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文檔簡介

投標管理制度1.目的為保證投標工作的有效性和工作效率,特制訂本投標管理辦法和會議制度。本管理辦法和會議制度適用于公司對外的所有投標活動和項目。2.適用范圍對于投標工作,各個有關(guān)部門和參加人員必須認真對待、相互配合,按時保質(zhì)完成各自的任務(wù),保證投標文件的質(zhì)量。3.職責分工3.1市場開發(fā)部市場開發(fā)部是投標工作的組織與決策部門,主要職責:負責交通安全設(shè)施工程項目投標文件的編制工作;負責招標文件購買與投標文件遞交開標工作;負責整個標前業(yè)務(wù)接觸、投標書編制的整體組織與策劃;負責最終設(shè)備選型確認,對投標過程中的重大問題具有決定權(quán);負責投標保證金(保函)開具,業(yè)主投標保證金收據(jù)的索取;負責最終投標清單的編制、投標單價分析、投標價格最終確定;負責投標文件的審批工作;負責商務(wù)標內(nèi)容編制;負責參加開標會議,并進行標后投標分析。3.2合約計量部合約計量部是投標工作的主要執(zhí)行部門之一,主要職責:負責交通機電工程項目投標文件(含技術(shù)和商務(wù)兩部分)的編制工作;負責投標澄清、設(shè)備比選、產(chǎn)品詢價、標后答疑等工作;負責分承包商、供貨商的比選和產(chǎn)品詢價;負責有關(guān)設(shè)備的基礎(chǔ)清單編制工作(其它由事業(yè)部負責);輔助職責:協(xié)助工程事業(yè)部參加標前會、標后投標分析等工作。負責定期更新投標文件中的公司資料電子版內(nèi)容,包括:公司機構(gòu)設(shè)置、財務(wù)審計報告、合同協(xié)議書、人員資料、施工機械資料、各類證書等。3.3綜合管理部綜合管理部是投標工作的輔助、考察部門,主要職責:負責監(jiān)督投標過程是否按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;協(xié)助提供投標中需使用的公司資料原件,內(nèi)容有:營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、合同協(xié)議書、工程質(zhì)量評定證書等。投標需要持證人員組織協(xié)調(diào)工作。3.4資金財務(wù)部資金財務(wù)是投標工作的協(xié)助部門,主要職責:協(xié)助完成投標保證金(或投標保函)、公司資信證明、財務(wù)狀況、審計報告、銀行資信、銀行查證等內(nèi)容的提供。4.工作程序投標工作由市場開發(fā)部(或投標項目負責人)進行組織與策劃,首先由市場開發(fā)人員將各項項目信息進行匯總并進行篩選,將可能引進的項目進行立項,報公司總經(jīng)理批準后進行立項審批投標。開始進行投標工作后工作流程必須經(jīng)歷如下階段:4.1市場前期工作市場開發(fā)部根據(jù)市場規(guī)劃進行區(qū)域管轄片區(qū)的公路建設(shè)項目的跟蹤,或者設(shè)置在各區(qū)域中的中間協(xié)調(diào)人進行跟蹤。每年12月份,各區(qū)域負責人編制本區(qū)域內(nèi)下一年度的業(yè)務(wù)發(fā)展計劃,內(nèi)容包括:片區(qū)內(nèi)公路建設(shè)市場分析,業(yè)務(wù)拓展的發(fā)展方向、目標和措施,目前跟蹤的公路項目,擬參與的投標項目名稱及大概招標的時間,為配合業(yè)務(wù)拓展計劃的實施需公司支持的工作,業(yè)務(wù)發(fā)展費用計劃;業(yè)務(wù)發(fā)展計劃可納入部門年度工作計劃及部門預(yù)算,報計劃合同部審核,公司總經(jīng)理審批;審批后的工作計劃及部門預(yù)算下發(fā):計劃合同部、資金財務(wù)部、相關(guān)工程管理部。4.2投標項目的建立接到投標邀請書/資格預(yù)審公告后,市場開發(fā)部負責了解招標項目的具體情況,填寫新增項目通知,內(nèi)容包括:擬投標項目概況、項目跟蹤情況、我公司在該項目中的優(yōu)勢,給定項目編號,經(jīng)市場開發(fā)部責任人簽字后,報公司總經(jīng)理審批;由市場部將新增項目通知發(fā)至資金財務(wù)部、計劃合同部、技術(shù)部和綜合部,關(guān)于此項投標的所有費用均納入該項目編號;需參加的投標項目由市場開發(fā)部安排招標文件/資格預(yù)審文件的購買;購買招標文件所需公司資質(zhì)等文件由市場開發(fā)部在辦公室辦理借用手續(xù),并保證及時歸還;4.3需資金財務(wù)部辦理內(nèi)容商務(wù)管理工程師在取得招標文件2天內(nèi),根據(jù)招標文件要求,把需資金財務(wù)部辦理內(nèi)容按資金財務(wù)部要求時間和文件要求交給資金財務(wù)部,資金財務(wù)部在規(guī)定的時間內(nèi)完成相關(guān)工作:投標保證金;銀行資信證明;銀行查證證明;公司財務(wù)狀況;審計報告。以上除投標保證金由市場部經(jīng)理(或投標項目負責人)安排開具外,其它均由技術(shù)部商務(wù)管理工程師負責向資金財務(wù)部提交承辦。4.4投標工作會議由市場開發(fā)部經(jīng)理(或投標項目負責人)組織整個投標過程。4.5第一次會議在各相關(guān)人員接到招標文件四天內(nèi)組織會議,內(nèi)容包括:由市場開發(fā)部經(jīng)理(或投標項目負責人)對招標項目做重要說明;明確投標項目的時間安排;明確投標項目負責人、投標授權(quán)人并確定投標原則;明確投標項目經(jīng)理、項目總工等主要人員的選擇;確定投標項目編制人員、審查審核人員及相關(guān)職責;技術(shù)重點、難點問題的討論;確定第二次會議的時間及參加人員。4.6第二次會議第二次工作會議內(nèi)容包括:確定各分系統(tǒng)之間的技術(shù)界面;確定投標項目主要設(shè)備的選型;確定需做授權(quán)的供貨商清單;確定技術(shù)文件的完成時間;4.7第三次會議第三次工作會議內(nèi)容包括:投標文件對招標文件的符合性進行最終審定;對投標報價進行最終審定;確認是否遞交投標文件。4.8其它要求如需參加標前會議和現(xiàn)場考察,由市場部經(jīng)理負責安排,確實有必要時技術(shù)部予以配合;商務(wù)管理工程師負責收集各系統(tǒng)需澄清的問題,包括:商務(wù)和技術(shù)問題,匯總后向招標單位發(fā)傳真,并追蹤確認招標單位的回復;招標單位發(fā)來的標前會議紀要、補遺書、澄清文件等,由商務(wù)管理工程師負責發(fā)放到相關(guān)人員手中,保證相關(guān)人員手中文件的有效性;4.9商務(wù)文件商務(wù)管理工程師負責依據(jù)招標文件,制作商務(wù)文件,包括:授權(quán)書及其公證、公司資格文件及投標其他表格和相關(guān)文件;商務(wù)管理工程師依據(jù)招標文件,準備資信證明、財務(wù)狀況表等文件,將時間、特殊內(nèi)容要求等告知資金財務(wù)部;如投標以聯(lián)營體方式,由市場開發(fā)部經(jīng)理(或投標項目負責人)負責:與聯(lián)營體方聯(lián)絡(luò),并保存相關(guān)往來文件;負責聯(lián)合投標協(xié)議書的草擬。投標系統(tǒng)工程師完成產(chǎn)品授權(quán)書、資格證明、公司資質(zhì)、檢測報告、產(chǎn)品樣本等資料的索取工作,進行匯總并附目錄;商務(wù)管理工程師根據(jù)市場開發(fā)部提交的書面投標報價文件填寫投標書,蓋公司章后,放入投標文件商務(wù)部分;商務(wù)管理工程師負責投標過程中與招標單位往來文件的保存、整理、移交。4.10技術(shù)文件投標系統(tǒng)工程師負責依據(jù)招標文件,編制技術(shù)文件,包括:技術(shù)建議書、圖紙、產(chǎn)品資料整理等;投標系統(tǒng)工程師通讀技術(shù)規(guī)范后,匯總比較難于解決的問題,提交投標工作會議討論;投標系統(tǒng)工程師負責依據(jù)招標文件技術(shù)規(guī)范及事業(yè)部經(jīng)理(或投標項目負責人)的要求,對產(chǎn)品進行比選、詢價,最終由事業(yè)部經(jīng)理(或投標項目負責人)確定設(shè)備選型;投標系統(tǒng)工程師負責向設(shè)備提供商索取授權(quán)書、資格證明、公司資質(zhì)、檢測報告、產(chǎn)品樣本等資料,商務(wù)管理工程師予以配合;投標系統(tǒng)工程師負責參考設(shè)備成本價格的提供,并進行匯總、整理與復核;投標系統(tǒng)工程師負責保存詢報價的方面的往來文件;投標文件審核與審批投標文件在遞交前須經(jīng)過部門內(nèi)部人員互審審查、部門負責人審查、部門經(jīng)理(或投標項目負責人)審批三個環(huán)節(jié),每個環(huán)節(jié)必須有相關(guān)的書面記錄并予以保存。在沒有市場開發(fā)經(jīng)理(或投標項目負責人)的審批,不能遞交投標文件。4.11技術(shù)、商務(wù)文件技術(shù)、商務(wù)文件制作完成后,先由部門其他商務(wù)人員審核,再由技術(shù)部負責人進行審查并記錄,同時填寫相關(guān)的審核記錄;技術(shù)、商務(wù)文件審核人在要求完成時間內(nèi),將意見填寫清楚,交商務(wù)管理工程師進行修改;技術(shù)、商務(wù)管理工程師根據(jù)審核意見進行修改、完善,交市場開發(fā)部經(jīng)理(或投標項目負責人)審批后,方可作為最終版本正式提交。5.12投標報價文件商務(wù)管理工程師將符合招標報價表格式要求的投標報價文本文件(含設(shè)備參考成本價格)交市場開發(fā)經(jīng)理(或投標項目負責人),由計劃合同部經(jīng)理(或投標項目負責人)安排對報價文件進行編制;計劃合同部經(jīng)理(或投標項目負責人)負責對報價文件進行審核、審批,將審批后的報價文件打印交于商務(wù)管理工程師進行簽字、蓋章。5.13技術(shù)文件各系統(tǒng)技術(shù)文件完成后,先在組內(nèi)互審,再由技術(shù)部技術(shù)負責人進行審查并及時記錄,填寫審核記錄;技術(shù)文件審核人員在要求完成時間內(nèi),將修改意見填寫清楚,交投標系統(tǒng)工程師進行修改;投標系統(tǒng)工程師根據(jù)審核意見進行修改、完善交市場開發(fā)部經(jīng)理(或投標項目負責人)審批后,方可作為最終版本正式提交。4.12審核主要內(nèi)容技術(shù)和商務(wù)投標文件是否滿足招標文件要求;投標文件整體結(jié)構(gòu)是否完整、無誤;設(shè)備選型是否滿足招標文件需求;技術(shù)和商務(wù)投標文字和表達是否正確;4.13文件裝訂和密封商務(wù)管理工程師負責整個投標文件的裝訂、密封工作;所有投標編制人員一起完成投標文件的復印、裝訂和密封工作。5.16開標后問題澄清開標后,如有問題澄清,則在接到澄清文件后,由商務(wù)管理工程師將需澄清問題發(fā)給相關(guān)人員,由市場開發(fā)部經(jīng)理(或投標項目負責人)組織相關(guān)人員編制澄清文件,直至招標單位滿意。4.14投標文件的總結(jié)和評價每個投標過程結(jié)束后,市場開發(fā)部經(jīng)理負責了解業(yè)主對我公司投標文件的評價;投標結(jié)果確定后,由投標的責任部門負責填寫《投標結(jié)果分析表》;4.15投標情況的跟蹤市場開發(fā)部負責追蹤投標情況、投標保證金追回等工作;如項目未中標,由技術(shù)部資料管理員將整理的文件移交檔案室存檔;如項目中標,后續(xù)工作參照《工程管理辦法》執(zhí)行。4.16投標項目的終止投標保證金回到公司后2個工作日,由市場開發(fā)部編制投標項目終止通知單,經(jīng)市場開發(fā)部經(jīng)理審批后,發(fā)至相關(guān)部門;技術(shù)部資料管理員負責投標文件的存檔移交工作,至少包括以下內(nèi)容:招標資料,包括招標文件(含商務(wù)和技術(shù))、圖紙、補遺書等;投標資料,包括投標文件(含商務(wù)和技

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