時(shí)間管理課件-002

將帥訓(xùn)練營(yíng)之二----時(shí)間管理分組相互認(rèn)識(shí)團(tuán)隊(duì)秀隊(duì)名隊(duì)歌口號(hào)時(shí)間概況我們的時(shí)間浪費(fèi)在……時(shí)間管理的五項(xiàng)基本原則掌握省時(shí)之道目錄時(shí)間概況我們的時(shí)間浪費(fèi)在……時(shí)間管理的五項(xiàng)基本原則掌握省時(shí)之道目錄時(shí)間是最為寶貴的資源，如果我們不能管理時(shí)間，便什么都不能管理。

——彼得

德魯克人生70古來(lái)稀，（假設(shè)你能活100歲）。生命倒計(jì)時(shí)什么是時(shí)間？什么是時(shí)間？哲學(xué)家這樣說(shuō)：“時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源?！睍r(shí)間的四個(gè)特性供給毫無(wú)彈性無(wú)法積蓄無(wú)法取代無(wú)法失而復(fù)得一天的時(shí)間是怎么花的睡眠8.05小時(shí)用餐1.31小時(shí)瑣事0.55小時(shí)工作7.34小時(shí)交際0.39小時(shí)休息0.45小時(shí)娛樂(lè)0.31小時(shí)上下班交通0.73小時(shí)讀書(shū)報(bào)雜志0.42小時(shí)處理家務(wù)事0.26小時(shí)興趣的工作0.37小時(shí)音樂(lè)或電視2.51小時(shí)與朋友聊天1.11小時(shí)時(shí)間是如何被消耗的——時(shí)間是如何被消耗的——活到72歲的美國(guó)人一輩子的時(shí)間是怎么花的：

---睡覺(jué)：21年---工作：14年---個(gè)人衛(wèi)生：7年---吃飯：6年---旅行：6年---排隊(duì)：6年---學(xué)習(xí)：4年---開(kāi)會(huì)：3年---打電話：2年---找東西：1年---其它：3年

管理人員平均每8分鐘被打擾一次；

業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會(huì)議上的時(shí)間不少于10小時(shí)；行政管理人員每周會(huì)議20小時(shí)。心理學(xué)家指出：恢復(fù)思路平均時(shí)間為３－５分鐘。時(shí)間是如何被消耗的——國(guó)外學(xué)者對(duì)組織中時(shí)間消耗的研究什么是時(shí)間管理？由于時(shí)間所具備的四個(gè)獨(dú)特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，它是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“管理者的自我管理”。什么是時(shí)間管理？所謂“管理者的自我管理”——你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計(jì)劃、分配時(shí)間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。時(shí)間管理的重要意義時(shí)間管理之于個(gè)體生命的重要性每一個(gè)生命只有一次每個(gè)人的職業(yè)生涯黃金時(shí)間是有限的66歲以上，當(dāng)退休臨近的時(shí)候下降階段45歲-65歲維持階段30多歲和40多歲之間的某個(gè)時(shí)段上職業(yè)中期危機(jī)階段30-40歲之間穩(wěn)定子階段25-30歲之間嘗試子階段24-44歲之間確立階段15歲-24歲之間探索階段具體說(shuō)明不同階段時(shí)間管理之于企業(yè)的重要性速度之爭(zhēng)的時(shí)代

——過(guò)去是大魚(yú)吃小魚(yú)

——現(xiàn)在是快魚(yú)吃慢魚(yú)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理需要高效率

——各個(gè)環(huán)節(jié)都體現(xiàn)出效率

——各個(gè)層面都體現(xiàn)出效率時(shí)間管理的重要意義時(shí)間概況我們的時(shí)間浪費(fèi)在……時(shí)間管理的五項(xiàng)基本原則掌握省時(shí)之道目錄我們的時(shí)間浪費(fèi)在……我們的時(shí)間浪費(fèi)在……組織中常見(jiàn)的時(shí)間消耗欠缺計(jì)劃；行事優(yōu)先級(jí)錯(cuò)誤事必躬親；溝通不良無(wú)效會(huì)議太多；拖延不好意思拒絕；電話干擾上司找麻煩；出差太多文件滿桌，找不到；午餐吃太飽或吃太久我們的時(shí)間浪費(fèi)在……工作缺乏計(jì)劃工作組織不當(dāng)時(shí)間控制不當(dāng)整理整頓不當(dāng)工作缺乏計(jì)劃工作缺乏計(jì)劃的原因認(rèn)為不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效；不了解做計(jì)劃的好處；“計(jì)劃沒(méi)有變化快”，對(duì)計(jì)劃喪失信心；不知如何做計(jì)劃。工作缺乏計(jì)劃工作如果缺乏計(jì)劃……工作目標(biāo)不明確時(shí)間難以合理分配做事難分輕重緩急工作組織不當(dāng)常見(jiàn)的工作組織不當(dāng)：職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)“事必躬親，親力而為”溝通不良工作時(shí)斷時(shí)續(xù)時(shí)間控制不當(dāng)常見(jiàn)的時(shí)間控制陷井：習(xí)慣拖延不速之客的打擾無(wú)端電話的打擾泛濫的“會(huì)議病”測(cè)試拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

每一個(gè)“非常同意”評(píng)4分，“比較同意”評(píng)3分，“比較不同意”評(píng)2分，“極不同意”評(píng)1分?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。整理整頓不當(dāng)整理整頓不當(dāng)整理整頓不當(dāng)時(shí)間概況我們的時(shí)間浪費(fèi)在……時(shí)間管理的五項(xiàng)基本原則掌握省時(shí)之道目錄時(shí)間管理的基本原則時(shí)間管理的五項(xiàng)基本原則明確目標(biāo)有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作分清工作的輕重緩急與他人的時(shí)間取得一致遵守規(guī)則、拒絕拖延明確目標(biāo)完整的目標(biāo)應(yīng)該具備的五個(gè)特征：具體的（specific）可衡量的（measurable）可達(dá)到的（attainable）相關(guān)的（relevant）基于時(shí)間的（time-based）有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作有哪些計(jì)劃？按廣度分戰(zhàn)略性計(jì)劃、作業(yè)性計(jì)劃按時(shí)間框架分短期計(jì)劃、長(zhǎng)期計(jì)劃按明確性分

具體性計(jì)劃、指導(dǎo)性計(jì)劃有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作制定計(jì)劃時(shí)事先要了解：所在部門的業(yè)務(wù)定位所在崗位的業(yè)務(wù)定位上級(jí)主管的業(yè)務(wù)目標(biāo)上級(jí)主管對(duì)你的期望和要求與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作如何做計(jì)劃？確立目標(biāo)；探尋完成目標(biāo)的各種途徑；選定最佳的完成方式；將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng)；編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作遵循5W2H原則Why:為什么要做這項(xiàng)任務(wù)，對(duì)工作目標(biāo)是否有支持What：任務(wù)的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo)When：在什么時(shí)間段進(jìn)行Where：任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn)Who：哪些人員參加此任務(wù)，由誰(shuí)負(fù)責(zé)Howto：用什么方法進(jìn)行Howmuch：需要多少成本有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作設(shè)置控制點(diǎn)（milestone）在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過(guò)檢查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導(dǎo)的支持。堅(jiān)持工作周記，對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時(shí)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和滾動(dòng)。分清工作的輕重緩急重要性急迫性重要緊急（快做）不重要緊急（授權(quán)做）重要不緊急（計(jì)劃做）不重要不緊急（不做）2134分清工作的輕重緩急不緊急重要不重要不重要的電話不重要的信件、報(bào)告不重要的會(huì)議不重要但符合別人期望的事做規(guī)劃、計(jì)劃人際關(guān)系的建立

預(yù)防措施提升自己的能力抓住新機(jī)會(huì)閑聊逃避性活動(dòng)緊急狀況迫切的問(wèn)題限期完成的工作計(jì)劃好的會(huì)議緊急分清工作的輕重緩急不良的時(shí)間分配

213緊急

4重要不緊急不重要45%35%5%15%分清工作的輕重緩急不良的時(shí)間分配有什么特點(diǎn)？分清工作的輕重緩急急迫性測(cè)驗(yàn)（A=0分；B=2分；C=4分）0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強(qiáng)烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了嚴(yán)重急迫性的程度。

長(zhǎng)期處理緊急＋重要事務(wù)的后果壓力筋疲力盡充當(dāng)“消防隊(duì)員”收拾殘局分清工作的輕重緩急長(zhǎng)期處理緊急＋不重要事務(wù)的后果短視近利輕視目標(biāo)與計(jì)劃有效率沒(méi)效果分清工作的輕重緩急長(zhǎng)期處理不緊急＋不重要事務(wù)的后果無(wú)責(zé)任感無(wú)能力依賴他人工作不保分清工作的輕重緩急多處理不緊急＋重要事務(wù)的結(jié)果有遠(yuǎn)見(jiàn)、有計(jì)劃工作富有成效少有危機(jī)分清工作的輕重緩急分清工作的輕重緩急高效能管理人員緊急不緊急重要不重要IⅢIIIV

65-80%

15%20-25%<1%如何處理高價(jià)值的工作？堅(jiān)持重點(diǎn)，排除外界干擾，頭腦中始終有最終的結(jié)果。設(shè)定最后期限，合理安排事情的進(jìn)展。將大項(xiàng)目分解，逐步完成。高效運(yùn)用自己的黃金時(shí)段。分清工作的輕重緩急與他人的時(shí)間取得一致了解并尊重同事的時(shí)間；認(rèn)清組織的節(jié)奏和規(guī)律；“己所不欲，勿施于人”；遵守規(guī)則、拒絕拖延遵守規(guī)則、拒絕拖延當(dāng)機(jī)立斷，直接面對(duì)不愉快的工作把大工作分解念念不忘工作應(yīng)于何時(shí)截止即使外部沒(méi)有規(guī)定截止的日期，自己也要樹(shù)立一個(gè)目標(biāo)獎(jiǎng)勵(lì)自己時(shí)間概況我們的時(shí)間浪費(fèi)在……時(shí)間管理的五項(xiàng)基本原則掌握省時(shí)之道目錄掌握省時(shí)之道分析并記錄自己的時(shí)間不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間逆勢(shì)操作積少成多，化零為整改變行為習(xí)慣現(xiàn)代管理之父德魯克認(rèn)為，有效的管理者不是從他們的任務(wù)開(kāi)始，而是從他們的時(shí)間開(kāi)始。記錄時(shí)間；分析時(shí)間；管理時(shí)間。掌握省時(shí)之道記錄并分析自己的時(shí)間記錄時(shí)間－時(shí)間花費(fèi)清單分析時(shí)間－我們要思考：我如何浪費(fèi)我的時(shí)間？未來(lái)有何算途徑可預(yù)防或減低時(shí)間的浪費(fèi)？哪些活動(dòng)我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？我做的哪些事既重要又緊急？我是否花費(fèi)時(shí)間追求那些對(duì)我很重要的事？如果沒(méi)有，原因何在？如果有，是哪些事？大膽地問(wèn)問(wèn)你的下屬“我做了哪些浪費(fèi)你們時(shí)間而又不產(chǎn)生效果的事？”不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間打電話的藝術(shù)事先的預(yù)約與準(zhǔn)備保持簡(jiǎn)短而明確的開(kāi)場(chǎng)白控制通話時(shí)間、保持通話主題過(guò)濾電話不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間減少來(lái)自上司的“打擾”案例有一位職員，每當(dāng)他應(yīng)召支見(jiàn)上司時(shí)，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫(xiě)一份報(bào)告、檢查報(bào)告草案、或者閱讀必要的資料等。一來(lái)可以利用在一旁等待上司打電話或是其他事務(wù)處理的時(shí)間，二來(lái)可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以盡快結(jié)束對(duì)話或事情的安排，三來(lái)還可以讓主管對(duì)他的工作態(tài)度留下深刻的印象。不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間減少來(lái)自下屬的打斷你是否曾經(jīng)訓(xùn)練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來(lái)，然后每天或每星期一次地向你匯報(bào)？你是不是盡可能地把集體例會(huì)列為每日/周工作的一部分？你是不是每天都會(huì)保留一段固定的時(shí)間，供下屬向你提出問(wèn)題，同時(shí)在一旦發(fā)覺(jué)某些工作日程發(fā)生改變時(shí)，會(huì)告訴對(duì)方何時(shí)見(jiàn)面較合適？你是不是曾經(jīng)鼓勵(lì)下屬以便條/郵件方式提出問(wèn)題，而不必親自上門打擾你的工作？你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認(rèn)為他們必須經(jīng)常打擾你，才能立刻獲得回應(yīng)？不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間減少來(lái)自同事的打擾雙方應(yīng)事先達(dá)成共識(shí)。不要隨意打擾對(duì)方。想想為什么你的中斷情形無(wú)法受控。逆勢(shì)操作逆勢(shì)操作將逆勢(shì)操作運(yùn)用在時(shí)間管理上，就意味著當(dāng)別人沒(méi)有在做某件事的時(shí)候，你就去做，這樣可以省下許多等待的時(shí)間。

A、遠(yuǎn)離高峰時(shí)期，避免一窩蜂；

B、中午使用復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)；積少成多，花零為整管理者的時(shí)間總是受到各種壓力管理的工作要取得效率總是需要整塊的時(shí)間長(zhǎng)尾理論

利用“長(zhǎng)尾”的力量

積少成多，花零為整積少成多，花零為整打包處理——背包原則注意平時(shí)積累素材；位移上的批量處理；時(shí)間上的批量處理。積少成多，花零為整見(jiàn)縫插針——等待的時(shí)候做什么？帶本書(shū)看；寫(xiě)點(diǎn)東西；修改報(bào)告；檢查語(yǔ)音郵件；打電話；用錄音機(jī)口述信件等。改變行為習(xí)慣改變行為習(xí)慣縮短、取消、合并會(huì)議

4－D法則

Doitnow//Delegate//Doitlater//Don’tdoit