東方飛揚(yáng)綜合檔案管理

歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助!歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助!感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助!感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助東方飛揚(yáng)綜合檔案管理飛揚(yáng)綜合檔案管理系統(tǒng)，主要有以下九個(gè)方面的功能，又可根據(jù)使用頻率的不同，可將軟件分為四大功能模塊：

預(yù)歸檔管理模塊：文件登記、文件打??；立卷管理模塊：立卷歸檔；

檔案管理模塊：著錄標(biāo)引、打印輸出、檔案利用、檔案統(tǒng)計(jì)；高級(jí)管理模塊：系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限管理。

高級(jí)管理模塊

本模塊提供了系統(tǒng)定制、內(nèi)（外）部數(shù)據(jù)交換及網(wǎng)頁(yè)查詢相關(guān)設(shè)置等功能。

系統(tǒng)設(shè)置

系統(tǒng)設(shè)置模塊是本系統(tǒng)的核心模塊之一，用于實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的部分個(gè)性化定制工作，使該系統(tǒng)符合用戶的管理需要與特點(diǎn)，如為用戶提供了全宗定制及其它初始化定制功能。

全宗定義

可定義本單位的全宗號(hào)及全宗名稱，多全宗集團(tuán)版可定義多個(gè)全宗。

機(jī)構(gòu)設(shè)置

用來(lái)設(shè)置本單位機(jī)構(gòu)、處室或部門(mén)，為權(quán)限控制及立卷提供基礎(chǔ)。

口令修改

設(shè)置超級(jí)用戶或系統(tǒng)管理人員登陸口令，以確保系統(tǒng)的安全性。

主題詞庫(kù)維護(hù)

可對(duì)主題詞庫(kù)進(jìn)行增、刪、改等操作，實(shí)現(xiàn)在檔案著錄時(shí)主題詞的自動(dòng)標(biāo)引。

分類庫(kù)維護(hù)

各行各業(yè)的檔案分類方法有可能不一樣，系統(tǒng)允許用戶按各自行業(yè)的特點(diǎn)進(jìn)行分類庫(kù)的定制，使系統(tǒng)中所用的分類方法符合用戶的要求，為用戶進(jìn)行分類號(hào)的快捷錄入及分類查詢打下基礎(chǔ)。

原文服務(wù)器設(shè)置

用來(lái)設(shè)置原文服務(wù)器的相關(guān)信息，如。服務(wù)器名、ftp路徑、ftp用戶名、ftp密碼等。

權(quán)限管理

設(shè)置有權(quán)登錄本系統(tǒng)的用戶或組的權(quán)限。允許進(jìn)行按角色進(jìn)行賦權(quán)的操作，可以將已定義完成的角色賦予新增加的用戶及用戶組，使其繼承角色所擁有的權(quán)限，大大提高權(quán)限設(shè)置的速度及效率。

系統(tǒng)可按模塊操作權(quán)限、預(yù)歸檔庫(kù)、檔案庫(kù)及編研庫(kù)進(jìn)行分別賦權(quán)，并可就每個(gè)庫(kù)進(jìn)行原文瀏覽及打印的權(quán)限設(shè)置。

在本模塊中還可以按時(shí)間段及登錄次數(shù)進(jìn)行臨時(shí)權(quán)限的賦予。

預(yù)歸檔管理模塊

主要完成文件的登記、傳閱、文件催辦、檢索、數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入、分發(fā)處理、檢索、數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)出及其它文件庫(kù)（如科技文件預(yù)歸檔）的登記、檢索等；可打印輸出相關(guān)的報(bào)表，可對(duì)相關(guān)的報(bào)表進(jìn)行定制修改。文件登記

定義文件庫(kù)模板

文件庫(kù)的類型、結(jié)構(gòu)及文件庫(kù)的樹(shù)形結(jié)構(gòu)（層次結(jié)構(gòu)）可以由用戶按各自單位的要求自行定義，可定義及維護(hù)文件庫(kù)、編號(hào)庫(kù)、文件內(nèi)發(fā)庫(kù)、傳閱庫(kù)、外發(fā)庫(kù)等的庫(kù)結(jié)構(gòu)（增加、刪除字段），可進(jìn)行所需要輸出的報(bào)表格式定義或增加新的報(bào)表，可對(duì)各個(gè)文件庫(kù)進(jìn)行排序設(shè)置等。

文件代碼維護(hù)

用戶在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)有些著錄項(xiàng)的內(nèi)容輸入重復(fù)性較高，如密級(jí)、保管期限、責(zé)任者等，系統(tǒng)可對(duì)此類著錄項(xiàng)的輸入內(nèi)容進(jìn)行定義，使其在錄入時(shí)顯示為下拉菜單供用戶選擇，提高錄入速度。

還可對(duì)文件處理過(guò)程中使用的各類代碼表進(jìn)行維護(hù)、打印、備份、恢復(fù)等工作，這些代碼表包括臨時(shí)卷號(hào)表、單位表、分發(fā)方案表和類別表。系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置好的代碼可以自動(dòng)生成文號(hào)或其它文件號(hào)，減少用戶的錄入工作量。

文件登記

在此模塊中可完成收文和發(fā)文登記及其它歸檔前文件的登記、文件分發(fā)、文件編號(hào)等工作，可實(shí)現(xiàn)主題詞的在線維護(hù)與自動(dòng)標(biāo)引；并提供了多種途徑的檢索，如既可按單一條件進(jìn)行檢索，也可以同時(shí)設(shè)置復(fù)合條件檢索或進(jìn)行模糊檢索（跨字段漫游檢索）。

文件收文庫(kù)、文件發(fā)文庫(kù)只是所有文件庫(kù)中的兩個(gè)特例，用戶可以在文件庫(kù)樹(shù)形結(jié)構(gòu)中增加檔案的預(yù)歸檔庫(kù)節(jié)點(diǎn)，如科技文件預(yù)歸檔庫(kù)、項(xiàng)目文件預(yù)歸檔庫(kù)等。

字段代碼維護(hù)

用戶在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)有些著錄項(xiàng)的內(nèi)容輸入重復(fù)性較高，如密級(jí)、保管期限、責(zé)任者等，系統(tǒng)可對(duì)此類著錄項(xiàng)的輸入內(nèi)容進(jìn)行定義，使其在錄入時(shí)顯示為下拉菜單供用戶選擇，提高錄入速度。

批量上傳掃描文件

掃描文件上傳到服務(wù)器上進(jìn)行web發(fā)布有兩種方式。一種是在文件條目信息錄入的同時(shí)，進(jìn)行相關(guān)文件的掃描，并將掃描完的文件直接上傳到ftp服務(wù)器；另一種是將條目信息的錄入工作與原文的掃描工作分開(kāi)進(jìn)行，當(dāng)條目信息錄入完成且原文信息掃描完成后，可通過(guò)此功能批量選擇本地硬盤(pán)需要上傳的電子文件上傳到ftp服務(wù)器中。

掃描路徑設(shè)置

用來(lái)設(shè)置客戶端掃描文件原件時(shí)，所形成的電子文件的存儲(chǔ)位置。

批量掛接

可使文件掃描所形成的電子文件與其所對(duì)應(yīng)的著錄條目進(jìn)行快速、批量的鏈接，使文件的信息著錄與文件原件的掃描可分開(kāi)進(jìn)行。

文件打印

用戶可以預(yù)覽及打印所有文件庫(kù)類型下所關(guān)聯(lián)的報(bào)表、目錄，如收文登記簿、發(fā)文登記簿、收文處理單、文件編號(hào)表等文件庫(kù)常見(jiàn)的報(bào)表。用戶還可以進(jìn)行有條件的打印。

立卷管理模塊

本模塊包含強(qiáng)大的組卷功能，既可按傳統(tǒng)的方式組卷也按改革后的簡(jiǎn)化方式立卷，除可對(duì)收、發(fā)文進(jìn)行立卷外，還可對(duì)用戶自定義的文件庫(kù)或科技檔案庫(kù)進(jìn)行組卷。在立卷的過(guò)程中提供與用戶的互動(dòng)，大大提高了用戶的工作效率，使用戶擺脫手工勞動(dòng)的繁瑣。

在立卷過(guò)程中，用戶可以按問(wèn)題、機(jī)構(gòu)、保管期限等進(jìn)行歸類生成臨時(shí)庫(kù)，并可進(jìn)行手工的調(diào)整，未歸檔的文件、資料通過(guò)編目后由臨時(shí)庫(kù)轉(zhuǎn)入正式的檔案庫(kù)，供檢索、編研等利用。

文件立卷

對(duì)文件庫(kù)的記錄按照事先設(shè)置好的立卷規(guī)則、文件庫(kù)與檔案庫(kù)的字段對(duì)應(yīng)關(guān)系，將文件庫(kù)中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到檔案庫(kù)，并自動(dòng)形成相關(guān)的信息，如案卷號(hào)、卷內(nèi)順序號(hào)及檔號(hào)等。進(jìn)行立卷之前，先將相應(yīng)年度的檔案庫(kù)建好，立卷時(shí)由用戶指定目標(biāo)檔案庫(kù)。

系統(tǒng)中可以進(jìn)行跨全宗立卷，即可將文件庫(kù)數(shù)據(jù)分別轉(zhuǎn)入到不同全宗的不同檔案庫(kù)內(nèi)。

立卷選項(xiàng)設(shè)置

在此模塊中設(shè)置立卷的方式，如。是多點(diǎn)立卷還是檔案室單獨(dú)立卷。設(shè)置文件庫(kù)與檔案庫(kù)的字段對(duì)應(yīng)關(guān)系及立卷后數(shù)據(jù)應(yīng)轉(zhuǎn)入的檔案庫(kù)等。

檔案管理模塊

在此模塊中，用戶可進(jìn)行檔案庫(kù)模板的定義、檔案條目的著錄、輸出相關(guān)的報(bào)表、檔案案卷或卷內(nèi)信息的統(tǒng)計(jì)及檔案編研工作等。著錄標(biāo)引

定義檔案模板

本模板主要實(shí)現(xiàn)定義檔案模板的樹(shù)形結(jié)構(gòu)、定義及維護(hù)所有檔案庫(kù)著錄項(xiàng)（增加、刪除字段）以及其它相關(guān)功能，是檔案管理的核心功能及基礎(chǔ)。用戶可根據(jù)本單位檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行檔案類型、各檔案類型的著錄項(xiàng)、錄入界面、錄入字段、相關(guān)需要輸出的報(bào)表格式、著錄項(xiàng)顯示排序規(guī)則、檔號(hào)生成規(guī)則、案卷號(hào)生成規(guī)則、卷內(nèi)順序號(hào)生成規(guī)則、盒號(hào)及件號(hào)的生成規(guī)則、網(wǎng)頁(yè)發(fā)布字段設(shè)置、條形碼打印及生成規(guī)則等的設(shè)置工作。

檔案庫(kù)管理

在此模塊中，可根據(jù)建立的檔案樹(shù)形結(jié)構(gòu)及檔案庫(kù)模板，建立年度檔案庫(kù)或刪除已有的檔案庫(kù)。

檔案著錄

對(duì)各種類型檔案的信息進(jìn)行錄入登記，并可同時(shí)進(jìn)行所對(duì)應(yīng)的原文的掃描錄入，此處的工作將為日后進(jìn)行檔案的信息統(tǒng)計(jì)、檢索及相關(guān)報(bào)表的輸出打下基礎(chǔ)。

字段代碼維護(hù)

用戶在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)有些著錄項(xiàng)的內(nèi)容輸入重復(fù)性較高，如密級(jí)、保管期限、責(zé)任者等，系統(tǒng)可對(duì)此類著錄項(xiàng)的輸入內(nèi)容進(jìn)行定義，使其在錄入時(shí)顯示為下拉菜單供用戶選擇，提高錄入速度。

批量上傳掃描文件

掃描文件上傳到服務(wù)器上進(jìn)行web發(fā)布有兩種方式。一種是在檔案條目信息錄入的同時(shí)，進(jìn)行相關(guān)文件的掃描，并將掃描完的文件直接上傳到ftp服務(wù)器；另一種是將條目信息的錄入工作與原文的掃描工作分開(kāi)進(jìn)行，當(dāng)條目信息錄入完成且原文信息掃描完成后，可通過(guò)此功能批量選擇本地硬盤(pán)需要上傳的電子文件上傳到ftp服務(wù)器中。

掃描路徑設(shè)置

用來(lái)設(shè)置客戶端掃描檔案原件時(shí)，所形成的電子文件的存儲(chǔ)位置。

批量掛接

可使檔案掃描所形成的電子文件與其所對(duì)應(yīng)的著錄條目進(jìn)行快速、批量的鏈接，使檔案的信息著錄與檔案原件的掃描可分開(kāi)進(jìn)行。使用此功能前需對(duì)掃描形成的電子文件的命名規(guī)則進(jìn)行定義。

報(bào)表打印

系統(tǒng)利用錄入的文件信息，通過(guò)“立卷歸檔”模塊自動(dòng)形成卷內(nèi)庫(kù)及案卷庫(kù)后，即可進(jìn)行各種報(bào)表的打印輸出，系統(tǒng)已提供了五十多種各種檔案的常用報(bào)表模板，如案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、案卷封面、卷內(nèi)備考表、分類目錄、總目錄及全引目錄等。系統(tǒng)可通過(guò)設(shè)置各種打印條件，輸出滿足用戶要求的各種報(bào)表。

定義檔案查、借閱模板

本功能類似于定義檔案模板，即用戶可以自定義查閱庫(kù)及借閱庫(kù)的庫(kù)結(jié)構(gòu)，并且可以由用戶建立年度查閱庫(kù)及年度借閱庫(kù)，即查、借閱庫(kù)數(shù)據(jù)按照年度分開(kāi)。

查、借閱登記

系統(tǒng)可對(duì)檢索的數(shù)據(jù)定位后（當(dāng)然也可以不通過(guò)檢索直接定位），可對(duì)其進(jìn)行借閱登記。系統(tǒng)可對(duì)借閱時(shí)間進(jìn)行監(jiān)控，當(dāng)檔案借閱出去，借閱人未按時(shí)送回，這時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出提示，并可打印出催還單，還可適時(shí)監(jiān)控當(dāng)前借閱人數(shù)及超期人數(shù)。

同樣，系統(tǒng)可對(duì)到檔案室進(jìn)行檔案查閱的人員進(jìn)行相關(guān)登記，系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)檔案的查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并可形成檔案資料利用情況統(tǒng)計(jì)表。

查、借閱管理

主要用于管理檔案查、借閱記錄，對(duì)超期的借閱記錄進(jìn)行催還管理，對(duì)借閱記錄進(jìn)行歸還管理；并且可以將網(wǎng)上預(yù)約的檔案查、借閱申請(qǐng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入檔案的查、借閱庫(kù)，用戶通過(guò)拖動(dòng)操作即可將網(wǎng)上預(yù)約數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入檔案查借閱庫(kù)。

跨庫(kù)檢索

用戶利用此功能，可對(duì)多個(gè)庫(kù)進(jìn)行一次性的檢索查詢，大大提高了檢索的效率及速度，對(duì)于檢索出的記錄，可以查看其所關(guān)聯(lián)的掃描文件，對(duì)檢索出的檔案記錄，系統(tǒng)可進(jìn)行查、借閱登記。

跨類檢索

如果當(dāng)用戶不知道要檢索的檔案數(shù)據(jù)是哪一個(gè)年度的檔案，甚至不知道屬于哪一種檔案類型的檔案數(shù)據(jù)，這樣用戶可以通過(guò)跨類檢索實(shí)現(xiàn)。用戶可以在多個(gè)全宗之間、多個(gè)檔案類型之間、或者多個(gè)檔案庫(kù)之間選擇多個(gè)節(jié)點(diǎn)。然后輸入要檢索的關(guān)鍵字，即可檢索出所需要的檔案數(shù)據(jù)。此功能涵蓋了跨庫(kù)檢索功能，檢索的范圍比跨庫(kù)檢索還要大。

網(wǎng)頁(yè)查詢

對(duì)于已登錄系統(tǒng)的用戶，可直接進(jìn)入ie瀏覽器進(jìn)行檔案資料的web方式查詢。

全文檢索管理

可以對(duì)已掃描掛接完畢的電子文件進(jìn)行建立索引操作，經(jīng)過(guò)此步驟后，即可在網(wǎng)頁(yè)內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)原文正文內(nèi)容的全文檢索。

檔案統(tǒng)計(jì)

系統(tǒng)能自動(dòng)對(duì)錄入系統(tǒng)的檔案庫(kù)內(nèi)的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并可根據(jù)用戶定制的統(tǒng)計(jì)方案形成各種統(tǒng)計(jì)圖表，如打印直方圖、餅圖、柱狀圖等?？梢酝耆娲酝蓹n案人員手工進(jìn)行的統(tǒng)計(jì)工作。

年報(bào)管理

系統(tǒng)提供了較完善的年報(bào)錄入、管理等功能，所形成的年報(bào)報(bào)表符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，并可形成上報(bào)盤(pán)上報(bào)給上級(jí)主管單位或上交當(dāng)?shù)貦n案館，同時(shí)可接受下級(jí)單位上報(bào)來(lái)的數(shù)據(jù)，并可對(duì)報(bào)上來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總。

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第二篇：綜合檔案管理員海曙區(qū)城市管理局

文件編號(hào)：bg-05-008版本/版次：a/0

綜合檔案管理員職務(wù)說(shuō)明書(shū)第1頁(yè)共2頁(yè)

辦公室

3.工作關(guān)系

3.1向上關(guān)系。受辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)。

3.2平行關(guān)系。與其他科室相關(guān)人員保持合作監(jiān)督關(guān)系。

3.3外部關(guān)系：區(qū)檔案局

4.任職要求

（依據(jù)上級(jí)有關(guān)部門(mén)規(guī)定）

5.經(jīng)驗(yàn)要求：

（依據(jù)上級(jí)有關(guān)部門(mén)規(guī)定及實(shí)際工作需要）

海曙區(qū)

城市管理局

6.使用文件文件編號(hào)：bg-05-008版本/版次：a/0綜合檔案管理員職務(wù)說(shuō)明書(shū)第2頁(yè)共2頁(yè)辦公室

6.1bg-07-003檔案保密制度

6.2bg-07-004檔案鑒定、銷毀制度

6.3bg-07-005檔案利用管理制度

6.4bg-07-007庫(kù)房管理制度

6.5bg-07-014檔案管理制度

6.6bg-08-001文件材料歸檔和不歸檔范圍

6.7bg-08-002檔案保管期限表

6.8bg-07-003檔案保密制度

6.9bg-05-014（綜合）檔案管理流程圖

6.10bg-r006檔案利用登記表

6.11bg-r008檔案銷毀清冊(cè)

6.12bg-r019檔案移交清冊(cè)

6.13bg-r020檔案外借登記表

6.14中華人民共和國(guó)檔案法

6.15中華人民共和國(guó)保密法2

第三篇：綜合檔案管理制度綜合檔案管理制度

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案管理人員的職責(zé)，檔案的收集、歸檔等一系列的檔案管理制度。

一、綜合檔案室的職責(zé)

1、負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的有關(guān)檔案管理的方針、政策、法規(guī)及省市檔案工作有關(guān)規(guī)定。

2、負(fù)責(zé)集中公司內(nèi)部檔案的統(tǒng)一管理和全部檔案的保管工作。

3、負(fù)責(zé)制訂檔案發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃及年度工作總結(jié)。

4、負(fù)責(zé)制訂修改檔案工作制度，辦法和對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查。

二、綜合檔案的任務(wù)

1、接收、整理編號(hào)、分類保管、編制檢查工具、提供利用、組織鑒定、統(tǒng)計(jì)。

2、指導(dǎo)、督促和檢查各部門(mén)兼職檔案員的收集、整理、移交檔案工作，把好入庫(kù)的質(zhì)量關(guān)。

3、參加公司重要設(shè)備儀器開(kāi)箱工作。

4、辦理檔案借閱手續(xù)，主動(dòng)開(kāi)展檔案資料的提供利用工作。

5、按保管期限和保存價(jià)值，做好檔案資料的鑒定銷毀工作。

6、檔案室在接受檔案時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)，檔案人員調(diào)換工作時(shí)，必須辦理交接手續(xù)。

第四篇：檔案綜合管理辦法檔案綜合管理辦法

第一章總則

第一條為加強(qiáng)檔案管理，保護(hù)和利用檔案信息資源，為本所各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《檔案法》以及國(guó)家檔案管理部門(mén)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所實(shí)際，制定本辦法。

第二條本辦法所稱檔案，是指本所從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條本所的各種檔案是本所開(kāi)展各項(xiàng)工作中形成的歷史記錄，也是國(guó)家的寶貴財(cái)富，必須集中統(tǒng)一管理，任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。

第四條本辦法適用于本所各部門(mén)檔案管理工作，各部門(mén)及個(gè)人均應(yīng)遵守本辦法。

第二章管理體制

第五條本所檔案管理采用檔案室、立卷部門(mén)、檔案管理員三級(jí)管理體制。

檔案室隸屬所辦公室，檔案室負(fù)責(zé)對(duì)全所檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督指導(dǎo)。

本所各部門(mén)均為檔案立卷部門(mén)，其中所辦公室、機(jī)關(guān)黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處為基本立卷部門(mén)。

檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名，各部門(mén)設(shè)兼職檔案員1名。

第六條檔案室工作列入年度工作計(jì)劃和總結(jié)，由行政副所長(zhǎng)分管。

第七條檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、照片檔案、書(shū)稿檔案（含出版物）等。

第八條專職檔案員必須具備中專以上文化，受過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)，并獲得助理館員及其相應(yīng)職務(wù)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)。全所檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)，并接受檔案管理培訓(xùn)。

第三章檔案管理

第九條各部門(mén)應(yīng)遵守本所檔案管理制度，按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開(kāi)展檔案立卷工作，并保證檔案的安全。

第十條各部門(mén)及職工在工作中形成的文件材料，按照文書(shū)處理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和課題組立卷歸檔的規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，并移交本所檔案室集中管理，不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔，更不得偽造或者擅自銷毀檔案。

第十一條檔案立卷工作應(yīng)列入各部門(mén)職責(zé)范圍和職工崗位職責(zé)，各部門(mén)檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的檔案工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第十二條各部門(mén)應(yīng)按下列標(biāo)準(zhǔn)組卷，保證案卷質(zhì)量。

（一）歸檔的文件材料齊全完整。

（二）按照本所檔案分類要求，對(duì)立卷歸檔材料進(jìn)行分類。

（三）組卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用，確保管理期限準(zhǔn)確。備考表應(yīng)有立卷人、簽字人簽字。

（四）案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確概括和揭示出卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和成份，并具備責(zé)任者、內(nèi)容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫(xiě)，字跡工整清晰。

（五）卷內(nèi)文件排列有序，按文件形成的時(shí)間或重要程度排列，卷內(nèi)目錄填寫(xiě)正確，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)無(wú)誤。

（六）案卷裝訂牢固，整齊美觀，案卷中無(wú)金屬物，裝訂線不壓蓋字跡。

（七）編制案卷目錄、全引目錄，并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。

第十三條按照規(guī)定要求和時(shí)間，將檔案編錄入庫(kù)。

（一）各部門(mén)應(yīng)在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫(kù)工作。

（二）保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門(mén)應(yīng)將各類檔案收集齊全，并編制案卷目錄、全引目錄，經(jīng)檢查無(wú)誤后，一次性向檔案室移交，并認(rèn)真填寫(xiě)移交清冊(cè)。

第四章檔案保護(hù)

第十四條檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類、加工、整理、排列上架，并進(jìn)行妥善保管。

第十五條所辦公室負(fù)責(zé)對(duì)檔案室進(jìn)行維護(hù)，設(shè)置專用庫(kù)房，并保證有充足的檔案柜。

第十六條維護(hù)檔案安全，保證檔案庫(kù)房堅(jiān)固，安裝防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案保管情況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。

第十七條保證檔案庫(kù)房?jī)?nèi)清潔，無(wú)非檔案用品；檔案排列科學(xué)，整齊美觀，便于查找。

第五章檔案的統(tǒng)計(jì)和利用

第十八條檔案室應(yīng)根據(jù)管理工作需要，編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具，編纂檔案文件匯編等參考資料，積極主動(dòng)地提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)，為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。

第十九條檔案室應(yīng)建立檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度，設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)薄冊(cè)，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù)，向農(nóng)業(yè)部檔案部門(mén)報(bào)送《農(nóng)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表》。

第二十條檔案的借閱，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。

本所各部門(mén)和職工個(gè)人借閱檔案應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表經(jīng)所辦公室主任同意，基建財(cái)務(wù)檔案借閱應(yīng)先經(jīng)計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)同意，科技檔案應(yīng)先經(jīng)檔案立卷部門(mén)、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長(zhǎng)同意。

外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后，再按上述借閱程序辦理。

借出的檔案，不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改，借閱人要負(fù)責(zé)保密和保管，不準(zhǔn)攜帶檔案離開(kāi)檔案室，復(fù)制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。

第二十一條職工調(diào)動(dòng)工作，必須在歸還所借檔案后，方可調(diào)離；檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門(mén)應(yīng)健全和嚴(yán)格執(zhí)行此項(xiàng)制度。

第六章檔案的鑒定、銷毀和移交

第二十二條檔案室要定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé)，組織有關(guān)人員成立鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)寫(xiě)出鑒定報(bào)告，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。

第二十三條銷毀檔案應(yīng)指定專門(mén)的監(jiān)銷人，以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀檔案清冊(cè)上簽字。

第二十四條機(jī)構(gòu)變動(dòng)時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案做出妥善處理。

（一）機(jī)構(gòu)撤銷或合并時(shí)，其檔案應(yīng)向檔案室移交。沒(méi)有辦理完畢的文件材料，應(yīng)移交相應(yīng)部門(mén)繼續(xù)處理。

（二）批準(zhǔn)恢復(fù)或新成立的機(jī)構(gòu)，應(yīng)從正式行文批準(zhǔn)之日起單獨(dú)立卷、歸檔。

（三）各種臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，其檔案材料應(yīng)向有關(guān)部門(mén)或檔案室移交。

第七章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第二十五條檔案室每年組織檔案考核工作，對(duì)本所各部門(mén)檔案工作進(jìn)行考核，并實(shí)行獎(jiǎng)懲。

（一）對(duì)遵守本辦法，認(rèn)真完成檔案收集、整理、立卷工作，或在編研和業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面成績(jī)突出，或在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的部門(mén)或個(gè)人，給予表彰。

（二）對(duì)違反本辦法，損毀、丟失檔案，或涂改、偽造、擅自抄錄、復(fù)印檔案資料、泄露檔案秘密，或未按規(guī)定歸檔，不按期移交檔案的部門(mén)或個(gè)人，