合同管理辦法

湖北省楚建易網(wǎng)絡(luò)科技有限公司合同管理方法(試行)制度編號：CJY-ZD-FK-001第一章總則第一條為加強合同管理工作，提高合同質(zhì)量，確保依法訂立、推行、變更和解除合同，及時解決合同糾紛，維護公司的正當(dāng)權(quán)益，建立和完善事前防備、事中控制、事后補救的合同風(fēng)險防備機制，根據(jù)《中華人民共和國合同法》，特制訂本方法。第二條本合同所指公司，為湖北省楚建易網(wǎng)絡(luò)科技有限公司。本方法合用于公司本級、公司各部門及將來分、子公司的合同管理。第三條本方法所稱合同是指公司在經(jīng)濟活動中與自然人、法人及其它組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而訂立的合同，涉及合同書、含有法律約束力的其它各類法律文獻(xiàn)（框架合同、備忘錄、意向書、數(shù)據(jù)電文）以及即時結(jié)清的口頭合同。本方法所稱合同管理是指：公司對合同的審核、訂立、推行、變更、解除、登記、爭議解決、監(jiān)督檢查、獎罰等行為的管理活動。本方法所稱合同經(jīng)辦部門為公司內(nèi)部需求并負(fù)責(zé)訂立合同的部門；合同經(jīng)辦人為具體負(fù)責(zé)合同訂立的公司員工。第四條合同管理是公司管理的重要內(nèi)容，合同管理工作應(yīng)遵照下列原則：（一）誰主張、誰訂立、誰管理、誰負(fù)責(zé)原則。合同的訂立由合同經(jīng)辦人及合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)，由財務(wù)部門審查監(jiān)督，由風(fēng)控部門審查及專項管理。（二）授權(quán)管理原則。合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的權(quán)限負(fù)責(zé)談判、訂立合同，不得未經(jīng)授權(quán)、超出授權(quán)以及越級訂立合同。（三）依法訂立合同原則各部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定訂立合同，由合同審核部門對合同進行全方面審核，確保合同的正當(dāng)性。（四）先簽合同后推行原則。公司合同應(yīng)當(dāng)先訂立、后推行，避免在合同推行過程中甚至推行完畢后補簽合同。（五）全過程管理原則。公司合同管理流程的分為合同的準(zhǔn)備、訂立、推行、終止以及登記歸檔等，實施全過程管理。（六）及時解決合同糾紛，維護公司的正當(dāng)權(quán)益原則。第五條公司任何部門或員工不得運用合同損害我司利益牟取私人利益，影響我司正常的生產(chǎn)經(jīng)營。第六條管理、參加合同工作的一切有關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)為公司保守商業(yè)秘密，任何人不得以任何方式泄露在合同管理中知悉的商業(yè)秘密。第七條合同經(jīng)辦部門、合同經(jīng)辦人以及與合同管理有關(guān)的其它工作人員，都應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的職責(zé)、程序等認(rèn)真做好合同管理工作。第二章合同管理機構(gòu)、人員及其職責(zé)第八條公司涉及合同業(yè)務(wù)的各職能部門，負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)合同的訂立及推行工作。（一）辦公設(shè)備、辦公用品的采購合同，房屋租賃、裝修合同、宣傳推廣合同、勞動合同及人力資源培訓(xùn)合同由綜合管理部負(fù)責(zé)。（二）技術(shù)開發(fā)、技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)類合同由技術(shù)中心負(fù)責(zé)。（三）采購商、供應(yīng)商入駐合同、廣告合同及金融超市板塊合同由市場部負(fù)責(zé)。（四）涉及公司與各家金融機構(gòu)訂立的戰(zhàn)略合作合同、公司與銀行訂立的協(xié)定存款合同、構(gòu)造性保本存款合同（合同）、定時存款合同（合同）、財務(wù)軟件產(chǎn)品及服務(wù)采購合同以及公司聘任外部中介機構(gòu)訂立的專項審計、專項資產(chǎn)評定、專項稅務(wù)咨詢等合同由財務(wù)部負(fù)責(zé)。上述未列明的合同訂立及推行工作，由該合同的經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)。第九條公司合同經(jīng)辦部門的重要職責(zé)涉及：（一）進行合同訂立的可行性研究、業(yè)務(wù)洽談、資信調(diào)查、報審報批、授權(quán)手續(xù)、用印訂立等具體事務(wù)；（二）負(fù)責(zé)本部門經(jīng)辦合同的初審，以及按程序提請有關(guān)部門審核、評審，呈請領(lǐng)導(dǎo)審批，依法訂立、變更、解除合同；（三）檢查合同推行狀況，解決推行中出現(xiàn)的問題，合同不能推行或不能完全推行，應(yīng)按程序及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，加強合同異常推行的監(jiān)控；（四）參加本部門業(yè)務(wù)范疇內(nèi)法律文書、業(yè)務(wù)函件的協(xié)調(diào)轉(zhuǎn)達(dá)、合同糾紛的協(xié)商、解決。第十條公司風(fēng)控部為合同管理部門，重要職責(zé)涉及：（一）設(shè)計、建立和完善統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)的合同管理體系，制訂公司合同管理規(guī)章制度并組織實施；（二）負(fù)責(zé)組織公司格式合同的編制、公布和推廣使用各類格式合同，建立和維護示范格式合同信息庫，供使用；（三）審核公司全部合同，提出法律審核意見，審核授權(quán)委托書、法人身份證明等簽約手續(xù)；（四）負(fù)責(zé)公司各類合同的編號、存檔，并檢查公司合同推行狀況；（五）收集、整頓、分析公司合同管理信息，定時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告合同綜合管理工作的狀況；（六）管理本單位合同糾紛，督導(dǎo)和參加合同糾紛的調(diào)解、仲裁、訴訟活動。第三章合同審核第十一條公司合同的審核涉及五個環(huán)節(jié)：擬定/審核合同文本、審核業(yè)務(wù)風(fēng)險、審核財務(wù)風(fēng)險、審核法律風(fēng)險及領(lǐng)導(dǎo)審批。第十二條合同審核采用書面審批方式，由合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)《合同訂立審批表》的簽批。第十三條法務(wù)人員負(fù)責(zé)擬定/審核合同文本，重要職責(zé)涉及：（一）審核經(jīng)辦部門提交的合同文本或根據(jù)經(jīng)辦部門提交的協(xié)商成果，收集有關(guān)信息，擬定合同文本；（二）合同的內(nèi)容必須遵照《中華人民共和國民法總則》及《中華人民共和國合同法》等有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，確保條款的正當(dāng)性、嚴(yán)密性和可行性。對于核心條款，如數(shù)量條款、質(zhì)量條款、價格條款、付款方式、付款時間、違約條款等，必須確保用詞精確。（三）合同起草或?qū)徍撕?，法?wù)人員應(yīng)將合同文本與合同經(jīng)辦部門進行溝通，并確認(rèn)最后內(nèi)容。第十四條合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人對業(yè)務(wù)風(fēng)險進行審核，重要職責(zé)涉及：（一）審核合同締約方主體資格真實性、公司資質(zhì)的時效與正當(dāng)性，涉及專營許可證或資質(zhì)的，應(yīng)含有對應(yīng)的許可、等級、資質(zhì)證書；（二）在合同擬定后，對合同的推行前景進行評定，必要時，能夠提出適宜增加優(yōu)惠條款；（三）要根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展前景來擬定合同的利潤水平，擬定合同與否有訂立的必要性；（四）對合同的風(fēng)險控制方法進行評定，檢查合同條款與否對可能出現(xiàn)的業(yè)務(wù)風(fēng)險采用了恰當(dāng)?shù)囊?guī)避方法。第十五條財務(wù)部門負(fù)責(zé)人對財務(wù)風(fēng)險進行審核，重要職責(zé)涉及：（一）審核合同的付款條件，采用有利的付款條件，減少公司資金成本，并提高公司的資金周轉(zhuǎn)率；（二）審核合同訂立雙方的稅務(wù)發(fā)票開票信息及對稅務(wù)發(fā)票開票稅率、方式的商定；（三）以貸款方式支付合同貨款或其它費用時，必須考慮資金成本，從財務(wù)角度對合同的盈利性進行預(yù)測。第十六條風(fēng)控部門負(fù)責(zé)人對合同法律風(fēng)險進行審核，重要職責(zé)涉及：（一）合同正當(dāng)性的審核，即當(dāng)事人有無訂立、推行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容與否符合國家法律、法規(guī)和政策的規(guī)定；當(dāng)事人意思體現(xiàn)與否真實；訂立程序與否符正當(dāng)律規(guī)定。（二）合同嚴(yán)密性的審核，即合同應(yīng)含有的條款與否齊全；當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)商定與否明確具體；文字表述與否精確無誤。（三）合同可行性的審核，即當(dāng)事人與否含有履約能力；預(yù)計獲得的經(jīng)濟效益和可能承當(dāng)?shù)娘L(fēng)險；合同非正常推行時可能受到的經(jīng)濟損失及救助方式。（四）合同完整性的審核，即合同必要附件與否齊全，與否有締約相對方營業(yè)執(zhí)照、法人身份證明、授權(quán)委托書、身份證復(fù)印件等。第十七條領(lǐng)導(dǎo)審批后訂立合同。（一）標(biāo)的額為20萬（含）以上的重大合同必須通過公司總經(jīng)理辦公會商議通過，并報公司董事會同意，由法定代表人訂立或者其授權(quán)代理人訂立。（二）標(biāo)的額為10萬（含）-20萬（不含）的合同經(jīng)總經(jīng)理（執(zhí)行總經(jīng)理）審批通過后由總經(jīng)理（執(zhí)行總經(jīng)理）訂立。（三）標(biāo)的額為1萬（含）-10萬（不含）下列的合同經(jīng)總經(jīng)理（執(zhí)行總經(jīng)理）審批通過后由分管副總經(jīng)理訂立。（四）標(biāo)的額為1萬（不含）下列的合同經(jīng)總經(jīng)理（執(zhí)行總經(jīng)理）審批通過后由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人代表訂立。第四章合同訂立第十八條合同審批后，由合同經(jīng)辦人提交印章管理人核對無誤后加蓋公司印章。合同蓋章應(yīng)滿足下列條件：（一）合同審批表已由各審核部門簽字確認(rèn)，合同原件已由分管領(lǐng)導(dǎo)訂立；（二）合同原件已由締約相對方加蓋公章（涉及落款章及騎縫章）并由法定代表人簽字，由其授權(quán)代理人簽字的，應(yīng)附有授權(quán)委托書；（三）合同應(yīng)附有締約相對辦法定代表人身份證明文獻(xiàn)或身份證復(fù)印件；由其授權(quán)代理人簽字的，應(yīng)附有被授權(quán)人身份證復(fù)印件；（四）合同及其它資料中締約相對方所使用的名稱、印章、聯(lián)系方式等內(nèi)容一致。第十九條訂立兩頁以上的合同必須加蓋騎縫章（或逐頁簽字）。嚴(yán)禁在尚未最后擬定的合同文本、空白介紹信、信箋紙或其它紙張上加蓋印章。嚴(yán)禁將僅有我方簽字、蓋章的未填寫或空白合同交、寄對方簽字蓋章。第二十條嚴(yán)禁用部門印章等其它印章替代合同專用章、行政印章進行合同蓋章。第二十一條合同訂立合同過程中，我方處在優(yōu)勢地位時，必須采用公司公布的格式合同；沒有格式合同的，應(yīng)當(dāng)參考法律規(guī)定的示范文本。第五章合同的歸檔第二十二條訂立合同后，公司應(yīng)最少保存三份合同原件，一份留合同經(jīng)辦部門保管用于后續(xù)合同推行、款項結(jié)算，其它原件交風(fēng)控部門負(fù)責(zé)登記歸檔。第二十三條勞動合同應(yīng)交綜合管理部門，由人事專人登記歸檔。第二十四條其它合同應(yīng)交風(fēng)控部門，由法務(wù)專人登記歸檔。第二十五條合同歸檔應(yīng)建立統(tǒng)一內(nèi)部編號及電子臺賬，實施1份合同檔案1個編號，不得重號、漏號，方便查詢調(diào)閱。第二十六條合同檔案編號由三部分構(gòu)成：（一）第一部分為公司及文獻(xiàn)代碼：勞動合同代碼CJY-RL；其它合同代碼CJYHT。（二）第二部分為經(jīng)辦部門代碼：綜合管理部代碼ZH，運行部代碼YY，市場部代碼SC，財務(wù)部代碼CW，風(fēng)控部代碼FK,產(chǎn)品中心代碼CP，技術(shù)中心代碼JS，以這類推。勞動合同則省略此代碼。（三）第三部分為年份、月份加次序號，如01001。例如，公司員工勞動合同可編碼為CJY-RL-01001；公司其它合同檔案可編碼為CJYHT-ZH-01001。第二十七條合同檔案的歸檔范疇重要涉及：（一）合同訂立審批表。（二）合同文本及附件。（三）補充合同、變更或解除合同合同。（四）相對人營業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營許可證等資信調(diào)查資料，對方簽約人、法定代表人身份證明及授權(quán)委托書。（五）意向書、備忘錄、會議紀(jì)要。（六）往來信函、電報、傳真（涉及驗收文獻(xiàn)、質(zhì)量異議書、催款告知書等）（七）送達(dá)回執(zhí)或確認(rèn)書。（八）其它有關(guān)文獻(xiàn)、資料。第二十八條已歸檔合同的借閱、復(fù)印、外帶等應(yīng)按規(guī)定，由經(jīng)辦人提交《合同使用審批表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及風(fēng)控部門負(fù)責(zé)人審批同意后方可進行。第二十九條法務(wù)專人應(yīng)做好合同借閱、復(fù)印及外帶登記，填寫《合同使用記錄表》并由經(jīng)辦人簽字確認(rèn)。第六章合同的推行第三十條合同依法訂立生效后，各部門必須認(rèn)真、全方面、嚴(yán)格推行合同，按合同條款安排工作，及時檢查推行狀況，解決問題。第三十一條合同執(zhí)行部門發(fā)現(xiàn)締約相對方不推行或不全方面、不適宜推行合同，或收到對方對公司推行合同提出的異議時，應(yīng)保存有關(guān)證據(jù)，書面報告分管領(lǐng)導(dǎo)及風(fēng)控部門。第三十二條風(fēng)控部門應(yīng)在法定或商定時限內(nèi)，以法定或商定方式向?qū)Ψ教岢霎愖h或予以回復(fù)。第三十三條締約相對方的行為使公司難以推行合同或繼續(xù)推行可能造成公司損失時，合同執(zhí)行部門必須快速向分管領(lǐng)導(dǎo)及風(fēng)控部門報告，由分管領(lǐng)導(dǎo)決定與否中斷或終止推行合同。第三十四條對合同推行過程中相對方的違約行為，合同執(zhí)行部門應(yīng)及時查明因素，收集證據(jù)資料，經(jīng)風(fēng)控部門指導(dǎo)按合同規(guī)定及時、合理地向?qū)Ψ教岢鏊髻r規(guī)定。第七章合同的變更第三十五條因合同推行狀況發(fā)生變化，公司認(rèn)為需要變更合同條款的，能夠向?qū)Ψ教岢龊贤兏?guī)定。第三十六條締約相對方提出合同變更規(guī)定時，應(yīng)由經(jīng)辦部門及風(fēng)控部門審核對方理由與否正當(dāng)、合理，與否符合變更條件。第三十七條對方變更合同的規(guī)定必須以書面形式提出。對方口頭（涉及電話）提出變更合同規(guī)定的，經(jīng)辦部門必須規(guī)定對方提供書面文獻(xiàn)，否則仍按原合同規(guī)定推行。經(jīng)辦部門不得以對方的口頭（涉及電話）回復(fù)作為合同變更的根據(jù)。第三十八條經(jīng)雙方協(xié)商一致達(dá)成合同變更合同的，應(yīng)由經(jīng)辦人申請合同審批流程。第三十九條雙方對合同變更不能達(dá)成一致的，應(yīng)繼續(xù)按照原合同推行，經(jīng)辦部門應(yīng)注意保存協(xié)商過程中的有關(guān)書面資料。第八章合同的解除第四十條發(fā)生法定或合同商定的合同解除情形時，經(jīng)辦部門應(yīng)在法律規(guī)定或合同商定的期限內(nèi)，以書面形式告知締約相對方解除合同。第四十一條締約相對方提出解除合同規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)以書面形式告知公司經(jīng)辦部門。對方口頭（涉及電話）提出解除合同規(guī)定的，經(jīng)辦部門必須規(guī)定對方提供書面文獻(xiàn)，否則仍按原合同規(guī)定推行。第四十二條雙方協(xié)商一致同意解除的，應(yīng)訂立書面的合同解除合同。第四十三條雙方對合同解除不能達(dá)成一致的，由經(jīng)辦部門及風(fēng)控部門共同參加協(xié)商，協(xié)商不成的，由風(fēng)控部門提請法院或仲裁機構(gòu)確認(rèn)。因合同解除而造成公司損失的，還應(yīng)規(guī)定對方予以賠償。第九章合同爭議的解決第四十四條合同有關(guān)法律文函、回復(fù)材料，變更、解除合同的告知或復(fù)函需經(jīng)風(fēng)控部門審核、備案后發(fā)出。第四十五條發(fā)生合同糾紛后，經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門應(yīng)及時報告風(fēng)控部和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并主動參加糾紛的解決。有關(guān)案件當(dāng)事人和涉案部門要主動妥善解決，協(xié)調(diào)配合，采用有效方法挽回可能造成的經(jīng)濟損失，不得互相推諉，推卸責(zé)任。第四十六條因?qū)Ψ疆?dāng)事人的違約行為造成我方正當(dāng)權(quán)益受到侵害的，應(yīng)規(guī)定對方承當(dāng)違約責(zé)任，涉及違約金、損害賠償金等。第四十七條對合同糾紛要力求先通過協(xié)商解決，協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)及時形成書面法律文獻(xiàn)（涉及但不限于補充合同、合同解除合同等），并加蓋雙方單位公章。第四十八條在合同糾紛解決過程中，未經(jīng)風(fēng)控部審核，不得向合同另一方作出實質(zhì)回復(fù)、提供文獻(xiàn)資料。第四十九條風(fēng)控部負(fù)責(zé)合同糾紛案件的訴訟或仲裁，辦理授權(quán)委托手續(xù)，需要委托外聘律師辦理的，由風(fēng)控部負(fù)責(zé)。第十章獎勵與處罰第五十條公司建立健全合同管理的獎懲制度，通過獎勵或處罰，維護合同管理制度的嚴(yán)肅性，激發(fā)合同管理人員的主動性，不停推動合同管理水平的提高。第五十一條對符合下列條件的合同管理人員及其它合同管理配合人員，公司可視合同、案件標(biāo)的額及避免、挽回經(jīng)濟損失的大小予以一次性獎勵：（一）在合同訂立過程中盡職盡責(zé)，發(fā)現(xiàn)并糾正重大缺點使公司免受重大經(jīng)濟損失的；（二）在合同推行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，主動采用補救方法避免重大經(jīng)濟損失的；（三）在解決經(jīng)濟糾紛中有突出奉獻(xiàn)使公司免受重大經(jīng)濟損失的；（四）在合同管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，做出突出奉獻(xiàn)、應(yīng)予獎勵的其它情形。第五十二條有下列情形之一的，應(yīng)追究有關(guān)人員責(zé)任。根據(jù)造成損失嚴(yán)重程度和責(zé)任大小，分別予以批評教育、經(jīng)濟處分、行政處分，情節(jié)嚴(yán)重涉嫌犯罪的，移交司法機關(guān)解決：（一）違反公司的合同專項管理方法或其它規(guī)章制度，不推行合同訂立及變更的審批流程和手續(xù)，即自行訂立和變更合同的情形；(二)合同管理不善，丟失、毀損合同文本及有關(guān)文獻(xiàn),給公司造成損失的；（三）訂立經(jīng)濟合同違反國家法律、法規(guī)和政策規(guī)定，受到法律制裁的；（四）與對方當(dāng)事人惡意串通，為謀取個人利益、小團體利益而損害公司利益的；（五）在合同訂立與推行過程中失職、失職或接受賄賂的；（六）私自刻制公司印章，與別人訂立合同，給公司造成損失的；（七）對合同項目不進行可行性分析，對對方當(dāng)事人資信狀況未進行細(xì)致考察，盲目訂立合同，給公司造成損失的；（八）訂立合同過程中應(yīng)當(dāng)使用公司公布的合同示范文本而未使用的；（九）故意隱瞞真實狀況，獲得審批而訂立合同,給公司造成損失的；（十）應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未訂立的；(十一)未經(jīng)公司法定代表人授權(quán)或超越代理權(quán)限，私自對外訂立合同或出具書面承諾、無權(quán)代理或超越代理權(quán)限簽約的；(十二)在訂立、推行合同中疏于職守，不按法律和本方法規(guī)定的程序訂立、變更、解除合同，給公司造成損失的；(十三)泄露合同意向、商業(yè)、技術(shù)秘密或其它有關(guān)機密，給公司造成損失的；(十四)發(fā)生經(jīng)濟糾紛后，不采用主動有效的方法加以解決，私自解決或隱瞞真實狀況，不配合訴訟代理人的調(diào)查取證