項目協(xié)調(diào)程序

PAGE18項目管理手冊第四章項目管理程序第1節(jié)協(xié)調(diào)程序目錄TOC\o"1-2"\h\z\u1.目的： 162.項目協(xié)調(diào)層次 163.組織協(xié)調(diào)范圍 163.1.內(nèi)部協(xié)調(diào) 163.2.外部協(xié)調(diào) 164.協(xié)調(diào)工作的依據(jù) 165.協(xié)調(diào)的主要方式 175.1.行政組織協(xié)調(diào) 175.2.制度協(xié)調(diào) 175.3.合同協(xié)調(diào) 175.4.會議協(xié)調(diào) 176.協(xié)調(diào)內(nèi)容 176.1.施工準(zhǔn)備階段 176.2.施工階段 186.3.項目結(jié)束階段 207.會議協(xié)調(diào) 207.1.項目協(xié)調(diào)會(IPMT例會) 207.2.項目管理部例會 207.3.工程進度控制例會 217.4.工程調(diào)度會 217.5.現(xiàn)場HSE管理例會 227.6.QA＆QC例會 227.7.監(jiān)理例會 237.8.技術(shù)專題會議 237.9.專業(yè)協(xié)調(diào)會 248.會議組織工作分工 249.辦會要求 2410.會議紀要的起草和督辦 251.目的：為規(guī)范中國石油化工股份有限公司**重質(zhì)原油改質(zhì)項目協(xié)調(diào)工作，明確協(xié)調(diào)的范圍、內(nèi)容、方式及程序，提高協(xié)調(diào)的效率和水平，確保工程建設(shè)順利進行，特制定本程序。2.項目協(xié)調(diào)層次中國石油化工股份有限公司**重質(zhì)原油改質(zhì)項目是由中國石油化工股份有限公司投資建設(shè)的，中國石化總部是項目建設(shè)的最高決策、協(xié)調(diào)機關(guān)；**分公司承擔(dān)項目建設(shè)的項目法人責(zé)任，成立工程建設(shè)聯(lián)合管理組，負責(zé)項目建設(shè)的組織實施和過程控制的決策與協(xié)調(diào)；項目管理部代表項目法人實施工程建設(shè)管理，主要負責(zé)項目建設(shè)現(xiàn)場日常組織指揮，協(xié)調(diào)各參建單位關(guān)系和各專業(yè)工作，對項目建設(shè)實施“五大控制”。3.組織協(xié)調(diào)范圍3.1.內(nèi)部協(xié)調(diào)指中國石化系統(tǒng)內(nèi)部的組織協(xié)調(diào)，包括總部、**分公司、項目管理部及各級組織之間內(nèi)部為完成建設(shè)任務(wù)、實現(xiàn)建設(shè)目標(biāo)而進行的協(xié)調(diào)。3.2.外部協(xié)調(diào)是指工程項目建設(shè)與石化系統(tǒng)外的有關(guān)各方之間的協(xié)調(diào)。項目在建設(shè)時接受政府監(jiān)管時，與中央及地方各級政府主管部門之間的協(xié)調(diào)，包括從項目立項到竣工驗收過程中涉及的審批事項，如報建、消防、勞動安全、職業(yè)衛(wèi)生等各方面。4.協(xié)調(diào)工作的依據(jù)項目協(xié)調(diào)工作主要依據(jù)國家和石化行業(yè)工程項目建設(shè)的法律法規(guī)以及新疆地方相應(yīng)的法律法規(guī)，經(jīng)過批準(zhǔn)的本項目建設(shè)文件，包括工程立項、設(shè)計審批文件、工程建設(shè)總體統(tǒng)籌控制計劃，以及工程合同、項目管理組織機構(gòu)、職能分工、項目管理流程等。5.協(xié)調(diào)的主要方式5.1.行政組織協(xié)調(diào)主要按項目建設(shè)的決策、管理、執(zhí)行層次及其職能分工進行協(xié)調(diào)，上級指導(dǎo)下級，下級對上級負責(zé)。5.2.制度協(xié)調(diào)按照項目建設(shè)法規(guī)制度和程序標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)參建單位和項目建設(shè)實施過程中涉及的各方面工作。5.3.合同協(xié)調(diào)主要依據(jù)工程合同，側(cè)重以合同手段協(xié)調(diào)業(yè)主與各承包商之間的關(guān)系，承包商和分包商間的關(guān)系。5.4.會議協(xié)調(diào)通過召開各層次的會議，協(xié)調(diào)工程建設(shè)中各層面的關(guān)系，明確目標(biāo)、制定工作措施、落實責(zé)任，解決相關(guān)問題。6.協(xié)調(diào)內(nèi)容6.1.施工準(zhǔn)備階段6.1.1.協(xié)商建立項目的報告制度；6.1.2.確定項目的變更程序；6.1.3.確定項目的工作分解結(jié)構(gòu)；6.1.4.確定有關(guān)的項目會議制度；6.1.5.確定項目文檔的紀錄和檔案的管理原則；6.1.6.確定現(xiàn)場管理的有關(guān)程序及項目管理部的責(zé)任；6.1.7.確定現(xiàn)場的安全要求；6.1.8.確定現(xiàn)場財務(wù)會計管理的規(guī)定；6.1.9.確定開工的有關(guān)條件；6.1.10.確定項目付款單據(jù)的管理和結(jié)算程序；6.1.11.確定項目工程檢查驗收、試車考核驗收等的有關(guān)要求；6.1.12.確定項目開工會議的日期；6.1.13.項目管理部提供項目設(shè)計承包方、物資供應(yīng)商的有關(guān)文件和資料；6.1.14.確定設(shè)計承包方發(fā)送至施工現(xiàn)場的圖紙和設(shè)計文件的要求；6.1.15.確定物質(zhì)供應(yīng)商的名單及項目管理部批準(zhǔn)的提交日期；6.1.16.確定項目管理部對設(shè)備、材料的催交的責(zé)任和承擔(dān)的內(nèi)容范圍；6.1.17.確定項目管理部參與開箱檢驗的內(nèi)容、程序和聯(lián)絡(luò)方式；6.1.18.確定制造廠商圖紙和資料的分發(fā)事項；6.1.19.確定招標(biāo)的范圍和內(nèi)容；6.1.20.6.1.21.參加招標(biāo)、評標(biāo)工作；6.1.22.組織簽訂承包合同；6.1.23.確定、并審查開工報告；6.1.24.確定項目所用的規(guī)范和手冊。6.2.施工階段6.2.1.進一步明確施工管理中主要工作程序；6.2.2.加強信息溝通；6.2.3.進一步明確項目管理部的職責(zé)和工作范圍；6.2.4.建立項目管理部與監(jiān)理公司、各類總承包商之間的接口關(guān)系；6.2.5.檢查各項需要業(yè)主提供條件的落實情況；6.2.6.明確各方的責(zé)任和范圍,確定項目進展中的主要會議規(guī)定，確定項目主要報告的規(guī)定；6.2.7.確定工程變更的管理程序；6.2.8.將項目管理工作的主要工作計劃、進度計劃和用款計劃文件提交項目管理部確認；6.2.9.確定對設(shè)計圖紙的認可要求；6.2.10.確定重大設(shè)計變更的認可程序；6.2.11.根據(jù)設(shè)備的類別和性質(zhì)，確定是否需要委托第三方檢驗及檢驗的方式、判定的依據(jù)和驗收認可細則；6.2.12.確定中間檢驗項目內(nèi)容、各方參加方式及檢驗結(jié)果的判定；6.2.13.確定現(xiàn)場開箱檢驗的項目、內(nèi)容和參加的方式；6.2.14.確定設(shè)備材料國內(nèi)（或國際）運輸、接運的有關(guān)事項及條件；6.2.15.確定保證連續(xù)施工的條件；6.2.16.施工資金的撥付和物資的供應(yīng)；6.2.17.確定各方項目管理代表在現(xiàn)場的工作范圍和職責(zé)；6.2.18.確定派駐現(xiàn)場的管理機構(gòu)、負責(zé)人及聯(lián)絡(luò)制度和方式；6.2.19.重大施工方案的確定程序；6.2.20.施工組織設(shè)計的確認程序；6.2.21.質(zhì)量管理制度的確認；6.2.22.檢查和驗收隱蔽工程和中間交接；6.2.23.當(dāng)項目管理部對工程進度、質(zhì)量、費用、安全等工作提出有關(guān)意見時，監(jiān)理公司應(yīng)積極組織相關(guān)人員采取措施進行整改和處理，并將整改及處理意見及時向項目管理部提交報告；6.2.24.監(jiān)理公司在協(xié)調(diào)各方的工作中，應(yīng)與項目管理部緊密聯(lián)系，積極尋求理解、支持和幫助；6.2.25.監(jiān)理公司與外圍單位聯(lián)系工作之前，應(yīng)及時通知項目管理部，向其咨詢有關(guān)情況，取得配合和支持；必要時，請項目管理部出面給予協(xié)調(diào)和解決；6.2.26.確定正常工程費用的支付程序；6.2.27.確定特殊費用的確認和支付程序；6.2.28.確定費用變更的條件和認可程序；6.2.29.向項目管理部提交工程進展統(tǒng)計月報，并根據(jù)要求提供有關(guān)資料，以保證工程進度款的撥付；6.2.30.單項工程完工后，進行工程交工的條件和程序。6.3.項目結(jié)束階段6.3.1.裝置性能考核合格后，協(xié)助簽署合同項目驗收證書；6.3.2.協(xié)調(diào)辦理合同遺留問題的處理有關(guān)規(guī)定；6.3.3.由項目總監(jiān)負責(zé)組織交工資料和監(jiān)理公司資料的整理及移交給項目管理部；6.3.4.協(xié)調(diào)并辦理其它工程有關(guān)的遺留問題。7.會議協(xié)調(diào)7.1.項目協(xié)調(diào)會(IPMT例會)目的：通報一個季度以來工程的總體進展和下階段主要工作部署，研究、解決工程重要變更及其給HSE、質(zhì)量、進度和費用等方面的影響等問題，協(xié)調(diào)解決影響工程項目進展的外部環(huán)境問題，確保建設(shè)項目在宏觀上處于受控狀態(tài)。組織者：由IPMT組長主持會議時間：每季度召開一次參加會議人員：項目管理部及各部門負責(zé)人、監(jiān)理公司項目總監(jiān)、參建單位負責(zé)人列席。會議程序：項目管理部報告項目總體進展、近期工作部署和各項工作重點，以及需提交IPMT協(xié)調(diào)解決的問題；研究、分析近期工作動態(tài)及其對項目總體控制目標(biāo)的影響，擬訂處理方案；主持人發(fā)表意見并總結(jié)會議。7.2.項目管理部例會目的：加強項目管理部內(nèi)部協(xié)調(diào)和溝通，及時掌握設(shè)計進度、施工的質(zhì)量、安全、進度等，協(xié)調(diào)解決制約工程的問題。組織者：項目管理部常務(wù)副經(jīng)理主持，綜合部負責(zé)議題的收集和會議的召集會議時間：每周一次參加會議人員：項目管理部各分管副經(jīng)理、專家顧問組負責(zé)人、項目管理部各部門負責(zé)人、主要管理人員。會議程序：主要聽取各部門上一周工程總體進展和本周主要工作部署情況的匯報，研究解決工程中出現(xiàn)的問題，促進項目建設(shè)各項管理工作。7.3.工程進度控制例會目的：圍繞里程碑控制點，綜合分析各方面因素，加強進度的動態(tài)調(diào)節(jié)和主動控制，以里程碑控制點確保工程中交控制點。組織者：監(jiān)理公司、施工部、控制部會議時間：每月末召開。各EPC承包商在每月2257日向監(jiān)理公司上報本月計劃完成報表，監(jiān)理公司審批后于每月2927日向施工部上報本月計劃完成報表，施工部29日審核后轉(zhuǎn)交控制部，控制部審核匯編形成進度報表，報項目經(jīng)理審批。。參加會議人員：施工部負責(zé)人、計劃合同造價工程師；監(jiān)理公司項目總監(jiān)、控制經(jīng)理、計劃工程師；各EPC承包商項目經(jīng)理、控制經(jīng)理、施工經(jīng)理等。會議程序：各EPC承包商書面匯報上月工程進度情況，分析其對里程碑考核控制點的影響，計劃調(diào)整方案以及提請協(xié)調(diào)的問題；監(jiān)理公司總結(jié)上月工程總體進度情況，陳述對各EPC承包商里程碑控制點的考核意見和對總體進度計劃的協(xié)調(diào)意見。總結(jié)上季度工程進度并部署本季度工程計劃；計劃、合同、造價等專業(yè)工程師提出要求；主持人總結(jié)會議，明確會議決定。7.4.工程調(diào)度會目的：通報近來工程的總體進展和主要工作部署，研究、解決工程重要變更及其給HSE、質(zhì)量、進度和費用等方面的影響等問題，確保工程建設(shè)安全、環(huán)保、優(yōu)質(zhì)、高效進行；確保建設(shè)項目在宏觀上處于受控狀態(tài)。組織者：施工部會議時間：每二周召開一次參加會議人員：項目管理部各部門負責(zé)人、主要管理人員，EPC承包單位負責(zé)人及其主要管理人員、監(jiān)理公司項目總監(jiān)及其主要管理人員。會議程序：EPC承包單位、監(jiān)理公司報告項目總體進展、本周施工完成情況、現(xiàn)場HSE、質(zhì)量管理狀況、存在問題，下周施工計劃安排、HSE、質(zhì)量管理計劃，以及需協(xié)調(diào)解決的問題；項目管理部各部門報告項目監(jiān)控情況以及急需解決的問題；協(xié)調(diào)解決工程施工過程中設(shè)計、采購、施工等方面的矛盾和問題。主持人發(fā)表意見并總結(jié)7.5.現(xiàn)場HSE管理例會目的：傳達上級和地方有關(guān)HSE管理的新精神，結(jié)合項目實際總結(jié)HSE工作的成績，分析存在的問題和潛在的風(fēng)險及隱患，研究制訂主動控制的預(yù)案和措施，確保項目HSE管理工作始終處于受控狀態(tài)。組織者：施工部會議時間：每月初召開參加會議人員：施工部的HSE負責(zé)人以及主要管理人員、HSE部負責(zé)人、HSE管理工程師；監(jiān)理公司項目總監(jiān)、HSE工程師；各EPC承包商項目經(jīng)理、HSE經(jīng)理（工程師）；主要施工分包單位項目經(jīng)理、HSE經(jīng)理（工程師）。會議程序和內(nèi)容：EPC承包商和其主要施工分包單位書面匯報上月HSE管理情況、存在問題及下月HSE管理計劃。監(jiān)理公司的HSE工程師總結(jié)上月HSE管理情況，主持有針對性的討論、分析存在的重要問題和隱患整改處理方案、措施，并進一步分析其對項目進度、費用等方面管理的影響。施工部HSE管理工程師提出要求。主持人總結(jié)會議，并明確下月HSE管理的重點工作。7.6.QA＆QC例會目的：總結(jié)質(zhì)量管理經(jīng)驗，肯定工作成果，暴露質(zhì)量問題，研究處理質(zhì)量問題的措施，確保工程質(zhì)量處于受控狀態(tài)并達到或超過既定的質(zhì)量目標(biāo)。組織者：監(jiān)理公司、施工部會議時間：每月召開一次參加會議人員：施工部負責(zé)人、質(zhì)量工程師；監(jiān)理公司的QA＆QC工程師、施工經(jīng)理、專業(yè)工程師；各EPC承包商的QA＆QC經(jīng)理（工程師）、施工經(jīng)理及專業(yè)負責(zé)人；主要施工分包單位QA＆QC經(jīng)理等。會議程序：各EPC承包商及其主要施工分包單位書面匯報上月施工質(zhì)量管理情況、存在的問題及下月施工質(zhì)量管理的計劃；監(jiān)理公司總結(jié)上月QA＆QC情況，主持討論、分析存在的重要問題的整改處理方案、措施，并進一步分析其對項目進度、費用等方面管理的影響；施工部質(zhì)量管理工程師針對會議內(nèi)容，提出相應(yīng)的質(zhì)量管理要求；主持人總結(jié)會議，并明確下月QA＆QC的重點工作。7.7.監(jiān)理例會目的：監(jiān)理例會是為了協(xié)調(diào)參加監(jiān)理公司所監(jiān)理標(biāo)段建設(shè)的各有關(guān)單位行動，解決工程建設(shè)過程中設(shè)計、采購、進度、施工質(zhì)量及HSE等各方面矛盾和問題，確保工程建設(shè)安全、環(huán)保、優(yōu)質(zhì)、高效進行。組織者：監(jiān)理公司項目總監(jiān)或總監(jiān)代表主持會議時間：每周一次參加單位及人員：監(jiān)理公司項目總監(jiān)、有關(guān)部門經(jīng)理、專業(yè)工程師；各EPC承包商項目經(jīng)理、主要部門經(jīng)理、EPC承包商分包單位主要負責(zé)人；項目管理部相關(guān)人員。會議程序：監(jiān)理公司通報本周現(xiàn)場HSE、質(zhì)量、投資、進度控制狀況、存在問題、下周重點工作提示；各EPC承包商單位報告本周工作進展和下周主要安排，提出需協(xié)調(diào)、解決的問題；施工單位報告施工進度，工程施工需要協(xié)調(diào)的問題，工程質(zhì)量、進度、安全情況及下周計劃安排；監(jiān)理公司專業(yè)工程師和部門經(jīng)理報告專業(yè)工程管理情況，對各EPC承包商和其它承包商的問題提出初步解決意見，并進一步提出管理要求。項目管理部相關(guān)人員提出具體意見和要求。會議主持人發(fā)表意見并總結(jié)會議。7.8.技術(shù)專題會議目的：本會議是對工程建設(shè)過程中出現(xiàn)的重要變更和重大技術(shù)方案進行討論、細化、完善，分析并盡可能減少其對工程進度、費用、質(zhì)量和HSE的影響，從而實現(xiàn)科學(xué)組織，合理實施和保證工程質(zhì)量的目的。組織者：監(jiān)理公司或施工部，具體由監(jiān)理公司項目副總監(jiān)或技術(shù)負責(zé)人主持會議時間：不定期根據(jù)需要召開參加會議人員：項目管理部相關(guān)部門負責(zé)人、技術(shù)負責(zé)人；監(jiān)理公司項目總監(jiān)、施工經(jīng)理及有關(guān)專業(yè)工程師；各類總承包商設(shè)計經(jīng)理、施工經(jīng)理及有關(guān)專業(yè)負責(zé)人；有關(guān)施工分包單位技術(shù)負責(zé)人。會議程序：提出變更或技術(shù)方案的單位全面介紹方案。各方代表就方案的科學(xué)、合理性展開討論。主持人確定并描述會議決定意見。7.9.專業(yè)協(xié)調(diào)會專業(yè)協(xié)調(diào)會根據(jù)項目建設(shè)需要定期召開或視情況隨時召開，由各專業(yè)部門負責(zé)人主持，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門、有關(guān)單位（監(jiān)理、設(shè)計、采購、施工）參加，主要研究決定各專業(yè)事項，協(xié)調(diào)處理各專業(yè)存在的問題。8.會議組織工作分工8.1.項目管理部綜合性會議由綜合部負責(zé)主辦。8.2.由上級機關(guān)主辦、項目管理部協(xié)辦的有關(guān)工程建設(shè)的會議，包括現(xiàn)場辦公會、設(shè)計協(xié)調(diào)會、設(shè)計審查會等，由綜合部和對口業(yè)務(wù)部門負責(zé)會務(wù)工作。8.3.項目管理部專業(yè)性會議經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，由專業(yè)部門負責(zé)主辦，綜合部協(xié)調(diào)配合。8.4.會議主辦部門具體負責(zé)會議的議程安排、會議材料、會議通知、會議記錄、會議紀要等工作，綜合部負責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)會場安排等事宜。9.辦會要求9.1.每次會議必須有明確的會議議程和目的。各部門須提請項目管理部例會研究決定的重大事項應(yīng)先由部門討論研究，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報同意后才能提交，對屬于本部門研究處理的問題不能提交到項目管理部例會上討論。9.2.對以議題研究為主要形式的會議，各分管領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)所主管的工作，研究制定欲提交會議討論的議題。綜合部負責(zé)提前1-2天向各分管領(lǐng)導(dǎo)征集議題，匯總后經(jīng)理審定。9.3.凡提交項目協(xié)調(diào)會的議題，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提前召