產(chǎn)品銷售管理系統(tǒng)需求計劃書

MIS（MarketingInformationSystem）產(chǎn)品銷售管理系統(tǒng)需求計劃書汽車科技源動力第4頁共13頁目錄TOC\o"1-3"\h\z前言 2一、銷售管理模式匹配 3二、經(jīng)銷商管理模式匹配 4（一）與金奔騰總部直接往來的客戶群分類 4 （二）金奔騰經(jīng)銷商MIS需求分析 5三、金奔騰總部銷售管理模式匹配 7（一）產(chǎn)品銷售出庫流程匹配 7（二）銷售結(jié)款方式匹配 9（三）應收帳款管理與轉(zhuǎn)結(jié) 10（四）產(chǎn)品編碼可追溯性 10（五）經(jīng)銷商庫存監(jiān)控 10（六）產(chǎn)品定價與價格折扣及調(diào)帳權(quán)限設(shè)置 10（七）宣傳品控制及發(fā)票管理 11（八）運費核算及訂單毛利核算 11（九）在線通知廣播 11（十）產(chǎn)品庫存管理 11四、商務統(tǒng)計 11（一）MIS商務統(tǒng)計要求

．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．12（二）金奔騰商務報表類型．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．12附件．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．13伴隨企業(yè)的發(fā)展，業(yè)務量的激增，經(jīng)銷商規(guī)模的擴大，現(xiàn)有的傳統(tǒng)的供應鏈管理模式已經(jīng)不能適應我公司的需求，為了更好的提升公司的管理水平，增強對市場的掌控能力，提高工作效率，應對日益復雜競爭激烈的市場環(huán)境，決定引進MIS這種現(xiàn)代化的管理軟件，來規(guī)范業(yè)務流程、減少工作失誤、提高業(yè)務精準度。為使MIS軟件可以最大程度的適應企業(yè)需要，與現(xiàn)有的業(yè)務流程相契合，對于金奔騰MIS軟件實施提出如下需求目標：技術(shù)技術(shù)市場財務庫存事件跟進信息交互保持優(yōu)良技術(shù)水平市場業(yè)務跟進信息化管理高效財務信息管理高效的庫存管理保持“高效透明”的事件跟進高效的代理商與總部的信息通道一、銷售管理模式匹配我公司現(xiàn)行的銷售管理模式，以山西、黑龍江、遼寧、吉林四省為例，圖示如下：總公司市場部總公司市場部東北銷售大區(qū)黑龍江經(jīng)銷商A遼寧業(yè)代經(jīng)銷商B吉林業(yè)代經(jīng)銷商D經(jīng)銷商C直屬山西業(yè)代經(jīng)銷商E經(jīng)銷商F大區(qū)經(jīng)理直接負責大區(qū)經(jīng)理負責我公司現(xiàn)行的業(yè)務團隊管理方式，主要采用有兩種模式：大區(qū)經(jīng)理－業(yè)務代表－經(jīng)銷商；（一對多關(guān)系）區(qū)域經(jīng)理（業(yè)務代表）－經(jīng)銷商；（一對一關(guān)系）模式1中，一位大區(qū)經(jīng)理對2至3個省負有業(yè)務管理職責，對其中一個省的銷售任務直接負責，其余省份配有專職的業(yè)務代表，大區(qū)經(jīng)理對銷售任務有管理職責；模式2中，一位區(qū)域經(jīng)理（或銷售代表），對一個省或自治區(qū)、直轄市的銷售任務直接負責。對業(yè)務人員的管理主要采用任務績效考核的管理方式，每個銷售區(qū)域都制定有相應的考核任務額，分別為（月）銷售保底任務、（月）銷售基本任務和（月）銷售目標任務。在MIS實施過程中，要充分滿足對于業(yè)務團隊任務考核的需要，在初始化信息時，可以根據(jù)區(qū)域分配人員，并定制相應的銷售任務；同時要充分考慮到，業(yè)務人員變更、職位調(diào)整、區(qū)域調(diào)整、銷售任務調(diào)整等情況的應對措施，使系統(tǒng)既可以客觀的保留歷史信息，同時又可以根據(jù)實際工作的需要，進行相關(guān)信息的調(diào)整。二、經(jīng)銷商管理模式匹配（一）與金奔騰總部直接往來的客戶群體分類1.簽約經(jīng)銷商我公司采用渠道銷售的管理模式，每個區(qū)域都有一個或數(shù)個經(jīng)銷商，對于不同的經(jīng)銷商，又采取不同的經(jīng)銷合作模式進行管理，每種模式給予經(jīng)銷商的支持力度和返利模式不盡相同。2007年經(jīng)銷商管理模式主要有四種方式：區(qū)域經(jīng)銷聯(lián)合體；核心經(jīng)銷商；專賣經(jīng)銷商和外圍經(jīng)銷商。在每種經(jīng)銷商模式下，又分別制定有相應的考核任務、返利點和其他支持政策。即使是同一管理模式的經(jīng)銷商，具體的簽約條款也是不盡相同的，因此就要求在MIS系統(tǒng)中，需要為每個經(jīng)銷商都建立有獨立的檔案，不僅包含有基本的通信信息，更要充分的體現(xiàn)出合同條款中涉及銷售任務（包括月銷售任務、季度銷售任務和年度銷售任務）、銷售返點等重要信息，使系統(tǒng)可以通過設(shè)定一定的條件，來計算出相應的經(jīng)銷商返利。并且可以動態(tài)的記錄已經(jīng)兌現(xiàn)的各種經(jīng)銷商返利，以備隨時查看。同時，由于市場環(huán)境是瞬息萬變的，經(jīng)銷商的存續(xù)和級別也不是一成不變的，對于各種可能出現(xiàn)的變化，系統(tǒng)可以靈活的予以更新和反應，對于歷史信息要充分保留，即使經(jīng)銷商已經(jīng)停止合作，他的各種信息也應可以調(diào)用備查，新發(fā)展的經(jīng)銷商也應可以動態(tài)的增加。為了適應市場發(fā)展的需要，經(jīng)銷商模式以及合作條約可能也會發(fā)生變化，但基本在年度內(nèi)不會變更。因此就要求系統(tǒng)具備結(jié)賬功能，年度進行賬目結(jié)轉(zhuǎn)，同時對于基本信息可以從新設(shè)定。并且，由于可能出現(xiàn)先發(fā)生業(yè)務關(guān)系，再訂立《經(jīng)銷合同》的情況，所以系統(tǒng)應該進行相應的匹配，允許先發(fā)生業(yè)務，再更新經(jīng)銷商基礎(chǔ)檔案中相應的合同條款信息。就經(jīng)銷商返利而言，與我公司簽訂的協(xié)定為每季度返一次利，這就需要MIS可以根據(jù)經(jīng)銷商的回款及發(fā)貨記錄來準確的計算出返利值，并可以按經(jīng)銷商名稱/簽署合同類型/某個季度來動態(tài)的查詢相應的返利值及計算依據(jù)明細。如果在發(fā)貨中已經(jīng)有特殊折扣政策的，則該批回款及貨物不再計算在季度返利之中。2．集團業(yè)務我公司與國內(nèi)數(shù)家大型汽車集團有業(yè)務合作關(guān)系，集團的合作方式和結(jié)款方式，與普通經(jīng)銷商有很大的區(qū)別，有單獨模塊進行處理。（二）金奔騰經(jīng)銷商MIS軟件需求分析金奔騰MIS軟件要求以安全、穩(wěn)定、準確、便捷的功能給經(jīng)銷商（終端用戶）帶來高效的工作流程，才能促使經(jīng)銷商來放心并積極使用MIS系統(tǒng)來下訂單，我們現(xiàn)對經(jīng)銷商MIS系統(tǒng)簡易需求如下：1.經(jīng)銷商MIS模塊應體現(xiàn)如下內(nèi)容:產(chǎn)品訂購,代理商對帳,商務統(tǒng)計,收貨入庫,銷售出庫,產(chǎn)品庫存,發(fā)票申請,售后服務。2．經(jīng)銷商訂單體現(xiàn):實施初期，訂單為經(jīng)銷商通知總部下達，訂單應該包含的信息為：訂單號、訂貨單位、銷售區(qū)域、業(yè)務代表、產(chǎn)品名稱(分為成品和宣品兩大類)、數(shù)量、單價、訂單總價、預期發(fā)貨時間、特殊說明、收貨信息、發(fā)票申請。（1）省份及業(yè)務代表名稱由金奔騰總部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中維護及體現(xiàn)，不需要經(jīng)銷商下訂單時輸入，訂單可自動體現(xiàn)；（2）金奔騰產(chǎn)品分為成品和宣品兩大類。其中成品只有總部市場部有權(quán)限銷售，宣傳品市場部和技術(shù)部有權(quán)限發(fā)放：培訓會宣傳品申請需要經(jīng)銷商單獨下訂單由技術(shù)部直接發(fā)放，這就需要MIS將培訓會宣傳品申請直接報總部技術(shù)部，并為總部技術(shù)部經(jīng)理加入權(quán)限；此外，配件也是宣品中的重要組成部分，一般經(jīng)銷商會單獨打款由技術(shù)部負責發(fā)放，而市場是靈活的，金奔騰公司為了更好的為經(jīng)銷商提供便利，允許可以用部分余款購買配件或配件和成品一起打款的由市場部統(tǒng)一配發(fā)，不再單獨結(jié)算；（3）收貨信息:要寫明收貨地址,收貨人,聯(lián)系電話及傳真(注:必須加入傳真號,用于總部和代理商發(fā)送貨運單)；（4）開票申請 增票 資料不變普票填寫增票資料總部收到訂單后，總部根據(jù)到帳或經(jīng)銷商的余款情況可更改貨物數(shù)量或單價形成發(fā)貨單，最終帳目計算及統(tǒng)計都以發(fā)貨單為依據(jù)。要求MIS訂單出現(xiàn)時要有語音提示，并有對未處理的訂單提示的功能，同時可以直接顯示經(jīng)銷商余款和欠款情況。3．售后服務申請金奔騰公司提供的售后服務主要有以下四種：（1）質(zhì)量更換申請:金奔騰公司對于在保質(zhì)期內(nèi)的產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題提供更換新機的服務，經(jīng)銷商商需填寫購買時間,故障產(chǎn)品類型，故障產(chǎn)產(chǎn)品主機編號,故障現(xiàn)象及返回故障機的物流信息；（2）以舊換新申請:在銷售業(yè)務中，為了幫助經(jīng)銷商增加產(chǎn)品吞吐量，我公司制定了老款產(chǎn)品補一定差額更換換新款產(chǎn)品的優(yōu)惠政策，要求代理商申請時填寫舊機名稱，要更換的新機名稱,差價申請及舊機返回總部的物流信息.（3）退貨申請:經(jīng)銷商需填寫購買時間,產(chǎn)品名稱，產(chǎn)品主機編號及返回機器的物流信息；（4）維修申請:經(jīng)銷商填寫購買時間,成品的主機編號,故障現(xiàn)象及返回故障機的物流信息；（有些維修情況可能涉及到一定的勞務費，費用由技術(shù)部經(jīng)理確定）以上貨物調(diào)換情況,代理商要填寫發(fā)貨時間,貨物名稱數(shù)量,成品填寫主機編號,貨運時間,聯(lián)系人及貨單號.前三種需報總部市場部做處理,第四種直接報總部技術(shù)部做處理，因此要求MIS系統(tǒng)對于維修機要為技術(shù)部經(jīng)理加入權(quán)限.4．舊儀器折價申請為了更好的拓展市場業(yè)務，提升產(chǎn)品的市場占有率，也為了充分的降低合作伙伴的經(jīng)營風險，在銷售業(yè)務中，會出現(xiàn)有將舊儀器折抵部分貨款的訂單，具體有以下兩種情況：經(jīng)銷商集中返回一批滯銷產(chǎn)品，產(chǎn)品整體折價，沖抵部分貨款；待折價產(chǎn)品退返公司，并且補齊差價款后，可以執(zhí)行新訂單；以一對一的方式進行補差價購買的訂單，即退回舊儀器一臺，補足與新產(chǎn)品差價部分貨款，就發(fā)送新產(chǎn)品的訂單。在系統(tǒng)建設(shè)過程中，需要考慮此種特殊業(yè)務的處理方式，在這種業(yè)務的訂單中，對于舊儀器是否退回也是訂單審核條件之一，相關(guān)信息，即退回產(chǎn)品的明晰（包括型號、產(chǎn)品編號、折抵金額）都需要在訂單中予以體現(xiàn)。三、金奔騰總部銷售管理模式匹配（一）產(chǎn)品銷售出庫流程匹配我公司現(xiàn)運行的訂單銷售流程為：經(jīng)銷商經(jīng)銷商匯款憑證訂貨需求匯款憑證訂貨需求申請核對貨款申請核對貨款財務部出納核對貨款到賬情況財務部出納核對貨款到賬情況市場部銷售助理制單、提交審核反饋貨款信息反饋貨款信息反饋貨款信息信息訂單反饋貨款信息信息訂單財務部財務經(jīng)理訂單審核－回款財務部財務經(jīng)理訂單審核－回款市場部市場部經(jīng)理訂單審核－條款訂單訂單財務部庫管員財務部庫管員產(chǎn)品出庫市場部物流專員市場部物流專員產(chǎn)品物流配送經(jīng)銷商下達訂貨需求，由市場部助理根據(jù)客戶需求，下達訂單，同時溝通貨款支付方式和金額；財務部出納核對貨款是否到賬。市場部經(jīng)理審核訂單中關(guān)于產(chǎn)品售價等相關(guān)條款信息；財務部經(jīng)理審核訂單付款信息。經(jīng)過審核的訂單，傳遞到庫管員處，產(chǎn)品出庫，記錄主機編號，最后由物流專員將產(chǎn)品發(fā)送至經(jīng)銷商處。通過MIS系統(tǒng)的實施，對現(xiàn)有的訂單流程應加以優(yōu)化，同時通過權(quán)限的設(shè)定和分配，來實現(xiàn)各種單據(jù)的制單和審核功能。權(quán)限的設(shè)定盡量細化，使責任的區(qū)分更加明確。同時強化審核功能，只有在上一環(huán)節(jié)經(jīng)過審核的單據(jù)，才能進入下一環(huán)節(jié)，以有效的避免錯誤的發(fā)生。市場部物流專員生成發(fā)貨單經(jīng)銷商下達訂單市場部物流專員生成發(fā)貨單經(jīng)銷商下達訂單市場部銷售助理受理訂單，提交審核市場部市場部經(jīng)理訂單審核財務部財務部經(jīng)理訂單審核市場部發(fā)貨單審核財務部庫管員生成出庫單財務部主管會計出庫單審核貨物發(fā)出信息傳達經(jīng)銷商貨物物流配送至經(jīng)銷商處經(jīng)銷商經(jīng)銷商接收貨物，信息反饋訂單流程結(jié)束財務部出納財務部出納確認回款信息只有經(jīng)過審核的訂單才能生成發(fā)貨單，允許分批發(fā)貨不允許超量發(fā)貨只有經(jīng)過審核的訂單才能生成發(fā)貨單，允許分批發(fā)貨不允許超量發(fā)貨只有經(jīng)過審核的發(fā)貨單才能生成出庫單，需要解決產(chǎn)品唯一編碼問題只有經(jīng)過審核的發(fā)貨單才能生成出庫單，需要解決產(chǎn)品唯一編碼問題實施初期，訂單為經(jīng)銷商通知總部下達，訂單應該包含的信息為：訂單號、訂貨單位、銷售區(qū)域、業(yè)務員、訂單下達日期、產(chǎn)品型號、產(chǎn)品數(shù)量、產(chǎn)品單價、訂單總價、預期發(fā)貨時間；訂單經(jīng)由市場部審核，方可生成發(fā)貨單；發(fā)貨單由發(fā)貨員根據(jù)訂單生成，發(fā)貨單應該包含的信息為：訂單號、發(fā)貨單號、發(fā)貨日期、產(chǎn)品型號、產(chǎn)品數(shù)量、產(chǎn)品發(fā)貨時間、采用的發(fā)貨方式、物流公司、運費；發(fā)貨單由財務部審核，方可生成出庫單；出庫單由庫管員根據(jù)發(fā)貨單生成，出庫單應該包含的信息為：發(fā)貨單號、出庫單號、出庫日期、產(chǎn)品型號、產(chǎn)品數(shù)量、產(chǎn)品編碼；通過軟件控制，不允許進行訂單超量發(fā)貨，在庫存不能滿足訂單需要時，可以采用分批發(fā)貨方式，每筆發(fā)貨原始記錄均予以保留，每筆發(fā)貨采用何種物流運輸方式，是哪家物流公司，方便查詢。（二）銷售結(jié)款方式匹配我公司現(xiàn)行的銷售結(jié)款方式主要有以下幾種：款到發(fā)貨：貨款到達我公司賬戶后，再下達訂單進行發(fā)貨；2．預付款：經(jīng)銷商預付一筆貨款到達我公司賬戶上，無法決定訂購產(chǎn)品的型號和數(shù)量，需要分批下達訂單；3．先貨后款：對于信譽比較好的經(jīng)銷商，可以進行賒銷，即先行發(fā)出貨物，再行回收貨款。對于我公司現(xiàn)存的幾種銷售結(jié)款方式，系統(tǒng)都應相應的予以匹配?？畹桨l(fā)貨方式，需要有訂單貨款與財務收款核銷的功能；預付款方式，應該對預付款訂單的下達進行跟蹤管理，可以時刻查詢余款；先貨后款方式，系統(tǒng)需要設(shè)定有預警功能，對于賬期內(nèi)未回收的貨款進行預警。對于總部根據(jù)經(jīng)銷商的訂單而形成的發(fā)貨單應體現(xiàn)：a.付款方式:現(xiàn)金和銀行卡(交行/工行/建行/農(nóng)行)b.應收帳款c.本次發(fā)貨數(shù)量及尚需配貨數(shù)（三）應收帳款管理與轉(zhuǎn)結(jié)根據(jù)設(shè)定的賬期，每個財務月度結(jié)束，都需要結(jié)算出本財務月度的實際貨款金額。但是由于并不是每一筆實際支付的貨款都是和訂單總標的額完全對應的，一般會存在兩種情況：1．實際支付貨款大于訂單總標的額，即需要分批下達訂單完成銷售，在這種情況下，需要在結(jié)賬時，將剩余的貨款予以結(jié)轉(zhuǎn)，以確保訂單的執(zhí)行；2．訂單的總標的額大于本次付款金額，但是同一訂貨單位還有部分剩余貨款未下達訂單，即本次付款只是差額部分，在這種情況下，需要系統(tǒng)可以通過對客戶應收賬款的管理，動態(tài)的計算出剩余貨款，以及是否可以執(zhí)行訂單。（四）產(chǎn)品編碼可追溯性作為電子產(chǎn)品，為了確?？蛻衾?，和市場管理的需要。我公司的所有產(chǎn)品都采用唯一的產(chǎn)品編碼作為標識，對于產(chǎn)品，我公司要求可以根據(jù)編碼進行動態(tài)跟蹤，即產(chǎn)品在供應鏈過程中可以實時掌握產(chǎn)品的去向信息。產(chǎn)品從生產(chǎn)入庫－銷售發(fā)貨－經(jīng)銷商入庫－客戶購買的整個過程中，我們希望可以通過系統(tǒng)進行追蹤。以有效的控制跨區(qū)竄貨的發(fā)生。（五）經(jīng)銷商庫存監(jiān)控加速終端客戶的出貨速度，是提升產(chǎn)品銷售的根本途徑。為了更好的控制經(jīng)銷商的銷售進度，實時掌握經(jīng)銷商的庫存數(shù)量和出貨量。我們需要通過MIS系統(tǒng)在經(jīng)銷商處建立庫存數(shù)據(jù)庫，經(jīng)銷商每購進一筆貨物，銷售以單產(chǎn)品都可以通過數(shù)據(jù)庫進行反映，總公司可以隨時掌握主要經(jīng)銷商的庫存情況，包括產(chǎn)品型號、數(shù)量，以預防由于在經(jīng)銷商處的產(chǎn)品積壓，造成產(chǎn)品的貶值。金奔騰總部通過MIS系統(tǒng)，可以隨時掌握各代理商的銷售進度。（即：某某代理商，某時間范圍內(nèi)，銷售了什么產(chǎn)品，銷售給哪些單位，總銷售額是多少，利潤率是多少（備選）等等）（六）產(chǎn)品定價與價格折扣及調(diào)帳權(quán)限設(shè)置產(chǎn)品采用統(tǒng)一經(jīng)銷定價原則，為適應市場競爭的需要，產(chǎn)品定價會做出階段性的調(diào)整，因此要求系統(tǒng)可以滿足這種動態(tài)調(diào)整的需要，通過設(shè)定時點條件，當達到設(shè)定時點時，產(chǎn)品報價自動調(diào)整。價格折扣是企業(yè)市場運作的需要，通過設(shè)定分級審批的權(quán)限，（例如：10％以內(nèi)的價格折扣，市場部經(jīng)理審批就可生效；超過10％的價格折扣需要總經(jīng)理審批才能生效）對于一些特殊訂單，可以適用折扣價格成交。對于有總經(jīng)理批文的特殊折扣政策申請的方案，經(jīng)銷商未付夠全額款項時訂單都按標準產(chǎn)品定價配發(fā)，待經(jīng)銷商補其所需款項時，需要對已發(fā)貨物的價格按照特殊折扣價計算，因此需要經(jīng)財務經(jīng)理和市場部經(jīng)理共同審核對已出貨的產(chǎn)品價格可做調(diào)整。為兩位經(jīng)理設(shè)置調(diào)帳權(quán)限，先經(jīng)過市場部經(jīng)理調(diào)帳再經(jīng)過經(jīng)財務經(jīng)理確認則調(diào)帳成立。（七）宣傳品控制及發(fā)票管理各種企業(yè)宣傳用品，也需要納入到MIS系統(tǒng)中進行管理，建立一個相對簡單的流程：同時可以隨時查看各經(jīng)銷商的宣傳品配發(fā)量。對經(jīng)銷商開具發(fā)票的金額進行記錄，隨時核對經(jīng)銷商累計付款額和累計發(fā)票額，如果發(fā)票超額開具，則進行預警提示。（八）運費核算及訂單毛利核算在發(fā)貨單生成時，可以根據(jù)運輸方式、貨運公司的選擇等信息，預期計算出運費，事先填寫，運費是否符合標準也是審核條件之一。通過預期設(shè)定產(chǎn)品的計劃價，同時根據(jù)核減發(fā)貨的運費，可以計算出每個訂單的銷售毛利。（九）在線通知廣播總公司的各種通知，例如價格調(diào)整、優(yōu)惠促銷、產(chǎn)品升級等等，可以通過系統(tǒng)進行在線廣播，直接通知到經(jīng)