知識管理平臺設(shè)計方案與對策

./XXXXXXXXX分公司知識管理平臺設(shè)計方案目錄1.1前言21.2門戶展示模塊51.3公文管理模塊51.4工作任務(wù)全生命周期管理71.5知識庫81.6專家?guī)?01.7知識地圖111.8知識問答111.9知識流程設(shè)計131.10討論社區(qū)131.11知識共享氛圍的營造141.12安全信息管理模塊141.13總結(jié)：15前言知識管理平臺,是集中實現(xiàn)可持續(xù)性動態(tài)演進(jìn)的企業(yè)知識管理一系列功能應(yīng)用需求的以IT技術(shù)為基礎(chǔ)的系統(tǒng)操作、展示、應(yīng)用平臺,它可以使企業(yè)各領(lǐng)域、各層級、各區(qū)域、各業(yè)務(wù)場景的員工通過統(tǒng)一的應(yīng)用與分享平臺和入口訪問其各自所需的個性化知識與信息資源。知識管理平臺是一個以人的知識與智能為核心和主導(dǎo),以信息技術(shù)為手段的人機(jī)結(jié)合的管理支撐系統(tǒng)。其建設(shè)與運營總體目標(biāo)是通過管理整合企業(yè)中的各種知識資源與智力資產(chǎn)〔包括企業(yè)內(nèi)外各種顯性的情報信息和知識文檔體系,還包括存在于各領(lǐng)域?qū)＜翌^腦與經(jīng)驗中的隱性知識體系,并通過各種形式與工具實現(xiàn)知識的實時關(guān)聯(lián)存儲,將企業(yè)不斷演變與擴(kuò)張的知識資源整合為動態(tài)而體系化的企業(yè)知識資產(chǎn)庫,以促進(jìn)企業(yè)智力資產(chǎn)優(yōu)化升級,打造知識學(xué)習(xí)、分享、創(chuàng)新的健康企業(yè)文化,并能通過知識創(chuàng)新能力不斷升級有效促動企業(yè)各業(yè)務(wù)智能領(lǐng)域崗位員工生產(chǎn)效率與效能的提高。它是企業(yè)知識創(chuàng)新能力的不斷升級有效促動企業(yè)各業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域崗位員工生產(chǎn)效率與效能的提高。它是企業(yè)知識資產(chǎn)的"生產(chǎn)廠"、"檔案館"、"閱覽室"、"創(chuàng)新館"、"分析臺",著眼于為企業(yè)業(yè)務(wù)體系為核心價值鏈運營能力的優(yōu)化和企業(yè)核心崗位人員能力素質(zhì)體系升級,提供可持續(xù)有針對性的能源與動力,未來將立足于保障"智慧企業(yè)"與"學(xué)習(xí)型組織"的戰(zhàn)略發(fā)展遠(yuǎn)景落地于核心的智能型競爭力的可持續(xù)打造。所謂"知識之輪",即任何組織中的知識都符合知識"沉淀"、"共享"、"學(xué)習(xí)"、"應(yīng)用"、"創(chuàng)新"等運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié),這些知識運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)組合成一個螺旋上升的閉環(huán),我們即稱之為"知識之輪"。知識管理就是要找到驅(qū)動知識之輪的法則,一般企業(yè)都需要通過"技術(shù)"、"管理"、"文化"三個方面來保障"知識之輪"的高速運轉(zhuǎn)。知識運轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)：沉淀：即知識編碼,知識從隱性到顯性的過程,提高知識編碼度。共享：知識能夠為更多組織成員所學(xué)習(xí)和應(yīng)用的過程。學(xué)習(xí)：通過各種方式和方法吸收更多的顯性知識和隱性知識,將其轉(zhuǎn)化為自己的隱性知識。應(yīng)用：將從組織內(nèi)吸收的隱性和顯性知識應(yīng)用于工作實踐從而創(chuàng)造價值,與共享環(huán)節(jié)一起改善知識擴(kuò)散度。創(chuàng)新：獲取外部新知識或提升內(nèi)部知識層次,改善知識掌握度,使該部分知識能在應(yīng)用中產(chǎn)生直接的價值。知識管理的關(guān)鍵要素通過技術(shù)、管理、文化三個方面,對知識從沉淀、共享、學(xué)習(xí)、應(yīng)用、創(chuàng)新等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。知識管理是運用管理和信息技術(shù)手段,將人和知識充分結(jié)合,以加強(qiáng)組織記憶、提升員工能力、優(yōu)化知識協(xié)作、改進(jìn)工作業(yè)績,并為組織可持續(xù)核心能力構(gòu)建奠定基運輸公司知識管理設(shè)計思想是根據(jù)知識的類型分別采用不同的策略管理知識源。對于顯性知識,通過知識地圖指引用戶快捷地找到需要的資料;對于隱性知識,為用戶提供了找到擁有所需知識的路徑,并創(chuàng)造一種機(jī)制和提供氛圍,使得團(tuán)隊成員勤于總結(jié),樂于貢獻(xiàn)、分享和交流。門戶展示模塊知識門戶可以集成企業(yè)內(nèi)部的功能、內(nèi)容和社區(qū),通過知識門戶,所有用戶能夠能太地獲取知識存儲在企業(yè)內(nèi)部的各種信息,同時還可以及時地得到外部相關(guān)資源。此外,知識門戶還支持網(wǎng)上虛擬社區(qū),網(wǎng)站的用戶可以相互討論和交換信息。門戶展示模塊,主要實現(xiàn)各個架構(gòu)系統(tǒng)的整合、各種資源的整合和企業(yè)內(nèi)外部各種內(nèi)容整合。公文管理模塊公文是企業(yè)在其活動中普遍使用的一種規(guī)范性文書,是企業(yè)管理中傳遞信息、交流情況、商洽工作的重要工具,是企業(yè)內(nèi)外日常辦公不可缺少的重要應(yīng)用。公文管理模塊是指信息化的方式實現(xiàn)公文收發(fā)、交換和存檔等管理。公文管理支持組織實現(xiàn)電子公文一體化運轉(zhuǎn),支持單一組織內(nèi)、以及組織間各種形式的電子公文交換,并最終與知識管理等系統(tǒng)無縫銜接實現(xiàn)電子公文的安全保存和管理。公文管理模塊主要實現(xiàn)功能為：發(fā)文管理收文管理公文權(quán)限管理流程設(shè)置公文規(guī)范公文格式圖形化流程跟蹤工作任務(wù)全生命周期管理功能簡介工作任務(wù)全壽命周期管理是指工作任務(wù)從計劃形成到擬定《年度/月度工作任務(wù)計劃與寫實清單》乃至完成的全過程。進(jìn)一步發(fā)揮其作為運營管理、自我管理工具的價值,結(jié)合業(yè)務(wù)層面計劃審批及表格的優(yōu)化,工作任務(wù)全壽命周期管理的流轉(zhuǎn)過程及填寫操作,推進(jìn)工作任務(wù)計劃制定、調(diào)整及跟蹤的便捷操作,以提高任務(wù)計劃管理過程整體的效率。部門員工/部門領(lǐng)導(dǎo)錄入工作清單：部門領(lǐng)導(dǎo)或計劃管理員可在系統(tǒng)中錄入本月工作任務(wù)清單；查閱工作清單：部門員工在工作任務(wù)全壽命周期管理系統(tǒng)中可查閱本部門的工作清單；任務(wù)計劃變更：部門領(lǐng)導(dǎo)可對具體某項工作計劃進(jìn)行編輯；任務(wù)計劃反饋：部門員工可根據(jù)工作計劃完成情況,對上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行完成情況反饋部門月度工作總結(jié)：部門領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)本月工作完成情況提交月度總結(jié),交由主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核；編輯工作清單：部門領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)當(dāng)月工作情況對工作清單進(jìn)行編輯,增加本月工作計劃項；提交大事記：可將某項重點工作計劃及完成情況發(fā)布到大事記中,作為年度公司大事記素材提交；公司領(lǐng)導(dǎo)審核運營計劃：公司領(lǐng)導(dǎo)可審核下屬員工的運營計劃,審核方式多樣化〔包括通過、駁回、轉(zhuǎn)辦、溝通和廢棄等,決定是否給予在系統(tǒng)中發(fā)布。指派工作任務(wù)：可根據(jù)公司工作情況,給指點部門指派新的工作任務(wù)。評價：根據(jù)部門本月工作情況給出月度評價。公司計劃管理員指派工作任務(wù)：可根據(jù)公司工作情況、領(lǐng)導(dǎo)指示,給指點部門指派新的工作任務(wù)。工作督辦：對所有部門的具體任務(wù)計劃項進(jìn)行工作督辦、催辦?！哺綀D知識庫知識是人類智慧的結(jié)晶,知識庫使知識管理平臺具有智能性。知識庫是針對某領(lǐng)域問題求解的需要,采用知識表示方式在計算機(jī)中存儲、組織、管理和使用的互相聯(lián)系的知識片集合。知識庫中的知識根據(jù)它們的應(yīng)用領(lǐng)域特征、背景特征、使用特征、屬性特征等而被構(gòu)成便于利用的、有結(jié)構(gòu)的組織形式。知識片一般是模塊化的。知識庫的知識是有層次的。最低層是"事實知識",中間層是用來控制"事實"的知識〔通常用規(guī)則、過程等表示；最高層次是"策略",它以中間層知識為控制對象。策略也常常被認(rèn)為是規(guī)則的規(guī)則。因此知識庫的基本結(jié)構(gòu)是層次結(jié)構(gòu),是由其知識本身的特性所確定的。在知識庫中,知識片間通常都存在相互依賴關(guān)系。規(guī)則是最典型、最常用的一種知識片。知識庫中可有一種不只屬于某一層次的特殊形式的知識——可信度<或稱信任度,臵信測度等>。對某一問題,有關(guān)事實、規(guī)則和策略都可標(biāo)以可信度。這樣,就形成了增廣知識庫。知識庫中還可存在一個通常被稱作實踐庫的特殊部分。如果對于某些問題的解決途徑是肯定和必然的,就可以把其作為一部分相當(dāng)肯定的問題解決途徑直接存儲在實踐庫中。知識庫可以存儲企業(yè)的所有知識資源,并且通過知識分類對資源進(jìn)行科學(xué)、合理、規(guī)范的分類,所存儲的范圍為企業(yè)內(nèi)所達(dá)到知識標(biāo)準(zhǔn)的知識資源。并實現(xiàn)以下功能：1、知識庫分類：對知識庫內(nèi)知識資源與條目根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)特點進(jìn)行分類,分類之間界限明顯、結(jié)構(gòu)合理,并可以將分類進(jìn)行可視化展現(xiàn)。2.知識關(guān)聯(lián)：可以在知識庫內(nèi)按照分類、多維度分類、標(biāo)簽和用戶信息進(jìn)行知識關(guān)聯(lián),提高知識利用率,防止知識孤島。另外,知識庫中還包含三種特殊的知識庫,從業(yè)務(wù)角度,這三種特殊知識庫將按照分類進(jìn)行單獨分割,并單獨存儲相應(yīng)知識資源?！哺綀D專家?guī)熘R專家是指在某一知識領(lǐng)域具備專業(yè)技術(shù)、執(zhí)行經(jīng)驗或相關(guān)知識的人員,可以憑借著豐富的知識與經(jīng)驗順利達(dá)成任務(wù)的要求。知識專家具備完善的技巧與專業(yè)能力,不僅由多數(shù)員工認(rèn)可與推薦,還能輕松得處理重復(fù)性工作,甚至突發(fā)情況。專家?guī)?即專家資料庫,將組織內(nèi)部與外部知識專家名單及其相關(guān)資料與專業(yè)經(jīng)理建立檔案后,存儲在相應(yīng)的知識庫中,以方便員工依據(jù)專業(yè)查詢相應(yīng)專家。專家?guī)煜到y(tǒng)類似于知識庫,但又不同于知識庫,專家?guī)鞂儆谔厥獾闹R庫,因此專家?guī)斓膽?yīng)具備如下特殊功能：1.員工核心專長分類：對內(nèi)部員工核心專長建立詳細(xì)且靈活的分類系統(tǒng)。2.外部專家資料庫：企業(yè)通常會有許多外部合作的專家、顧問、講師等,這些外部專家也將在企業(yè)內(nèi)部專家?guī)熘薪⑾鄳?yīng)資料,一邊企業(yè)內(nèi)部查詢與運用。3.專家協(xié)同平臺：專家?guī)旃δ?需要考慮到與知識管理平臺、知識庫、信息交互、知識社區(qū)等功能模塊的協(xié)同運作,因此需要有專家協(xié)同平臺,可以實現(xiàn)專家與知識的協(xié)同、專家與專家的協(xié)同、專家與員工的協(xié)同。4.專家地圖：〔1體現(xiàn)專家個體知識掌握程度；〔2體現(xiàn)企業(yè)內(nèi)專家分布狀況。5.專家成長規(guī)劃：專家所具備的知識用路線的方式進(jìn)行體現(xiàn),可以直觀地得知專家成長規(guī)劃與路線。6.專家統(tǒng)計：對企業(yè)內(nèi)專家進(jìn)行多方面的全面統(tǒng)計?！哺綀D〔專家知識地圖知識地圖是一種知識導(dǎo)航系統(tǒng),并顯示不同的知識存儲之間重要的動態(tài)聯(lián)系。它是知識管理的輸出模塊,輸出的內(nèi)容包括知識的來源,整合后的知識內(nèi)容,知識流和知識的匯聚。它的作用是協(xié)助組織機(jī)構(gòu)發(fā)掘其智力資產(chǎn)的價值,所有權(quán),位臵和使用方法。知識地圖可以使組織機(jī)構(gòu)內(nèi)各種專家技能轉(zhuǎn)化為顯性知識并進(jìn)而內(nèi)化為組織的知識資源；鑒定并排除對知識流的限制因素；發(fā)揮機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的知識資產(chǎn)的杠桿作用。因此知識地圖應(yīng)當(dāng)具備如下功能：1.知識導(dǎo)航功能：通過多種導(dǎo)航的方式,指示知識資源的位臵,它能告訴人們到哪里可以找到需要的知識,并通過各種方式引導(dǎo)人們找到所需的知識。2.知識關(guān)聯(lián)功能：將各個知識節(jié)點進(jìn)行有機(jī)的關(guān)聯(lián)：人—知識、知識—知識、知識—專家、專家—人,構(gòu)建成知識網(wǎng)絡(luò),從中找到所有與知識節(jié)點相關(guān)的東西。3.知識地圖展示：可以通過多種方式對知識地圖進(jìn)行多方位的展示。4.知識資產(chǎn)清單：知識地圖可以作為一種評估企業(yè)的知識資產(chǎn)現(xiàn)狀,展示可以利用的資源,發(fā)現(xiàn)需要填補(bǔ)的空白的工具,同時也可以防止知識的重復(fù)生產(chǎn)。附圖：〔知識地圖知識問答1.知識問答模塊：知識庫中不可能存儲全部所需知識,當(dāng)用戶遇到知識庫中找不到的知識時,可以通過征詢問答的方式,向知識庫的其他用戶或?qū)＜野l(fā)起提問。可指定專家或某特定用戶答復(fù),也可默認(rèn)為全部用戶均可答復(fù),可指定答復(fù)時間。在所有回復(fù)的答案中,由有權(quán)限的〔未必是發(fā)起人用戶選擇為最佳答案,選擇完成后可將該問答轉(zhuǎn)化為知識納入知識庫,實現(xiàn)隱性知識的挖掘。2.知識積分交易：為了鼓勵知識生產(chǎn)與使用者積極應(yīng)用知識庫系統(tǒng),系統(tǒng)支持積分的概念,用戶的各種知識行為如發(fā)布知識、發(fā)布點評、提問題等都會被給予不同的積分獎勵。獲得相關(guān)積分之后,用戶可以在懸賞回答、獎品兌換等欄目使用這些積分,用戶可以在該模塊根據(jù)自己的積分情況,兌換系統(tǒng)公布的獎品,并可查閱兌換記錄。同時根據(jù)積分的多少不斷晉級,成為專業(yè)知識淵博的角色。3.最佳答案推送模塊：知識問答中的最佳答案納入到知識庫中后,將自動推送給此問題相關(guān)參與者和關(guān)注者,促進(jìn)知識共享。4.專題提問：用戶可以針對某一專業(yè)問題對相應(yīng)領(lǐng)域?qū)＜壹w進(jìn)行提問,專家集體進(jìn)行回答,專家間可以相互完善其他人的答案。附圖：〔知識問答知識流程設(shè)計1.審批流程設(shè)臵：可以對發(fā)布知識設(shè)定審批流程,審批流程可以根據(jù)目錄權(quán)限或目錄默認(rèn)流程中自動設(shè)定,也可以根據(jù)用戶所擁有權(quán)限進(jìn)行特殊設(shè)臵；用戶也可以根據(jù)個人權(quán)限,設(shè)定特殊的審批流程。2.知識協(xié)作流程：在平臺中,用戶可以發(fā)起一個知識協(xié)作項目,邀請其他用戶共同加入,并設(shè)定相應(yīng)知識協(xié)作流程,為其他用戶分配任務(wù),共同完成知識協(xié)作項目,項目中所有人均可以分享自己工作過程、經(jīng)驗和成果,最終協(xié)作項目的成果,可以在內(nèi)部分享,并可以總結(jié)成知識成果向平臺所有用戶推薦。3.其他流程設(shè)臵：可以在平臺中設(shè)計其他流程,如：會議室預(yù)定流程、發(fā)文流程、請假流程等。附圖：〔流程討論社區(qū)以隱性知識的所屬對象劃分,可分為個體的隱性知識和集體的隱性知識。集體的隱性知識依附于組織,是某一組織區(qū)別于其他組織的人格化特征,如某一組織或團(tuán)隊的價值體系<觀>、團(tuán)隊默契、組織文化和氛圍等川。在科研團(tuán)隊中建立討論社區(qū)就是為了增進(jìn)這兩種類型隱性知識的互動,在討論的過程中,由個人智商形成組織智商,群策群力,共同解決問題;成員之間通過討論,實現(xiàn)知識共享和流動,就能快速提高團(tuán)隊的知識總量和集體智慧。

討論社區(qū)模塊為企業(yè)成員間提供了項目討論的虛擬社區(qū),具有相關(guān)權(quán)限的人員才可進(jìn)人。以團(tuán)隊成員身份登陸系統(tǒng)后進(jìn)人討論社區(qū)的主頁面,成員在里面以發(fā)帖的形式開展一次討論,討論內(nèi)容可以是與項目相關(guān)的熱點和難點、項目組任務(wù)分配、重要通告等,并可上傳文件,成員通過主題進(jìn)人目標(biāo)問題的討論區(qū)參與討論,可下載文件,不但可以屏蔽時空的限制,又活躍了團(tuán)隊的科研氣氛。但是不能完全依靠以IT技術(shù)為基礎(chǔ)建立的網(wǎng)絡(luò)虛擬社區(qū)進(jìn)行項目交流,也需要進(jìn)行面對面形式的交流,如專題報告、交流會等,只不過前者可以自動將討論內(nèi)容記錄到數(shù)據(jù)庫中,而后者需要整理材料,然后錄人數(shù)據(jù)庫才能達(dá)到共享?！哺綀D知識共享氛圍的營造有效的知識管理必須營造樂于貢獻(xiàn)和分享知識的文化氛圍,為了營造這樣的文化氛圍,采取激勵機(jī)制是實施知識管理中必要的措施。激勵的依據(jù)可以體現(xiàn)在一些數(shù)字指標(biāo)上,所以在系統(tǒng)中的經(jīng)驗共享模塊和討論社區(qū)模塊中增加了統(tǒng)計功能