第二章-檔案工作概論 教學(xué)課件

第二章檔案工作概論第一節(jié)檔案工作的內(nèi)容和性質(zhì)一、檔案工作的內(nèi)容檔案工作，從廣義上說(shuō)，包括了檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作和檔案出版工作等，這些都屬于檔案事業(yè)。檔案事業(yè)基本內(nèi)容包括：（1）檔案事業(yè)管理工作。（2）機(jī)關(guān)檔案室工作。（3）檔案館工作。（4）檔案專(zhuān)業(yè)教育工作。（5）檔案科學(xué)技術(shù)研究工作。（6）檔案宣傳出版工作。（7）檔案國(guó)際交往與合作。

從狹義上講，是指檔案室、文件中心、檔案館所從事的檔案業(yè)務(wù)工作。檔案工作的基本內(nèi)容包括八個(gè)方面：（1）檔案的接受和征集（2）檔案的價(jià)值鑒定（3）檔案的整理（4）檔案的保管（5）檔案的編目和檢索（6）檔案的編輯與研究（7）檔案的利用服務(wù)（8）檔案統(tǒng)計(jì)

檔案工作的基本要求：（一）了解各環(huán)節(jié)的特殊性檔案業(yè)務(wù)的各項(xiàng)工作都有不同的內(nèi)容，各負(fù)專(zhuān)門(mén)的任務(wù)，每項(xiàng)工作都必不可少，所以都是重要的。因此，應(yīng)該全面地做好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，不要輕視某項(xiàng)具體任務(wù)；同時(shí)，又要抓住每個(gè)環(huán)節(jié)的特點(diǎn)，不應(yīng)苛求某一環(huán)節(jié)超出它的特殊矛盾去解決所有問(wèn)題。（二）協(xié)調(diào)系統(tǒng)的整體性檔案工作是由相對(duì)穩(wěn)定的各個(gè)環(huán)節(jié)組成的一個(gè)有機(jī)整體系統(tǒng)，各環(huán)節(jié)之間互相制約，互相促進(jìn)。因此，不能孤立地、靜止地看待和進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，應(yīng)該按照各環(huán)節(jié)間相互關(guān)系的規(guī)律性使各項(xiàng)工作互相配合。（三）掌握諸環(huán)節(jié)的基本關(guān)系從檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的作用中，可以看出它們之間一條最基本的關(guān)系：收集、鑒定、整理、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)（六環(huán)節(jié)）等各項(xiàng)環(huán)節(jié)中，都貫穿著社會(huì)需要和提供利用工作的要求。二、檔案工作的性質(zhì)和意義（一）檔案工作的性質(zhì)（1）檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作（2）檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作（3）檔案工作是一項(xiàng)政治性的工作（4）檔案工作是一項(xiàng)文化性的工作（二）檔案工作的意義（作用）（1）行政作用（2）業(yè)務(wù)作用（3）文化作用（4）法律作用（5）教育作用第二節(jié)我國(guó)檔案工作的基本原則

為了適應(yīng)社會(huì)主義事業(yè)發(fā)展的需要，統(tǒng)一指導(dǎo)全國(guó)檔案工作，在檔案工作不斷發(fā)展的實(shí)踐過(guò)程中，逐步地形成和確定了我國(guó)檔案工作的基本原則。我國(guó)檔案工作的基本原則是：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。（1959年1月7日《關(guān)于統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的通知》）一、全國(guó)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理加強(qiáng)黨和政府對(duì)檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一地管理國(guó)家全部檔案以及黨政檔案工作統(tǒng)一管理的原則，至今仍然適合我國(guó)的情況。一切黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及組織和個(gè)人，在處理檔案事務(wù)時(shí)，必須按照《檔案法》以及黨和政府有關(guān)規(guī)定辦事，不得各自為政。（二）國(guó)家全部檔案由各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)分別集中保存，并實(shí)行黨、政檔案的統(tǒng)一管理一切機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織形成的檔案，必須按照國(guó)家的規(guī)定，均由本單位的檔案機(jī)構(gòu)集中管理，不得據(jù)為己有或由承辦單位和個(gè)人分散保存；各機(jī)關(guān)檔案中需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的，由各級(jí)檔案館集中保管；一切檔案非依規(guī)定和批準(zhǔn)手續(xù)，不得任意轉(zhuǎn)移、分散或銷(xiāo)毀。檔案信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)分為兩種類(lèi)型：多流型和單流型。AB管理管理AB檔案形成檔案利用AABB檔案管理檔案形成檔案利用（三）全國(guó)檔案工作，由各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一地、分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)為了有效地實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理，不僅要把檔案分別集中在各機(jī)關(guān)檔案室和各級(jí)檔案館，而且要在全國(guó)范圍內(nèi)對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行統(tǒng)一的全面管理。

1959年以前，各級(jí)黨和政府分別管理黨務(wù)系統(tǒng)和政務(wù)系統(tǒng)的檔案；1959年以后，根據(jù)中共中央的指示，全國(guó)各系統(tǒng)、各部門(mén)、各級(jí)的檔案工作逐步統(tǒng)一起來(lái)，實(shí)行黨政檔案工作的集中統(tǒng)一管理，對(duì)黨政檔案工作統(tǒng)一指導(dǎo)和統(tǒng)一制度，是我國(guó)檔案管理的一個(gè)特點(diǎn)。二、維護(hù)檔案的安全與完整檔案的完整性包括數(shù)量上的完整和質(zhì)量上的完整，數(shù)量上的完整是指檔案材料收集齊全，質(zhì)量上的完整指整理系統(tǒng)。檔案的安全包括檔案的實(shí)體安全和檔案的內(nèi)容安全兩個(gè)方面。三、便于社會(huì)各方面的利用便于社會(huì)各方面的利用，這是檢驗(yàn)檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)，它體現(xiàn)了檔案工作的根本目的。全部檔案管理工作，最終都是為了提供檔案給社會(huì)主義事業(yè)的各項(xiàng)工作利用。便于社會(huì)各方面的利用：是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸屬。我國(guó)檔案工作的基本原則三個(gè)方面的思想內(nèi)容，互相聯(lián)系，互相作用。實(shí)行統(tǒng)一的檔案管理，才能有利于檔案的完整與安全，才能保證檔案的有效、準(zhǔn)確的加以利用；保證檔案的完整和安全，才能體現(xiàn)檔案的價(jià)值，提高利用的效用，同時(shí)也有利于集中管理；方便了檔案的利用，實(shí)現(xiàn)了檔案的價(jià)值，才能體現(xiàn)統(tǒng)一管理和保障檔案的完整、安全的意義。這是我國(guó)檔案管理三原則之間的辯證關(guān)系。第三節(jié)檔案機(jī)構(gòu)

按照《檔案法》等法律法規(guī)的規(guī)定，根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，對(duì)國(guó)家的全部檔案和全國(guó)檔案工作，必須設(shè)置全國(guó)規(guī)模的檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。一、檔案室檔案室是各機(jī)關(guān)（包括團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，屬于單位和研究咨詢性質(zhì)的專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)。黨、政、軍機(jī)關(guān)的檔案室是國(guó)家的機(jī)要部門(mén)，具有機(jī)要部門(mén)性質(zhì)。（一）檔案室的地位和作用檔案室的地位和作用表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，檔案室是單位內(nèi)具有參謀和咨詢作用的部門(mén)。另一方面，應(yīng)向各級(jí)檔案館移交檔案的檔案室是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)。（二）檔案室的性質(zhì)檔案室是機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)檔案室的主要任務(wù)是服務(wù)于本機(jī)關(guān)，是提高機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和效益的必要條件。檔案室是保存檔案的過(guò)渡性機(jī)構(gòu)

（三）檔案室的任務(wù)基本任務(wù)是：集中統(tǒng)一地管理本機(jī)關(guān)各部門(mén)形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的全部檔案，為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，并為黨和國(guó)家積累檔案史料。具體任務(wù)：（1）對(duì)本機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；（2）負(fù)責(zé)管理本單位的全部檔案和相關(guān)資料，并積極組織提供利用；（3）定期把具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向檔案館移交。（四）檔案室的類(lèi)型（1）普通檔案室：管理普通檔案，統(tǒng)一管理本單位的黨政工團(tuán)的基礎(chǔ)檔案。（2）科技檔案室：管理科學(xué)技術(shù)檔案，管理科技部門(mén)、研發(fā)部門(mén)的技術(shù)資料等。（3）音像檔案室：管理特殊載體材料的檔案。（4）人事檔案室：專(zhuān)門(mén)管理人事資料的檔案。（5）綜合檔案室：管理本單位全部檔案的檔案室。（6）聯(lián)合檔案室：同一地區(qū)的多家單位聯(lián)合建立的具有檔案管理權(quán)限的檔案室。（7）檔案信息中心：某地區(qū)檔案管理中心，負(fù)責(zé)本地區(qū)的全部檔案資料的管理。二、文件中心和檔案寄存中心（一）文件中心（1）文件中心的含義及其產(chǎn)生背景文件中心是一種社會(huì)化、集約化和專(zhuān)業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，它的設(shè)置一般不像檔案室一樣隸屬于一個(gè)文件形成單位，而是按地區(qū)按系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過(guò)渡性檔案管理機(jī)構(gòu)。（2）文件中心的特征

1）文件中心主要是一種實(shí)體性管理機(jī)構(gòu)。

2）文件中心是一種社會(huì)化、集約化和專(zhuān)業(yè)化程度很高的檔案管理機(jī)構(gòu)。

3）文件中心對(duì)其保管的處于休眠階段的文件只有保管權(quán)，而無(wú)所有權(quán)，文件的所有權(quán)仍屬于其形成機(jī)關(guān)。

4）文件中心是介于文件形成者與檔案館之間的一個(gè)中間性機(jī)構(gòu)，它要對(duì)雙方負(fù)責(zé)。3、文件中心的類(lèi)型政府性文件中心商業(yè)性文件中心（二）檔案寄存中心檔案寄存中心是指由國(guó)家綜合檔案館設(shè)立的，為各類(lèi)企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人提供檔案寄存有償服務(wù)的機(jī)構(gòu)。（三）檔案事務(wù)所1、檔案事務(wù)所的含義檔案事務(wù)所是指提供檔案事務(wù)服務(wù)的一種商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)。2、檔案事務(wù)所的服務(wù)對(duì)象和服務(wù)范圍檔案事務(wù)所的服務(wù)對(duì)象是廣大的個(gè)人或有關(guān)單位；服務(wù)范圍只有幫助辦理相關(guān)檔案的保管手續(xù)的功能。3、檔案事務(wù)所的性質(zhì)及其管理檔案事務(wù)所是獨(dú)立經(jīng)營(yíng)、獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧的企業(yè)型單位。在用人制度上一般采取聘任制和臨時(shí)工制相結(jié)合的辦法。三、檔案館國(guó)家檔案館第一歷史檔案館歷史檔案館第二歷史檔案館

中央級(jí)

綜合性檔案館地方級(jí)（一）檔案館的性質(zhì)根據(jù)《檔案法》和有關(guān)文件的規(guī)定，檔案館屬于黨和國(guó)家的科學(xué)文件事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。是科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。（二）檔案館的基本職責(zé)與具體任務(wù)基本職責(zé)是：保管好檔案，提供檔案為社會(huì)各方面利用?；救蝿?wù)：1、接收與征集本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料，科學(xué)地管理；2、通過(guò)多種方式，積極地開(kāi)展檔案資料的利用工作；3、參與編史修志。專(zhuān)業(yè)檔案館（一）專(zhuān)業(yè)檔案館的基本含義是指國(guó)家專(zhuān)門(mén)管理某一方面或某一特殊專(zhuān)業(yè)和技術(shù)活動(dòng)中形成的檔案而設(shè)置的檔案館。（二）專(zhuān)業(yè)檔案館的類(lèi)型1、特殊載體檔案館2、城市建設(shè)檔案館3、部門(mén)檔案館內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)主要是指在某一機(jī)關(guān)或組織內(nèi)部設(shè)立的，保管本單位形成的檔案，并主要為本單位提供服務(wù)的檔案機(jī)構(gòu)。企業(yè)檔案館檔案室（一）企業(yè)檔案館的含義是收藏和管理本企業(yè)檔案的檔案館。（二）企業(yè)檔案館的特點(diǎn)：綜合性與專(zhuān)業(yè)性并存。（三）企業(yè)檔案館的職能：1、負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2、編研檔案信息，開(kāi)發(fā)檔案信息資源。3、宣傳教育職能。4、定期向國(guó)家檔案館移交檔案四、檔案行政管理機(jī)構(gòu)（一）檔案行政管理機(jī)構(gòu)定義檔案行政機(jī)構(gòu)，如各級(jí)檔案局、處等，是黨和國(guó)家指導(dǎo)和管理檔案工作的部門(mén)。由于我國(guó)的黨、政檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，因而各級(jí)檔案行政機(jī)構(gòu)，同樣也既是黨的機(jī)構(gòu)，又是國(guó)家的機(jī)構(gòu)。（二）檔案行政管理機(jī)構(gòu)的基本職責(zé)在統(tǒng)一管理黨務(wù)、行政檔案工作的原則下，分層負(fù)責(zé)地掌管全國(guó)檔案事務(wù)，對(duì)全國(guó)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。（三）檔案行政管理機(jī)構(gòu)的具體任務(wù)

1、擬定檔案工作的規(guī)章、辦法，建立國(guó)家檔案工作制度，制定檔案工作的發(fā)展規(guī)劃；

2、指導(dǎo)和監(jiān)督各機(jī)關(guān)、部隊(duì)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案工作；規(guī)劃和籌建檔案館，在業(yè)務(wù)上指導(dǎo)檔案館工作；五、檔案機(jī)構(gòu)之間的相互關(guān)系

1、上級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)，對(duì)下級(jí)檔案行政機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系；

2、檔案行政管理機(jī)構(gòu)，對(duì)同級(jí)檔案館和檔案室等檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系；

3、機(jī)關(guān)檔案室和檔案館之間，具有檔案交接關(guān)系；

4、各級(jí)各類(lèi)檔案館（室）之間，均無(wú)隸屬關(guān)系，但有一定的協(xié)作關(guān)系。3、研究和審查有關(guān)檔案保存價(jià)值、檔案保管期限的原則和標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督和審議有關(guān)檔案的銷(xiāo)毀問(wèn)題；

4、組織和指導(dǎo)檔案工作業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的交流、檔案干部的專(zhuān)業(yè)教育和檔案科學(xué)研究；

5、組織和參與檔案工作的國(guó)際交流。六、我國(guó)當(dāng)前檔案機(jī)構(gòu)的狀況檔案館是集中保管黨和國(guó)家重要檔案的基地，是社會(huì)各方面利用檔案信息資源的中心，檔案館工作是我國(guó)檔案事業(yè)的主體。截至2008年，全國(guó)共有各級(jí)各類(lèi)檔案館3987個(gè)，其中國(guó)家綜合檔案館3161個(gè)，國(guó)家專(zhuān)門(mén)檔案館245個(gè)，部門(mén)檔案館146個(gè)，企業(yè)檔案館215個(gè)，文化事業(yè)單位檔案館126個(gè)，科技事業(yè)單位檔案館94個(gè)。檔案館總建筑面積570.6萬(wàn)平方米，其中庫(kù)房面積285.6萬(wàn)平方米。全國(guó)各級(jí)各類(lèi)檔案館共保存檔案25284.5萬(wàn)卷、7635.8萬(wàn)件；錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案72.3萬(wàn)盤(pán)；照片檔案2459.3萬(wàn)張；底圖5759萬(wàn)張；電子檔案中的磁帶46.7萬(wàn)盤(pán)、磁盤(pán)22.5萬(wàn)張、光盤(pán)48萬(wàn)張；縮微平片458.3萬(wàn)張、開(kāi)窗卡217.3萬(wàn)張、卷片25506.6萬(wàn)幅；資料4059.6萬(wàn)冊(cè)。全國(guó)各級(jí)各類(lèi)檔案館共開(kāi)放檔案7267.4萬(wàn)卷（件）；保管需進(jìn)行搶救的全國(guó)重點(diǎn)檔案4084.8萬(wàn)卷（件），已搶救檔案758.3萬(wàn)卷(件)。

截至目前，2001年底中央國(guó)家機(jī)關(guān)檔案室有111個(gè)。