典當(dāng)公司業(yè)務(wù)檔案管理辦法

9業(yè)務(wù)檔案治理方法第一章總則第一條現(xiàn)代化，特制定本治理方法。其次條的記錄。第三條〔稱為二類檔案〔稱為三類檔案；權(quán)證類檔案包括各種抵質(zhì)押物權(quán)屬證明文件和我司權(quán)利權(quán)屬證明〔稱為一類檔案。第四條作包括業(yè)務(wù)檔案的建檔、歸檔、保管等。第五條公司員工均負(fù)有保護(hù)檔案的義務(wù)。其次章責(zé)任人第六條公司業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的接檔、建檔等，是二、部歸檔保管。第七條綜合部為業(yè)務(wù)檔案的存放治理機(jī)構(gòu)，綜合部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的保管、借閱和退還等。第八條業(yè)務(wù)部為業(yè)務(wù)檔案的歸檔責(zé)任人，負(fù)責(zé)將業(yè)務(wù)檔案準(zhǔn)時(shí)歸繳相應(yīng)治理機(jī)構(gòu)。第九條公司風(fēng)險(xiǎn)治理及綜合部負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案治理的指導(dǎo)和監(jiān)管工作。第三章歸檔要求第十條各類業(yè)務(wù)檔案必需在合同簽訂并完成放款后的三十個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔手續(xù)，并交相應(yīng)治理機(jī)構(gòu)立檔保管。第十一條對(duì)于在三十個(gè)工作日內(nèi)檔案資料不齊全的，仍必需的歸檔。對(duì)于業(yè)務(wù)部門歸檔的資料，風(fēng)險(xiǎn)治理不得拒收。第十二條歸檔資料的要求：一、首次歸檔時(shí)必需具備的資料：〔一〕公司內(nèi)部文件資料〔即三類檔案險(xiǎn)評(píng)價(jià)報(bào)告、工程評(píng)審意見表等。〔二〕客戶根本資料〔即二類檔案：企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登及主要銀行融資明細(xì)；企業(yè)主要資產(chǎn)權(quán)屬證明的復(fù)印件。戶籍證明復(fù)印件；借款申請(qǐng)書；收入證明；主要簡歷；與借款需求有關(guān)的合同復(fù)印件。〔三〕典當(dāng)法律文件資料〔即一類檔案：抵押合同、借款合土地證原件、他項(xiàng)權(quán)證原件等。復(fù)印件；戶籍證明復(fù)印件等。二、可后續(xù)歸檔的資料：在申請(qǐng)簽訂合同或協(xié)議時(shí)暫未完成的相關(guān)資料，但此類資料須經(jīng)有權(quán)審批人審批認(rèn)可；在正常操作狀況下，后續(xù)發(fā)生與業(yè)務(wù)相關(guān)的資料主要有：1、貸后檢查報(bào)告2、貸后檢查過程中獲得的資料；3、其他應(yīng)歸檔的資料?！踩筹L(fēng)險(xiǎn)治理對(duì)后續(xù)發(fā)生的與業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，須樂觀催促整性。第十三條業(yè)務(wù)檔案按每一客戶建檔，該客戶的相關(guān)工程按工程編號(hào)劃分。為了便于更，檔案承受活頁文件夾建檔，資料按時(shí)間挨次負(fù)有催促責(zé)任。第十四條檔案內(nèi)的資料要去掉金屬物；對(duì)破損的文件資料A4第十五條歸檔的工程文件檔案必需為原件或與原件核對(duì)蓋責(zé)任。第十六條在歸檔的文件資料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與式的同一文件分別立在一起，不得分開。第十七條不同年度的文件一般不得放在一起存檔，但跨年第十八條檔案內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)分不同狀況進(jìn)展排列，密不行按有關(guān)規(guī)定排列。第十九條檔案內(nèi)文件要逐頁進(jìn)展編號(hào)，具體要求為：一、檔案內(nèi)資料清單不用編號(hào)；編寫一個(gè)頁號(hào)；1、2、3……，依次類推。其次十條歸檔資料由歸檔責(zé)任人逐件填寫一式三份歸檔名目交資料的齊備性。其次十一條歸檔名目由歸檔責(zé)任人、監(jiān)交人各存一份，檔案夾里一份。其次十二條凡歸檔資料，都應(yīng)做到書寫材料優(yōu)良、圖樣清楚存。其次十三條任何部門或個(gè)人都不允許私自保存、撕毀、涂改、偽造和銷毀應(yīng)歸檔的業(yè)務(wù)資料。其次十四條物權(quán)證書的歸檔要求：各工程的物權(quán)證書原件立檔保管；綜合部按工程進(jìn)度辦理歸檔、領(lǐng)取等手續(xù)。第四章立檔、移交和保管其次十五條立檔責(zé)任人和歸檔責(zé)任人對(duì)移交、承受的檔案必需分別進(jìn)展紙面和電腦登記，建立檔案登記簿。其次十六條業(yè)務(wù)檔案和物權(quán)證書實(shí)行雙人雙鎖掌握治理，并建立登記簿對(duì)整個(gè)存、取、閱、釋放過程進(jìn)展完整登記。其次十七條編號(hào)、整理等立檔工作；客戶檔案按客戶分類編號(hào)，工程完畢后裝訂成冊(cè)、單卷單檔。其次十八條檔案編號(hào)由風(fēng)險(xiǎn)治理人員統(tǒng)一編制。各項(xiàng)業(yè)務(wù)按業(yè)務(wù)品種、年份、月份、業(yè)務(wù)挨次號(hào)建立工程編號(hào)?！矠樗奈粩?shù)〕和挨次號(hào)聯(lián)接進(jìn)展編排?！埠?1、-2、-3協(xié)議號(hào)登記簿備查。檔外標(biāo)明檔案號(hào)、客戶名稱、金額、期限等。其次十九條要遵循科學(xué)性和穩(wěn)定性的原則，在同一卷宗內(nèi)編制，每本案卷名目只能編一個(gè)統(tǒng)一的流水號(hào)。第三十條檔案室應(yīng)結(jié)實(shí)、防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防光、防污染，室內(nèi)要保持清潔、整齊、通風(fēng)。第三十一條風(fēng)險(xiǎn)治理和綜合部應(yīng)定期〔至少每半年一次〕完整與安全。第三十二條工程檔案的保存期限一般為：工程完畢后不少于五年。第三十三條超過保存期限的工程檔案，必需經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)治理進(jìn)展準(zhǔn)后銷毀。第三十四條銷毀檔案時(shí)，應(yīng)由業(yè)務(wù)部、檔案治理機(jī)構(gòu)分別要在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)存檔。第三十五條檔案工作人員因工作需要調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)在離職前辦好檔案交接手續(xù)。第五章借閱、領(lǐng)用、退還、移交第三十六條當(dāng)需要查閱有關(guān)檔案時(shí)，要辦理檔案的借、查意，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借、查閱。第三十七條檔案治理員應(yīng)對(duì)外借檔案的歸檔進(jìn)展跟蹤，確保外借檔案的準(zhǔn)時(shí)歸還，一般檔案借出時(shí)間最長不超過一個(gè)月，〔連續(xù)時(shí)間超過三天第三十八條借閱人查閱后，必需保證檔案資料完整性并保守機(jī)密，不準(zhǔn)帶到公共場所，未經(jīng)公司準(zhǔn)許，不得轉(zhuǎn)借他人。第三十九條外單位人員查閱一般檔案，由業(yè)務(wù)部門主管同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)前方可查閱。第四十條公、檢、法人員因工作需要查閱機(jī)密檔案，憑單位介紹函并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。第四十一條業(yè)務(wù)部在對(duì)外借出檔案時(shí)，應(yīng)交由總經(jīng)理審核〔可以是將借出改為現(xiàn)場查閱。檔案外借逾期未歸還的，按檔案未歸檔處理。第四十二條檔案治理員對(duì)歸還的檔案，應(yīng)認(rèn)真檢查，核對(duì)書面報(bào)告，依據(jù)不同狀況上報(bào)總經(jīng)理，追究責(zé)任。第四十三條檔案治理人員應(yīng)對(duì)借、查閱的檔案的狀況進(jìn)展登記造冊(cè)備查。第四十四條業(yè)務(wù)辦理過程中物權(quán)憑證的領(lǐng)借和退還，由部門主管同意、總經(jīng)理批準(zhǔn)前方可辦理。第四十五條他項(xiàng)權(quán)證的借取〔原則上不得借取，如因特別緣由需借取的需由工程經(jīng)理提交特地報(bào)告經(jīng)理提交申請(qǐng)報(bào)告〔并附已還款憑據(jù)和總經(jīng)理審批。第四十六條借閱人查閱后，必需保證物權(quán)憑證的完整性并保守機(jī)密，不準(zhǔn)帶到公共場所，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得轉(zhuǎn)借他人。第四十七條最長不得超過兩個(gè)工作日；物權(quán)證書在批準(zhǔn)的期限內(nèi)按期歸還。第四十八條對(duì)歸還的物權(quán)憑證，綜合部人員應(yīng)認(rèn)真檢查，寫出書面報(bào)告，依據(jù)不