承接演出項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃表2012-08-06

項(xiàng)目【鄂爾多斯進(jìn)京演出】PAGE1鄂爾多斯進(jìn)京演出計(jì)劃表一、前期準(zhǔn)備1（一）與委托方簽訂合同，根據(jù)合同跟進(jìn)工作1（二）簽約租賃場(chǎng)地合同，根據(jù)合同跟進(jìn)工作1（三）與酒店、交通用車簽訂合同，根據(jù)合同跟進(jìn)工作1（四）聯(lián)系媒體，根據(jù)媒體宣傳排期跟進(jìn)工作1（五）與設(shè)計(jì)溝通，跟進(jìn)宣傳設(shè)計(jì)制作的工作事項(xiàng)1（六）聯(lián)系觀眾，組織觀演跟進(jìn)工作1（七）聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)嘉賓，組織觀演跟進(jìn)工作1二、演出活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)1三、后期工作1工作事項(xiàng)主要工作要求及計(jì)劃內(nèi)容的說(shuō)明負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式完成時(shí)間備注一、前期準(zhǔn)備（一）與委托方簽訂合同，根據(jù)合同跟進(jìn)工作：1、辦理依據(jù)：根據(jù)委托方需求，業(yè)務(wù)發(fā)展部人員提出可行意見(jiàn)交給委托方參考，通過(guò)與委托方的溝通后形成合作協(xié)議，業(yè)務(wù)發(fā)展部就按協(xié)議組織實(shí)施。2、合同簽訂：根據(jù)委托方提供的依據(jù)要求（協(xié)議或口頭通知），第一步業(yè)務(wù)發(fā)展部與演出委托方簽訂合同（含院團(tuán)簡(jiǎn)介、節(jié)目單、演員名單及舞臺(tái)技術(shù)要求，文化部批件、與演出許可證、院團(tuán)營(yíng)業(yè)執(zhí)照及委托函）；第二步就是業(yè)務(wù)發(fā)展部與場(chǎng)地方簽訂合同；第三步上報(bào)相關(guān)部門審批；第四步報(bào)批手續(xù)完成后，業(yè)務(wù)發(fā)展部就應(yīng)及時(shí)與演出相關(guān)的部門落實(shí)舞臺(tái)美術(shù)、燈光音響設(shè)備、樂(lè)器、媒體宣傳、酒店住宿、交通等并簽訂一系列合同或協(xié)議。3、報(bào)批手續(xù)：業(yè)務(wù)發(fā)展部與委托方及演出場(chǎng)地方簽訂完合同后，就應(yīng)及時(shí)辦理文化、公安、消防等相關(guān)部門的審批手續(xù)。報(bào)文化局材料：請(qǐng)示、涉外演出需要文化部批件、演出承辦方協(xié)議（合同）及委托函、院團(tuán)簡(jiǎn)介、節(jié)目單、演職人員名單、銀行對(duì)賬單、場(chǎng)地合同、公司運(yùn)營(yíng)中有無(wú)違規(guī)的說(shuō)明。（世紀(jì)劇院、西城文化館、清華大學(xué)劇場(chǎng)需要提供場(chǎng)地演出資質(zhì)證明）；報(bào)公安局材料：請(qǐng)示、涉外演出需要文化部批件、市局批件（最好是能提供）、演出承辦方協(xié)議（合同）及委托函、院團(tuán)簡(jiǎn)介、節(jié)目單、演職人員名單、場(chǎng)地合同、公司運(yùn)用中有無(wú)違規(guī)的說(shuō)明、公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及企業(yè)法人的復(fù)印件、演出內(nèi)保安全方案、安全疏散方案。消防安全協(xié)議書(shū)、消防安全方案、裝臺(tái)方案、裝臺(tái)效果圖、搭建舞臺(tái)單位資歷；根據(jù)演出委托方簽訂的合同和消防、公安的要求，與演出委托方、聘請(qǐng)的舞美人員和燈光師、音響師、與場(chǎng)地方進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)，演出前上述工作必須落實(shí)到位，確保演出順利完成。根據(jù)鄂爾多斯進(jìn)京演出的目的意義、委托內(nèi)容做宣傳排期、制作設(shè)計(jì)進(jìn)度表及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。（二）簽約租賃場(chǎng)地合同，根據(jù)合同跟進(jìn)工作：【演出、裝臺(tái)、彩排、貴賓室】收集所有場(chǎng)地的相關(guān)資料、設(shè)備用途的狀況；電力負(fù)荷狀況；收集舞美、燈光、音響等設(shè)施設(shè)備用途及狀況；租用價(jià)格、服務(wù)質(zhì)量等信息資料并建立資料庫(kù)；，為承接鄂爾多斯進(jìn)京演出項(xiàng)目提供相應(yīng)的服務(wù)。同時(shí)熟知消防、公安對(duì)不同演出場(chǎng)地、舞臺(tái)的政策規(guī)定，以保證鄂爾多斯進(jìn)京演出的安全；根據(jù)與場(chǎng)地簽訂的合同，演出前要具體落實(shí)空調(diào)、后臺(tái)演員化妝、休息室、貴賓室、觀眾入口處、演出團(tuán)舞美要求、并要與票務(wù)部、媒體宣傳部加強(qiáng)聯(lián)系及溝通，確保演出前上述工作必須落實(shí)到位，確保演員、觀眾及演出的順利。在9月15日前按委托方的要求完成舞臺(tái)布置（舞臺(tái)搭建，音響調(diào)試，燈光照明等）舞臺(tái)搭建及環(huán)境布置：舞臺(tái)搭建、制作并配合進(jìn)行燈光安裝、音響調(diào)試等。劇場(chǎng)內(nèi)外、前廳環(huán)境的裝飾、設(shè)計(jì)、制作、布置，劇場(chǎng)內(nèi)舞臺(tái)上方懸掛橫幅（或打字幕），開(kāi)場(chǎng)前播放蒙古族特色的背景音樂(lè)，劇場(chǎng)大廳背景板、包柱、易拉寶、海報(bào)，相關(guān)物料擺放，恭賀花籃、演員手捧花、貴賓室桌花、茶水果、媒體接待處桌花等；（三）與酒店、交通用車簽訂合同，根據(jù)合同跟進(jìn)工作：【15日、16日、17日、18日四天；70人，500元/人/天，三星級(jí)酒店+早中晚餐；2輛旅游車，4天的租賃；領(lǐng)導(dǎo)住宿：5人4天五星級(jí)酒店；領(lǐng)導(dǎo)用車奧迪A6共5輛4天】負(fù)責(zé)演職人員（吃住行）：收集各大酒店、車行、航空公司等性價(jià)比信息并建立資料庫(kù)，為鄂爾多斯演出方提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)也為公司降低運(yùn)行成本，注意溝通、銜接，高效的獲得資料的提供。根據(jù)酒店、交通等合同的要求，按合同進(jìn)度要求進(jìn)行具體落實(shí)到位，確保演員的安全。（四）聯(lián)系媒體，根據(jù)媒體宣傳排期跟進(jìn)工作：【新聞通稿、宣傳視頻的提供】抓緊時(shí)間讓委托方提供素材資料，根據(jù)委托方提供的資料擬定演出宣傳方案，按進(jìn)度組織設(shè)計(jì)、編寫新聞通稿聯(lián)系主流媒體，配合媒體，給各大報(bào)社、周報(bào)、電臺(tái)、電視臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)電視、戶外廣告等媒體提供制作海報(bào)、DM單、節(jié)目?jī)?cè)、票套、行架、X展架、背景板、條幅等宣傳所需的資料并要保證達(dá)到宣傳效果。要完成以上這些宣傳形式還是有一定的程序的，首先這些宣傳形式的文字、音視頻、圖像內(nèi)容都要由上級(jí)確認(rèn)，并通過(guò)相關(guān)部門的審查。確定后交給設(shè)計(jì)制作負(fù)責(zé)人，抓緊做。（五）與設(shè)計(jì)溝通，跟進(jìn)宣傳設(shè)計(jì)制作的工作事項(xiàng)：【整理文字和圖片資料】收集各類型宣傳手段及制作形式的單位信息并建立資料庫(kù)，為承接鄂爾多斯進(jìn)京演出項(xiàng)目提供有效的宣傳和降低成本，保證滿足委托方的要求；收集與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的物材的購(gòu)買、制作資料的市場(chǎng)變化信息并建立資料庫(kù)，保證物材的性價(jià)比，降低成本；為設(shè)計(jì)人員提供演出制作文件的素材，建立相應(yīng)的資料庫(kù)及圖文設(shè)計(jì)素材庫(kù)、保證演出順利。在制作前要根據(jù)項(xiàng)目的分管要求辦理確認(rèn)簽字手續(xù)，確保對(duì)委托方負(fù)責(zé)。協(xié)助票務(wù)負(fù)責(zé)人員，根據(jù)劇目、演出時(shí)間、場(chǎng)地等因素?cái)M定票樣兒、票價(jià)。根據(jù)各項(xiàng)合同的簽訂，編制各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案，力爭(zhēng)將實(shí)際開(kāi)支控制在預(yù)算內(nèi)；按方案進(jìn)度提出用款計(jì)劃以便財(cái)務(wù)部門有效調(diào)控資金安排，保證有效提高資金效率，增強(qiáng)計(jì)劃性，減少人力物力浪費(fèi)。合同一旦簽訂，負(fù)責(zé)演出的業(yè)務(wù)發(fā)展部門按照各項(xiàng)工作的進(jìn)度隨時(shí)跟進(jìn)落實(shí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，及時(shí)跟設(shè)計(jì)制作相關(guān)負(fù)責(zé)人溝通，需要委托方提供的海報(bào)、X展架、背景板、條幅等以及宣傳衍生品、節(jié)目單、宣傳冊(cè)、邀請(qǐng)函等素材資料，與委托方相關(guān)負(fù)責(zé)人溝通、協(xié)調(diào)，讓他們盡快把素材資料發(fā)過(guò)來(lái)，跟進(jìn)設(shè)計(jì)制作的進(jìn)度。確保演出的順利進(jìn)行。（六）聯(lián)系觀眾，組織觀演跟進(jìn)工作：（七）聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)嘉賓，組織觀演跟進(jìn)工作：9月15日演出場(chǎng)地：世紀(jì)劇院合同已簽訂、場(chǎng)租首付租金已付清，尾款未付，根據(jù)場(chǎng)租合同時(shí)間按時(shí)付款。9月16日演出場(chǎng)地：北京西城文化館9月17日演出場(chǎng)地：清華大學(xué)劇場(chǎng)與簽約的劇場(chǎng)溝通好舞臺(tái)搭建所需配合的燈光、音效等設(shè)備及技術(shù)人員酒店訂約房間和一日三餐的事項(xiàng)及交通租車的事項(xiàng)負(fù)責(zé)聯(lián)系媒體的要做好排期，給媒體及時(shí)提供新聞通稿和宣傳所需資料與設(shè)計(jì)對(duì)接好制作文件的工作聯(lián)系觀眾、社區(qū)、學(xué)校、團(tuán)體機(jī)構(gòu)，網(wǎng)絡(luò)發(fā)帖報(bào)名觀演聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)嘉賓觀演二、演出活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)1、現(xiàn)場(chǎng)停車位安排：2、貴賓室：安排接待領(lǐng)導(dǎo)的工作人員，做好接待工作和布置貴賓室的工作。3、劇場(chǎng)內(nèi)外布置檢查：背景板和易拉寶的擺放、粘貼海報(bào)、節(jié)目?jī)?cè)（宣傳冊(cè)）的發(fā)放及擺放就緒、為領(lǐng)導(dǎo)嘉賓和演員準(zhǔn)備的花、舞臺(tái)布置及音響設(shè)備系統(tǒng)檢查、與演職人員彩排配合好負(fù)責(zé)調(diào)試燈光音響道具服裝等。3、現(xiàn)場(chǎng)全程拍攝：為了做好后期工作的宣傳和總結(jié)我們要安排專業(yè)的攝像人員全程拍攝，并進(jìn)行后期制作。4、迎接領(lǐng)導(dǎo)嘉賓：當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓到來(lái)時(shí)我們要進(jìn)行迎接，帶領(lǐng)導(dǎo)嘉賓前往貴賓室，如果有需要我們還要合影留作紀(jì)念。然后在演出前五分鐘引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓入席觀看演出。5、維持現(xiàn)場(chǎng)秩序（安全員）：為了保持整場(chǎng)演出的秩序，我們要讓負(fù)責(zé)安全人員在現(xiàn)場(chǎng)維持秩序，最主要的是確保在突發(fā)情況下，現(xiàn)場(chǎng)不慌亂。一般情況下，安全員主要負(fù)責(zé)不要讓觀眾在領(lǐng)導(dǎo)前面不停的走動(dòng)。所有人員均從后排走動(dòng)，包括拍照、攝像，要適可而止。6、現(xiàn)場(chǎng)話筒傳遞：當(dāng)?shù)搅诵枰I(lǐng)導(dǎo)發(fā)言時(shí)，我們要事先安排好禮儀專門傳遞話筒。【演出前如果有領(lǐng)導(dǎo)要上臺(tái)發(fā)言講話，工作人員引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓登上舞臺(tái)，遞上麥克風(fēng)】7、觀眾的調(diào)整：如果演出開(kāi)始前觀眾還沒(méi)坐滿，就要迅速將后面幾排的觀眾調(diào)整至前面，保證演出場(chǎng)面滿座效果。8、媒體記者接待：要保證記者的座位、行動(dòng)的自由等。9、演出活動(dòng)的開(kāi)始：一定要按照原計(jì)劃的時(shí)間開(kāi)始的。1、所有物料及工作人員到位，現(xiàn)場(chǎng)布置完畢。2、演職人員及工作人員以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)全部到達(dá)劇場(chǎng)，并對(duì)劇場(chǎng)內(nèi)外現(xiàn)場(chǎng)的布置做最后的檢查，準(zhǔn)備迎賓和配合劇場(chǎng)檢票工作，引導(dǎo)觀眾和領(lǐng)導(dǎo)入座等待演出開(kāi)始。三、后期工作1、整理會(huì)場(chǎng)和物料：一場(chǎng)演出結(jié)束了，但是我們的工作并還沒(méi)有真正完成，首先整理余剩的水和節(jié)目單；拆卸幕布、條幅等宣傳物料背景板、易拉寶、節(jié)目?jī)?cè)等，為下場(chǎng)劇場(chǎng)所用；其次整理歸還租借的物品；最后還要清理現(xiàn)場(chǎng)的衛(wèi)生等。2、和媒體溝通確認(rèn)是否報(bào)道：現(xiàn)場(chǎng)整理完了我們回頭還要立刻和媒體溝通確認(rèn)我們的演出活動(dòng)是否被報(bào)道，監(jiān)控媒體發(fā)稿和報(bào)道的情況。3、整理照片、錄像、新聞報(bào)道：為了加大演出活動(dòng)的宣傳我們還要進(jìn)行演出活動(dòng)照片的整理，做好北青刊物的報(bào)道。攝影的錄像還應(yīng)當(dāng)及時(shí)刻成光盤，備份存庫(kù)，這樣方便建立完善公司演出項(xiàng)目存檔的資料庫(kù)。4、匯報(bào)工作：演出活動(dòng)結(jié)束后我們應(yīng)該及時(shí)的向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)我們此演出活動(dòng)項(xiàng)