某公司財務檔案管理制度

PAGEPAGE14制度名稱財務檔案管理制度重要參考文件制定和解釋部門計劃財務中心主要內(nèi)容規(guī)范財務檔案內(nèi)容、歸檔時間及如何辦理財務檔案借閱及查詢過程的制度適用范圍集團及各子公司制度級別二級制度編號修訂人蔣曉蘭版本號頒布時間2007年12月31日試運行時間有無實施細則無對應流程編號MG02.02.17；MG02.02.18；MG02.02.財務檔案管理制度1財務檔案是指公司在經(jīng)營活動中所形成的各種合同、協(xié)議、報表、憑證、票據(jù)、文件、帳簿等有參考價值的原始資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，包括采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲的會計帳簿、報表和打印輸出的書面形式的會計帳簿、報表等。它包括會計檔案和財務文書檔案。1.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括：1.1.1會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，其他會計憑證。1.1.2會計帳簿類：總賬，明細帳，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿。1.1.3財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，預算執(zhí)行情況報告，審計報告，其他財務報告。1.1.4各類稅務資料；1.1.5其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。1.2財務文書檔案包括：1.2.1對外簽訂的各類合同和協(xié)議。1.2.2上級簽發(fā)或有關(guān)部門轉(zhuǎn)來的各類財會相關(guān)文件；1.2.3集團公司計劃財務中心內(nèi)部所統(tǒng)一制定的各類制度、授權(quán)書、預算、決議和規(guī)定；1.2.4各類公司注冊、變更及注銷資料；1.2.52會計檔案的整理2.1會計憑證的整理當月打印出的會計憑證連同所附原始憑證，應于次月10日前按憑證的編號順序加以整理，并加具封面、封底、裝訂成冊，在裝訂線上加貼封簽。在封面上要寫明單位名稱、年度和月份，起訖日期和起訖號數(shù)，在封簽處加蓋單位財務章。在指定的檔案柜內(nèi)擺放整齊。2.2財務報告的整理：案卷由財務報告封面、編制說明、必要文字說明材料、財務報告封底構(gòu)成。季度終了后，將季度財務報告，按會計報表的編號順序排列，加封面裝訂，在保管期限上要標明"永久"保管。2.3會計帳簿的整理：會計帳簿在年終決算后應于次年1月31日前，將電腦帳簿裝訂成冊，加上封面，統(tǒng)一編號并在封面加蓋單位財務章與各種訂本帳一起收檔保管。2.4財務文書檔案的整理：各類財務文書檔案，如合同、協(xié)議等要在執(zhí)行完畢后定期整理，另行存放；在本會計年度結(jié)束后，應于次月初10日內(nèi)將其匯編成冊，編上序號，收檔保管。2.5每月20日前完成上月賬務資料、會計報表及其他資料的電子文檔的備份工作；3財務檔案的保管3.1財務檔案保管在集團計劃財務中心的領(lǐng)導下進行，并實行分類分級管理的原則。3.2財務檔案由管理員負責管理，管理員的職責為每月末、季末及年末負責對財務檔案進行統(tǒng)一編號與保管和提供財務檔案使用、借閱服務。3.2.1管理員于次月初10日內(nèi)將已裝訂好的憑證登記后歸檔，登記的內(nèi)容為本冊序號、總冊數(shù)、起訖日期、起訖憑證號等。3.2.2月度會計報表及財務報告每月以電子版形式報送計劃財務中心相關(guān)部門及公司總經(jīng)理，按季打印，簽字齊全后于季末20日前報送計劃財務中心財務管理部并進行部門歸檔。（計劃預算報告及考核指標表僅上報電子版）3.2.3管理員于每年1月31日內(nèi)將已裝訂好的上年帳冊、財務報告在登記本上登記后歸檔，登記的內(nèi)容為帳冊名稱、所屬期間、各明細科目名稱等。3.2.4管理員于每年元月31日內(nèi)將已裝訂好的上年財務文書檔案在登記本上登記后歸檔，登記的內(nèi)容為檔案序號和檔案名稱等。3.2.5審計/評估報告：公司委托會計師事務所/評估師事務所完成公司的審計/評估工作后，取得的審計/評估報告應與財務報告放在一起保存。3.2.6管理員負責檔案庫的全面管理，除于每月初、年初將有關(guān)會計檔案登記歸檔外，應于每季末對會計檔案進行整理，檢查會計檔案有無丟失、毀損情況。如發(fā)現(xiàn)丟失或毀損應查明原因分清責任并向主管負責人書面匯報請示處理。3.2.7管理員調(diào)動工作時，要對文件進行清點，辦理交接手續(xù)，并有負責人監(jiān)交，尤其是電腦密碼和使用資料。交接過程必須清楚，填制交接清單。交接清單上必須列明檔案的名稱、交接雙方經(jīng)手人、時間、地點以及冊數(shù)、件數(shù)或份數(shù)。3.3所有檔案必須按規(guī)定歸類，將分類以后的檔案材料裝訂成冊，編排順序號，與檔案總目錄表和分類目錄表相對應，寫在每頁材料的右上角。3.4將應存檔的材料名稱、主要內(nèi)容、冊數(shù)、頁數(shù)等登錄上分類目錄表后，裝入統(tǒng)一標準制作的案卷內(nèi)。3.5財務檔案原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當由公司計劃財務部經(jīng)理和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。3.6對財務檔案必須進行科學管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同時，嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。3.7設立“財務檔案保管清冊”逐月或逐年對已裝訂成冊的財務檔案進行登記。3.8設立“會計檔案查閱／借閱登記本”記載會計檔案日常查閱情況和會計檔案借閱及歸還情況。3.9對檔案庫要采取防火、防盜、防蛀、防強光等措施。對以上設施要經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題要馬上向計劃財務中心報告，并及時采取補救措施。具體保管要求如下：3.9.1財務檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應的防火器材；3.9.2采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架；3.9.3財務檔案室內(nèi)應經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；3.9.4財務檔案室保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；3.9.5設置歸檔分類目錄表、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；3.9.6會計電算化檔案的保管要注意防盜、防磁等安全措施；3.9.7采用磁性介質(zhì)存儲的會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。3.10對入庫檔案隨時進行更改補充工作，每半年清點一次，檢查檔案是否完整、準確、帳目與實物是否相符，對破損或截體、變質(zhì)的檔案及時修復和區(qū)別登記。3.11每月一次將上月新入檔的資料用計算機軟盤做出備份，另行保管（如保險柜）。該套軟盤同樣做出編號和內(nèi)容登記。3.12各種財務檔案的保管期限，根據(jù)財務檔案保管期限表，分為永久、定期二類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。財務檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。4財務檔案的查閱4.1財務檔案的查閱遵從《財務保密管理制度》。4.2查閱范圍：財務檔案原則上按查閱人的部門所轄業(yè)務范圍的規(guī)定查閱。如需查閱非本部門所轄業(yè)務范圍的會計檔案，需經(jīng)各公司計劃財務部負責人批準。4.3查閱方法：查閱人查閱財務檔案時應填寫“財務檔案查閱／借閱記錄”然后由檔案管理員將需查閱的檔案交給查閱人，查閱人應在管理員的監(jiān)督下查閱，查閱完后交回檔案，由管理員及時放回原處。財務檔案原則上不得帶出各公司計劃財務部。5財務檔案的借閱5.1財務檔案原則上不外借。如有特殊情況需借出時，應由借閱人填寫“財務檔案查閱／借閱記錄”，財務檔案借閱單位由借閱人所在部門的經(jīng)理簽字，然后由各公司計劃財務部經(jīng)理簽字批準后備案，方可將檔案借出。集團總裁、首席財務官調(diào)閱檔案可直接委派相關(guān)人員到財務部辦理借閱，并辦理登記手續(xù)。非財務部門工作人員需借閱檔案時，還需有公司總經(jīng)理的批示，經(jīng)財務部經(jīng)理簽字后，方可借閱。5.2機密檔案的借閱，須經(jīng)集團總裁、首席財務官、公司總經(jīng)理批準；檔案借閱者要做到保密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得涂改、損毀檔案。5.3財務檔案借閱期不超過三天。如三天借閱期滿需續(xù)借時應辦理續(xù)借手續(xù)，重新填寫“財務檔案查閱／借閱記錄”，經(jīng)借閱部門經(jīng)理和各公司計劃財務部門經(jīng)理簽字批準后方可續(xù)借。5.4借閱人超過借閱期且未辦續(xù)借手續(xù)不歸還會計檔案的，自借閱期滿后一天起，每超期一天收借閱人10元的檔案占用罰金，扣個人的占用罰金從個人的工資中扣收。5.5借閱及退還時，要當面清點，退還時辦理注銷登記。借閱人歸還會計檔案時，應保證檔案完整、整潔，由管理員檢查無誤后方可歸檔。5.6如會計檔案遺失，由借閱人負責查找。如在確認檔案遺失后一個月內(nèi)查找不到，或造成會計檔案短缺的，將對借閱人及其所在部門進行經(jīng)濟和行政處罰。根據(jù)遺失、毀損檔案的重要程度收取借閱人至少500元的檔案賠償費，并對借閱人予以通報處分，直至追究刑事責任。6財務檔案的銷毀保管期滿的財務檔案，除本細則第十條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：6.1各公司計劃財務部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。6.2公司計劃財務部經(jīng)理、總經(jīng)理、首席財務官在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。6.2.1銷毀財務檔案時，應由各公司計劃財務部和計劃財務中心共同派人監(jiān)銷。6.2.2監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照財務檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的財務檔案；銷毀后，應當在財務檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告財務總監(jiān)和公司總經(jīng)理。6.3保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的財務檔案，應當在財務檔案銷毀清冊和財務檔案保管清冊中列明。6.4正在項目開發(fā)期間的房地產(chǎn)公司，其保管期滿的財務檔案不得銷毀。7財務檔案的代管及交接7.1公司因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的財務檔案，應當由集團計劃財務中心代管或委托相關(guān)子公司代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。7.2各公司分立后原公司存續(xù)的，其財務檔案應由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的財務檔案；各公司分立后原公司解散的，其財務檔案由集團計劃財務中心代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的財務檔案。公司分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。7.3單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的財務檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的財務檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。7.4各公司合并后原各公司解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各公司的財務檔案應由合并后的公司統(tǒng)一保管；公司合并后原各公司仍存續(xù)的，其財務檔案仍應由原各公司保管。7.5各公司之間交接財務檔案的，交接雙方應當辦理財務檔案交接手續(xù)。7.5.1移交會計檔案的公司，應當編制財務檔案移交清冊。交接會計檔案時，交雙方應當按照財務檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由集團計劃財務中心派人、交接雙方的總經(jīng)理負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在財務檔案移交清冊上簽名或者蓋章。8財務檔案編號分類管理辦法：8.1財務檔案歸檔文件內(nèi)容包括憑證、帳本、報表、協(xié)議合同以及綜合（除前四種之外的各種文件）。8.2財務檔案歸檔文件編號編制方法如下：首先計劃財務中心及各子公司財務部根據(jù)集團公司規(guī)定確定其簡稱和代號，其次按照歸檔文件的類別確定文件代號，最后根據(jù)歸檔文件的日期（年度取后兩位數(shù)字，月份按照01-12填列）及序號（按照001-999填列）進行順序編號。名稱簡稱代號名稱計劃財務中心計財CG財務管理部CY計劃預算部CR融資部某鴻運財務部鴻財CW計劃財務部某房地產(chǎn)財務部房財CW計劃財務部某城市財務部城財CW計劃財務部其他公司參照上述規(guī)定編制代號名稱代號名稱ZH綜合PZ憑證BB報表HT協(xié)議、合同ZB帳簿SJ收據(jù)例如：某房地產(chǎn)財務部2003年3月第19冊憑證的編號為房財CWPZ0303019某城市財務部2003年12月第5本帳本的編號為城財CWZB0312005某鴻運財務部2003年2月第10本報表的編號為鴻財CWBB0302010計劃財務中心金融資本部2003年4月第6號合同的編號為計財CRHT0304006計劃財務中心財務部2003年1月第22號綜合的編號為計財CWZH0301022附：會計檔案保管期限表序

號檔

案

名

稱保

管期

限備

注一會計憑證類

1原始憑證15年

2記帳憑證15年

3匯總憑證15年

二會計帳簿類

4總帳15年包括日記總帳5明細帳15年

6日記帳15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產(chǎn)卡片

固定資產(chǎn)投資清理后保管5年8輔助帳簿15年

三財務報告類

包括各級主管部門匯總財務報告9月、季度財務報告3年包括文字分析10年度財務報告（決算）永久包括文字分析四其他類

11會計移交清冊15年

12會計檔案保管清冊永久

13會計檔案銷毀清冊永久

14銀行余額調(diào)節(jié)表5年

15銀行對帳單5年

附表見財務擋案類表格:合同保管；記帳憑證保管清冊；報表及財務分析報告保管清冊；財務印章保管表；稅務登記證保管清冊；財務數(shù)據(jù)備份記錄；綜合類保管目錄；查閱及借閱記錄；銷毀清冊MG02.02.17財務檔案查閱流程編制說明1)適用范圍某集團總部，各子公司。2)部門職責檔案查閱人負責填寫財務檔案查閱/借閱登記本；財務部門負責審核、監(jiān)督查閱過程，并將查閱完畢的檔案歸檔。3)流程輸入、輸出輸入：查閱要求輸出：查閱完成4)流程步驟流程步驟工作內(nèi)容的簡要描述重要輸入重要輸出相關(guān)表單01查閱人填寫財務檔案查閱/借閱登記本查閱要求查閱人填寫財務檔案查閱/借閱登記財務檔案查閱/借閱登記本02檔案管理員判斷：是否屬查閱人所在部門管轄業(yè)務范圍內(nèi)檔案查閱查閱內(nèi)容判斷決策03A如所查檔案屬于查閱人所在部門管轄業(yè)務范圍內(nèi)，管理員將檔案交予查閱人判斷決策檔案文件03B如所查檔案不屬于查閱人所在部門管轄業(yè)務范圍內(nèi)，則需財務部經(jīng)理審核簽字判斷決策審批意見04查閱人在管理員監(jiān)督下查閱檔案檔案文件查閱實現(xiàn)06查閱完成時，檔案管理員將檔案收回存檔查閱完成檔案存檔5)相關(guān)制度《財務檔案管理制度》

MG02.02.18財務檔案借閱流程編制說明1)適用范圍某集團總部，各子公司。2)部門職責借閱人負責填寫財務檔案查閱/借閱登記本，在借閱三日內(nèi)將檔案歸還財務部；財務部負責審核、跟蹤借閱過程，并將歸還檔案及時存檔。3)流程輸入、輸出輸入：借閱要求輸出：借閱完成4)流程步驟流程步驟工作內(nèi)容的簡要描述重要輸入重要輸出相關(guān)表單01借閱人填寫財務檔案查閱/借閱登記本借閱要求財務檔案查閱/借閱登記財務檔案查閱/借閱登記本02部門經(jīng)理對借閱事項進行審核借閱事項審核意見03財務經(jīng)理對借閱事項進行審核借閱事項審核意見04管理員將檔案交予借閱人借閱事項檔案文件05借閱完成時，檔案管理員將檔案收回存檔5)相關(guān)制度《財務檔案管理制度》MG02.02.19財務檔案銷毀流程編制說明1)適用范圍某集團總部，各子公司。2)部門職責各子公司計劃財務部負責提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊；集團計劃財務中心負責審批檔案銷毀事項。3)流程輸入、輸出輸入：待銷毀檔案輸出：銷毀完成4)流程步驟流程步驟工作內(nèi)容的簡要描述重要輸入重要輸出相關(guān)表單01子公司財務部負責提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊待銷毀檔案會計檔案銷毀清冊會計檔案銷毀清冊02集團公司CEO對清冊進行審核會計檔案銷毀清冊審核意見03計劃財務中心CFO對清冊進行審核會計檔案銷毀清冊審核意見04檔案銷毀人及監(jiān)銷人清點清冊、銷毀并蓋章確認待銷毀檔案銷毀完成5)相關(guān)制度《財務檔案管理制度》577100180309001209557903682285