檔案數(shù)字化加工流程及規(guī)范V1

檔案數(shù)字化加工流程及規(guī)范檔案數(shù)字化加工流程及規(guī)范文檔屬性文檔名稱檔案數(shù)字化加工流程及規(guī)范文檔用途規(guī)范檔案數(shù)字化工作，規(guī)范數(shù)字化部和技術(shù)部對接工作標準。版本號V1文檔號JS121006001制訂日期2015年7月8日制訂人XXXXXX修訂日期修訂人修訂日期修訂人修訂章節(jié)簡述文檔目錄一、操作流程 2二、檔案調(diào)卷 2三、整理及著錄 2四、拆卷 3五、檔案掃描 4六、影像處理 4七、數(shù)據(jù)質(zhì)檢 5八、檔案裝卷 5九、完整歸還 5十、數(shù)據(jù)備份 6八、數(shù)據(jù)掛接 6

一、操作流程檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、檔案裝卷、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接。先后順序為：調(diào)卷>著錄>拆卷>掃描>處理>質(zhì)檢>裝卷>歸還>備份>掛接。沒有特殊要求的情況下，務(wù)必安此流程進行操作，以便從總體任務(wù)中提高工作效率。二、檔案調(diào)卷這個過程我方要指定一個專門的負責人與客戶（檔案館庫房管理員）共同完成，將待加工的檔案從庫房搬運到加工現(xiàn)場，對檔案要逐份清點，并辦理檔案交接登記，與客戶做好交接記錄，確定無誤后方可進行拆卷環(huán)節(jié)的工作。要求：1，我方指定專人負責。2，填寫《檔案交接登記表》（附件一）。3，在交接登記表上要有雙方的簽字。三、整理及著錄檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:（一），使用數(shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進行目錄制作。（二），使用Excel表格方式制作，目錄模板使用《檔案目錄模板》文檔（文檔號為JS121006002）。如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，我方要認真核對有無錯漏現(xiàn)象，找出錯誤并修正。并修改成與《檔案目錄模板》類似的字段標準。對于錯誤或疏漏的修正，具體細則如下：1，如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對照的,應該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標準進行錄入，并刪除錯誤信息。2，著錄項相關(guān)內(nèi)容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項需記錄并及時反應給組長，如果目錄中要增加或減少相關(guān)著錄字段，要與客戶協(xié)商，并及時向公司技術(shù)部反饋。以下著錄項必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對照：以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號、題名、卷內(nèi)文件序號、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁號等。案卷，拆卷人員應該及時向檔案員進行咨詢，不得擅自對問題進行處理；7，破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術(shù)修復，影響掃描質(zhì)量的原件應先進行相應處理后再進行掃描（裱糊、壓平或進行托紙掃描）；五、檔案掃描檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過程，掃描的操作順序：1>導入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件；2>通過檔案數(shù)字化加工軟件生成計算機磁盤樹型文件目錄結(jié)構(gòu)；3>開始掃描檔案；掃描中的操作細節(jié)及要求如下：1，掃描后的文件存儲格式應為TIFF格式，分辨率為300DPI，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時，設(shè)置顏色為“灰度”。2，檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調(diào)整。3,認真填寫紙質(zhì)檔案《掃描登記表》（附件二），登記移交的檔案數(shù)量、掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。4,掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進行掃描。（掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。）六、影像處理影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準，對圖像頁面出現(xiàn)偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進行校正和處理。影像處理時，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進行影像處理。影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實處理成功了，要務(wù)必看到了處理后的效果。如果發(fā)現(xiàn)影像質(zhì)量不符合要求，應重新對圖像進行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。影像處理前的數(shù)據(jù)要保留。具體操作細節(jié)如下：1，對圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點、去黑邊等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應重新進行圖像的處理，初掃要保留。2，發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像，發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調(diào)整，處理時要保留文件編號與文件頁碼。3，大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，未請示組長的情況下，不得刪除任何原文或清除任何原文內(nèi)容。4.若處理時誤刪原文或原文內(nèi)容，要及時反應給組長，協(xié)調(diào)掃描人員，重新掃描、處理。5.處理過程中遇到問題時，要查閱原文及時做出更改，并匯報給組長登記。6.處理工作完成時，要將掃描處理結(jié)束的原文匯報轉(zhuǎn)交給組長，以便后期質(zhì)檢數(shù)據(jù)掛接。七、數(shù)據(jù)質(zhì)檢1，逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。2，逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。3，逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。如果出現(xiàn)以上問題要填寫《數(shù)據(jù)質(zhì)檢表》并及時修改，完成質(zhì)檢后將表提交給組長。組長按《數(shù)據(jù)質(zhì)檢表》二次質(zhì)檢，并對其它數(shù)據(jù)按5%比例抽檢。八、檔案裝卷1，裝訂前對照檔案目錄檢查檔案數(shù)量、內(nèi)容的正確性，檔案目錄是否清晰并與檔案實體相符；2，檢查盒內(nèi)文檔的各種編號與盒面各項是否相符；檢查文件排列順序是否正確，文件放置方向是否正確；3，裝卷時一定要再次順頁，若裝卷時除拆卷、掃描人員反應的問題外，發(fā)現(xiàn)文件有缺頁、殘頁，目錄、備考表遺失等其他問題時要及時向轉(zhuǎn)交人員問詢，反應給組長及時解決；4，裝卷時一定要注意檔案在拆卷前的原貌，不得自作主張，改變檔案裝卷規(guī)則；九、完整歸還歸還時由檔案交接負責人完成，檔案交接負責人提交給客戶，并填寫《檔案交接登記表》（附件一），《檔案交接登記表》必須有客戶的簽名。本表格由組長保存，最后提交到公司做永久備案。十、數(shù)據(jù)備份掃描期間組長要備份不同價段的數(shù)據(jù)兩份以上，掃描后備份，質(zhì)檢后備份，全部工程完成后，客戶經(jīng)驗收合格后，進行三種備份1，將全部數(shù)據(jù)刻錄成DVD光盤備份。2，將全部數(shù)據(jù)在計算機硬盤上備份。3，將全部數(shù)據(jù)復制到客戶的檔案服務(wù)器上備份。十一、數(shù)據(jù)掛接1，由組長通過ADPS生成掛接數(shù)據(jù)。2，將數(shù)據(jù)復制到檔案服務(wù)器上，運行服務(wù)器上的掛接軟件進行操作。3，打開AIMS(檔案信息化管理系統(tǒng))，檢查掛接的文檔。附件一《檔案交接登記表》流程文件注意保存檔案交接登記表年度保管期限盒號（卷號）盒數(shù)接收時間接收人簽字客戶簽字歸還時間客戶確認簽字備注附件二《掃描登記表》流程文件注意保存掃描