行文管理制度

行文管理制度一、目的：為規(guī)范公司各單位行文格式，使公司對內外行文原則統一，特制訂本制度。二、合用范疇：公司各單位對內對外公文皆合用此制度。三、名詞解釋：（無）四、內容：4.1公文使用時機及權責，詳參附件。4.2公文編碼原則4.2.1單位簡稱:4.2.1.1公司簡稱闡明:4.2.1.1.1湖北神鷺水產品有限公司：湖北神鷺4.2.1.2地區(qū)簡稱闡明：4.2.2.1.1神鷺：S－SHENLU4.2.1.3單位簡稱闡明：單位名稱部門簡稱單位名稱部門簡稱總經辦（總）品控部（品）行政人事部（行）物流部（物）財務部（財）銷售部（銷）生產技術部（生）設備科（設）4.2.1.4編碼原則4.2.1.4.1對外函編號原則：公司簡稱＋「年度（4碼）」＋流水碼（3碼）＋號如：神鷺字「」001號4.2.1.4.2對外公文之收文編號原則：公司簡稱＋「年度（4碼）」＋月份（2碼）＋流水碼（3碼）」＋號如：神鷺字「07001」號4.2.1.4.3公示、對內函、告知編號原則：地區(qū)簡稱＋（發(fā)行單位簡稱）＋文獻簡稱＋年度（2碼）＋月份（2碼）＋流水碼（3碼）」如：SL（總）異動0307001、SL（總）獎懲0309016、SL（總）內函0308013、SL（總）告知0308020、SL（總）聯系03080154.3公文之收發(fā)管理4.3.1經核準之公文撰寫完畢后:應登記于“發(fā)文統計”(附件1)上，并填寫“公文分發(fā)簽收單“（附件3），“公文分發(fā)簽收單”隨公文一同發(fā)出。4.3.2收文單位要在“公文分發(fā)簽收單”上簽上收文者姓名及日期，公文編號登記在“收文統計”（附件4）上。“公文分發(fā)簽收單”由發(fā)文單位保存。4.3.3外來公文統一由行政人事部人員收文，登記于“外來公文收文統計”，并在收文上加蓋收文章填寫收文編號，由總經理批轉有關承接單位或呈上級主管批示。4.3.4郵件收發(fā)文管理4.3.4.1使用對的行文原則格式，且用郵件發(fā)出的，須有對的的發(fā)文字號、收發(fā)文統計。4.3.4.2發(fā)文單位需外發(fā)之郵件須經單位主管（或代理人）核準后方可發(fā)出。并從郵件的寄件備份的“追蹤”選項中查看郵件的接受狀況，擬定目的單位已讀取。4.3.4.3如因網絡或硬件的故障或其它因素，發(fā)文單位查出目的未讀取此郵件，應查明因素，并以其它方式補發(fā)，確保文獻的及時性與完整性。4.4公文之格式及編寫原則4.4.1對內及對外公文須采用原則字體及格式，其原則樣參考附件。4.4.2對內及對外公文之格式序號及打印紙張規(guī)格須參考“文獻編寫作業(yè)原則”（待擬定）。4.5公文之保存及作廢對內公文4.5.1公/通告：異動及管理公/通告張貼公示欄5天，超出時效公示由行政人事部收回；異動及獎懲公示統計于被公示人人事檔案內：異動公示、獎懲公示、管理公/通告由行政人事部保存三年。4.5.2對內函件：4.5.2.1若公文內容為有關管理規(guī)定或作業(yè)方式，這類公文應保存到該文獻之內容廢止或取消時為止，但需作好收發(fā)文統計。4.5.2.2告知、協單等知會性非正式規(guī)定之函件由發(fā)文單位保存三個月時間，收文各單位與否留存自行擬定，但收文單位需作好收發(fā)文統計。4.5.2.3報告、會議統計則由有關主導單位呈上級主管，自行決定其保存基限和保存方式。4.5.2.4簽呈：人員升職、加薪、異動之簽呈，行政人事部門普通保存三年，對副主任級以上之簽呈置于人力資源文獻內并保存至人員離職。4.5.3對外公函：在所發(fā)行之公函內容解決完畢或失效后，公函制訂單位自行保存（期限不限制），財務部影印件需長久保存。五、使用表格及保存期限5.1收發(fā)文統計5.2公文分發(fā)簽收單5.3外來公文收文統計【保存五年】六、有關文獻.6.1文獻編寫作業(yè)原則（待擬）七、附件7.1公示（稿）格式7.2通告（稿）格式7.3對外公函（稿）格式7.4對內公函（稿）格式7.5晉升、調薪、請購等簽呈格式7.6報告格式7.7告知格式7.8會議統計格式7.9協單元格式7.10會議告知格式附件：SL（總）獎懲031003獎懲公示一、獎懲主旨：獎二、獎懲闡明：1.2.行政人事部XXXX年XX月XX日×××通告為×××，決定××年×月×日時起，在×××，實施×××。一、×××。二、×××。××年×月×日湖北神鷺水產品有限公司（函）稿（“函”前冠以公司名稱）神鷺字第【】號 （標題居中位置） ：對外公函稿使用A4(210mm*294mm)紙。在（函）字前面冠以公司名稱，公司名稱居中，采用PMINGLIU一號字體。距發(fā)文字號1.0公分。發(fā)文字型采用PMINGLIU小四號字體填寫。標題居中位置,采用PMINGLIU小二號字體，其它內文采用PMINGLIU四號字體。第一行收文單位名稱,文章采用段落式。公司簽名：發(fā)文時間：行政人事部（函）（稿）發(fā)文者：發(fā)文日期：收文者：發(fā)文字號：副本： 附件：主旨：公文發(fā)行規(guī)定—對內函件格式闡明說明：1.使用A4(210mm*294mm)紙。2.標題居中位置,在（函）字冠以發(fā)文單位，采用PMINGLIU小二號字體，其它內文采用PMINGLIU小四號字體。公文位置見標示。3.收文者、發(fā)文者普通寫單位名稱，如無特別必要不寫姓名。4.發(fā)文日期暫不填寫。5.對內函件之核準人為本單位之最高主管。審核：湖北神鷺水產品有限公司文號行字030101號簽呈日期-01-16主旨：試用人員轉正事宜闡明：試用期限。已滿試用期限內工作體現。建議轉正。并同時建議薪資予以調正。呈請核示！另注：1．主旨一項、下面核簽各欄（及闡明二字）采用PMINGLIU四號粗體，其它內文采用PMINGLIU小四號字體。注：此為格式，敬請參考??！核準審核會簽承接（標題）報告報告人：XXXXX部/張三報告日期：XX月XX日呈：有關主管人員1.此報告格式用于工作報告、周報告、月報告、分析報告、建議案等行文。2.報告標題居中,距紙張上、下邊沿為1.5公分,距紙張左、右邊沿為2公分。3.標題字用PMINGLIU小二號字體,內文用PMINGLIU小四號字體可。審核：通知發(fā)文者：發(fā)文日期：收文者：發(fā)文字號：副本： 附件：主旨：內部行文告知之格式闡明說明：1.使用A4(210mm*294mm)紙。2.標題居中位置,采用PMINGLIU小二號字體，其它內文采用PMINGLIU號字體。3.收文者、發(fā)文者均需注明單位名稱及姓名。4.發(fā)文日期按發(fā)文單位主管核簽日期填寫。5.告知應于本文結尾后之右下方加蓋含有核準人職稱、姓名之職章。審核：會議統計會議名稱：會議主題：時間：地點：參加人員：主持人：記錄：內容：1.使用A4(210mm*294mm)紙。2.會議統計標題居中,距紙張上、下邊沿為1.5公分,距紙張左、右邊沿為2公分。3.原則居中位置,采用PMINGLIU小二號字體，其它內文采用PMINGLIU小四號字體）。審核：公文使用時機及權責名稱用途闡明明細擬稿單位擬稿人審核人核準人印信核準文獻公示對全公司或全廠所宣布時使用核準人之直接下屬單位發(fā)行生產單位行政人事部人事行政人事部部長總經理公司各級領導簽呈生產單位獎懲單職等相稱于副部長及以上人員獎懲職等相稱于副部長下列人員獎懲管理公示總經辦/行政人事部總經辦/行政人事部擬稿單位最高主管擬稿單位或其最高主管公示稿通告有關事項通通告總經辦/行政人事部總經辦/行政人事部擬稿單位最高主管擬稿單位最高主管通告稿對外公示對公司以外之機構及其它公司行文時使用行政人事部承接人擬稿單位最高主管公司各級領導行政人事部加蓋公司章稿財務部銷售部物流部總經辦對內函同級單位或不附屬單位間互相行文用，內容以行政及管理方面事宜為主發(fā)出部門承接人直屬主管單位最高主管稿簽呈特殊案例，新規(guī)定、新職位，人員晉升、調薪，限對簽呈人之