會議運營管理

會議概述

第一節(jié)

會議的概念

狹義的會議是指一種圍繞特定目標(biāo)和議題進行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的、有組織、有計劃地群體性商議活動。

（1）會議的針對性（2）會議的規(guī)定性。（3）會議的程序性，

廣義的會議則包含一切圍繞特定目的開展的、使用口頭交流方式的群體性活動。

區(qū)分廣義會議和狹義會議，首先要看會議有無特定的議題。

有目的而無特定議題的活動，如：開幕式、閉幕式、頒獎儀式、開業(yè)儀式等，屬于廣義的會議；

二、會議的特征

1.會議是一種圍繞特定目標(biāo)和議題開展的活動

2.會議是一種以口頭交流為主要方式、以書面交流、聲像交流以及其他交流手段為輔助方式的活動

3.會議是一種群體性的社會交往活動

第二節(jié)

會議的要素

要素大致可以分為三類：會議人員要素、會議物質(zhì)要素和會議形式要素。

會議主體是指主要策劃、組織會議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位和協(xié)助單位等。

會議人員的活動決定著會議的效果。

會議的物質(zhì)要素，是會議順利進行的必要保證，

會議議題是根據(jù)會議目標(biāo)確定并提交會議討論或解決的具體問題，會議議題處于會議的核心地位。

以議題內(nèi)容分。會議議題可以分為政治性工作議題、經(jīng)濟工作議題、外交工作議題、教育工作議題、科技工作議題等等。

以議題來源分。主要有法定例會議題和非例會議題。

會議名稱是指能夠概括一次會議的主辦單位、參加對象、內(nèi)容和時間地點等的簡短精煉的標(biāo)題。

會議時間通常包括三個方面：一是會議的起止時間。二是會議的時間量。三是會議的周期。會議的功能作用會議的功能

1.信息交流、傳遞2.集思廣益、科學(xué)決策和管理3.發(fā)揚民主、宣傳教育

4.聯(lián)絡(luò)感情5.樹立形象、產(chǎn)生權(quán)威6.檢查、監(jiān)督

第二章

會議類型

第一節(jié)

會議類型

按會議性質(zhì)劃分

1.法定性會議2.非法定性會議

交流性會議的意圖著重于在文化、專業(yè)學(xué)術(shù)及其它方面的交流學(xué)習(xí)、經(jīng)驗分享，根據(jù)會議內(nèi)容不同，對出席者的要求也各有不同。

法定代表性會議（也稱立法性會議）

協(xié)會類會議在會議市場中占有相當(dāng)重要的位置。

玻璃魚缸式會議

這是一種非常獨特的方便電視轉(zhuǎn)播的討論會議類型。

第二節(jié)

各類會議的作用和特點

公司會議的特點：

準(zhǔn)備時間相對較短，很少有超過一年的。

出席者據(jù)調(diào)查，大多數(shù)會議的參與者少于500人，

會期培訓(xùn)或獎勵會議的會期最普遍的大約是3天，有時可長達(dá)3至5天。

協(xié)會會議的特點

會期對于全國性會議來講，協(xié)會會議平均期限為3至5天，

會議策劃與決策協(xié)會會議的策劃和決策者一般為協(xié)會的負(fù)責(zé)人。

聽證會

⑴法定性：⑵廣泛性：⑶公開性：

新聞發(fā)布會

⑴會議內(nèi)容具有新聞性：⑵會議目的具有公關(guān)性：

⑶會議形式多樣性：

⑷發(fā)布對象的廣泛性：

8.現(xiàn)代遠(yuǎn)程會議

現(xiàn)代遠(yuǎn)程會議打破了傳統(tǒng)會議在空間以及時間上的約束，是會議的空間和時間觀發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了異時、異地進行會議的交流溝通。第三節(jié)

各類會議的流程

會前工作準(zhǔn)備

了解會議目的2.召開準(zhǔn)備會議：3.會議通知擬定

4.會務(wù)籌備

5.參會人員6.住宿與餐飲安排

第三章

會議策劃

第一節(jié)

會議策劃的概述

會議策劃，就是以一個特定的目標(biāo)作為起點，充分收集會議信息并在深入分析的基礎(chǔ)上，全面地構(gòu)思，設(shè)計，并運用科學(xué)合理的方法，制定出可行方案的創(chuàng)造性思維的過程。

2.會議策劃的要素

一次會議的成功舉辦，離不開會議策劃各構(gòu)成要素的相互制約，相互影響。會議的要素主要包括以下幾項：

⑴策劃者：

⑵策劃對象：

⑶策劃依據(jù)：

⑷策劃方案：。

只有遵循目的性原則才能為主辦者的決策以及會議的成功舉辦提供依據(jù)和保障。

第二節(jié)

會議策劃的內(nèi)容

會議目標(biāo)是會議策劃者或整個組織所期望的成果，是會議策劃過程中頭等要考慮的內(nèi)容。

確定了會議的總體目標(biāo)是什么，就可以決定會議的具體目標(biāo)。

準(zhǔn)確地設(shè)定出會議的目標(biāo)，有助于把會議信息更清楚地傳達(dá)給參會者。

會議目標(biāo)在策劃過程中的要求

⑴會議目標(biāo)必須清晰明確

⑵會議目標(biāo)必須實際可行

⑶會議目標(biāo)必須能夠吸引參會者

⑷會議目標(biāo)必須要緊扣主題

⑸會議目標(biāo)必須是書面的

會議名稱必須用確切，規(guī)范的文字表達(dá)。

會議主題是會議中貫穿各項議題的主線，

4.會議議題在策劃中的要求

⑴前瞻性

⑵密切性

⑶集中性

⑷高效性

⑸準(zhǔn)確性

會議議程就是為會議的議事內(nèi)容和會議的議題活動所做的程序安排，是會議必須需要遵循的程序。

會議活動往往是各種組織、各種利益集團進行政治較量的舞臺，沒有一套既定的、為各方接受的議程，會議活動必然會出現(xiàn)混論甚至無法收拾的局面。會議程序是一次單元性會議活動或單獨的儀式性活動的詳細(xì)順序和步驟。

會議時間有三種概念：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間；三是指每一次會議的時間限度。

⑴會議舉辦地

會議舉辦地要考慮政治，經(jīng)濟，文化等大方面的因素，

2.會議地點在策劃中的要求

⑴會議地點要“量身定做”

⑵要綜合考慮政治經(jīng)濟因素

⑶與會議內(nèi)容相呼應(yīng)

⑷要考慮與會議酒店⑴目的性。⑵可操作性。⑶統(tǒng)籌性。⑷現(xiàn)實性。⑸附合性。

宣傳步驟

1.確立宣傳目標(biāo)、計劃2.制定宣傳內(nèi)容3.準(zhǔn)備宣傳資料4.選擇宣傳方式

宣傳中應(yīng)注意的問題

1.測量宣傳效果

2.解決反宣傳的措施

第六節(jié)

會議營銷注意的問題

會后工作在會議營銷的過程中占重要地位，會議活動的結(jié)束并不是會議營銷的結(jié)束，在會后的一系列工作中能更好的反映出會議營銷的成績與效果。

會議邀請與接待

第一節(jié)

會議通知與邀請

會議通知的內(nèi)容

1.會議名稱2.主辦者3.會議的內(nèi)容4.參加對象5.會議的時間6.會議地點7.其他事項

8.聯(lián)絡(luò)信息

“請柬”主要用于舉行儀式類活動。如開幕式、竣工儀式、簽字儀式等。發(fā)送對象一般是上級領(lǐng)導(dǎo)、社會人士、兄弟單位等，多使用書面語言，語言恭敬儒雅。

⑷“海報”是一種公開性的會議通知形式。通常采用招貼的方式，主要用于可以自由參加的學(xué)術(shù)性報告會。

使用正式文件的格式印制會議通知，并通過正式文件的傳遞渠道發(fā)送，這用于召開重要會議。

第二節(jié)

與會人員的編排

規(guī)模較大而且需要安排討論、審議等活動的會議，應(yīng)當(dāng)將與會者進行編排。編排有利于提高提高會議的機動性，促進相互交流。在法定性會議中，將與會人員進行編排，編排之后的小組稱之為代表團，具有法定的相關(guān)權(quán)力。

分組的數(shù)量和規(guī)模要適中。

第四節(jié)

會議接待與迎送

會議接待工作原則

1.熱情友好，細(xì)致周到2.一視同仁，平等對待

3.勤儉節(jié)約，倡導(dǎo)新風(fēng)4.加強防范，確保安全

⑵收集與會者的情況的途徑與方法

①匯總回執(zhí)或報名表。

會議通知回執(zhí)或報名表是了解與會者情況的主要途徑。

②查閱歷次會議的檔案資料。

歷次會議的檔案資料中保存了會議記錄和接待方面的記錄，這對于了解與會者的基本信息有一定的參考價值。

③請有關(guān)部門提供的情況。

④要求與會者出示有效證件和介紹證明信函。

會議接待方案一般包含以下內(nèi)容：

⑴接待方針及接待規(guī)格。

⑵接待內(nèi)容

⑶接待活動的時間安排。

⑷接待責(zé)任。。

⑸接待經(jīng)費。

落實接待事項

1.預(yù)定住房2.安排就餐和宴席3.準(zhǔn)備接待禮物4.落實交通工具

5.布置安全保衛(wèi)工作6.選派翻譯和陪同人員7.準(zhǔn)備接待標(biāo)志與物品8.落實相關(guān)事宜

接站是跨地區(qū)會議、全國性會議和國際性會議接待工作的第一道環(huán)節(jié)。

重要領(lǐng)導(dǎo)或外賓前來參加會議，要事先確定迎接的規(guī)格，主辦方應(yīng)當(dāng)派一定身份的人士前往機場、碼頭、車站迎接。

④獻花一般安排在主客雙方見面、介紹、握手之后。

第七章

會場的選定和布置

第一節(jié)

會場的選定

選好會場的意義

1.產(chǎn)生良好的政治影響和經(jīng)濟效果

2.突出會議的主題

3.營造良好的會議氣氛

如何進行會場的選定

1.會議地點和與會者所在地的距離

2.會議舉辦地址的服務(wù)設(shè)施便利性

第二節(jié)

會場布置

會場布置是一項有明確意圖的會務(wù)工作，根本目的在于創(chuàng)設(shè)與會議主題、性質(zhì)相適應(yīng)的會場氣氛，從而有利于事先會議的目標(biāo)。

強化會議的功能。會場裝飾的作用最終是落實在能夠增強會議的功能，實現(xiàn)會議的目標(biāo)，這是會場裝飾的根本目的所在。

會標(biāo)。會議名稱為主要內(nèi)容的會議信息的文字性標(biāo)志。

會標(biāo)的作用。直接顯示會議名稱、直接體現(xiàn)會議的莊重性、激發(fā)與會者的參與感。

會標(biāo)的制作與懸掛。會標(biāo)的格調(diào)要與會議的主題相一致、會標(biāo)應(yīng)當(dāng)醒目、會標(biāo)應(yīng)當(dāng)簡潔。

會徽。會徽體現(xiàn)或象征會議精神的圖案性標(biāo)志，一般懸掛在主席臺的天幕中央，形成會場的視覺中心，具有較強的感染和激勵作用。

標(biāo)語。把會議口號用醒目的書面形式張貼或懸掛起來，成為會議的標(biāo)語。會議標(biāo)語是一種書面符號系統(tǒng)，與會徽、會標(biāo)、旗幟等裝飾物相比，可以直接張揚會議主題。

模型標(biāo)志是一種處理在會場內(nèi)的立體型的形象標(biāo)志，具有較強的視覺沖擊力。

第三節(jié)

會議的座次安排

幾個必須考慮的問題

⑴會場大小和與會人數(shù)多少。

⑵會場座位格局的政治意義。

⑶會場座位格局的氣氛和效果。

第八章

會議現(xiàn)場管理

第一節(jié)

報到與注冊

會議報到工作是與會者達(dá)到會議所在地后的第一個接待環(huán)節(jié)。

會議報到應(yīng)注意以下三方面內(nèi)容：

⑴認(rèn)真準(zhǔn)備

⑵有序組織

⑶及時統(tǒng)計

會議注冊是會議開始最為繁忙的階段和關(guān)鍵階段，這段工作的好壞直接關(guān)系到會議整個階段的運作。

會議注冊的內(nèi)容包括注冊人的姓名、性別、職稱、工作單位、通訊方式、聯(lián)系方式、住宿預(yù)訂等信息，會議注冊表見下表8-1。

⑵會議組織者應(yīng)根據(jù)參會人員的注冊信息，來安排酒店和餐飲等服務(wù)，以保證到會者能夠得到休息和熱情接待。

第二節(jié)

儀式與典禮

按照儀式方案做好各項籌備工作。

1.確定儀式主題

2.確定時間和地點

擬訂邀請賓客名單，提前呈送請柬

4.擬訂儀式程序

第三節(jié)

茶歇與宴會

宴會時因為習(xí)俗或社會利益需要兒舉行的宴飲聚會

第四節(jié)

會議的主持

會議的主持人需要注意的問題

⑴遵守時間。

⑵不要忘了會議的主要理由。

⑶會議的黃金規(guī)則：公開稱贊，私下批評。

⑷事先告知會議議程。

（5）會議最好的模式是民主，而非專制。

（6）建立清楚的議程，餅在會議前讓大家傳閱。

（7）當(dāng)例行會議的目的已經(jīng)不存在時，停止繼續(xù)開會。

“頭腦風(fēng)暴”法最具有特色的地方就在于與會者無任何顧忌地自由發(fā)表自己的理論觀點，

名義小組發(fā)的好處是要求每個人都有機會陳述自己的觀點，實際上就是變相的逼迫每個與會者都把自己的觀點貢獻出來。

反向討論法是發(fā)動與會人員已逆向思維方式，取得對特定討論對象的進

一步完善的會議討論方法。

會前預(yù)約法的使用規(guī)則是：在會議召開之前，會議主持人吧會議的內(nèi)容及本人的意圖向預(yù)定參加會議的有關(guān)人員做個別介紹，請有關(guān)人員就有關(guān)問題提前準(zhǔn)備，并在會上做重點發(fā)言。

使用各抒己見法主持召開會議，一般不安排具有較高職位或德高望重的人參加會議。第五節(jié)

會議風(fēng)險預(yù)案

會議突發(fā)事件的類型、預(yù)防和應(yīng)對措施

突發(fā)事件的類型

突發(fā)情況

預(yù)防和應(yīng)對措施

人員問題

發(fā)言人、參加者或關(guān)鍵代表缺席或無法按時到會，致使會議無法按時開始，或者造成參會人數(shù)不足，從而影響會議的規(guī)模、財務(wù)收支和公共關(guān)系。

發(fā)言人不能按時到會，可以考慮代替，甚至臨時修改會議議程；可臨時額外給每位發(fā)言人10分鐘自由提問的時間，以彌補發(fā)言人的缺席。

健康與安全問題

突發(fā)火災(zāi)、地震等危險事件，安全通道和消防通道不通暢；參會人員患有嚴(yán)重的疾病；由于天氣等原因?qū)е聟藛T發(fā)生休克、突發(fā)心臟病、腦出血等危重病情；參會人員出現(xiàn)食物中毒。

加強會前的檢查，必要時要組織應(yīng)對突發(fā)性的火災(zāi)、地震等各種災(zāi)害的演習(xí)，要派專門人員負(fù)責(zé)把守安全通道，有條件的單位應(yīng)充分利用會場的監(jiān)控攝像系統(tǒng)，以便隨時掌握會場的方方面面和各種突發(fā)情況。此外，各種大中型會議事先應(yīng)安排好醫(yī)術(shù)一流的醫(yī)護人員在會場應(yīng)急，同時還要加強會議的值班工作。

行為問題

發(fā)言人行為不當(dāng)或某些參會人員行為不當(dāng)?shù)取?/p>

審核發(fā)言人以往的情況，并在發(fā)言前加強與其的溝通與交流，必要時請某些行為不當(dāng)著暫時離開會場。

設(shè)備問題

會場的擴音設(shè)備、燈光、投影機或錄音錄像設(shè)備等缺少或出現(xiàn)故障。

加強會前檢查與調(diào)試，準(zhǔn)備好維修師的姓名、電話和地址，還應(yīng)詳細(xì)了解本地可以租到或購買相應(yīng)設(shè)備的公司的名稱、電話和具體地址。

場地問題

制冷、取暖設(shè)備或通風(fēng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，有時會議場所會因某種原因不可使用，這就需要臨時找替代的場所。

會前準(zhǔn)備好維修師的姓名、電話和地址，并及時與之聯(lián)系。如果會議場所因某種原因不可使用，可臨時找附近的大禮堂、電影院、劇院和報告廳等應(yīng)急。

資料問題

參會人員超出既定人數(shù)，或是由于會議資料印刷質(zhì)量欠佳可能造成會議資料不足的問題；有時由于各種原因，可能致使會議資料無法按時送到會議地點。

秘書要隨身帶一份會議活動安排及會議需要使用文件的原稿，以便在會場附近隨時復(fù)印，若會議資料無法按時送到會場，秘書應(yīng)及時通知并催促相應(yīng)的工作人員。

應(yīng)急人員

對可能出現(xiàn)的問題缺乏預(yù)見，未能安排相應(yīng)的人員和物資，造成問題擴大。

會前和會中提醒應(yīng)急組織和人員隨時做好工作準(zhǔn)備，并備有其聯(lián)系方式。

車輛短缺

在接站、送站以及會場轉(zhuǎn)場時，車輛短缺造成參會人員長時間等待，影響會議進程。

加強會前檢查，準(zhǔn)備足夠的應(yīng)急車輛，提醒司機隨時做好準(zhǔn)備，并備有其聯(lián)系方式。

指揮混亂

會議的組織協(xié)調(diào)出現(xiàn)問題，會議流程銜接不當(dāng)，會議信息無法及時進行傳遞。

會前進行適當(dāng)?shù)耐话l(fā)事件演練和模擬，檢驗會議指揮溝通系統(tǒng)的靈敏性。處置突發(fā)事件的基本要求

⑴及時報告。

⑵提前采取應(yīng)急處置措施。

⑶妥善處理善后工作。

⑷處理突發(fā)事件，既要大膽、果斷，又要注意細(xì)致、穩(wěn)妥。

風(fēng)險預(yù)案

工作會議主會場應(yīng)急預(yù)案

為了確保會議期間的消防安全管理工作，杜絕火災(zāi)及其它險情的發(fā)生，制定應(yīng)急處置預(yù)案。

風(fēng)險評價

2.風(fēng)險消減措施

3.應(yīng)急措施

會議服務(wù)管理

第一節(jié)

會議服務(wù)概述

會議服務(wù)是指為保障會議工作的召開和順利舉行而進行的各種具體工作事務(wù)的總稱。

會議服務(wù)的要求

愛崗敬業(yè)、團結(jié)協(xié)作的精神

2.熱情友好、細(xì)致耐心的服務(wù)意識

3.良好地組織、交往能力

4.嫻熟的會議服務(wù)專業(yè)技巧

5.服務(wù)人員的基本規(guī)范

第二節(jié)

會議現(xiàn)場服務(wù)

會議現(xiàn)場服務(wù)主要由會議管理組負(fù)責(zé)，但需要得到相關(guān)部門的協(xié)助。

入場服務(wù)關(guān)系著會議是否能如期順利開始的一大因素。入場工作比較簡單，主要包括會議現(xiàn)場簽到、發(fā)放會議文件及引領(lǐng)服務(wù)三個方面。

與會人員入場時間一般要早于會議預(yù)定的正式開始時間。

上樓時，應(yīng)該讓與會人員在前，服務(wù)人員在后；

會議完成預(yù)定的各項日程之后即將閉幕，但不意味著會議服務(wù)工作也隨之結(jié)束。

會場清理工作

(1)文件清退工作

(2)清點回收會務(wù)用品

(3)清理會場設(shè)備

(4)整理并移交會場會議現(xiàn)場服務(wù)應(yīng)注意的問題

1.貴賓室與會場的銜接

2.確認(rèn)會議流程

維持現(xiàn)場秩序

掌握會議進程

4.做好后勤保障

5.注意場內(nèi)安全

第三節(jié)

會議生活服務(wù)

3.房間分配

(1)與會人員住宿房間盡可能集中，便于信息溝通及交流。

(2)身份、職位相同的與會人員，房間標(biāo)準(zhǔn)大體一致。遇有自費出席會議的特殊人員，則盡量滿足其要求。

(3)一般情況下，應(yīng)首先安排女性、年長者和職務(wù)較高的人員。

(4)盡量不要把生活習(xí)慣有明顯差異的人員安排在同一房間。

(5)如果與會人員攜帶有隨行人員，應(yīng)將他們安排在相鄰近的房間，以便交流。

餐飲服務(wù)的質(zhì)量高低直接影響到與會人員對于會務(wù)工作的整體評價，進而影響到會議組委會的信譽和形象。

4.應(yīng)注意的問題

為保證會議餐飲服務(wù)及時到位，會議組織方需要事先就相關(guān)的餐飲要求與酒店餐飲部進行溝通，使其了解何時、何地需要為多少人提供何種餐飲服務(wù)。

會議交通服務(wù)主要是指會議車輛的保證，會議車輛要根據(jù)會議的長短、與會人員人數(shù)的多少等實際情況，本著保證服務(wù)及節(jié)約成本的原則，做好安排。第四節(jié)

會議其他服務(wù)

會議值班服務(wù)就是在會議期間設(shè)立專門的機構(gòu)或安排專門的人員及時處理需要臨時辦理的事項，滿足與會者的臨時性需求。

會議值班人員的主要工作任務(wù)有以下內(nèi)容：

1.在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件及資料，傳遞各種信息。

2.要加強與會議無關(guān)人員出入會場的控制，特別是像新產(chǎn)品鑒定會等保密性較輕的會議，更不能讓無關(guān)人員任意出入。

3.要具有公司各部門及人員的聯(lián)絡(luò)方式，以便出現(xiàn)問題及時與之聯(lián)系。

4.要堅定崗位，人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。5.做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

第十章

會議財務(wù)管理

第一節(jié)

會議財務(wù)管理的概念

舉辦會議通常都不是純粹的商業(yè)活動，不是以營利為主要目的，但不可以否認(rèn)的是會議運作的過程是一種經(jīng)濟活動，

會議財務(wù)管理的本質(zhì)就是對會議資金的管理，會議財務(wù)管理的內(nèi)容包括：制定財務(wù)目標(biāo)、制定預(yù)算、會議成本、會議融資及廣告等工作。

第二節(jié)

會議財務(wù)目標(biāo)的制定

財務(wù)目標(biāo)是財務(wù)