武漢大學-信息管理學基礎-考研-9-信息機構課件

第九章信息機構管理1簡介信息機構是實施信息搜集、加工、分析、儲存、傳遞等有關信息管理活動的組織形式。主要包括圖書館、情報所、統(tǒng)計局及其他政府信息服務機構等非營利性信息機構(或稱公益性信息機構)，以及以咨詢公司為代表的營利性信息機構29.１息機構管理的本質(zhì)圖書情報機構是非營利信息機構，也就是說，這些機構的首要目標是傳播信息，推進經(jīng)濟、科技與社會的進步，而不是營利。一個非營利信息機構的繼續(xù)存在必須與繼續(xù)為社會提供信息服務聯(lián)系在一起。這種機構之所以有必要存在，就是因為它能完成營利機構所不能完成的為社會普遍服務的使命，這也是它能吸引人們?yōu)橹ぷ鞑⒛軤幦〉酵饨缰С值脑蛩?/p>

。無論一個信息機構建立的目的是要獲取利潤還是要推行普遍服務，為了實現(xiàn)它的目標，都必須要運用現(xiàn)代化管理辦法。3我們認為非營利信息機構管理的本質(zhì)在于：第一，要找到有利于推進其信息服務事業(yè)更有效率、更經(jīng)濟的管理模式。第二，要在政府投資日益減少的情況下吸引或獲取足夠的經(jīng)費，以保證信息機構完成它們的社會使命。這些經(jīng)費可以是政府或基金資助、私人或公司捐贈、機構的營業(yè)收入，但無論如何，一個非營利信息機構為了生存，至少要做到收支平衡。這是現(xiàn)代非營利信息機構的管理重點。49.2信息機構的經(jīng)營思想非營利信息機構也經(jīng)常擔心經(jīng)商是否會影響政府投資部門和私人捐贈者支持非營利事業(yè)的積極性。換言之，來自商業(yè)冒險的源源收入會使政府和捐贈者感到資助變得沒有必要了。這種風險確實存在。但是，有兩方面的好處足以使非營利信息機構去冒此風險：第一，用從事商業(yè)行為獲取的收入來代替本來就不穩(wěn)定的政府資助是最好不過的；第二，非營利信息機構從經(jīng)商中得到其部分收入這一事實，很可能會促使私人捐助者甚至政府部門給該機構以更高的評價。59.2.1開發(fā)市場為了獲取資金發(fā)展公益信息服務的目標，非營利信息機構必須認真地像成功的咨詢公司一樣采用“市場導向”策略。非營利信息機構要隨時了解市場的需求，而不能主觀想象公眾需要什么。69.2.2利用相對優(yōu)勢相對優(yōu)勢是指一個組織機構在哪些方面可以相對地比它的競爭者干得更好，在哪些方面是獨一無二的，以及在哪些方面可以充分利用它的天生實力。這樣，就要求對一個信息機構的實力和弱點做客觀的評價，并與其競爭對手就同樣的方面加以比較。在這個充滿激烈競爭的社會里，一個組織只有清楚地認識到其實力所在，才能客觀地確定它的發(fā)展方向。79.2.3尋求資助尋求資助是非營利信息機構獲取資金的一個重要途徑。信息機構可以用以下指標來評價申請資助項目：(1)滿足社會的成本—收益效率，即社會能否負擔預計收益的成本。(2)項目獲得支持的可能性，即該項目是否有市場。這需要進行雙重檢驗：社會對該項服務有沒有需求，以及有沒有愿意資助此項目的人或者愿意為該項目奮斗的人。89.2.4投資投資是非營利信息機構的一種非常重要而又普遍不受信息機構重視的營利方法。對非營利信息機構來說，進行有效的投資選擇是獲取資金、保證公共事業(yè)發(fā)展的重要途徑。一個非營利信息機構可以按下列方式籌措投資資金：(1)用現(xiàn)在正在進行的創(chuàng)收活動所得到的收入進行投資。(2)用風險資金或其他傳統(tǒng)的公共或私人資金來資助高質(zhì)量的新的商業(yè)活動。9(3)同某個商業(yè)信息公司聯(lián)合投資來發(fā)展商業(yè)。(4)由商業(yè)公司提供所有的資本和直接管理，而非營利信息機構的主要作用限于對商業(yè)公司產(chǎn)品的許可和進行質(zhì)量控制。信息機構在選擇投資方式時，必須分析如下因素：(1)是否能夠為投資計劃或項目提供技術或資源；(2)在計劃允許的資金范圍內(nèi)，可提供哪些實施本計劃商業(yè)經(jīng)驗所需要的專門技能和經(jīng)驗；(3)在商業(yè)投資中所尋求達到的目標是什么。109.2.5營利部門的設置非營利信息機構為什么要另外設置專門營利的部門?原因有二：第一，非營利信息機構如果經(jīng)商在經(jīng)營管理方面的能力令顧客擔心，它很難改變顧客心目中已經(jīng)建立起來的固有認識，人們通常認為非營利信息機構在商業(yè)活動中是缺乏經(jīng)驗的。第二，機構的宗旨可能被混淆。非營利信息機構和營利信息機構兩者之間的文化價值觀念相差較大。119.3信息機構的管理方法戰(zhàn)略規(guī)劃、營銷活動和預算是一個信息機構確定和重新確定其方向的最重要的管理工具。盡管宏觀規(guī)劃、營銷計劃和預算是互不相干的管理技巧，但把它們綜合成一個協(xié)調(diào)的過程則是高級主管確定其信息機構基本方向必不可少的手段。它們能夠使管理適應變化，并能夠提供程序上的手段使該機構的計劃和運轉適應新的環(huán)境。129.3.1戰(zhàn)略規(guī)劃戰(zhàn)略規(guī)劃是確定一個信息機構發(fā)展方向的關鍵。在通過戰(zhàn)略規(guī)劃確定方向的過程中，首先應確定信息機構的任務性質(zhì)——該機構應該是怎樣一個機構，它應該提供什么服務和為誰服務。構想一個成功的戰(zhàn)略規(guī)劃，應遵循以下幾個相協(xié)調(diào)的步驟：(1)任務的確定；13(2)評價競爭對手的行為；(3)外部環(huán)境的評價；(4)支出和收入的預測；(5)制定具體目標；(6)建立工作規(guī)范和反饋機制149.3.2營銷計劃營銷計劃是總體戰(zhàn)略規(guī)劃過程的一個重要組成部分。它的基本方法是：首先確定該組織的產(chǎn)品和服務項目在同一競爭領域中相對于其他組織的產(chǎn)品或服務項目的位置，即確定組織的核心競爭力。然后設計一種戰(zhàn)略去鞏固或促進這種定位，進而把戰(zhàn)略發(fā)展為具體銷售目標。在這一過程中，要通過市場調(diào)查來提供信息以確定消費者需求。其次，要設計一些實施戰(zhàn)略的具體戰(zhàn)術，以實現(xiàn)銷售目標。戰(zhàn)略定位、戰(zhàn)略和目標以及實施戰(zhàn)術組成了銷售計劃的內(nèi)容。15信息機構在制定營銷計劃時需要考慮以下幾點策略：(1)市場定位策略①對市場的有效細分；②對目標市場的界定；(2)產(chǎn)品和服務策略①產(chǎn)品和服務定位；②產(chǎn)品和服務類別組合；③營銷計劃報告中需要對以上產(chǎn)品和服務策略做出具體描述，其中必須強調(diào)整體營銷策略思想是決定產(chǎn)品策略的惟一指導原則。16(3)價格策略①價格定位；②價格組合；③定價策略；④盈利空間。(4)渠道策略①渠道策略思想；②分銷網(wǎng)絡建設；17(5)促銷策略①整體促銷策略；②促銷推廣形式；③推廣內(nèi)容整合。

189.3.3預算預算是所有以貨幣及其他數(shù)量形式反映的有關組織未來一段期間內(nèi)全部經(jīng)營活動各項目標的行動計劃與相應措施的數(shù)量說明。其中最重要的是財務預算。財務預算是指一系列專門反映組織未來一定預算期內(nèi)預計財務狀況和經(jīng)營成果，以及現(xiàn)金收支等價值指標的各項預算的總稱，具體包括現(xiàn)金預算、預計利潤表、預計資產(chǎn)負債表和預計現(xiàn)金流量表、可流動資本預算等內(nèi)容。19非營利信息機構常用的預算方法有零基預算法和滾動預算法。(1)零基預算法零基預算法是指機構在編制成本費用預算時，不考慮以往會計期間所發(fā)生的費用項目或費用數(shù)額，而是以所有的預算支出均為零為出發(fā)點，一切才能夠從實際需要與可能出發(fā)，逐項審議預算期內(nèi)各項費用的內(nèi)容及開支標準是否合理，在綜合平衡的基礎上編制費用預算的一種方法。20零基預算編制的程序如下：第一，動員與討論。第二，劃分不可避免項目和可避免項目。第三，劃分不可延緩項目和可延緩項目。零基預算法的優(yōu)點是：①不受現(xiàn)有費用項目限制；②能夠調(diào)動各方面降低費用的積極性；③有助于機構未來發(fā)展。21(2)滾動預算法滾動預算又稱連續(xù)預算或永續(xù)預算，是指在編制預算時，將預算期與會計年度脫離開，隨著預算的執(zhí)行不斷延伸補充預算，逐期向后滾動，使預算期永遠保持為12個月的一種方法。其具體做法是：每過一個季度(或月份)，立即根據(jù)前一個季度(或月份)的預算執(zhí)行情況，對以后季度(或月份)的預算進行修訂，并增加一個季度(或月份)的預算。這樣如此逐期向后滾動、連續(xù)不斷地預算和規(guī)劃機構未來的經(jīng)營活動。22滾動預算法有以下優(yōu)點：①透明度高；②及時性強；③連續(xù)性、完整性和穩(wěn)定性突出。239.4信息機構的人員管理9.4.1高級管理者的選擇在選擇高級管理者時，不應把重點放在候選人是不是一個杰出的專業(yè)工作者上，而應把他是否能履行一個信息機構領導者的職責作為衡量標準，這些職責包括：①確定該信息機構的優(yōu)先發(fā)展項目及其價值；②提出達到信息機構目標的策略，包括投資、吸引資助的方法；③識別機構的經(jīng)營管理人才，尤其是杰出的年輕人，并保證他們的專長得以發(fā)揮，給他們施展才能的機會。249.4.2吸引管理人才非營利信息機構必須建立一套補貼政策以吸引和激勵優(yōu)秀人才努力工作。在制定補貼政策時，有三個關鍵的目標：(1)支付有競爭力的工資；(2)在支付報酬上，保證機構內(nèi)部公平合理；(3)基于表現(xiàn)的補貼。259.4.3管理風格作為一個信息機構的最高管理者首先要選擇優(yōu)秀的人才為我所用，而后把時