采購作業(yè)指導(dǎo)書(標(biāo)準(zhǔn)化)

采購作業(yè)指導(dǎo)書(標(biāo)準(zhǔn)化)1.目的本標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)程序的目的是用于設(shè)立必要的定義和程序以保證公司的采購低成本和采購標(biāo)準(zhǔn)的一致性。2.定義PR：PurchaseRequestForm采購申請(qǐng)單,公司內(nèi)部使用；PO：PurchaseOrderForm采購訂單，公司對(duì)外使用。3.采購員職責(zé)1)主要貫徹執(zhí)行公司采購管制程序和供應(yīng)商評(píng)審管制程序，努力提高自身采購業(yè)務(wù)水平。2）負(fù)責(zé)對(duì)合格供應(yīng)商資料進(jìn)行整理、歸檔，建立合格供應(yīng)商名冊(cè)。3）協(xié)助采購部經(jīng)理定期召集和組織相關(guān)部門對(duì)所有合格供應(yīng)商進(jìn)行等級(jí)、品質(zhì)、交貨期、價(jià)格、服務(wù)、信用等能力的評(píng)估，確保供應(yīng)渠道暢通。4）負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，并將相關(guān)資訊（如交貨周期、日產(chǎn)能、最低訂購量、包裝要求、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條件等）報(bào)采購部經(jīng)理審批。5）市場行情的調(diào)查、動(dòng)態(tài)資訊收集、整理，并匯報(bào)采購部經(jīng)理，以便及時(shí)調(diào)整采購策略。6）訂單變更與撤消、品質(zhì)要求變更與供應(yīng)商之間的及時(shí)信息傳遞，確保供應(yīng)商供應(yīng)產(chǎn)品滿足公司的需求。7）負(fù)責(zé)與供應(yīng)商就采購異常、退、換貨、補(bǔ)償事宜的處理，確保我司利益。8）負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的溝通與聯(lián)絡(luò)，確保貨源充足，供貨質(zhì)量穩(wěn)定，交貨時(shí)間準(zhǔn)確。9）負(fù)責(zé)實(shí)行誰采購誰負(fù)責(zé)到底原則，跟蹤采購產(chǎn)品入庫。不良品及時(shí)處理，有效控制供應(yīng)商交貨期。10）負(fù)責(zé)在現(xiàn)有供應(yīng)商基礎(chǔ)上不斷尋求、開發(fā)新的供應(yīng)商，進(jìn)行產(chǎn)品打樣，樣品確認(rèn)合格后，資料交采購跟單員登錄入《潛在供應(yīng)商名冊(cè)》，以確保物資供應(yīng)資源的豐富與寬闊的選擇范圍。11）就采購資料（如圖紙、樣品、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、包裝要求等）向供應(yīng)商的提供、變更與回收，并建立采購“外發(fā)文件資料登記表”。4.職責(zé)分配4.1請(qǐng)購人1)根據(jù)部門需求，提出請(qǐng)購要求，提供采購物資的技術(shù)要求，規(guī)格型號(hào)，填寫采購申請(qǐng)單并交相關(guān)人員核準(zhǔn)；2)接收和檢驗(yàn)請(qǐng)購的物品和服務(wù)。4.2采購人1)根據(jù)請(qǐng)購人的采購申請(qǐng)單，訂購價(jià)格合理并與要求相符合的物品及服務(wù)。2)原（物）料采購人員負(fù)責(zé)物料及與生產(chǎn)制造或與開發(fā)有關(guān)的各種物資的采購，或?qū)Τ邪痰牟少徆ぷ鬟M(jìn)行監(jiān)督。3)行政部負(fù)責(zé)公司電信服務(wù)后勤物資的采購。4)各采購人員應(yīng)對(duì)采購物品的價(jià)格及質(zhì)量負(fù)責(zé)。4.4進(jìn)料檢驗(yàn)人（IQC）品保部進(jìn)料檢驗(yàn)人員(IQC)負(fù)責(zé)對(duì)供方(物料供貨商及承包商)的質(zhì)量保證能力評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)及評(píng)審計(jì)劃的制定和質(zhì)量保證能力評(píng)審。4.5財(cái)務(wù)部在收到所有需要的檔后進(jìn)行核對(duì)，將供貨商的發(fā)票與采購申請(qǐng)單PR、采購訂單PO、收貨清單等相關(guān)單據(jù)相對(duì)照，進(jìn)行數(shù)量和金額的確認(rèn)。并按時(shí)向供貨商付款。5.采購范圍5.1產(chǎn)品：指公司委外加工的產(chǎn)品，采購后即交付給客戶。5.2生產(chǎn)物料：指與產(chǎn)品生產(chǎn)直接相關(guān)物料。5.3固定資產(chǎn)：是指單位價(jià)值超過人民幣1000元以上，同時(shí)使用年限超過兩年以上的生產(chǎn)、經(jīng)營設(shè)備。如機(jī)器、車輛、電子設(shè)備等。5.4低值設(shè)備：是指單位價(jià)值未能達(dá)到固定資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)，但其使用年限超過一年的生產(chǎn)、經(jīng)營設(shè)備。在會(huì)計(jì)處理上可不作為資本性支出而一次費(fèi)用化，但對(duì)其管理應(yīng)視同固定資產(chǎn)進(jìn)行。如辦公桌椅，配用工具。5.5低值易耗品：是指成批采購的低價(jià)值的耗材。如辦公文具、工務(wù)零件、IT設(shè)備等。5.6長期服務(wù)的客戶：除上述以外，但有長期供貨或提供勞務(wù)的供貨商。如工廠廠房、環(huán)境設(shè)施維護(hù)，文化宣傳，電信服務(wù)，域名等。5.7其它非費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)范圍內(nèi)的采購申請(qǐng)。6.操作過程及操作程序詳述6.1申請(qǐng)1)請(qǐng)購人負(fù)責(zé)提供采購物資的技術(shù)要求，規(guī)格型號(hào)。2)請(qǐng)購人應(yīng)填寫采購申請(qǐng)單，并負(fù)責(zé)交于相關(guān)人員核準(zhǔn)。7.物料采購審批流程7.1生產(chǎn)性物料訂購審批流程7.1.1請(qǐng)購人員根據(jù)業(yè)務(wù)部門的《制造通知單》及《生產(chǎn)計(jì)劃》、《生產(chǎn)BOM表》、《技術(shù)BOM7.1.2《物料需求表》應(yīng)包括制造單號(hào)、產(chǎn)品型號(hào)、制造數(shù)量、物料名稱、型號(hào)/規(guī)格/顏色/7.2非生產(chǎn)性物料請(qǐng)購審批流程7.2.17.2.27.2.3設(shè)備、量/7.2.47.3批準(zhǔn)7.3.1對(duì)采購申請(qǐng)單PR對(duì)所有采購申請(qǐng)單，必須嚴(yán)格按以下簽字授權(quán)進(jìn)行核準(zhǔn)：1)所有采購申請(qǐng)單必須有公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)及簽字；2)所有IT設(shè)備的采購申請(qǐng)單必須有IT經(jīng)理的核準(zhǔn)；3)所有文宣用品的采購申請(qǐng)單必須有業(yè)務(wù)副總的核準(zhǔn)。7.3.2請(qǐng)購人-->請(qǐng)購人部門經(jīng)理->采購人->采購人部門經(jīng)理->總經(jīng)理采購人員只有在取得核準(zhǔn)的采購申請(qǐng)單后，才可實(shí)施采購。7.4對(duì)采購訂單PO或合同的申請(qǐng)7.4.17.4.1.1如果采購員需要采購訂單，采購員可憑已核準(zhǔn)的請(qǐng)購單，打印采購訂單，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后發(fā)給供貨商。采購員還需負(fù)責(zé)采購訂單的供貨方確認(rèn)，以保證該訂單的有效性。7.4.1.2產(chǎn)品及生產(chǎn)物料PO的保存者,應(yīng)注意該P(yáng)O為公司保密級(jí)別較高之檔,未經(jīng)授權(quán)者不可查閱。7.4.2如果采購員需要合同，需要公司總經(jīng)理以上的人員在合同文本上簽字和蓋上公章后才可對(duì)外使用。重要合同內(nèi)容應(yīng)經(jīng)公司法律顧問核對(duì)。8.供應(yīng)商的開發(fā)及選擇（僅適用于產(chǎn)品及生產(chǎn)物料采購）8.1采購人員應(yīng)積極調(diào)查原物料信息，收集原物料市場行情，積極開發(fā)新的供貨商。8.2由采購人員在實(shí)施采購前根據(jù)研發(fā)部提供的物料清單，將那些認(rèn)為有能力的供貨商初步確定為分供方，并經(jīng)質(zhì)量保證人員及開發(fā)部審核會(huì)簽后加入合格供貨商名單。8.3開發(fā)原料新供貨商時(shí)，應(yīng)取樣經(jīng)品保部或使用部門檢驗(yàn)分析，提出報(bào)告，必要時(shí)應(yīng)到現(xiàn)場調(diào)查確認(rèn)其生產(chǎn)技術(shù)及質(zhì)量水平之后，進(jìn)行詳細(xì)評(píng)估，決定是否列為供貨商。8.4如果是初選的供貨商，只有在材料檢驗(yàn)人員（IQC）、研發(fā)部進(jìn)行首批樣品鑒定合格后，才可以接受分供方提供的批量生產(chǎn)品。8.5采購人根據(jù)分供方的物品交付、質(zhì)量表現(xiàn)、合作態(tài)度等按季度評(píng)價(jià)供方滿足要求的能力，并調(diào)查、分析、總結(jié)。9.報(bào)價(jià)及磋商9.1物品及服務(wù)采購9.1.19.1.1.19.1.1.21)采購金額最少報(bào)價(jià)數(shù)量2)小于RMB50013)小于RMB20001,大于RMB50004)大于RMB200009.1.2采購物料經(jīng)過詢價(jià)作業(yè)后，需將詢價(jià)結(jié)果登錄于[比價(jià)分析報(bào)告]上，進(jìn)行價(jià)格比價(jià)分析并制定《比價(jià)分析表》。9.1.39.1.3.1采購員應(yīng)將比價(jià)合格之供貨商作為分別議價(jià)對(duì)象,9.1.3.2議價(jià)過程必須明確交貨周期、日產(chǎn)能、是否有最低訂購量要求及最低訂購量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條件、包裝要求、貨款支付周期等。并將最終議價(jià)結(jié)果建立于[核價(jià)表]上,作為各類物料之價(jià)格索引數(shù)據(jù),9.1.3.39.1.49.1.4.18.1.4.2涉及技術(shù)性的圖紙或公司提供的樣品，資材部必須同外協(xié)廠簽訂技術(shù)保密協(xié)議，以保障公司利益。9.2采購合約公司得視實(shí)際需求，必要時(shí)采購應(yīng)對(duì)大宗之主要生產(chǎn)物料及交期長、市場短缺原料簽訂采購合約，規(guī)定合約雙方權(quán)責(zé)，保障公司利益。9.3訂購應(yīng)根據(jù)價(jià)格，質(zhì)量和服務(wù)等選擇供貨商。如果采購員所選擇的供貨商與生產(chǎn)部門推薦的不一致，應(yīng)向生產(chǎn)部門發(fā)出確認(rèn)，若生產(chǎn)部門仍堅(jiān)持用推薦的供貨商，則需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。10.《采購單》的開立、分發(fā)與變更10.1所有原（物）料的采購必須采用本公司的《采購單》，《采購單》一式四份，一份由采購存檔，一份由財(cái)務(wù)結(jié)算，一份由倉庫收貨及進(jìn)度跟蹤，一份品管存檔。10.2采購人員在確認(rèn)供方能夠滿足本次采購要求下編制《采購單》，并明確供貨商名稱、制造單號(hào)、產(chǎn)品型號(hào)、制造數(shù)量、物料名稱、型號(hào)/規(guī)格/顏色/材質(zhì)、單位、需用量、庫存量、訂購量、交貨時(shí)間、質(zhì)量要求等，若采購要求需附圖紙、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、包裝要求、樣本或其它文件，應(yīng)在《采購單》上注明所附檔的識(shí)別方式。10.3已下達(dá)的《采購單》如遇客戶訂單變更需修改或取消，必須在供貨商未正式生產(chǎn)前通知供貨商，否則供貨商有權(quán)不予接受修改內(nèi)容。如供貨商已投產(chǎn)需測算數(shù)量及金額，報(bào)業(yè)務(wù)部與客戶協(xié)商處理。訂單修改后須編制新的《請(qǐng)購單》及《采購單》并注明“修改”字樣，或注明原單號(hào)作廢字樣，取消并收回已經(jīng)分發(fā)的《請(qǐng)購單》、《采購單》（含部分修改或全部修改）；訂單取消亦同。11.采購物料的交期控制11.1采購員在《采購單》發(fā)出后要與供貨商聯(lián)系確認(rèn)交期與數(shù)量并回傳確認(rèn)函，急單采購要將約定交期回復(fù)需求部門，并建立《采購臺(tái)帳》，在采購各個(gè)階段以電話、傳真形式聯(lián)絡(luò)供貨商，跟催交期，如有異常不能按既定交期交貨時(shí)，應(yīng)以書面形式，注明"異常原因"及"預(yù)定交貨日期"，呈資材部經(jīng)理核示后轉(zhuǎn)送需求部門，依需求部門意見擬訂對(duì)策處理。11.2倉庫人員應(yīng)根據(jù)《采購單》提供原（物）料到位的數(shù)量與質(zhì)量信息，提醒采購人員未按交期到貨的信息，以利及時(shí)處理物料采購時(shí)出現(xiàn)的一系列異常。12.驗(yàn)收及入庫12.1采購物資到廠后，供貨商將《送貨單》交倉管員，由倉管員引導(dǎo)供方將物資存放在待檢區(qū)。供貨商《送貨單》必須注明我公司《采購單》單號(hào)及訂購數(shù)量、送貨數(shù)量等信息。12.2由倉庫管理人員通知材料檢驗(yàn)人員(IQC)對(duì)原(物)料進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格后由倉庫管理人員依《采購單》對(duì)檢驗(yàn)物資進(jìn)行驗(yàn)證。驗(yàn)證內(nèi)容包括：物料名稱、型號(hào)/規(guī)格/顏色/材質(zhì)、產(chǎn)品包裝、標(biāo)識(shí)、數(shù)量等，數(shù)量按抽樣比例進(jìn)行量測，遵照孰少孰準(zhǔn)嚴(yán)則按比例進(jìn)行扣除。驗(yàn)證合格后,倉庫管理人員依照定置管理進(jìn)行歸位擺放，并依核簽《送貨單》及時(shí)填寫《存貨吊卡》和ERP《進(jìn)料單》；檢驗(yàn)不合格需退貨的填報(bào)《品質(zhì)異常單》辦理退貨手續(xù)并通知采購員，采購員應(yīng)及時(shí)與供貨商聯(lián)系。12.3入庫數(shù)量與訂購數(shù)量必須相吻合，嚴(yán)格執(zhí)行入庫數(shù)量上浮比率標(biāo)準(zhǔn)，超出部分填寫《驗(yàn)退單》通知采購人員予以退回供貨商處理。如供貨商確需寄存于我司倉庫等待訂單的，由倉管員在《廠商寄存物料登記簿》上登記。并將寄存物料按定置管理擺放，并做好標(biāo)識(shí)；交貨數(shù)量未達(dá)訂購數(shù)量時(shí)，以補(bǔ)足為原則，但不影響訂單生產(chǎn)，有利降低庫存積壓的由倉庫主管復(fù)核，經(jīng)資材部經(jīng)理同意，可免補(bǔ)交，短交如需補(bǔ)足時(shí)，倉管員應(yīng)通知采購部門聯(lián)絡(luò)供貨商處理。12.4由于質(zhì)量不符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，但不影響顧客要求，或經(jīng)過返修和挑選能達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的特采或降級(jí)物資，采購人員應(yīng)與供貨商聯(lián)系退換或返修，如由我公司特采或降級(jí)處理，采購和進(jìn)料檢驗(yàn)人員（IQC）應(yīng)跟蹤該批物資對(duì)我公司的費(fèi)用影響，并通知供貨商對(duì)該批物資進(jìn)行折價(jià)或補(bǔ)償處理。12.5《進(jìn)料單》須依據(jù)《采購單》、《送貨單》載明供貨商名稱、訂購單號(hào)、物料名稱、型號(hào)/規(guī)格/顏色/材質(zhì)、單位、訂購數(shù)量、送檢數(shù)量、入庫數(shù)量、單價(jià)、金額、備注，《進(jìn)料單》經(jīng)倉管員、檢驗(yàn)員、倉庫主管簽字后將結(jié)財(cái)務(wù)聯(lián)連同送貨單、采購單交財(cái)務(wù)。12.6采購人員對(duì)照《采購單》、《進(jìn)料單》、《發(fā)票》、合同、定價(jià)表進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無誤后交采購經(jīng)理復(fù)核后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)辦理入帳手續(xù)。13.原料退貨作業(yè)13.1對(duì)于經(jīng)30%抽樣合格已進(jìn)廠的不合格原料的退貨，應(yīng)按以下程序進(jìn)行：13.1.2對(duì)于供貨商運(yùn)到廠的貨物，在品保檢驗(yàn)過程中，若有部分不合格（30%以下），由品管部在《質(zhì)量異常處理單13.1.312.2到廠的不合格原料的退貨，具體操作如下：13.2.113.2.2倉庫將填好上述項(xiàng)目的13.2.313.2.4退貨完畢，14.付款14.1采購部應(yīng)在原（物）料收貨后單月底或下月初要求供貨商提供對(duì)賬單與財(cái)務(wù)部核對(duì)帳務(wù)，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。14.2采購人負(fù)責(zé)采購物品的付款申請(qǐng)（限貨到付款及短期付款），應(yīng)在付出傳票后必須附上下列單據(jù)：1)發(fā)票2)經(jīng)過核準(zhǔn)并已收貨簽收的送貨單。3)如有采購訂單PO、合同副本和客戶送貨清單也請(qǐng)附上。4)如是預(yù)付款，可在付清余款時(shí)附上全額發(fā)票；如有特殊情況，送貨單可以后補(bǔ)。在可能的情況下，付款應(yīng)始終要求月結(jié)不付現(xiàn)金。在可能的情況下，采購員應(yīng)始終要求供貨商提供增值稅發(fā)票。15.帶款提貨及預(yù)付貨款管理（本款提貨人不得是新進(jìn)員工）15.1在部分原物料緊張?zhí)幱谫u方市場時(shí)，供貨商堅(jiān)持要求先款后貨，因而需要帶款提貨，其所需貨款須由采購部、財(cái)務(wù)部和總經(jīng)理嚴(yán)格審查批準(zhǔn)方能辦理。15.2帶款提貨必須確保采購資金的安全，須待貨物發(fā)出并拿到有效憑證（鐵路、航空領(lǐng)貨憑證）后方可辦理付款。錢貨兩清，資金不能受損失。15.3匯票特戶和信用卡轉(zhuǎn)帳，在具體付款之前，須經(jīng)采購部經(jīng)理審核，呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由財(cái)務(wù)部授權(quán)辦理。15.4如發(fā)生付款后進(jìn)貨量不足等情況造成公司多付款或供貨商欠款，采購部要責(zé)成具體經(jīng)辦人員盡快追回，必要時(shí)應(yīng)采用法律手段追回。15.5必要的原物料預(yù)付貨款應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)：15.5.114.5.2信用良好的第三方為供貨商提供擔(dān)保，是采購工作者必須努力的工作任務(wù)之一。15.5.315.5.415.5.515.5.616.供貨商的管理和分類16.1每一筆采購業(yè)務(wù)，都要進(jìn)行采購成本分析，交部門經(jīng)理審閱后存盤以充實(shí)供貨商的數(shù)據(jù)庫。16.2供貨商的分類。根據(jù)供貨商的信譽(yù)狀況、貨源穩(wěn)定性(數(shù)量、質(zhì)量)、資金狀況、發(fā)運(yùn)能力等方面進(jìn)行分類。例如把供貨商分為A、B、C、D四大類：A類指信譽(yù)良好、貨源穩(wěn)定、資金充足以及發(fā)運(yùn)通暢的廠商；B類指信譽(yù)良好、資金充足及發(fā)運(yùn)通暢但貨源較不穩(wěn)定的廠商；C類指信譽(yù)較好，資金充足或發(fā)運(yùn)較通暢、貨源不穩(wěn)定的廠商。D類指資金較充足或發(fā)運(yùn)較通暢、但信譽(yù)一般或差、貨源不穩(wěn)定的廠商。16.3對(duì)于時(shí)常出現(xiàn)交貨質(zhì)量不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，交貨數(shù)量不足，延誤交期，售后服務(wù)不良等情況的供貨商，應(yīng)立即通知其改善，并按規(guī)定扣款。如未能改善者，采購部應(yīng)另行開發(fā)新的供貨商。17.信息收集