會(huì)務(wù)手冊(cè)新版

PAGE1XXXXX集團(tuán)會(huì)務(wù)執(zhí)行手冊(cè)目錄TOC\o一、手冊(cè)說明 4二、會(huì)議制度及規(guī)范 4三、流程圖 7四、程序 9會(huì)前工作（按順序） 9議題及參會(huì)人員范圍的確定 9會(huì)議場(chǎng)所的選定： 9會(huì)議通知的起草 9申報(bào)會(huì)議預(yù)算 10人員確認(rèn) 10設(shè)備準(zhǔn)備 11預(yù)定 11車輛安排 11會(huì)務(wù)通知起草 11議程PPT制作 錯(cuò)誤!未定義書簽。食品的采買 11指導(dǎo)服務(wù)員工作 11會(huì)議場(chǎng)地布置與熟悉 12會(huì)中工作（按順序） 12會(huì)議室保障 12匯報(bào)人員的保障 12用餐的保障 13娛樂的保障 錯(cuò)誤!未定義書簽。住宿的保障 13會(huì)后工作（按順序） 13離會(huì)車輛安排 13退房 13設(shè)備整理 14結(jié)帳 14設(shè)備歸還 14費(fèi)用報(bào)銷 14會(huì)務(wù)總結(jié) 14五、注意事項(xiàng) 14附件： 18會(huì)議通知草稿 19會(huì)務(wù)通知草稿 22會(huì)議預(yù)算草稿 27會(huì)務(wù)分工明細(xì)表 28主要會(huì)議場(chǎng)所明細(xì)表 29缺席而影響會(huì)議效果，也不因使與本次會(huì)議關(guān)系不大的人員原因參加此次會(huì)議而影響他們的正常工作，同時(shí)又給相關(guān)人員以學(xué)習(xí)、觀摩的機(jī)會(huì)；會(huì)議注意事項(xiàng)著裝要求:在總代會(huì)務(wù)期間需著統(tǒng)一教練服，由公司統(tǒng)一發(fā)放，每次會(huì)議前從客服部領(lǐng)取。會(huì)議內(nèi)容保密要求：會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容確定會(huì)議內(nèi)容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。例如：涉及公司商業(yè)秘密的會(huì)議，參會(huì)人員如果委托他人代替參加會(huì)議，必須事先報(bào)會(huì)議主辦部門批準(zhǔn)。除主辦會(huì)議部門外，一律不得錄音、攝像。會(huì)議中使用的文件一律由會(huì)議主辦部門統(tǒng)一收發(fā)，若需要會(huì)后帶走的必須履行相應(yīng)的登記手續(xù)。等等。會(huì)議通知的發(fā)送跨部門的會(huì)議，會(huì)議組織部門應(yīng)該提前3個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通知；如果會(huì)議涉及公司總經(jīng)理室一半以上人員參加，應(yīng)該提前5個(gè)工作日發(fā)出通知，涉及總經(jīng)理使全體成員參加的會(huì)議，應(yīng)該提前10個(gè)工作日發(fā)出通知；以便與會(huì)人員能夠事先調(diào)整好時(shí)間安排并為參會(huì)做好準(zhǔn)備；如果因特殊情況需要臨時(shí)召開會(huì)議（會(huì)議通知發(fā)出距離會(huì)議召開24小時(shí)以內(nèi)），跨部門的會(huì)議應(yīng)該由本系統(tǒng)的總經(jīng)理室成員批準(zhǔn)，總經(jīng)理室一半以上人員參加的會(huì)議應(yīng)該獲得公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)；會(huì)議紀(jì)律會(huì)務(wù)人員在會(huì)議期間，每日應(yīng)于8：30前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，做前期的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作；會(huì)議期間在場(chǎng)內(nèi)避免隨意走動(dòng)，對(duì)手機(jī)做消音處理；會(huì)務(wù)組織：會(huì)議預(yù)算：會(huì)議應(yīng)本著高效，節(jié)約的原則進(jìn)行會(huì)議預(yù)算，并報(bào)營(yíng)銷總監(jiān)審批；交通、食宿：如果會(huì)議在公司外部舉行，會(huì)議組織部門應(yīng)該視會(huì)議時(shí)間安排組織與會(huì)人員的交通和食宿。如果下午有會(huì)議議程，午餐應(yīng)安排為工作快餐；三、流程圖整體流程開始場(chǎng)所布置與熟悉到達(dá)會(huì)場(chǎng)物料歸總車輛安排預(yù)定會(huì)議室，房間，用餐YN設(shè)備準(zhǔn)備人員確認(rèn)（住宿，交通）會(huì)議預(yù)算起草會(huì)務(wù)通知選址及確定確認(rèn)開課時(shí)間，參會(huì)人數(shù)開始場(chǎng)所布置與熟悉到達(dá)會(huì)場(chǎng)物料歸總車輛安排預(yù)定會(huì)議室，房間，用餐YN設(shè)備準(zhǔn)備人員確認(rèn)（住宿，交通）會(huì)議預(yù)算起草會(huì)務(wù)通知選址及確定確認(rèn)開課時(shí)間，參會(huì)人數(shù)會(huì)前產(chǎn)品出庫(kù)食品采買產(chǎn)品出庫(kù)食品采買四、組織架構(gòu)會(huì)務(wù)總監(jiān)會(huì)務(wù)主管會(huì)務(wù)專員會(huì)務(wù)專員會(huì)務(wù)專員五、工作職責(zé)詳見附表六工作程序會(huì)前工作（按順序）會(huì)議場(chǎng)所的選定：在會(huì)前至少30個(gè)工作日確定好會(huì)議地點(diǎn)，并詳細(xì)了解場(chǎng)地的具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。要求：詳見附件一說明：對(duì)符合上述條件的場(chǎng)所最終提請(qǐng)營(yíng)銷總監(jiān)。參課人員數(shù)量的確定會(huì)議通知的起草在會(huì)前一周確定本次會(huì)議的議程，其中包括匯報(bào)的具體時(shí)間，主要內(nèi)容及安排，匯報(bào)人，列席人員等事項(xiàng)。舉例如下：議程時(shí)間匯報(bào)議題主要內(nèi)容及時(shí)間安排主要匯報(bào)人員列席人員19:00—10：00匯報(bào)人：――――――、――――――、―10：00-10：15休息210：15—11：45匯報(bào)人：―――――、―――、――、―結(jié)合會(huì)議議程起草會(huì)議通知，其中應(yīng)注明會(huì)議的時(shí)間，地點(diǎn)，主持人，議程，會(huì)議的注意事項(xiàng)（必須包括著裝要求，內(nèi)容保密要求，會(huì)議文件的要求，請(qǐng)假的要求，會(huì)議的紀(jì)律等）及路線圖，并在會(huì)前十天發(fā)出。申報(bào)會(huì)議預(yù)算依據(jù)會(huì)議參課人員數(shù)量及工作人員情況的確認(rèn)，做如下費(fèi)用明細(xì)，包括：會(huì)議室費(fèi)用，住宿費(fèi)用，餐飲費(fèi)用，茶歇費(fèi)，廣告安裝費(fèi)，交通費(fèi)，辦公用品費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用。會(huì)議預(yù)算要求在會(huì)前四天由會(huì)務(wù)總統(tǒng)籌完成，報(bào)營(yíng)銷總監(jiān)和財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。人員確認(rèn)結(jié)合派出工作人員情況及攜帶物料數(shù)量，確認(rèn)住宿，安排交通（往返）情況。設(shè)備準(zhǔn)備（詳見附件二）預(yù)定依據(jù)征詢結(jié)果，與酒店最后確定：會(huì)議室，房間，餐飲的具體安排。車輛安排 依據(jù)會(huì)議議程確定車輛往返的安排，一般選用金杯車。要求明確發(fā)車時(shí)間，地點(diǎn)，路線。會(huì)務(wù)通知起草結(jié)合已確定的參會(huì)及預(yù)定情況，起草會(huì)議的會(huì)務(wù)通知，要求所有安排確定并詳細(xì)。應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、參課流程、住宿安排、就餐安排、車輛安排、會(huì)務(wù)組聯(lián)系方法、會(huì)議注意事項(xiàng)及會(huì)址路線圖。會(huì)務(wù)通知要求在會(huì)前五天完成，發(fā)營(yíng)銷統(tǒng)籌后由其通知銷售人員分別發(fā)放給參課人員。會(huì)務(wù)通知要求在會(huì)前三天發(fā)給參會(huì)人員。食品的采買依據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短及人數(shù)，采購(gòu)相應(yīng)的水果、干果及小點(diǎn)心。指導(dǎo)服務(wù)員工作確定每次會(huì)議至少需有3名服務(wù)人員。通知服務(wù)人員全程服務(wù)茶歇。指導(dǎo)服務(wù)人員水果及點(diǎn)心的準(zhǔn)備和擺放情況。會(huì)議場(chǎng)地布置與熟悉事先與酒店人員聯(lián)系，保證服務(wù)人員的及時(shí)到位。所有會(huì)議所需用品需在會(huì)前一天運(yùn)到會(huì)場(chǎng)；會(huì)議室所需用品（投影儀，膠投，幕布，白板，激光筆）等需在會(huì)前1天擺放并調(diào)試完畢。會(huì)議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會(huì)前一天準(zhǔn)備并調(diào)試完畢。講師臺(tái)需放置礦泉水一瓶，并注意增補(bǔ)。擺放指路牌，指明會(huì)議室及會(huì)務(wù)組的地點(diǎn)。通知匯報(bào)人員于會(huì)前5分鐘就座并準(zhǔn)備好匯報(bào)資料。簽到確定簽到臺(tái)的擺放與人員擺放《簽到處》會(huì)中工作（按順序）會(huì)議保障會(huì)議的全程要有一名會(huì)務(wù)人員留在會(huì)議室，保障會(huì)議的服務(wù)工作。每次匯報(bào)開始時(shí)，要隨時(shí)關(guān)注設(shè)備、燈光、室溫、音響等情況。協(xié)助匯報(bào)人員做好匯報(bào)PPT文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作。在會(huì)議休息期間，要協(xié)助下一個(gè)匯報(bào)人員進(jìn)行調(diào)試及資料收發(fā)。及時(shí)了解會(huì)議的進(jìn)展情況并及時(shí)通知外部會(huì)務(wù)人員做好日程安排的調(diào)整工作。匯報(bào)人員的保障落實(shí)匯報(bào)人員及時(shí)到會(huì)。了解匯報(bào)部門資料的準(zhǔn)備情況，并協(xié)助做好準(zhǔn)備工作（如筆記本電腦，資料準(zhǔn)備等）。落實(shí)匯報(bào)人員用餐情況。落實(shí)匯報(bào)人員返回情況。用餐的保障要結(jié)合會(huì)議的進(jìn)程和人數(shù)，通知餐廳飯菜的準(zhǔn)備情況（人數(shù)）及用餐時(shí)間。要求涼菜在正餐開始前15分鐘擺放完畢，熱菜在用餐開始時(shí)上火。如果下午有會(huì)議議程，午餐應(yīng)安排為工作快餐。住宿的保障在所有需要住宿的人員抵達(dá)賓館時(shí)，要及時(shí)提供相應(yīng)房間的鑰匙。在當(dāng)晚要與總臺(tái)設(shè)定好第二日的叫早時(shí)間。叫早并通知早飯時(shí)間。在會(huì)議結(jié)束的當(dāng)天13：00之前，將所有房間的鑰匙收齊。會(huì)后工作（按順序）離會(huì)車輛安排全部會(huì)議結(jié)束后，做好參會(huì)人數(shù)返回車輛安排工作。導(dǎo)師離場(chǎng)與其他人員車輛安排退房在會(huì)議最后一天通知中午13：00之前，辦理退房手續(xù)。設(shè)備整理在送走所有參會(huì)人員后，進(jìn)行設(shè)備的收拾和整理工作。結(jié)帳在確認(rèn)所有會(huì)議項(xiàng)目均以結(jié)束后，結(jié)帳并開具發(fā)票。設(shè)備歸還返回公司后，歸還所借設(shè)備。費(fèi)用報(bào)銷在會(huì)后三天內(nèi)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，并附此次會(huì)議的費(fèi)用決算表。會(huì)務(wù)總結(jié)會(huì)后第一次秘書處例會(huì)上，進(jìn)行會(huì)務(wù)總結(jié)工作。五、注意事項(xiàng)會(huì)務(wù)人員要做好總經(jīng)理業(yè)務(wù)工作的保障工作并攜帶公司通訊錄以做好聯(lián)系。全程會(huì)議要至少保證有2輛會(huì)議用車。會(huì)議所需儀器應(yīng)有備份；對(duì)所借用品應(yīng)在出發(fā)前進(jìn)行檢測(cè)與調(diào)試。會(huì)務(wù)人員要攜帶至少5份會(huì)務(wù)通知，以備查詢。財(cái)務(wù)監(jiān)控部匯報(bào)材料為受控文件，要指定專人做資料的發(fā)放工作。會(huì)務(wù)組房間應(yīng)選擇與會(huì)場(chǎng)距離較近的房間，而每次會(huì)議的房間應(yīng)較為固定。會(huì)議期間如發(fā)生緊急情況，會(huì)務(wù)人員要沉著冷靜，及時(shí)檢查可能導(dǎo)致的原因并盡快解決。附件：會(huì)議通知草稿會(huì)務(wù)通知草稿會(huì)議預(yù)算草稿會(huì)務(wù)分工明細(xì)表主要會(huì)議場(chǎng)所明細(xì)表附件一公司COMPANY:TO:傳真號(hào)碼FAXNO.:編號(hào)公司COMPANY:TO:傳真號(hào)碼FAXNO.:編號(hào)OURREF:第1頁(yè)，共2頁(yè)文件編號(hào)：發(fā)文日期：文件類別：會(huì)議通知擬文：審核：批準(zhǔn)：收文部門：收文者：抄送：傳閱FORMCHECKBOX閱后存檔FORMCHECKBOX保密保密期限FORMCHECKBOX其他年月份總經(jīng)理室例會(huì)通知年月份例會(huì)定于月日下午（星期）和日（星期）舉行。會(huì)議的各項(xiàng)內(nèi)容安排如下：一、會(huì)議地點(diǎn)：、參會(huì)人員：、會(huì)議主持人：議程安排：議程時(shí)間匯報(bào)議題主要內(nèi)容及時(shí)間安排主要匯報(bào)人員列席人員1、―――、―――、―――、―16：:00—16：15休息216：15-18：00―――――――――、―――、―――、―――18：15—19：15晚餐19：30—22：30自由活動(dòng)、交流，22：30分以前必須休息，35月29日（星期六）8：00—9：3049：30-10：30―――――、――、――、――、――、10：30-10：45休息510：45—12：30――――――、―――、―――、―――、―――、12：30返回會(huì)議注意事項(xiàng)5月29日早8：00舉行總經(jīng)理室周例會(huì)，5月31日的總經(jīng)理室周例會(huì)取消；總經(jīng)理室會(huì)議的內(nèi)容屬于公司的商業(yè)秘密，與會(huì)人員請(qǐng)注意保密；各項(xiàng)會(huì)議的匯報(bào)人員和列席人員請(qǐng)按照議程安排的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)參會(huì)；會(huì)議期間請(qǐng)不要隨意走動(dòng)，請(qǐng)對(duì)手機(jī)、BP機(jī)做消音處理；請(qǐng)匯報(bào)人嚴(yán)格控制時(shí)間，保證會(huì)議議程順利、按時(shí)進(jìn)行；各匯報(bào)部門請(qǐng)事先準(zhǔn)備好PPT文件，如需要準(zhǔn)備文字材料，請(qǐng)準(zhǔn)備22份復(fù)印材料，分發(fā)給總經(jīng)理室成員，并在會(huì)后統(tǒng)一收回；如因特殊原因無法參會(huì)，總經(jīng)理室成員需要楊元慶總經(jīng)理準(zhǔn)假，其他人員需要本部門的主管總經(jīng)理室成員準(zhǔn)假并通知秘書處―――5月28日前將給與會(huì)人員發(fā)出詳細(xì)的會(huì)務(wù)通知，請(qǐng)注意查收。附件二公司COMPANY:TO:傳真號(hào)碼公司COMPANY:TO:傳真號(hào)碼FAXNO.:編號(hào)OURREF:第1頁(yè)，共4頁(yè)文件編號(hào)：發(fā)文日期：//文件類別：通知擬文：――――――審核：//批準(zhǔn)：―――－收文部門：收文者：與會(huì)人員抄送：FORMCHECKBOX傳閱FORMCHECKBOX閱后存檔FORMCHECKBOX保密保密期限FORMCHECKBOX其他月份例會(huì)會(huì)務(wù)通知會(huì)議時(shí)間：月28日下午、29日會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議主持人：議程時(shí)間匯報(bào)議題主要內(nèi)容及時(shí)間安排主要匯報(bào)人員列席人員1、―――、―――、―――、―16：:00—16：15休息216：15-18：00信息化建設(shè)情況通報(bào)―――――――――、―――、―――、―――18：15—19：15晚餐19：30—22：30自由活動(dòng)、交流，22：30分以前必須休息，35月29日（星期六）8：00—9：30總經(jīng)理室周例會(huì)49：30-10：30經(jīng)營(yíng)情況通報(bào)―――――、――、――、――、――、10：30-10：45休息510：45—12：30聯(lián)想電腦服務(wù)模式研討――――――、―――、―――、―――12：30返回房間安排：住宿人員房號(hào)住宿人員房號(hào)―――5206―――、―――5209―――、―――5208―――、―――5210―――5207―――、―――5211―――、――5205―――、―――5202――、――5204―――、―――5212―――、――5203―――、―――5201六、就餐安排：5月28日晚餐18：1519：155月29日早8：00早餐會(huì)5月29日午餐12：3013：30七、會(huì)務(wù)組：――：137。。。――：139。。。TEL：64231199轉(zhuǎn)5201房八、車輛安排：日期時(shí)間路線安排5月213：0015：2016：0018：0019：305月29日8：209：4510：4012：3012：40九、活動(dòng)安排：時(shí)間地點(diǎn)活動(dòng)內(nèi)容注：5月28日提供以上娛樂項(xiàng)目，如有需求請(qǐng)與會(huì)務(wù)組聯(lián)系。十、會(huì)議注意事項(xiàng)各項(xiàng)會(huì)議的匯報(bào)人員和列席人員請(qǐng)按照議程安排的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)參會(huì)；請(qǐng)匯報(bào)人嚴(yán)格控制時(shí)間，保證會(huì)議議程順利、按時(shí)進(jìn)行；各匯報(bào)部門請(qǐng)事先準(zhǔn)備好PPT文件，如需要準(zhǔn)備文字材料，請(qǐng)準(zhǔn)備22份復(fù)印材料，分發(fā)給總經(jīng)理室成員，并在會(huì)后統(tǒng)一收回；如因特殊原因無法參會(huì)，總經(jīng)理室成員必須向楊總親自請(qǐng)假；其它人員需向部門主管總經(jīng)理成員請(qǐng)假，并及時(shí)通知會(huì)務(wù)組―――。會(huì)間請(qǐng)不要隨意走動(dòng)，請(qǐng)對(duì)手機(jī)、BP機(jī)做消音處理；此次會(huì)議議程較多，會(huì)議的結(jié)束時(shí)間可能會(huì)有所延長(zhǎng)；5月31日的周例會(huì)取消；如所匯報(bào)人員因參會(huì)所發(fā)生的交通費(fèi)用可于5月31日下班前交給―――，由會(huì)務(wù)組統(tǒng)一報(bào)銷（同時(shí)請(qǐng)?jiān)谄睋?jù)后注明姓名及行車路線），逾期請(qǐng)自行報(bào)銷。每一房間只有一把鑰匙，請(qǐng)注意保管，并在29日下午開會(huì)前交給會(huì)務(wù)組，若有損壞或丟失需自行補(bǔ)償50元。參會(huì)人員如有住宿或用車需要，請(qǐng)及時(shí)通知―――或―――。附：路線圖略附件三公司COMPANY:TO:傳真號(hào)碼FAXNO.:公司COMPANY:TO:傳真號(hào)碼FAXNO.:編號(hào)OURREF:文件編號(hào)：QB/LX·PC·發(fā)文日期：文件類別：擬文：審核：批準(zhǔn)：收文部門：收文者：抄送：FORMCHECKBOX傳閱FORMCHECKBOX閱后存檔FORMCHECKBOX保密保密期限FORMCH