、分類檢索、數(shù)據(jù)安全以及法律遵從等內(nèi)容,確保電子檔案在后期的管理和利用中的安全。5.通過規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)確保電子文件管理的科學(xué)性和基為保證高校電子文件管理的長久有效發(fā)展,必須重視與加強(qiáng)電子文件管理的規(guī)范化建設(shè)。電子文件的特性和管理方式?jīng)Q定其必須納入國家、部門或行業(yè)統(tǒng)一的管理體系。有關(guān)部門在制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范時(shí),要注意各標(biāo)準(zhǔn)的彼此聯(lián)系、組成體系,并與國際標(biāo)準(zhǔn)和通用規(guī)范相兼容,其內(nèi)容應(yīng)涉及電子文件全程管理的方方面面,保證電子文件管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依。統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)電子文件有效管理和資源共享的關(guān)鍵和前提。目前應(yīng)主要從以下三個(gè)方面制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn):一是管理性標(biāo)準(zhǔn),主要對(duì)電子校務(wù)環(huán)境下電子文件管理人員的職責(zé)和任務(wù)、用戶的權(quán)利和義務(wù)以及電子文件信息資源合法性的規(guī)定;二是業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn),包括電子文件術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。如電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件存儲(chǔ)格式、電子文件鑒定標(biāo)準(zhǔn)、電子文件的存儲(chǔ)標(biāo)