文件控制程序質(zhì)量部

文獻控制程序QP-SP1-01編制審核同意1、目的確保質(zhì)量管理體系有效運作，各部門均能得到最新版本(或合用版本)的受控文獻。2、范疇本程序合用于質(zhì)量手冊、程序文獻、體系支持文獻（含技術(shù)文獻）和統(tǒng)計的編制、評審、同意、發(fā)放、使用、保管、更改、處置，以及外來文獻的控制和發(fā)放。3、術(shù)語和定義第一層次的文獻：質(zhì)量手冊是根據(jù)ISO/TS19649:的規(guī)定編制的公司質(zhì)量體系文獻，它明確各部門的職責以及其在質(zhì)量管理體系中的角色，告知其應當做什么。第二層次的文獻：程序文獻即依“質(zhì)量手冊”精神所訂的各項程序，為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑。第三層次的文獻：體系支持文獻（即各部門自行制訂但未涉及其它部門的原則化文獻及APQP小組制訂的特殊文獻，它涉及作業(yè)指導書、工藝文獻、操作規(guī)范、技術(shù)原則、檢查原則、管理原則、外來文獻、控制計劃、FMEA等。）.告知其如何做。第四層次的文獻：表格、統(tǒng)計，闡明所獲得成果或提供所完畢活動的證據(jù)的文獻。資源文獻柜電腦檔案夾資源文獻柜電腦檔案夾過程擁有人質(zhì)量部過程活動文獻編制文獻的評審過程活動文獻編制文獻的評審文獻的同意文獻的登記/編號文獻的發(fā)放文獻的培訓文獻的使用、保管文獻的更改文獻的審批文獻的作廢資料歸檔輸出受到控制和管理的文獻有效使用適宜的文獻輸入質(zhì)量管理體系原則和規(guī)定公司內(nèi)部技術(shù)規(guī)范外部顧客提供的各項工程規(guī)范、技術(shù)規(guī)范合用的法律、法規(guī)規(guī)定合用的原則過程指標最新有效文獻覆蓋率辦法文獻控制程序工程變更控制程序5、內(nèi)部文獻控制程序序號過程流程圖責任部門控制辦法有關(guān)文獻統(tǒng)計開始開始5.1文獻需求評審內(nèi)部文獻控制文獻需求評審內(nèi)部文獻控制質(zhì)量部1體系建立或體系變更時進行策劃，提出體系文獻的需求，編制體系策劃案；2公司每年度管理評審時，對質(zhì)量管理體系文獻的合用性進行評審。3質(zhì)量部根據(jù)評審的意見，增加或修改文獻，填寫“文獻更改申請單”。文獻更改申請單5.2編制文件編制文件質(zhì)量部部門負責人部門授權(quán)人各級管理人員根據(jù)質(zhì)量管理體系的需求來編制文獻。質(zhì)量手冊：由質(zhì)控科起草編制。程序文獻：由各部門負責人根據(jù)質(zhì)量管理體系的需求編制文獻。第三層次文獻及表格/表單：由文獻使用部門根據(jù)需要，由各部門負責人或授權(quán)人員編制。并要保持與程序文獻的一致性。5.3文件編號文件編號質(zhì)量部文獻/統(tǒng)計應按類別分類管理；文獻/統(tǒng)計的編號詳見附錄一：文獻/統(tǒng)計編號規(guī)則附錄一文獻/統(tǒng)計編號規(guī)則5.4文獻審批文獻審批總經(jīng)理管理者代表各部門負責人第一層次的文獻：總經(jīng)理同意、管理代表審核第二層次的文獻：管理代表同意、各部門負責人審核第三層次的文獻：管理者代表同意、各部門負責人審核第四層次的文獻：同第三層次文獻審批有關(guān)管理文獻：總經(jīng)理同意、各部門負責人審核5.25.2與否同意與否同意NYY，審批同意，進入5.5“文獻登記”過程；2、N，審批不同意，返回5.2“編制文獻”過程，對文獻進行修訂；5.5文件登記文件登記各部門質(zhì)量部各部門將同意后的文獻送交到質(zhì)量部進行文獻登記。由質(zhì)量部在“受控文獻清單”上登記注冊。受控文獻清單5.6文件發(fā)放文件發(fā)放質(zhì)量部管理者代表質(zhì)量部按照“文獻發(fā)放范疇表”作文獻發(fā)放，發(fā)放的文獻必須加蓋紅色的“受控章”并注明分發(fā)號、發(fā)放日期，質(zhì)量部保存受控文獻的正本，將復制后的副本文獻發(fā)放到需要的部門，發(fā)放時需填寫“受控文獻發(fā)放/回收統(tǒng)計”。各部門的文獻接受人需在該表上簽注姓名、日期及回收過期文獻。臨時需要分發(fā)文獻的部門，需經(jīng)管理代表同意方可發(fā)放，并辦理文獻發(fā)放手續(xù)。各職能部門/工段分發(fā)號詳見附錄二：“部門分發(fā)號明細”附錄二部門分發(fā)號明細受控文獻發(fā)放/回收統(tǒng)計5.7文件培訓文件培訓各部門質(zhì)量部文獻同意使用后，由各部門文獻擁有人視需要向質(zhì)量部提出培訓需求并填寫“培訓申請表”，質(zhì)量部根據(jù)各部門培訓需求編制培訓計劃，組織有關(guān)人員進行文獻的培訓。具體參見有關(guān)文獻《人力資源管理程序》。人力資源管理程序5.8文獻的使用保管文獻的使用保管各部門質(zhì)量部文獻的使用人應妥善保管好文獻，保持文獻的清晰，整潔、易于識別；當使用人的文獻發(fā)生破損嚴重，需重新領(lǐng)用新文獻時，分發(fā)號不變，由質(zhì)量部收回破損文獻。因丟失而補發(fā)的文獻，應予以新的分發(fā)號，并注明已丟失的文獻分發(fā)號失效，并做好對應的發(fā)放簽收統(tǒng)計。文獻補發(fā)申請單5.9文獻的檢查文獻的檢查各部門質(zhì)量部為確保文獻在使用處的有效版本保存完整，各部門定時對本部門的文獻使用保管狀況進行整頓檢查。質(zhì)量部在質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核時對文獻使用保管部門進行檢查。檢查內(nèi)容涉及：文獻的使用保管、有無破損丟失、受控文獻的有效版本，文獻保管狀況檢查的成果作為過程績效指標考核根據(jù)。內(nèi)審檢查表5.10文獻的借閱文獻的借閱質(zhì)量部借閱/復制質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻，應填寫“文獻借閱記錄表”，由借閱部門主管同意后向質(zhì)量部借閱，受控文獻不得復制。借閱人在使用文獻時，不得對統(tǒng)計進行更改、涂改、剪貼、損壞，以確保統(tǒng)計的完整性。文獻借閱/復制記錄表5.11文獻的更改文獻的更改各部門文獻在實施過程中如發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定，不易操作或出現(xiàn)偏差時，可對文獻進行更改；由各部門文獻編制人填寫“文獻更改申請單”，按“文獻審批”過程和“文獻發(fā)放”過程執(zhí)行。文獻更改申請單5.12文獻更改方式文獻更改方式各部門有效文獻的更改方式分為在文獻換頁、換版、臨時性更改、永久性更改；當某一頁中更改處數(shù)超出2處時，可采用換頁的方式，并在更改頁上加蓋日期章；對文獻的修改應在“修改碼”上標注修改的次數(shù)，并在“文獻修改控制”中統(tǒng)計修改的內(nèi)容；當文獻多頁進行修改或?qū)ξ墨I修改幅度較大或通過3次修訂時則采用換版的方式；對于技術(shù)文獻/圖樣只作某一次或某一階段的更改時，采用臨時性更改方式，應在文獻/圖樣首頁注明臨時更改的標記，并標明使用期限。普通使用期為一種月，當使用期滿時，應及時發(fā)放正式受控文獻；文獻更改時，需在文獻更改告知單中注明更改內(nèi)容，并讓文獻擁有人簽字，確保更改到位。文獻更改告知單5.13文獻更改程序有關(guān)部門質(zhì)量部質(zhì)量手冊的全方面修訂每三年一次；質(zhì)量管理體系文獻的修改能夠根據(jù)管理評審的成果、內(nèi)審的成果或其它部門提出的建議，由編制部門或文獻更改提出人負責填寫“文獻更改申請單”經(jīng)同意后實施；第三層次文獻的更改由更改人直接將已經(jīng)審批后的新文獻送質(zhì)量部，填寫“文獻更改申請單”，由質(zhì)量部按發(fā)放文獻，并填寫“受控文獻發(fā)放/回收統(tǒng)計”；質(zhì)量統(tǒng)計的更改由統(tǒng)計使用部門提出更改申請，經(jīng)部門總管審核，管理者代表同意后更改；進入計算機的質(zhì)量管理體系文獻應和書面文獻的有效版本保持一致、其編號、制訂、更改、借閱等應按書面文獻程序進行。文獻更改申請表受控文獻發(fā)放/回收統(tǒng)計5.14文件審批文件審批全部的更改文獻的審批均按照5.4“文獻審批”的規(guī)定執(zhí)行;5.15文件回收文件回收質(zhì)量部文獻更改或換發(fā)新文獻時，質(zhì)量部應同時將舊文獻予以收回，按作廢文獻解決；并填寫“受控文獻發(fā)放/回收登統(tǒng)計表”受控文獻發(fā)放/回收統(tǒng)計5.16文件作廢文件作廢質(zhì)量部全部失效或作廢文獻由質(zhì)量部（或使用單位）及時從全部發(fā)放（或使用場合）撤出并加蓋“作廢”章；對要銷毀的作廢文獻，由質(zhì)量部填寫“文獻留用/銷毀申請單”，經(jīng)管理者代表同意后，由質(zhì)量部負責銷毀并保存銷毀統(tǒng)計；作廢文獻的銷毀一年一次，并將銷毀統(tǒng)計在“受控文獻清單”的備注欄里注明，建立“文獻留用/銷毀清單”。作廢文獻需留用的要在作廢留用文獻在加蓋“作廢留用”章，由質(zhì)量部妥善保管，避免作廢文獻的非預期使用。文獻銷毀申請單文獻留用/銷毀清單受控文獻清單5.17文獻定時評審文獻定時評審管理者代表公司對質(zhì)量管理體系文獻應定時進行評審；普通在做內(nèi)科質(zhì)量管理體系審核或管理評審的同時，應對體系文獻進行評審，評定體系文獻的符合性、合用性，如不適宜則應對文獻進行調(diào)節(jié)。5.18資料歸檔資料歸檔質(zhì)量部公司全部受控文獻正本、已銷毀之文獻正本、各類質(zhì)量統(tǒng)計表格按照《統(tǒng)計控制程序》的規(guī)定，統(tǒng)一由質(zhì)量部保存、電子檔備份、收集成冊，建立質(zhì)量部檔案，并妥善保存。統(tǒng)計控制程序結(jié)束6、外來文獻控制程序序號過程流程圖責任部門控制辦法有關(guān)文獻統(tǒng)計開始開始6.1外來文獻接受外來文獻接受經(jīng)營部顧客與供方資料統(tǒng)一由經(jīng)營部接受；國標、法律法規(guī)、行業(yè)原則由質(zhì)量部接受；6.2文件登記文件登記質(zhì)量部經(jīng)營部、質(zhì)量部接受資料后將文獻交于質(zhì)量部進行登記注冊；建立“外來文獻清單”外來文獻清單6.3文件確認文件確認經(jīng)營部顧客與供方資料由經(jīng)營部根據(jù)資料規(guī)定擬定發(fā)放部門，并通過電子檔的形式將客供資料轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)部門；6.4文件轉(zhuǎn)換文件轉(zhuǎn)換經(jīng)營部技術(shù)部經(jīng)營部接到客戶的合同、訂單時按《顧客需求評審控制程序》轉(zhuǎn)換成內(nèi)部文獻，如：經(jīng)營部根據(jù)市場訂單制訂銷售計劃；技術(shù)部接到顧客的工程技術(shù)資料，在三個工作日內(nèi)轉(zhuǎn)換成內(nèi)部文獻，方便于內(nèi)部使用，并指定發(fā)放的有關(guān)部門,若變更的文獻影響PPAP文獻，則更新生產(chǎn)件同意文獻.顧客需求評審控制程序6.5文件批準文件批準有關(guān)部門對于需發(fā)放的國標、法律法規(guī)、行業(yè)原則由質(zhì)量部同意發(fā)放；對于顧客訂單、合同由經(jīng)營部同意發(fā)放；對于工程資料由技術(shù)部同意發(fā)放；如需顧客同意的文獻經(jīng)顧客同意發(fā)放；6.6文獻文獻發(fā)放質(zhì)量部技術(shù)部1外來文獻的發(fā)放按照5.6條款的規(guī)定執(zhí)行；2分發(fā)時加蓋藍色的“受控外來文獻”印章；并做好簽收統(tǒng)計。6.7借閱、保管借閱、保管質(zhì)量部文獻的借閱、保管按照5.10條款的規(guī)定執(zhí)行；6.8文獻更改、換版（最新）文獻更改、換版（最新）各部門顧客與供方資料的更改、換版一律按照客戶的規(guī)定更改、換版，不得私自更改及換版；各部門負責人根據(jù)顧客規(guī)定確認外來文獻的最新版本；國標、法律法規(guī)等文獻由質(zhì)量部每年對其與否為最新版本進行確認，如有更新須及時換版,并告知有關(guān)部門更新引用其文獻的單位及時更新現(xiàn)有文獻。6.9文獻回收、作廢文獻回收、作廢質(zhì)量部按照5.15、5.16條款的規(guī)定執(zhí)行；6.10資料歸檔資料歸檔質(zhì)量部全部的受控外來文獻按5.18的規(guī)定統(tǒng)一由文控整頓歸檔。結(jié)束結(jié)束7、過程有效指標過程有效指標量化辦法指標擁有人監(jiān)控頻次最新有效文獻覆蓋率最新文獻數(shù)/各部門使用文獻總數(shù)質(zhì)量部次/年8、有關(guān)文獻8.1人力資源管理程序8.2統(tǒng)計控制程序9、統(tǒng)計9.1文獻發(fā)放、回收統(tǒng)計9.2受控文獻清單9.3文獻更改申請表9.4文獻更改告知單9.5文獻留用/銷毀申請單9.6文獻留用/銷毀清單9.7文獻借閱復制記錄表9.8外來文獻清單

附錄一、文獻/統(tǒng)計編號規(guī)則（注：“×”表達阿拉伯數(shù)字，如0、1、2、3、……）文獻類型編號示例第一部分第二部分第三部分編號內(nèi)容編號描述編號內(nèi)容編號描述編號內(nèi)容編號描述質(zhì)量手冊NJXY-QM--NJXL公司代號QM質(zhì)量手冊版本年號程序文獻QP-MP5-××QP程序文獻（COP、MP、