PPT制作的注意事項(xiàng)與要求

如果您設(shè)計(jì)的Powerpoint幻燈片雜亂無章、文本過多、不美觀，就不能在演示的時(shí)候吸引別人的注意力并有效地傳遞重要信息。下面我們就來探討一下有哪些原那么和方法能幫助我們制作出專業(yè)且引人注目的Powerpoint演示幻燈片。一、保持簡單PowerPoint幻燈片本身從來不是演示的主角，聽眾才是主角?；脽羝瑑H僅是人們用來幫助傾聽、感受或接受您傳達(dá)的信息，所以不要讓幻燈片喧賓奪主，不要制作得過于繁雜或充滿圖表垃圾〞，應(yīng)該力求簡潔?；脽羝瑧?yīng)該留有大量的空白空間，或?qū)嶓w周圍的空間。不要被迫用阻礙理解的標(biāo)識(shí)或其它不必要的圖形或文本框來填充這些空白區(qū)域?；脽羝系幕靵y越少，它提供的視覺信息就越直觀。二、限制要點(diǎn)與文本數(shù)量演示的對(duì)象是觀眾。但用一條又一條的要點(diǎn)令觀眾生厭可沒有好處。應(yīng)用文本也要遵循這一原那么。最優(yōu)秀的幻燈片可能根本沒有文本。由于今天人們過于依賴文本型幻燈片，這聽起來可能有些荒唐，但如果沒有演示者的解說，再優(yōu)秀的PowerPoint幻燈片也幾乎沒有什么意義。記住，幻燈片的目的在于支持解說者的表達(dá)，而不是使解說者成為多余的人。經(jīng)常聽到有人這樣說：“對(duì)不起，我沒有看到您的幻燈片。聽說它很不錯(cuò)，您可以把您的PowerPoint幻燈片發(fā)給我嗎?〞但如果它們是不錯(cuò)的幻燈片，沒有您的解說，它們就沒有多大用處。所以除了PowerPoint幻燈片以外，最好還要準(zhǔn)備一份書面資料，強(qiáng)調(diào)并詳細(xì)說明演示中的內(nèi)容。向觀眾發(fā)送說明幻燈片的詳細(xì)書面宣傳材料，比僅用PowerPoint幻燈片，更利于觀眾理解演示的內(nèi)容。在演示完成以后，再向觀眾發(fā)放一份詳細(xì)的宣傳材料或印刷物，您就不必用大量文本來填充PowerPoint幻燈片。我們將在下面的交付局部說明更多細(xì)節(jié)，但只要涉及到文本，請(qǐng)記住一點(diǎn)，絕不能將背朝向觀眾，逐字閱讀幻燈片上的文字。://soft.yesky/imagelist/2023/176/ai87j4628277.jpg

這幀幻燈片很普通，但這樣的配色和擁擠的排版讓人覺得它更像是一個(gè)視力檢查表。

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文字過多，讓人昏昏入睡

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推薦使用上面這類針對(duì)性強(qiáng)的幻燈片

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這樣的效果也許更能突出主題

三、限制過渡與動(dòng)畫制作Powerpoint演示的時(shí)候參加一些動(dòng)畫當(dāng)然不錯(cuò)，但應(yīng)堅(jiān)持使用最精致、專業(yè)的動(dòng)畫。應(yīng)該謹(jǐn)慎使用動(dòng)畫與幻燈片過渡，僅僅突出要點(diǎn)就可以了。對(duì)于要點(diǎn)來說，使用簡單的從左至右顯示的動(dòng)畫就行了，但移動(dòng)(Move)或漂動(dòng)(Fly)動(dòng)畫就顯得過于沉悶與緩慢(然而，今天許多演示還使用這種形式的動(dòng)畫)。一幀接一幀的動(dòng)畫很快就會(huì)讓聽眾感到厭煩。至于幻燈片之間的過渡，只需要使用二到三種類型的過渡特效，不要在所有幻燈片之間添加特效。四、使用高質(zhì)量的圖片使用高質(zhì)量的圖片，包括照片。您可以用數(shù)碼相機(jī)拍攝高質(zhì)量的相片，購置專業(yè)圖庫，或使用網(wǎng)絡(luò)上的大量優(yōu)質(zhì)圖像資源。(但要小心版權(quán)問題。)決不要地將小尺寸、低分辨率的相片簡單拉伸，使它適合幻燈片的布局——這樣做只會(huì)進(jìn)一步降低圖片的分辨率。防止使用PowerPoint剪貼畫或其它卡通式的藝術(shù)線條。而且，如果軟件中包含這些內(nèi)容，觀眾以前就看過無數(shù)次。在1993年使用這些內(nèi)容可能會(huì)讓人感興趣，但如今還應(yīng)用剪貼畫那么會(huì)降低制作人的專業(yè)水準(zhǔn)。當(dāng)然也有例外情況，并不是所有的PowerPoint剪貼畫都讓人生厭，但還是小心謹(jǐn)慎地使用它們?yōu)楹?。我?jīng)常在幻燈片中使用人物圖片，因?yàn)槿宋镎掌兄谠黾佑^眾與幻燈片之間的情感聯(lián)系。如果相片處于次要地位，我就降低不透明性，并在Photoshop中增加一個(gè)高斯模糊或動(dòng)態(tài)濾鏡;如果相片位于主要區(qū)域，我希望觀眾注意它(例如產(chǎn)品圖片)，那么圖片可以變得更為顯著，且不必要多少(或根本不需要)文字說明。://soft.yesky/imagelist/2023/176/cp6088n29065.jpg

防止使用這類低劣的剪貼畫

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這幅經(jīng)過編輯的庫圖片更為顯著專業(yè)。

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在這個(gè)字幕幻燈片中，圖片占主要地位。

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這個(gè)幻燈片來自同一演示，首先經(jīng)過Photoshop的編輯，圖片變得次要，并被推到背景局部

五、建立一個(gè)視覺主題，但防止使用PowerPoint模板很明顯，在整個(gè)演示中，您需要一個(gè)一致的視覺主題，但PowerPoint中的大多數(shù)模板觀眾已經(jīng)看了無數(shù)次(另外，用模板開始演示的效果并不那么強(qiáng)烈)。觀眾期待看到一個(gè)包含新鮮內(nèi)容(至少對(duì)他們來說是這樣)的獨(dú)特演示;此外，觀眾為什么要參加您的演示呢?沒有人會(huì)對(duì)千篇一律的演示感興趣，因此我們必須防止使用輔助性的圖片，如隨處可見的PowerPoint設(shè)計(jì)模板，它只能說明演示非?？贪?，或提前就設(shè)計(jì)完成了。您可以制作自己的背景模板，它能夠更為適應(yīng)您的需要。然后您可以將這個(gè)PowerPoint文件保存為設(shè)計(jì)模板(擴(kuò)展名為.pot)，這個(gè)新模板就會(huì)出現(xiàn)在微軟標(biāo)準(zhǔn)模板中，方便以后使用。您還可以在線購置專業(yè)的模板。六、應(yīng)用適當(dāng)?shù)膱D表經(jīng)常問自己這個(gè)問題：“我需要多少細(xì)節(jié)?〞一般制作者害怕在幻燈片的圖表中參加過多的數(shù)據(jù)。有幾種以圖表形式顯示數(shù)據(jù)的方法;以下是需要緊記的工具：://soft.yesky/imagelist/2023/176/q6aj3cx41omh.jpg圓餅圖：用于顯示比例。將分割塊的數(shù)目限制在4-6塊，用顏色或碎化的方式突出最重要的塊。://soft.yesky/imagelist/2023/176/aujzl73j6v04.jpg柱狀圖：用來顯示一段時(shí)間內(nèi)數(shù)量的變化情況。將豎條的數(shù)目限制在4-8條最正確。://soft.yesky/imagelist/2023/176/2j3v3lo6z97q.jpg條形圖：用來比擬數(shù)量。例如，比擬公司四個(gè)部門的銷售額。://soft.yesky/imagelist/2023/176/3zg92m908811.jpg曲線圖：用于說明趨勢(shì)。例如，上面這幅簡單的曲線圖說明我們的銷售在逐年增長。增長趨勢(shì)良好。最后的箭頭強(qiáng)調(diào)一個(gè)問題：我們將來的開展似乎不錯(cuò)。通常來說，表格最適于比擬并行數(shù)據(jù)資料。://soft.yesky/imagelist/2023/176/x3a4g1y54051.jpg但是，表格可能缺乏視覺效果。例如，如果您希望說明您們做出的奉獻(xiàn)顯著高于其它兩個(gè)部門，最好以條線圖(見下列圖)的形式進(jìn)行說明。但如果您希望弱化您們的奉獻(xiàn)低于其它部門這一事實(shí)，用表格傳達(dá)信息就可減少人們的注意力或感情色彩。://soft.yesky/imagelist/2023/176/49wf6a7742g1.jpg七、使用好色彩色彩激發(fā)情感。顏色可傳遞感情。適宜的顏色具有說服與促進(jìn)能力。研究說明色彩能夠提快樂趣，改善學(xué)習(xí)過程中的理解與記憶能力。您不必成為顏色理論專家，但至少了解一些這方面的知識(shí)有會(huì)好處。一般顏色可分為兩類：冷色(如藍(lán)和綠)和暖色(如橙或紅)。冷色最適合做背景色，因?yàn)樗鼈儾粫?huì)引起我們的注意。暖色最適于用在顯著位置的主題上(如文本)，因?yàn)樗稍斐蓳涿娑鴣淼男Ч?。因此，絕大多數(shù)PowerPoint幻燈片的顏色方案都使用藍(lán)色背景，黃色文字也就缺乏為奇了。但您不必強(qiáng)迫使用這種顏色方案，也可以做一些改變，使用其它的顏色。如果您將在暗室(如大廳)中進(jìn)行演示，使用深色背景(深藍(lán)、灰等)再配上白或淺色文字可取得不錯(cuò)的效果。但如果您方案將燈翻開(這是相當(dāng)明智的)，白色背景配上深色文字處理會(huì)得到更好的效果。在燈光明亮的房間內(nèi)，用深色背景配淺色文字效果不佳，但淺色背景配深色文字會(huì)更好地維持視覺效果。八、選擇適當(dāng)?shù)淖煮w字體可傳遞微妙的信息，所以我們要仔細(xì)選擇字體。在整個(gè)幻燈片演示中使用相同的字體，補(bǔ)充字體不要超過兩個(gè)(如Arial和Arial粗體)。確信自己了解serif字體(如TimesNewRoman)和sans-serif字體(如Helvetica或Arial)之間的差異。含有大量文本的材料大多用serif字體。據(jù)說這種字體在小磅值下更易于閱讀，但對(duì)于屏幕演示而言，由于幻燈機(jī)的分辨率相對(duì)較低，使用這種字體可能不夠清晰。sans-serif字體一般用來制作PowerPoint演示，但應(yīng)盡量防止使用千篇一律的Helvetica字體。我經(jīng)常使用GillSans字體，因?yàn)樗缬趕erif字體與sans-serif字體之間，看起來專業(yè)而友好，并具有“交談效果〞。不管使用哪個(gè)字體，都必須保證在房間后面看得清文字。://soft.yesky/imagelist/2023/176/3679v1g2px91.gifTimes://soft.yesky/imagelist/2023/176/cb19g2coza04.gifArial黑體;Arial九、應(yīng)用視頻或音頻適當(dāng)?shù)臅r(shí)候使用視頻或音頻。應(yīng)用視頻短片對(duì)具體的例子進(jìn)行說明，可提高主動(dòng)認(rèn)知能力，這是人們自然的學(xué)習(xí)方式。在PowerPoint中，不必利用應(yīng)用程序或翻開錄像機(jī)就可使用視頻短片。應(yīng)用視頻不僅可以更好地說明您的觀點(diǎn)，還可以作為變換口味的手段，因而能夠激發(fā)觀眾的興趣。您還可以在幻燈片中使用音頻剪輯(如采訪過程)。但防止使用PowerPoint中的嘈雜音效(如過渡幻燈片時(shí)使用的號(hào)角聲或掌聲)。在動(dòng)畫中使用過量的聲效肯定會(huì)使觀眾喪失興趣。十、花時(shí)間對(duì)幻燈片進(jìn)行細(xì)分根據(jù)多媒體學(xué)習(xí)理論的細(xì)分原那么，當(dāng)信息以小塊或小片段的形式呈現(xiàn)時(shí)，更易于人們理解。離開幻燈片視圖進(jìn)入幻燈片細(xì)分視圖，您可以查看演示播放的邏輯流程。在這個(gè)視圖中，您可以將一個(gè)幻燈片分割成二個(gè)或三個(gè)幻燈片，這樣幻燈片就具有更加自然與邏輯化的流程或進(jìn)程。您還可以從觀眾的角度了解幻燈片的總體效果。并且發(fā)現(xiàn)更多可以被刪除的無關(guān)緊要的視覺數(shù)據(jù)，增加幻燈片的視覺清晰度，提高信息傳達(dá)效果。://soft.yesky/imagelist/2023/176/2w9dres4h7l6.jpgPowerPoint中的幻燈片細(xì)分視圖作者簡介：GarrReynolds當(dāng)前在關(guān)西外國語大學(xué)任管理學(xué)副教授，她在那里講授營銷學(xué)、全球營銷與多媒體演