企業(yè)協(xié)同辦公平臺建設(shè)方案(上報版)

PAGE3企業(yè)協(xié)同辦公平臺建設(shè)方案隨著電子信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展和在辦公領(lǐng)域的深入應(yīng)用，自動化、智能化辦公越來越多的出現(xiàn)在了現(xiàn)代辦公管理的各個環(huán)節(jié)，幫助企業(yè)提升管理水平和工作效率。同時，企業(yè)對于網(wǎng)絡(luò)及信息系統(tǒng)的積極應(yīng)用也從一個側(cè)面反應(yīng)了企業(yè)管理理念的不斷提升，電子化管理工具的全面應(yīng)用將是未來辦公管理的必然趨勢。一、系統(tǒng)概述協(xié)同辦公平臺，又稱“OA系統(tǒng)”，是采用現(xiàn)代電子技術(shù)，以“工作流”為引擎、以“知識文檔”為容器、以“信息門戶”為窗口，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。它改變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為公司的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)，其管理效果主要體現(xiàn)在：1、保障制度執(zhí)行制度執(zhí)行規(guī)范統(tǒng)一，管理規(guī)定理解一致；系統(tǒng)固化制度流程，靈活應(yīng)用保證執(zhí)行。2、監(jiān)管工作進(jìn)程任務(wù)分配明確有據(jù)，工作進(jìn)展實時管控；工作計劃審核跟蹤，待辦事項提醒反饋；工作內(nèi)容集中反映，績效考核有理有據(jù)。3、共享知識信息統(tǒng)一信息發(fā)布平臺，個性設(shè)置關(guān)注內(nèi)容；區(qū)分角色推送信息，閱讀與否及時反映；知識文檔統(tǒng)一留存，設(shè)置權(quán)限共享學(xué)習(xí)。4、提高工作效率流轉(zhuǎn)程序系統(tǒng)執(zhí)行，進(jìn)展意見實時了解；待辦流程集中處理，工作期間避免打擾；提供統(tǒng)一協(xié)調(diào)平臺，內(nèi)部溝通系統(tǒng)記錄；事務(wù)工作系統(tǒng)處理，避免人工重復(fù)勞動。5、培養(yǎng)辦公習(xí)慣協(xié)助管理計劃總結(jié)，主動推送待辦事項；培養(yǎng)電子辦公習(xí)慣，奠定系統(tǒng)管理基礎(chǔ)；無紙辦公節(jié)約成本，協(xié)同平臺減少內(nèi)耗。二、實施內(nèi)容：鑒于協(xié)同辦公平臺是一套針對辦公流程和信息進(jìn)行管理的現(xiàn)代化電子工具，對它的引入實施將在推動企業(yè)完善、規(guī)范各項制度流程的同時對原有的工作習(xí)慣產(chǎn)生一定的沖擊。因此，信息部將采取系統(tǒng)信息量由少到多逐步增加、工作流程完善一個上一個、組織多種形式的系統(tǒng)使用培訓(xùn)等循序漸進(jìn)的措施來保障該系統(tǒng)的成功實施。本系統(tǒng)擬初始實施內(nèi)容建議如下：1、信息門戶管理平臺建立統(tǒng)一的集團(tuán)信息門戶，為企業(yè)信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的各種信息（公告通知、文件、函件新聞資訊、內(nèi)部期刊、管理制度等）的統(tǒng)一管理和發(fā)布，同時為員工的個人辦公提供個性化服務(wù)。需求描述公告通知集團(tuán)/部門級公文及通知信息有效傳達(dá)，同時可以歸檔備查制度文件集團(tuán)/部門級規(guī)章制度信息及修訂發(fā)布新聞信息集團(tuán)內(nèi)部或外部新聞通訊信息發(fā)布，豐富企業(yè)文化民意調(diào)查針對集團(tuán)組織的活動或某項決定調(diào)查員工的想法知識訂閱根據(jù)權(quán)限獲取他人共享的知識文檔考勤信息員工出勤、請、休假等信息的審批發(fā)布事務(wù)信息日常事務(wù)的提醒、督促、跟蹤、反饋日程信息日常辦公行程計劃的管理及發(fā)布2、工作流程管理平臺利用軟件系統(tǒng)自由配置、固化成熟的工作流程及表單，以實現(xiàn)制度流程的電子化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，減少人為理解原因造成的制度運(yùn)作不流暢，從而提升集團(tuán)的整體執(zhí)行力。同時可以對工作的進(jìn)程予以實施監(jiān)控、催辦和督辦，對流程數(shù)據(jù)及結(jié)果進(jìn)行分析、統(tǒng)計，繼而進(jìn)一步完善、優(yōu)化工作流程。需求描述通用流程內(nèi)部溝通（自由流程）、工作聯(lián)系單、工作計劃和總結(jié)法務(wù)辦公公文管理、印章管理、合同會簽、信息發(fā)布、檔案利用行政事務(wù)名片印制、發(fā)送快遞、物品采購、車輛使用人力資源招聘管理、入職流程、離職流程、人員調(diào)動、請假審批財務(wù)管理現(xiàn)金報銷、付款申請、借款申請3、知識共享管理平臺6、時間計劃：2012年9月上旬完成專業(yè)供應(yīng)商的詢價、必選、合同簽訂工作。2012年10月底前完成信息整理、流程梳理及系統(tǒng)搭建等實施工作