前臺主要工作手冊

前臺主要工作手冊一、每日需做的工作1、門、窗、空調(diào)等開啟工作回到公司，翻開空調(diào)、燈、窗〔具體位置---會議室：抽風(fēng)和空調(diào)---前臺位置：空調(diào)和燈----何總辦公室：窗戶----飲水機電源 大辦公區(qū)域的空調(diào)及燈-----孫麗金位置右手邊的窗戶 前臺位置的打印機、復(fù)印機和碎紙機〕當(dāng)全部體博會同事在會議室開會或者都離開座位時，可將辦公燈和空調(diào)。中午天氣暗時，可依據(jù)實際狀況〔天氣半黑，全黑〕不需要關(guān)閉辦公區(qū)域的燈。戶做好關(guān)閉工作。辦公室人少的時候可以相應(yīng)關(guān)閉局部燈管〔如體博會同事休假沒上班，可將體博會座位那兩排燈管關(guān)閉〕29QQ片外還可以多加幾句話鼓舞大家或者在節(jié)假日前發(fā)祝福語給大家。Q群成員，標準治理Q群。3、進方總辦公室前，無論有無人在，都需要敲門后再進去。每天的要準時更換飲用水以及的抽紙。4、辦公室植物治理摘除植物上的黃葉、枯葉以及整理植物四周的落葉。檢查時要認真，認真查看每片葉子是否有變質(zhì)或者有變質(zhì)的傾向，如有覺察，都需要把這局部的葉子剪掉。定期〔一到兩周〕檢查辦公室植物，把有黃葉，長蟲的植物記物的通知給成興花場，商定更換的時間對植物進展更換。5、收到信件時，假設(shè)是方總的資料文件、恒生銀行的信件或快遞，交給楊主任；假設(shè)是方總、大哥、胡長元的銀行對賬單信封、粵通卡，則交給娜姐；假設(shè)是其他員工則相應(yīng)交給其他員工。6、接待來賓，起身先詢問找公司的哪位同事，對方是誰，然后給相應(yīng)的同事確認，再帶其到會議室稍作等待，端上茶水。7、接聽，詢問清楚對方是誰，找哪一位同事，轉(zhuǎn)接給同事前詢聽就婉言拒絕來電人員。3〔大辦公區(qū)域1-3調(diào)再作是否需要關(guān)燈的處理。9、門、窗、空調(diào)的關(guān)閉工作下班時間做好關(guān)閉空調(diào)、電源的工作。會議室〔空調(diào)、抽風(fēng)、〕—財務(wù)部空調(diào)—余助理辦公〔窗〕—飲水機電源—大辦公區(qū)域空調(diào)—〔左邊固定不關(guān)〔電腦電源—打印機—復(fù)印機—碎紙機—大門口電燈、抽風(fēng)、空調(diào)。提示員工拔掉插頭以及留意整理好臺面，保持臺面的干凈。關(guān)閉完后再巡察一遍，檢查好每個角落的開關(guān)及窗戶是否有關(guān)閉。109:00-9:30、11:30-12:00；13:30-14:00,17:00-17:30可打開門，如因工作需離開前臺，定要先關(guān)閉大門。11方需要清掃，可提示阿姨清掃，要隨時留意辦公環(huán)境，保持干凈衛(wèi)生的辦公室。二、每周/月需做工作1、每周需做監(jiān)視清潔阿姨每周對辦公室做一次吸塵工作，并且每周至少對辦公室大清潔一次，碎紙機里的碎紙需要一周倒一次。1-2：文件更的工作進度，領(lǐng)導(dǎo)交代的重要事務(wù)等不定期檢查飲用水是否足夠，當(dāng)飲用水只剩兩桶時即要求商家送水，每次購置的水送完后可再次購置并且做好報銷工作。2、每月需做文具購置發(fā)放。10在庫存中，小件物品如筆、筆記本、文件袋等依據(jù)實際狀況以及同事需求做好購置清單記錄，填寫購置申請表報楊主任、何總審核，批表，主管領(lǐng)導(dǎo)及何總同意前方可購置，做好文具報銷工作。②員工領(lǐng)取文具時須在前臺處登記，按需領(lǐng)取。15放。派發(fā)卷紙應(yīng)選擇在臨上班前或者臨下班時?？记?。20日收集《請假條匯總〔20日---19日〕20.83天，如有請假者，則在20.83天數(shù)計算。③如有補休、請假、遲到等狀況均須在“備注”欄填寫清楚。如無填寫清楚需交還給同事填寫清楚后再交到前臺。〔請假條均須有上級領(lǐng)導(dǎo)簽名方為有效。臺。⑦做考勤的流程：先剔除星期六、日和節(jié)假日，還有特別狀況的時間，如體博會開展的日期等。費用報銷。任、何總簽名后可找財務(wù)部娜姐報銷。②IP費、體博會快遞費用，需填寫費用報銷單，芳姐、何總簽名后可找財務(wù)部娜姐報銷。③硒鼓費用，填寫支票審批單，楊主任、何總簽名后可找財務(wù)部娜姐報銷。值班治理。2個月以上的員工，并將值班表上傳至Q群。3天告知前臺協(xié)調(diào)工作安排。工作人員對其進展培訓(xùn)。25日左右上交工作打算至楊主任處。〔6〕3天以上的大假期，假期前的值班需為楊主任、珍姐、陳宇中任一人。三、節(jié)假日工作安排放假前〔3天〕要協(xié)調(diào)好清潔阿姨在節(jié)前做好辦公環(huán)境清潔工作〔主要是吸塵、垃圾與茶水的清理〕垃圾與茶水的清理的飲用水是否足夠。放假前后要協(xié)調(diào)好大叔在節(jié)前打理公司植物，時間需要跟大叔協(xié)調(diào)。每周二時，檢查盆栽的生長狀況，生長茂盛的盆栽可叫大叔幫助修剪造型一下?！簿唧w可查看【臨時】前臺工作交接，包括日常工作、快遞簽收等工調(diào)安排好清潔阿姨與大叔的工作。每項工作須實時交接好給同事，以便于回來上班后重接手，在假期間也可跟進工作進度。放假前提示同事們整理好自己的桌面，關(guān)閉好自己桌位上的插窗關(guān)閉工作，確定要關(guān)閉好了才能離開。四、特別事項工作1、會議室治理。、會議馬上開頭時是否需要召集與會人員，會議位置的安排。會議中：是否需要添加茶水等。會議后：會議紀要的整理、會議室的臺凳擺設(shè)歸位，會議室環(huán)境干凈。各部門使用會議室前須做好登記，如需預(yù)備茶水則提前預(yù)備?！病?、名片制作。員工須制作名片前先提交《文件呈批表主管領(lǐng)導(dǎo)及何總同意前方可制作?！段募逝怼吩挥烧浣惚９埽粤粢环輳?fù)印件。QQ跟商家聯(lián)系溝通是哪個部門的哪位同事，需要印制哪個版本，印制多少數(shù)量，什么時候可以拿到名片等，這些內(nèi)容需要具體跟商家商量〔補充：通過何種方式與商家聯(lián)系，一般多久可以拿到，現(xiàn)有多少個本等等的細節(jié)〕3、收寄快遞。有快遞員來司派發(fā)快遞時需要詢問本人是否簽收，經(jīng)本人同意簽收快遞時，假設(shè)快遞人員找不到收件人，可先查詢我司記錄與人員名單，核對是否是我司人員，如是，則告知本人是否需要簽收，如不是則拒絕簽收。，并且保存單據(jù)。五、前臺其他工作1、有員工入職則為其辦理入職手續(xù)。員工正式入職后在考勤系統(tǒng)上錄入員工資料進展指紋錄入。碼考勤。，介紹內(nèi)容包括向舊同事介紹同事的名字、崗位、或許工作內(nèi)容，向同事分別介紹舊同事的名字、崗位、具體負責(zé)的工作。除此之外還需帶同事生疏公司環(huán)境。〔旨在說明公司根本規(guī)章制度。向同事介紹完同事后對同事進展培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括為員工講解培訓(xùn)PPT，填寫員工入職試題?！病睶群，并在Q群發(fā)放溫馨信息，歡送同事的到來。將同事的聯(lián)系方式增加到公司的通訊錄，并上傳至Q群。2、離職手續(xù)辦理。接到珍姐的離職交接表后，查看該同事的考勤，依據(jù)實際出勤填寫考勤狀況，并簽名。員工正式辦完離職手續(xù)后，在考勤機刪除其指紋，并在當(dāng)月考勤統(tǒng)計完畢后，在系統(tǒng)刪除其信息，更通訊錄。3、通知發(fā)放。放假通知、制度通知等均須經(jīng)由楊主任、何總簽名同意簽發(fā)前方可在Q群下發(fā)。通知原件交由珍姐保管，自留一份復(fù)印件。除需在Q群上通知，還要另外通知到劉總、小胡、鄧師傅、增堅等不?？措娔X的同事。留意要通知到公司的全體員工。節(jié)日前可在群上發(fā)溫馨信息，祝大家有個愉快的假期或者是在假期后發(fā)送溫馨提示，提示同事們上班等消息。4、Q群治理。/離職，須準時做好參與/Q群的工作。如有相關(guān)文件需在Q群下發(fā)，須書面經(jīng)得楊主任同意、何總同意，并將同意簽發(fā)的原文件交給珍姐，復(fù)印件留底。5、法務(wù)工作。〔1〕依據(jù)公司的要求與律師事務(wù)所進展法務(wù)方面的跟進聯(lián)系溝通?！?〕法務(wù)工作須依據(jù)緊急重要程度的不同進展準時跟蹤，如對此狀況不了解，則可詢問楊主任或何總。6、公司辦公環(huán)境治理故障處理。有同事的發(fā)生故障的，需報到前臺處，檢查故障問題〔如是聽筒問題可自行購置解決，如是費用問題可聯(lián)系電信經(jīng)理解決，如是接口問題就自行整理線路接口能解決的就聯(lián)系電信經(jīng)理處理。電腦故障處理。由前臺檢查故障問題〔如是接口松了，可以自行裝緊一點，如是黑屏可百度查找解決方法，如能內(nèi)部解決的先內(nèi)部解決，不能解決的就聯(lián)系權(quán)哥。辦公室空調(diào)漏水處理。覺察辦公室空調(diào)漏水，檢查空調(diào)漏水狀態(tài)，先關(guān)閉空調(diào)，如還理。辦公室燈管治理如有同事反響有燈管壞了，應(yīng)在上班前或者午休前或者下班前找男同事更換，更換時要統(tǒng)計好要更換的燈管的數(shù)量，統(tǒng)一更換。辦公室綠化治理。每天檢查綠化植物是否有黃葉，如有則需清理。聯(lián)系花場負