工程公司檔案管理規(guī)定

工程公司檔案管理規(guī)定1目的加強(qiáng)檔案管理和收集管理工作，確保檔案的機(jī)密性、完整性和精確性，有效保護(hù)和充足運(yùn)用檔案為都市建設(shè)和公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展服務(wù)。2范疇合用于以文字圖表、聲像資料、榮譽(yù)實(shí)物等多個(gè)形式構(gòu)成的公司的科技檔案，行政檔案，也涉及營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)等。3定義公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文書(shū)檔案由行政部集中統(tǒng)一管理；檔案(已交檔案室的除外)的日常使用保管分別由有關(guān)部門(mén)管理，方便于及時(shí)運(yùn)用，維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的含有參考價(jià)值的文獻(xiàn)、材料，由承接單位、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文獻(xiàn)、資料及時(shí)歸檔。歸檔文書(shū)涉及：1)公司與有關(guān)單位的來(lái)往信件、多個(gè)合同書(shū)、合同等。2)公司會(huì)議原始統(tǒng)計(jì)、紀(jì)要和決定(涉及公布的告知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)節(jié)、任免、獎(jiǎng)懲以及全公司的規(guī)章制度)。3)公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié)。4)公司主持召開(kāi)的多個(gè)專(zhuān)業(yè)會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、文獻(xiàn)和會(huì)議總結(jié)紀(jì)要。5)國(guó)際國(guó)內(nèi)同行業(yè)交流和合作公司來(lái)往文獻(xiàn)、合同、報(bào)告和會(huì)談紀(jì)要等文獻(xiàn)材料。6)公司各部門(mén)的發(fā)文。7)其它含有保存價(jià)值的文獻(xiàn)材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。8)外單位直接發(fā)送給公司各部門(mén)的抄送信件。9)我司的歷史沿革、大事記及反映我司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。10)我司有關(guān)員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文獻(xiàn)材料。11)我司的科技檔案。4權(quán)責(zé)公司行政部設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案工作，受上級(jí)檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，負(fù)責(zé)管理公司的文書(shū)、科技檔案，其任務(wù)是：1)收集、整頓、立卷、鑒定、保管公司的文書(shū)檔案；2)主動(dòng)開(kāi)展檔案的提供運(yùn)用工作；3)進(jìn)行檔案鑒定；4)進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)；5)保管部分科技檔案；6)認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本辦法，確保檔案質(zhì)量。各部門(mén)協(xié)助行政部作好檔案管理工作。5內(nèi)容檔案管理工作流程見(jiàn)圖1。檔案管理工作闡明見(jiàn)表1。歸檔規(guī)定5.3在一種卷內(nèi)要按問(wèn)題或文獻(xiàn)形成的時(shí)間，系統(tǒng)地排列。5.35.3檔案保存期限文獻(xiàn)保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其它規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1)永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊(cè)；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文獻(xiàn)；（7）不動(dòng)產(chǎn)全部權(quán)及其它債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計(jì)圖；（9）其它經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。2)保存：（1）預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)；（2）會(huì)計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料；（4）其它經(jīng)核定須保存的文書(shū)。3)5年保存：（1）期滿(mǎn)或解除之合約；（2）其它經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。4)1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)久保存必要者。5)多個(gè)規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其使用期間予以保存。6有關(guān)資料有關(guān)文獻(xiàn)6.1.1《中華人民共和國(guó)檔案法》6.1.2《南京市檔案管理方法》附件6.2.1卷內(nèi)文獻(xiàn)目錄6.2.2圖1檔案管理工作流程流程名稱(chēng)檔案管理流程任務(wù)概要檔案管理單位總經(jīng)理行政經(jīng)理行政部各職能部門(mén)節(jié)點(diǎn)ABCD123456789審批審批審批審批審批審批審批審批開(kāi)始檔案運(yùn)用保管維護(hù)分類(lèi)整頓檔案鑒定檔案收集檔案運(yùn)用保管維護(hù)分類(lèi)整頓檔案鑒定檔案收集檔案更新檔案更新檔案銷(xiāo)毀檔案銷(xiāo)毀結(jié)束檔案運(yùn)用檔案運(yùn)用任務(wù)名稱(chēng)節(jié)點(diǎn)任務(wù)程序、重點(diǎn)及原則時(shí)限有關(guān)資料檔案收集鑒定C2C3B3A3程序公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)☆各單位結(jié)合實(shí)際狀況，制訂歸檔文獻(xiàn)的范疇。對(duì)哪些文獻(xiàn)應(yīng)當(dāng)歸檔、哪些文獻(xiàn)不應(yīng)當(dāng)歸檔，做出對(duì)應(yīng)的規(guī)定，能反映本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)職能，含有查考運(yùn)用價(jià)值的文獻(xiàn)材料等屬于歸檔范疇☆在歸檔中應(yīng)當(dāng)收集齊全文獻(xiàn)的訂稿、正本和有關(guān)材料，確保檔案的完整性☆在檔案文獻(xiàn)的收集過(guò)程中，對(duì)資料進(jìn)行去粗取精等工作，擬定資料的運(yùn)用價(jià)值1個(gè)工作日☆收集的檔案文獻(xiàn)通過(guò)鑒定，呈送行政經(jīng)理審核和總經(jīng)理審批重點(diǎn)☆檔案收集和鑒定原則☆收集及時(shí)、齊全、完整檔案保管維護(hù)C4C5程序1.公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)2.卷內(nèi)文獻(xiàn)目錄3.卷末備考表☆通過(guò)審批后，行政人員對(duì)收集之檔案文獻(xiàn)進(jìn)行整頓2個(gè)工作日☆整頓的基本任務(wù)是把零碎的、需要修改的檔案進(jìn)行分類(lèi)、組織和編目，使其構(gòu)成一種體系，固定下來(lái)，方便檔案的使用，其過(guò)程以下:☆分辨全宗：按照全宗整頓檔案，能完整反映公司或個(gè)人活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容和過(guò)程，便于檔案的保管和運(yùn)用☆分類(lèi)：檔案分類(lèi)就是根據(jù)立檔單位內(nèi)的檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容或形式的異同，按照一定體系，分門(mén)別類(lèi)、有系統(tǒng)地分辨檔案和整頓檔案，使其構(gòu)成有機(jī)的整體，以反映立檔單位的歷史面貌☆立卷：立卷是整頓和保存文獻(xiàn)的一種辦法，即將解決完畢的文獻(xiàn)進(jìn)行系統(tǒng)整頓，組合為一種案卷☆編目：編目涉及編制卷內(nèi)文獻(xiàn)目錄、卷末備考表、案卷封面的編目和案卷目錄的編制☆整頓后的檔案文獻(xiàn)開(kāi)始保管，檔案保管指根據(jù)檔案的成分和狀況，采用寄存和安全保護(hù)方法，維護(hù)檔案的完整與安全，延長(zhǎng)檔案的壽命重點(diǎn)☆檔案保管和維護(hù)原則☆保管合理、對(duì)的(續(xù)表)檔案存檔銷(xiāo)毀C6D6C7C8B8A8程序1.公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)☆對(duì)資料進(jìn)行保管維護(hù)后，行政人員根據(jù)檔案的內(nèi)容和成分，統(tǒng)計(jì)、報(bào)道編制檔案文獻(xiàn)的檢索工具，其它部門(mén)運(yùn)用多個(gè)檢索工具查找檔案☆檢索工具制作后，定時(shí)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行資料的更新活動(dòng)，刪除沒(méi)有運(yùn)用價(jià)值和已被損壞的檔案文獻(xiàn)，將其進(jìn)行報(bào)廢解決☆通過(guò)鑒定，那些無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案應(yīng)在一定時(shí)間內(nèi)銷(xiāo)毀☆進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)行政經(jīng)理審核