探討事業(yè)單位檔案管理工作中的人性化管理

探討事業(yè)單位檔案管理工作中的人性化管理摘要：在現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理工作中，各部門應(yīng)將以人為本的觀念作為開展工作的核心要求，從工作人員的實際需求出發(fā)，以檔案管理形式為優(yōu)化的對象，在提升工作效率的同時保障其服務(wù)質(zhì)量，促成簡潔且高效的管理模式，能夠有效的降低工作人員的檔案管理壓力。本文從事業(yè)單位檔案管理工作中的人性化管理作用進行分析，并提出幾點可以實際應(yīng)用的策略，以供參考。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；人性化管理引言：在現(xiàn)代檔案管理機制的作用下，事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)做出了諸多方面的調(diào)整，有效的改善了檔案管理人員的工作環(huán)境，并且在基礎(chǔ)設(shè)施方面加以完善。然而在實際的工作中，仍然不可避免地存在一些問題，影響著工作人員的檔案管理工作效率和質(zhì)量，由于客觀因素的影響，工作人員可能會承擔(dān)著較大的工作壓力，所以有關(guān)部門要及時的發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，采取必要的措施對檔案管理工作加以調(diào)節(jié)和優(yōu)化，才能改善檔案管理工作的質(zhì)量。一、事業(yè)單位檔案管理工作中人性化管理的作用與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，人性化的管理模式有利于調(diào)整工作人員的工作狀態(tài)，為其提供科學(xué)的工作環(huán)境。傳統(tǒng)的檔案管理工作重點在于檔案本身，如存檔、整理及記錄等方面，工作過程較為復(fù)雜和冗長，極容易讓人產(chǎn)生厭煩的心理，而工作人員在這一工作環(huán)境中難免會產(chǎn)生懈怠感，并不利于日常工作的高效化發(fā)展。在現(xiàn)代事業(yè)單位的檔案管理工作中，多以信息化檔案管理方式為主，極大程度的改善了傳統(tǒng)檔案管理工作的固有形式，并且采用人性化的管理方式，能夠從工作人員的實際需求出發(fā)，關(guān)注工作人員的感受，將原有的管理工作中的服務(wù)職能發(fā)揮出來，實現(xiàn)了時代性的轉(zhuǎn)型。而事業(yè)單位的其他部門的工作與檔案管理之間形成較為緊密的聯(lián)系，工作人員在良好的工作環(huán)境中身心得到舒展，能夠以飽滿的熱情面對檔案管理工作，這是人性化管理的顯著優(yōu)勢所在。同時，人性化管理模式的本質(zhì)在于為檔案的利用者提供更加全面的服務(wù)，這一管理模式結(jié)合信息化的檔案記錄方式，能夠為需求者提供全方位的服務(wù)。人性化的管理方式符合現(xiàn)代社會的發(fā)展蘊含需求，人性化管理不僅體現(xiàn)出對檔案利用者的充分尊重，加強了檔案管理部門與其他部門之間的協(xié)調(diào)性，改善了原有檔案管理模式的不足；也為各個部門之間的良性溝通、高效合作提供了方法和途徑，有助于促進事業(yè)單位的高效運轉(zhuǎn)[1]。二、事業(yè)單位檔案管理工作中人性化管理的特征人性化管理模式自身具有動態(tài)化管理的特點，并非某一節(jié)點的工作內(nèi)容，而是一個具有持續(xù)性變化的過程，能夠有效的調(diào)動工作人員的積極性，使工作人員保持良好的工作狀態(tài)。在新時期中，事業(yè)單位的檔案管理工作要以高效的工作模式為其他部門提供信息資料，而檔案管理部門與其他部門之間要相互信任、相互尊重，人性化管理則迎合了這一理念。同時，事業(yè)單位要想開展人性化管理工作必須從以下三個方面入手：第一，要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，借鑒先進的方法與經(jīng)驗。人性化管理模式要尊重工作人員的主體意愿，考慮工作人員的工作狀態(tài)，秉持著尊重的態(tài)度安排檔案管理工作，并且要注重對人員專業(yè)能力的培養(yǎng)，而不是滿足于現(xiàn)有的工作水平，只有不斷提升工作人員的工作水平，才能使事業(yè)單位的檔案管理工作越來越科學(xué)化。第二，要設(shè)置人性化的管理制度，對于工作人員的管理既要嚴(yán)格、也要柔性，傳統(tǒng)的管理制度往往更加注重前者而忽視后者，所以工作人員負(fù)擔(dān)的工作壓力較大，擔(dān)心懲罰或處分，但在這種心理的作用下，往往更容易出錯。所以在人性化的管理模式中，相關(guān)部門可以從工作人員的心理特征出發(fā)，制定一些符合人性特點的管理策略，保留傳統(tǒng)管理制度的有效之處，更要在其基礎(chǔ)上加以優(yōu)化。第三，人性化檔案管理工作需要引進高素質(zhì)的工作人員，由于現(xiàn)代事業(yè)單位的檔案管理工作多數(shù)實現(xiàn)了信息化管理，所以工作人員的專業(yè)水平影響著工作質(zhì)量，事業(yè)單位可以增強崗前培訓(xùn)及在崗學(xué)習(xí)的力度，引導(dǎo)工作人員樹立不斷學(xué)習(xí)、不斷進步的工作意識，才能在檔案管理工作中取得突破，促使工作人員保持良好的服務(wù)意識[2]。三、事業(yè)單位檔案管理工作中人性化管理的應(yīng)用策略（一）改變傳統(tǒng)的管理理念，發(fā)掘人才的工作潛能傳統(tǒng)的檔案管理工作難以提升檔案管理人員的工作潛能，固定式的崗位工作內(nèi)容限制了人才能力的成長，在人性化的管理模式下，事業(yè)單位檔案管理部門要始終以人才為核心，注重對人才能力的加強和重塑，一方面要優(yōu)化檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，為其他部門提供更加全面的信息服務(wù)，另一方面也要為工作人員提供自我成長的機會和平臺，營造良好的工作氛圍，將人性化的管理理念應(yīng)用于具體的人才培訓(xùn)工作中，提升工作人員的價值觀與職業(yè)觀。同時，管理者要對工作人員的內(nèi)心狀態(tài)予以關(guān)注，長期接觸各類檔案文件使工作人員可能在短時期內(nèi)出現(xiàn)煩躁的情緒，所以有關(guān)部門可以定期組織心理交流活動，幫助工作人員舒緩情緒，調(diào)節(jié)工作壓力，避免工作人員將負(fù)面情緒帶入到工作中，有助于后續(xù)工作的順利開展，還可以發(fā)掘人才的工作潛能。（二）改進傳統(tǒng)的歸檔方式，應(yīng)用高效的信息技術(shù)現(xiàn)代事業(yè)單位的檔案信息種類較多，有關(guān)部門在記錄和管理信息的過程中，要清晰、準(zhǔn)確的記錄所有信息，并且妥善保存相關(guān)材料，才能做好檔案的管理工作。而傳統(tǒng)的檔案管理方式多以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案的保存年限較短，且容易出現(xiàn)保存不當(dāng)?shù)膯栴}，在調(diào)取信息時也需要工作人員花費精力查找，工作流程十分繁瑣。近幾年我國事業(yè)單位多數(shù)已經(jīng)實現(xiàn)了信息技術(shù)的管理方式，將紙質(zhì)檔案納入信息化的管理方式中，不僅提升了查找檔案的效率，還可以輕松地備份、儲存等等，按照需求調(diào)節(jié)管理方式。然而在此模式中也存在一些問題，如事業(yè)單位并未單獨研究適合本部門使用的檔案管理軟件，一般這些軟件都是由其他公司研發(fā)，有關(guān)部門直接使用，但其他公司并不了解事業(yè)單位檔案管理工作的全部內(nèi)容，難免會存在軟件與實際需求出現(xiàn)差異的情況。況且不同地區(qū)、不同事業(yè)單位的信息化管理軟件并未達到同一，許多材料無法在同一平臺中共享，這也是事業(yè)單位檔案管理部門所面臨的問題之一。（三）優(yōu)化管理的工作環(huán)境，制定詳細的管理流程事業(yè)單位的人性化管理要從檔案管理工作的具體管理流程入手，在各個管理環(huán)節(jié)中顯示出人性化管理的特征。如創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境，有助于調(diào)節(jié)工作人員的心態(tài)，管理人員可從以下兩個方面入手：第一，在客觀的工作環(huán)境中加以創(chuàng)設(shè)，添加一些人性化設(shè)施，如擺放盆栽、增添暖色調(diào)的設(shè)施等等，可以提升檔案管理工作人員的熱情。第二，關(guān)注工作人員的情緒變化，可以定期舉辦交流會或團建等活動，調(diào)節(jié)工作人員的心情，及時給工作人員帶來工作以外的趣味元素，緩解工作中的疲勞感和煩躁心理。事業(yè)單位的管理人員可以根據(jù)部門的實際情況采取人性化管理的措施，使檔案管理工作具有“溫度”，而不是冷冰冰的工作，有助于推動事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。結(jié)束語：傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作模式已經(jīng)無法適用于當(dāng)下時代的環(huán)境，運用人性化的管理模式更有利于服務(wù)事業(yè)單位的日常工作。管理者要尊重工作人員的意愿，考慮工作人員的需求，調(diào)節(jié)檔案管理工作的流程，優(yōu)化檔案管理工作的模式，使之人性化管理特征更加明顯，而工作人員的工作狀態(tài)也非常飽滿。參考文獻：[1]