工程建筑企業(yè)文件控制程序

工程建造企業(yè)文件控制

程序文彳書非版用當(dāng)編號(hào)：[UYTR-OUPT28-KBNTL98-UYNN208]1目的保證質(zhì)量體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系文件和資料處于受控狀態(tài)，及時(shí)獲取并使用所需文件的有效版本，防止文件丟失、誤傳，確保質(zhì)量體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系正常、有效運(yùn)行。2范圍合用于公司質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系文件和資料，包括相應(yīng)外來(lái)文件的控制。3職責(zé)1綜合管理部負(fù)責(zé)制訂、修改和組織實(shí)施本程序，并負(fù)責(zé)管理體系文件的出版、發(fā)放等日常管理工作，并負(fù)責(zé)監(jiān)督公司各部門對(duì)管理體系文件的管理與控制。綜合管理部負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)政府主管部門、上級(jí)單位和本公司發(fā)布的文件以及人力資源文件資料的管理。綜合管理部負(fù)責(zé)內(nèi)部審核管理方案的文件和歸檔管理。4工程部負(fù)責(zé)應(yīng)急預(yù)案的文件和工程圖紙資料的歸檔管理。工程部負(fù)責(zé)工程施工組織設(shè)計(jì)、重要施工方案、職業(yè)健康安全和環(huán)境控制措施等文件的審核以及相關(guān)文件的歸口管理。計(jì)劃部負(fù)責(zé)合同文件、工程勞務(wù)招標(biāo)文件及其相關(guān)文件的歸口管理。物資部負(fù)責(zé)設(shè)備、物資招標(biāo)、采購(gòu)及相關(guān)文件的歸口管理。生產(chǎn)準(zhǔn)備部負(fù)責(zé)生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行規(guī)程、規(guī)范等相關(guān)作業(yè)文件的歸口管理。各有關(guān)部門負(fù)責(zé)本職能管理范圍內(nèi)相關(guān)文件的獲取、編制、審批、發(fā)放、接收、評(píng)審、更改和保管等各環(huán)節(jié)的管理工作，并負(fù)責(zé)制定文件現(xiàn)行狀態(tài)的清單。10各部門應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系文件、資料的收發(fā)、登記、標(biāo)識(shí)、復(fù)制等工作。4管理內(nèi)容與方法文件的分類—管理方針和管理目標(biāo)；—質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理手冊(cè)；—質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境體系程敘文件；—為確保體系的有效策劃、運(yùn)行和控制所需的作業(yè)性文件，包括技術(shù)性文件、管理標(biāo)準(zhǔn)、制度、規(guī)定、工作標(biāo)準(zhǔn)以及記錄表示等；—質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境記錄。文件的編制文件由承擔(dān)其管理職能的部門組織編制。文件的審批和發(fā)布質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境手冊(cè)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。程敘文件由綜合管理部組織審核，管理者代表批準(zhǔn)和發(fā)布。技術(shù)文件由工程部、生產(chǎn)準(zhǔn)備部份別組織各自職能范圍內(nèi)的審核，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)和發(fā)布。管理文件由綜合管理部組織審核，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)和發(fā)布。對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理辦法》進(jìn)行審核后，由法定代表人或者其授權(quán)人簽署。需直接引用的由國(guó)家頒發(fā)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)定等外來(lái)文件，由各職能部門提出并列出清單報(bào)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)購(gòu)買的文件經(jīng)綜合管理部登記后分發(fā)。（受控）文件的編號(hào)、發(fā)放、更改、評(píng)審及存檔管理4.1文件編號(hào)按《文件編號(hào)規(guī)定》附錄B執(zhí)行。4.2受控的文件應(yīng)做好標(biāo)識(shí)，標(biāo)明文件歸口管理部門和分發(fā)號(hào)等。文件的發(fā)放由公司綜合管理部負(fù)責(zé)，其受控文件應(yīng)填寫《內(nèi)部文件發(fā)放登記表》，按批準(zhǔn)的發(fā)放范圍發(fā)放；非受控文件的發(fā)放按相應(yīng)的規(guī)定發(fā)放。文件的發(fā)放應(yīng)做好記錄。文件領(lǐng)用人在《內(nèi)部文件發(fā)放登記表》上簽名后領(lǐng)取。受控的工程施工圖紙、資料的領(lǐng)取、分發(fā)及收回按《工程圖紙、資料的管理規(guī)定》執(zhí)行。文件領(lǐng)用人應(yīng)對(duì)受控文件妥善保管和使用，防止污損和遺失。當(dāng)使用的受控文件嚴(yán)重破損時(shí)，應(yīng)到綜合管理部辦理文件更換手續(xù)，交回原文件，換發(fā)新文件，并仍沿用原文件分發(fā)號(hào)。當(dāng)受控文件丟失后，應(yīng)到綜合管理部重新辦理申請(qǐng)領(lǐng)用手續(xù)，并做出說(shuō)明，文件補(bǔ)發(fā)后，要注明丟失文件作廢。當(dāng)受控文件使用人調(diào)離該崗位時(shí)，應(yīng)將文件移交崗位接替人或者上交文件發(fā)放部門。受控文件的更改審批及發(fā)放管理按原文件的管理程序辦理，并填寫《文件更改申請(qǐng)表》，當(dāng)采用新文件時(shí)應(yīng)將原文件收回作廢。并在作廢文件上加蓋“作廢”標(biāo)志。作廢文件可由文件的管理部門視具體情況按如下方式處置，作廢文件的銷毀應(yīng)批準(zhǔn)，并有人監(jiān)督：——文件的管理部門將作廢文件統(tǒng)一收回，做好作廢標(biāo)識(shí)后封存或者銷毀記錄；——為任何原于是保留作廢文件時(shí)，應(yīng)予以明顯標(biāo)識(shí)，并與有效文件分開(kāi)存放。。質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系運(yùn)行過(guò)程中，隨著質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針、目標(biāo)、法制法規(guī)要求、組織結(jié)構(gòu)等引起管理體系變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)評(píng)審（間隔期不超過(guò)12個(gè)月），必要時(shí)予以更新，以確保文件的有效性，充分性和適宜性。更改后的文件應(yīng)標(biāo)明更改版次，并按原發(fā)放名單追蹤發(fā)放，文件的更改可采用換頁(yè)或者升版的方式進(jìn)行。外來(lái)的上級(jí)管理部門文件，其收發(fā)、傳閱等由公司綜合管理部實(shí)施管理。受控文件的存檔按《檔案管理規(guī)定》實(shí)施。文件需復(fù)制時(shí)，由使用部門提出申請(qǐng)，經(jīng)文件的管理部門批準(zhǔn)，由文件的發(fā)放部門辦理登記手續(xù)，與原件一樣實(shí)施控制。管理文件如有網(wǎng)絡(luò)版本，由文件管理部門提供只讀共享，網(wǎng)絡(luò)版以文件管理部門在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的版本為準(zhǔn)。5相關(guān)文件附錄B《文件記錄編號(hào)規(guī)定》《工程圖紙、資料管理規(guī)定》《檔案管理規(guī)定》6相關(guān)記錄《傳真樣式》《簽報(bào)》《會(huì)議辦理會(huì)簽單》《發(fā)文稿紙》《內(nèi)部文件發(fā)放記錄表》《文件更改申請(qǐng)表》《文件收回登記表》《文件銷毀申請(qǐng)表》《文件銷毀登記表》《收文登記》《發(fā)文登記》7附錄附錄A?流程圖附錄B?《文件記錄編號(hào)規(guī)定》附錄C?《傳真樣式》附錄D?《簽報(bào)》附錄E?《會(huì)議辦理會(huì)簽單》附錄F?《發(fā)文稿紙》附錄G?《內(nèi)部文件發(fā)放記錄表》附錄H?《文件更改申請(qǐng)表》附錄I?《文件收回登記表》附錄J?《文件銷毀申請(qǐng)表》K?L?M?《文件銷毀登記表》《收文登記》《發(fā)文登記》錄A（資料性附錄）流程圖A.1管理體系內(nèi)部文件控制流程圖A.2管理體系外部文件控制流程圖（規(guī)范性附錄）文件記錄編號(hào)規(guī)定B.1目的為促進(jìn)企業(yè)管理規(guī)范化、科學(xué)化、程序化，特制定本規(guī)定。B.2范圍合用于公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)。B.3管理內(nèi)容與方法B.3.1企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件記錄編號(hào)格式Q/GDCF?以XX.XXX-XXXX-企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)企業(yè)名稱代號(hào)X-企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)企業(yè)名稱代號(hào)B.3.2編號(hào)格式注釋企標(biāo)版本號(hào)企標(biāo)分層代號(hào)職能部門代號(hào)企標(biāo)、

記

錄

順

序

號(hào)

企

標(biāo)

批

準(zhǔn)

年

號(hào)用字母Q表示o國(guó)電常州發(fā)電有限公司簡(jiǎn)稱“國(guó)電常發(fā)”的漢語(yǔ)拼音字母（大寫）的字頭組成，即用“GDCF”表示。以大寫字母A、B、C……表示，目前采用版本號(hào)。—質(zhì)量、職業(yè)健康安全、環(huán)境管理手冊(cè)用數(shù)字1表示—程敘文件用數(shù)字2表示—作業(yè)性文件用數(shù)字3表示—記錄性文件用數(shù)字4表示職能部門名稱

綜合管理部

計(jì)劃部

工程部代號(hào)

01

02

03職能部門名稱

財(cái)務(wù)部

物資部

生產(chǎn)準(zhǔn)備部職能部門名稱

綜合管理部

計(jì)劃部

工程部代號(hào)

01

02

03職能部門名稱

財(cái)務(wù)部

物資部

生產(chǎn)準(zhǔn)備部代號(hào)

04

05

06企標(biāo)的順序號(hào)按發(fā)布日期的先后順序用阿拉伯?dāng)?shù)字排序，記錄的順序號(hào)為記錄按文件頒發(fā)日期的先后順序并考慮文件中的記錄順序用阿拉伯?dāng)?shù)字排號(hào)（2003年10月28日發(fā)布的A版企標(biāo)的順序號(hào)和記錄順序號(hào)由貫標(biāo)工組小組統(tǒng)一編制，以后按發(fā)布日期的先后順序進(jìn)行排序）。用企標(biāo)批準(zhǔn)年份的四位數(shù)字表示，同一企標(biāo)修改需重新批準(zhǔn)發(fā)布的，批準(zhǔn)年號(hào)用批準(zhǔn)時(shí)年份的四位數(shù)字表示。.3.3文件編號(hào)中符號(hào)的運(yùn)用在企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)與企業(yè)名稱代號(hào)之間，用斜線分開(kāi)；在企業(yè)名稱代號(hào)與標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)之間用空格分開(kāi)；在職能部門代號(hào)與企標(biāo)順序號(hào)之間用圓點(diǎn)“？”分開(kāi)；在企標(biāo)順序與企標(biāo)批準(zhǔn)年號(hào)之間，用橫短線“一”分開(kāi)。如《文件控制程序》為Q/GDCFA201.001-2003.如《發(fā)文登記》記錄的編號(hào)為Q/GDCFA401.002-2003,表示公司綜合管理部2003年頒布的第2張記錄表式。.3.4記錄流水號(hào)的編號(hào)規(guī)定記錄流水順序號(hào)用三位數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字表示。記錄識(shí)別號(hào)用大寫英文字母表示，當(dāng)各部門內(nèi)部