投標管理制度

投標管理制度1.目的為保證投標工作的有效性和工作效率，特制訂本投標管理辦法和會議制度。本管理辦法和會議制度適用于公司對外的所有投標活動和項目。2.適用范圍對于投標工作，各個有關部門和參加人員必須認真對待、相互配合，按時保質完成各自的任務，保證投標文件的質量。3.職責分工3.1市場開發(fā)部市場開發(fā)部是投標工作的組織與決策部門，主要職責：負責交通安全設施工程項目投標文件的編制工作；負責招標文件購買與投標文件遞交開標工作；負責整個標前業(yè)務接觸、投標書編制的整體組織與策劃；負責最終設備選型確認，對投標過程中的重大問題具有決定權；負責投標保證金（保函）開具，業(yè)主投標保證金收據(jù)的索??；負責最終投標清單的編制、投標單價分析、投標價格最終確定；負責投標文件的審批工作；負責商務標內(nèi)容編制；負責參加開標會議，并進行標后投標分析。3.2合約計量部合約計量部是投標工作的主要執(zhí)行部門之一，主要職責：負責交通機電工程項目投標文件（含技術和商務兩部分）的編制工作；負責投標澄清、設備比選、產(chǎn)品詢價、標后答疑等工作；負責分承包商、供貨商的比選和產(chǎn)品詢價；負責有關設備的基礎清單編制工作（其它由事業(yè)部負責）；輔助職責：協(xié)助工程事業(yè)部參加標前會、標后投標分析等工作。負責定期更新投標文件中的公司資料電子版內(nèi)容，包括：公司機構設置、財務審計報告、合同協(xié)議書、人員資料、施工機械資料、各類證書等。3.3綜合管理部綜合管理部是投標工作的輔助、考察部門，主要職責：負責監(jiān)督投標過程是否按照公司相關規(guī)定執(zhí)行；協(xié)助提供投標中需使用的公司資料原件，內(nèi)容有：營業(yè)執(zhí)照、資質證書、合同協(xié)議書、工程質量評定證書等。投標需要持證人員組織協(xié)調(diào)工作。3.4資金財務部資金財務是投標工作的協(xié)助部門，主要職責：協(xié)助完成投標保證金（或投標保函）、公司資信證明、財務狀況、審計報告、銀行資信、銀行查證等內(nèi)容的提供。4．工作程序投標工作由市場開發(fā)部（或投標項目負責人）進行組織與策劃，首先由市場開發(fā)人員將各項項目信息進行匯總并進行篩選，將可能引進的項目進行立項，報公司總經(jīng)理批準后進行立項審批投標。開始進行投標工作后工作流程必須經(jīng)歷如下階段：4.1市場前期工作市場開發(fā)部根據(jù)市場規(guī)劃進行區(qū)域管轄片區(qū)的公路建設項目的跟蹤，或者設置在各區(qū)域中的中間協(xié)調(diào)人進行跟蹤。每年12月份，各區(qū)域負責人編制本區(qū)域內(nèi)下一年度的業(yè)務發(fā)展計劃，內(nèi)容包括：片區(qū)內(nèi)公路建設市場分析，業(yè)務拓展的發(fā)展方向、目標和措施，目前跟蹤的公路項目，擬參與的投標項目名稱及大概招標的時間，為配合業(yè)務拓展計劃的實施需公司支持的工作，業(yè)務發(fā)展費用計劃；業(yè)務發(fā)展計劃可納入部門年度工作計劃及部門預算，報計劃合同部審核，公司總經(jīng)理審批；審批后的工作計劃及部門預算下發(fā)：計劃合同部、資金財務部、相關工程管理部。4.2投標項目的建立接到投標邀請書/資格預審公告后，市場開發(fā)部負責了解招標項目的具體情況，填寫新增項目通知，內(nèi)容包括：擬投標項目概況、項目跟蹤情況、我公司在該項目中的優(yōu)勢，給定項目編號，經(jīng)市場開發(fā)部責任人簽字后，報公司總經(jīng)理審批；由市場部將新增項目通知發(fā)至資金財務部、計劃合同部、技術部和綜合部，關于此項投標的所有費用均納入該項目編號；需參加的投標項目由市場開發(fā)部安排招標文件/資格預審文件的購買；購買招標文件所需公司資質等文件由市場開發(fā)部在辦公室辦理借用手續(xù)，并保證及時歸還；4.3需資金財務部辦理內(nèi)容商務管理工程師在取得招標文件2天內(nèi)，根據(jù)招標文件要求，把需資金財務部辦理內(nèi)容按資金財務部要求時間和文件要求交給資金財務部，資金財務部在規(guī)定的時間內(nèi)完成相關工作：投標保證金；銀行資信證明；銀行查證證明；公司財務狀況；審計報告。以上除投標保證金由市場部經(jīng)理（或投標項目負責人）安排開具外，其它均由技術部商務管理工程師負責向資金財務部提交承辦。4.4投標工作會議由市場開發(fā)部經(jīng)理（或投標項目負責人）組織整個投標過程。4.5第一次會議在各相關人員接到招標文件四天內(nèi)組織會議，內(nèi)容包括：由市場開發(fā)部經(jīng)理（或投標項目負責人）對招標項目做重要說明；明確投標項目的時間安排；明確投標項目負責人、投標授權人并確定投標原則；明確投標項目經(jīng)理、項目總工等主要人員的選擇；確定投標項目編制人員、審查審核人員及相關職責；技術重點、難點問題的討論；確定第二次會議的時間及參加人員。4.6第二次會議第二次工作會議內(nèi)容包括：確定各分系統(tǒng)之間的技術界面；確定投標項目主要設備的選型；確定需做授權的供貨商清單；確定技術文件的完成時間；4.7第三次會議第三次工作會議內(nèi)容包括：投標文件對招標文件的符合性進行最終審定；對投標報價進行最終審定；確認是否遞交投標文件。4.8其它要求如需參加標前會議和現(xiàn)場考察，由市場部經(jīng)理負責安排，確實有必要時技術部予以配合；商務管理工程師負責收集各系統(tǒng)需澄清的問題，包括：商務和技術問題，匯總后向招標單位發(fā)傳真，并追蹤確認招標單位的回復；招標單位發(fā)來的標前會議紀要、補遺書、澄清文件等，由商務管理工程師負責發(fā)放到相關人員手中，保證相關人員手中文件的有效性；4.9商務文件商務管理工程師負責依據(jù)招標文件，制作商務文件，包括：授權書及其公證、公司資格文件及投標其他表格和相關文件；商務管理工程師依據(jù)招標文件，準備資信證明、財務狀況表等文件，將時間、特殊內(nèi)容要求等告知資金財務部；如投標以聯(lián)營體方式，由市場開發(fā)部經(jīng)理（或投標項目負責人）負責：與聯(lián)營體方聯(lián)絡，并保存相關往來文件；負責聯(lián)合投標協(xié)議書的草擬。投標系統(tǒng)工程師完成產(chǎn)品授權書、資格證明、公司資質、檢測報告、產(chǎn)品樣本等資料的索取工作，進行匯總并附目錄；商務管理工程師根據(jù)市場開發(fā)部提交的書面投標報價文件填寫投標書，蓋公司章后，放入投標文件商務部分；商務管理工程師負責投標過程中與招標單位往來文件的保存、整理、移交。4.10技術文件投標系統(tǒng)工程師負責依據(jù)招標文件，編制技術文件，包括：技術建議書、圖紙、產(chǎn)品資料整理等；投標系統(tǒng)工程師通讀技術規(guī)范后，匯總比較難于解決的問題，提交投標工作會議討論；投標系統(tǒng)工程師負責依據(jù)招標文件技術規(guī)范及事業(yè)部經(jīng)理（或投標項目負責人）的要求，對產(chǎn)品進行比選、詢價，最終由事業(yè)部經(jīng)理（或投標項目負責人）確定設備選型；投標系統(tǒng)工程師負責向設備提供商索取授權書、資格證明、公司資質、檢測報告、產(chǎn)品樣本等資料，商務管理工程師予以配合；投標系統(tǒng)工程師負責參考設備成本價格的提供，并進行匯總、整理與復核；投標系統(tǒng)工程師負責保存詢報價的方面的往來文件；投標文件審核與審批投標文件在遞交前須經(jīng)過部門內(nèi)部人員互審審查、部門負責人審查、部門經(jīng)理（或投標項目負責人）審批三個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)必須有相關的書面記錄并予以保存。在沒有市場開發(fā)經(jīng)理（或投標項目負責人）的審批，不能遞交投標文件。4.11技術、商務文件技術、商務文件制作完成后，先由部門其他商務人員審核，再由技術部負責人進行審查并記錄，同時填寫相關的審核記錄；技術、商務文件審核人在要求完成時間內(nèi)，將意見填寫清楚，交商務管理工程師進行修改；技術、商務管理工程師根據(jù)審核意見進行修改、完善，交市場開發(fā)部經(jīng)理（或投標項目負責人）審批后，方可作為最終版本正式提交。5.12投標報價文件商務管理工程師將符合招標報價表格式要求的投標報價文本文件（含設備參考成本價格）交市場開發(fā)經(jīng)理（或投標項目負責人），由計劃合同部經(jīng)理（或投標項目負責人）安排對報價文件進行編制；計劃合同部經(jīng)理（或投標項目負責人）負責對報價文件進行審核、審批，將審批后的報價文件打印交于商務管理工程師進行簽字、蓋章。5.13技術文件各系統(tǒng)技術文件完成后，先在組內(nèi)互審，再由技術部技術負責人進行審查并及時記錄，填寫審核記錄；技術文件審核人員在要求完成時間內(nèi)，將修改意見填寫清楚，交投標系統(tǒng)工程師進行修改；投標系統(tǒng)工程師根據(jù)審核意見進行修改、完善交市場開發(fā)部經(jīng)理（或投標項目負責人）審批后，方可作為最終版本正式提交。4.12審核主要內(nèi)容技術和商務投標文件是否滿足招標文件要求；投標文件整體結構是否完整、無誤；設備選型是否滿足招標文件需求；技術和商務投標文字和表達是否正確；4.13文件裝訂和密封商務管理工程師負責整個投標文件的裝訂、密封工作；所有投標編制人員一起完成投標文件的復印、裝訂和密封工作。5.16開標后問題澄清開標后，如有問題澄清，則在接到澄清文件后，由商務管理工程師將需澄清問題發(fā)給相關人員，由市場開發(fā)部經(jīng)理（或投標項目負責人）組織相關人員編制澄清文件，直至招標單位滿意。4.14投標文件的總結和評價每個投標過程結束后，市場開發(fā)部經(jīng)理負責了解業(yè)主對我公司投標文件的評價；投標結果確定后，由投標的責任部門負責填寫《投標結果分析表》；4.15投標情況的跟蹤市場開發(fā)部負責追蹤投標情況、投標保證金追回等工作；如項目未中標，由技術部資料管理員將整理的文件移交檔案室存檔；如項目中標，后續(xù)工作參照《工程管理辦法》執(zhí)行。4.16投標項目的終止投標保證金回到公司后2個工作日，由市場開發(fā)部編制投標項目終止通知單，經(jīng)市場開發(fā)部經(jīng)理審批后，發(fā)至相關部門；技術部資料管理員負責投標文件的存檔移交工作，至少包括以下內(nèi)容：招標資料，包括招標文件（含商務和技術）、圖紙、補遺書等；投標資料，包括投標文件（含商務和技