檔案管理制度-暫擬

檔案管理制度為了加強(qiáng)公司系統(tǒng)的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。凡集團(tuán)總公司各部門、下屬公司（下稱單位）具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司進(jìn)行檔案移交，集中管理，任何單位及個(gè)人不得據(jù)為己有。公司檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，分級(jí)查閱的原則。其中：一級(jí)管理是指總公司XXXX的統(tǒng)籌管理具體哪個(gè)部門來管理，由XXXX指定專職人員負(fù)責(zé)；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作，由各部門指定人員專（兼）職本部門檔案管理工作，并將確定后的本部門專（兼）職檔案管理人員名單報(bào)到XXXX備案。具體哪個(gè)部門來管理公司檔案管理工作的分散與集中。與公司財(cái)務(wù)有關(guān)的資料由財(cái)務(wù)管理部保管(會(huì)計(jì)報(bào)表、賬蒲、憑證、審計(jì)報(bào)告等)；有關(guān)人事方面的資料，由人事行政管理中心人事專員保管（員工履歷材料、勞工關(guān)系、獎(jiǎng)懲材料等）；公司執(zhí)照及公章由專門專人保管（詳見集團(tuán)印章、證照管理明細(xì)表）；其他方面的重要資料由XXXX直接歸檔保管。由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同原則上公司應(yīng)保留兩份原件，財(cái)務(wù)管理部和XXXX部各保存一份，特殊情況只有一份原件時(shí)，由XXXX部保存原件，財(cái)務(wù)管理部保存復(fù)印件。各部門向檔案室移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)及一些重要資料的復(fù)印件等由各部門自行保管。第五條.各部門向檔案室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。資料管理員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知XXXX部檔案室，因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，方可離職。第六條.檔案歸檔范圍凡是反映公司工作活動(dòng)，具有備考利用價(jià)值的公文、圖紙、合同、資料、簿冊、圖標(biāo)、報(bào)表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽(yù)事物等各類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿；他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復(fù)文件；3、公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；4、公司召開的各種會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料；外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料；6、公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；

7、反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如實(shí)業(yè)投資項(xiàng)目、貿(mào)易、證券、信貸、擔(dān)保、典當(dāng)、保險(xiǎn)、租賃、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等；8、公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料（包括計(jì)算機(jī)盤片等）；公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告，各種財(cái)務(wù)報(bào)表及原始憑證、賬冊及其管理方面的文件材料。9、公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等；

11、公司重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)，及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。12、公司解決法律糾紛問題形成的文件材料；

13、其他需要?dú)w檔的重要文件。第七條.檔案在形成過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)對有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統(tǒng)收集和整理、不遺漏、不丟失、確保全部資料能夠真實(shí)、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門會(huì)人員負(fù)責(zé)收集。第八條.歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水盒復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件。第九條.凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦部門資料員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將原件及時(shí)歸檔，任何單位和個(gè)人不得私自留存；經(jīng)辦部門視實(shí)際情況需要留存復(fù)印件。如有特殊因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管的，應(yīng)經(jīng)XXX部經(jīng)理同意后妥善保存，XXX部以復(fù)印件歸檔，經(jīng)辦部門在原稿用畢后應(yīng)及時(shí)送XXXX部歸檔并換回原復(fù)印件。第十條.各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件并保持其完好無損。聲像檔案必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件，清晰、完整。第十一條.為了避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案管理員要認(rèn)真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況，設(shè)立檔案簽收本，列明檔案名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。第十二條.立卷應(yīng)以部門為主，綜合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起，請示和批復(fù)，印本和底稿，正文和附件必須立在一起，文件上視情況加蓋密級(jí)印鑒，按保管期限和文件年限分開立卷。第十三條.立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，按文件的標(biāo)題、日期、單位、部門等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，填寫備案表，注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固、無任何金屬物。第十四條.檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進(jìn)行分類整理、電腦等級(jí)、編號(hào)、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。第十五條.檔案分類與編號(hào)規(guī)則，見附表。第十六條.公司本部及所屬各單位應(yīng)有存放檔案的專門庫房，庫房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等安全條件，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)、牢固。各部門根據(jù)保存安敢數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜。第十七條.歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄，完善檢索工具，以便提供利用。根據(jù)公司檔案分類規(guī)則對檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、編號(hào)、分卷裝訂成冊，保管要有條理、主次分明、存放科學(xué)。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。第十八條.檔案管理員要隨時(shí)檢查歸檔卷宗內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)XXXX部負(fù)責(zé)人，重要問題應(yīng)及時(shí)報(bào)總經(jīng)理。要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律，經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生，做到不堆放，不雜亂，整潔有序，醒目易找。第十九條.檔案管理員要做好為檔案流失的防護(hù)工作，妥善保管，謹(jǐn)防丟失，不得隨意轉(zhuǎn)借或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容，要做到守口如瓶，嚴(yán)守職責(zé)，不得傳播或泄漏內(nèi)容。第二十條.檔案發(fā)生泄密，損毀或丟失時(shí)，根據(jù)給公司所造成的損失大小，按規(guī)定對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。第二十一條.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方案來鑒別檔案的價(jià)值，確定其保管期限和密級(jí)。第二十二條.保管期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，依下列規(guī)定辦理：永久保存公司章程、股東各簿、組織規(guī)程及辦事細(xì)則、董事會(huì)及股東會(huì)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)證及其他債券憑證、規(guī)章制度。10保存預(yù)算、決算書類、會(huì)計(jì)憑證、事業(yè)計(jì)劃資料。5年保存期間或解除的合約，其他經(jīng)核定保存5年的文書。1年保存結(jié)案后無長期保存必要資料。第二十三條.檔案密級(jí)公司檔案文件分絕密、機(jī)密、普通三個(gè)分級(jí)，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同的密級(jí)，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。1、“絕密”文件含：相關(guān)政府批文，會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表，資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來，與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書。2、“機(jī)密”文件含：公司各類經(jīng)濟(jì)合同、人事檔案、客戶檔案、預(yù)決算書、公司章程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要（決議）、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來證件。3、“普通”文件含：部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文，公司宣傳資料，各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件，材料。第二十四條.凡需借閱公司檔案者，均須填寫檔案調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。第二十五條借閱檔案密級(jí)與領(lǐng)導(dǎo)簽批各部門因工作需要借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案須本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密級(jí)以上檔案須盡人事行政部經(jīng)理審核批準(zhǔn)，絕密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，絕密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可借閱。第二十六條.借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》為借閱人調(diào)出所需檔案，并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)人事行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)行檢查，清點(diǎn)，經(jīng)檢查無誤后方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。第二十七條.公司檔案只供本公司員工在調(diào)閱當(dāng)天即時(shí)查閱，一般不得借出檔案室，如有特殊情況，在XXXX部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以短期外借，普通檔案借閱期為7天，機(jī)密級(jí)檔案借閱期為3天，絕密級(jí)檔案不許外借，并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。因情況特殊，外部人員須出具其單位書面證明，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可查閱無密級(jí)檔案。第二十八條.借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者，需按檔案室要求，整理形成的文字材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無誤簽字后，方可調(diào)離。第二十九條.XXXX部檔案室每年對公司檔案進(jìn)行一次清理，清除無保存必要的資料，對破損和褪色的資料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。第三十條.對已失去作用或超過保管期限的檔案資料，經(jīng)XXXX部負(fù)責(zé)人和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記造冊后按規(guī)定予以銷毀。銷毀時(shí)要有兩人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字，銷毀清冊永久保存，銷毀檔案須使用碎紙機(jī)或焚燒的方式，嚴(yán)禁將要銷毀的檔案作為他用或作廢紙出售。第三十一條.由下列行為之一者，視情節(jié)輕重，給予100元—1000可修改元罰款處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任?？尚薷臍p、丟失或擅自銷毀公司檔案。擅自向外界提供、抄摘公司檔案。涂改、偽造檔案。未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者。未按手續(xù)辦理借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理員同罰）。泄漏公司檔案機(jī)密者。第三十二條.本制度由人事行政管理中心負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充。附件：檔案分類與編號(hào)規(guī)則表類別細(xì)目名稱子目名稱檔案編號(hào)經(jīng)營決策決策、目標(biāo)方案、公司發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)分析QD-JJC-20110103050126QD-JGH-行政管理規(guī)章制度QD-XGZ-行政事務(wù)通知、決定QD-XXTZ-會(huì)議紀(jì)要QD-XXHY-其他綜合性行政事務(wù)QD-XXZH-法律事務(wù)公司證照批文QD-XFZZ-行政辦公合同QD-XFHT-人事管理人員管理QD-XRGL-教育培訓(xùn)QD-XRJY-勞動(dòng)調(diào)配、勞資、勞保QD-XRLZ-檔案信息管理QD-XDA-后勤福利QD-XHQ-外聯(lián)工作QD-XWL-設(shè)備儀器QD-XSB-財(cái)務(wù)管理會(huì)計(jì)憑證QD-CPZ-會(huì)計(jì)賬簿QD-CZB-會(huì)計(jì)報(bào)表QD-CBB-其他會(huì)計(jì)核算資料QD-CQT-品牌策劃調(diào)查分析QD-PDC-策劃、廣告QD-PCH-銷售管理QD-PXS-戰(zhàn)略規(guī)劃規(guī)劃相關(guān)資料QD-ZGH附件：檔案分類與編號(hào)規(guī)則表編碼規(guī)則：QD-JJC-20110103050126公司名稱類別名稱細(xì)目名稱項(xiàng)目名稱子目名稱年份+編號(hào)月日起始頁碼終止頁碼QDJJC20110103050126附件1：千德金融集團(tuán)客戶檔案管理方案基本內(nèi)容客戶業(yè)務(wù)檔案是指我公司與客戶辦理業(yè)務(wù)過程中形成的記錄和反映業(yè)務(wù)情況的重要文件盒原始憑據(jù)，例如：相關(guān)合同及憑證、擔(dān)保申請人、反擔(dān)保人的基本資料和擔(dān)保業(yè)務(wù)資料?？刂拼胧┬刨J、擔(dān)保、典當(dāng)、保險(xiǎn)等檔案的管理要做到萬無一失，建立檔案交接登記臺(tái)賬，、信貸、擔(dān)保、典當(dāng)、保險(xiǎn)檔案的管理要做到內(nèi)容有效、形式規(guī)范，檔案入庫要做到及時(shí)、責(zé)任明確、管理合規(guī)。信貸、擔(dān)保、典當(dāng)、保險(xiǎn)等檔案的調(diào)閱、提取要做手續(xù)規(guī)范。外來人員查閱客戶檔案要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不準(zhǔn)將檔案帶離現(xiàn)場，保證檔案的安全。檔案管理員要對業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，不得違章借出業(yè)務(wù)檔案或檔