工作能力訓(xùn)練-職業(yè)技能

PAGE2PAGE3【內(nèi)容摘要】第1講時(shí)間管理

時(shí)間管理理念的目標(biāo)主要時(shí)間應(yīng)重點(diǎn)地放在什么工作上在實(shí)踐中管理時(shí)間的方法

時(shí)間管理基本理念

1．時(shí)間究竟去了哪里在日常工作中，大多數(shù)的人常常都會(huì)抱怨時(shí)間的不夠用，一天的8小時(shí)中被“繁重”的工作搞得焦頭爛額，而且連周末也經(jīng)常在加班中渡過。我們的時(shí)間究竟都去了哪里？難道真的是時(shí)間不夠用嗎？其實(shí)實(shí)際情況并不是這樣的。仔細(xì)地回顧一下當(dāng)時(shí)的工作情景就會(huì)發(fā)現(xiàn)，大部分的有效工作時(shí)間都是在無效的工作中或是在無聊的閑談中浪費(fèi)的。時(shí)間的浪費(fèi)是觸目驚心的，時(shí)間是可以管理的，管理自己的時(shí)間是十分必要的。

2．時(shí)間管理基本理念時(shí)間管理理論的一個(gè)最為基本的理念是管理自己，時(shí)間管理理論是個(gè)人管理理論的一部分，即如何更有效地安排自己的工作計(jì)劃，掌握重點(diǎn)，合理有效地利用工作時(shí)間。簡(jiǎn)而言之，時(shí)間管理的目標(biāo)是掌握工作的重點(diǎn)，其本質(zhì)是管理個(gè)人，是自我的一種管理。方法是通過良好的計(jì)劃和授權(quán)來完成這些工作。

時(shí)間管理理念的沿革

圖1－1時(shí)間管理理念的沿革時(shí)間管理的方法有一個(gè)演變的過程。最早的時(shí)間管理是利用便條、備忘錄和記事本之類的記錄來記下工作的重點(diǎn)。第二代的時(shí)間管理方法更注重計(jì)劃性，人們利用安排表、效率手冊(cè)以至于商務(wù)通等電子手段來安排工作事項(xiàng)。在時(shí)間管理的第三個(gè)階段，人們?cè)O(shè)立近期、中期和長(zhǎng)期的工作目標(biāo)，根據(jù)不同的目標(biāo)來分配各自的工作重點(diǎn)，安排工作時(shí)間?，F(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了時(shí)間管理理論的時(shí)代。前幾代的時(shí)間管理注重完成工作的時(shí)間和工作量，而時(shí)間管理理論則更注重個(gè)人的管理，注重產(chǎn)能，關(guān)注完成的工作是否具有有用性。

時(shí)間管理的四“象限”

究竟什么占據(jù)了人們的時(shí)間？這是一個(gè)經(jīng)常令人困惑的問題。著名管理學(xué)家科維提出了一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。

表1－1時(shí)間管理的四個(gè)“象限”

重要不重要緊急人事危機(jī)客戶投訴即將到期的任務(wù)財(cái)務(wù)危機(jī)電話鈴聲不速之客行政檢查主管部門會(huì)議不緊急新的機(jī)會(huì)人員培訓(xùn)制訂防范措施建立人際關(guān)系客套的閑談無聊的信件個(gè)人的愛好時(shí)間管理理論的一個(gè)重要觀念是應(yīng)有重點(diǎn)地把主要的精力和時(shí)間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時(shí)候往往有機(jī)會(huì)去很好地計(jì)劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時(shí)地去做，隨著時(shí)間的推移，造成工作質(zhì)量的下降。因此，應(yīng)把主要的精力有重點(diǎn)地放在重要但不緊急這個(gè)“象限”的事務(wù)上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務(wù)處理上，需要很好地安排時(shí)間。一個(gè)好的方法是建立預(yù)約。建立了預(yù)約，自己的時(shí)間才不會(huì)被別人所占據(jù)，從而有效地開展工作。

實(shí)踐中的時(shí)間管理的方法

1．學(xué)會(huì)拒絕計(jì)劃趕不上變化是經(jīng)常遇到的情況，確實(shí)有很多時(shí)候自己原本已安排好了計(jì)劃，但是經(jīng)常會(huì)臨時(shí)出現(xiàn)一些變化。例如，自己的主管要給自己加派新的任務(wù)，而如果自己接受了這個(gè)任務(wù)，那就會(huì)超負(fù)荷地運(yùn)轉(zhuǎn)而影響自己的業(yè)績(jī)，也會(huì)影響公司的業(yè)績(jī)。在這種情況下，要學(xué)會(huì)恰當(dāng)?shù)鼐芙^，這是時(shí)間管理中的擺脫變化和糾纏的一種很有效的方法。但是拒絕自己的上級(jí)要講究技巧，不宜直截了當(dāng)，而要委婉，用讓上級(jí)覺得確實(shí)是合理的理由來拒絕這個(gè)新增派的任務(wù)。在絕大多數(shù)的情況下，上級(jí)是會(huì)有其它的安排來解決這個(gè)問題的。

2．授權(quán)的目標(biāo)和角色在時(shí)間管理上，授權(quán)是一個(gè)重要的要素。作為一個(gè)主管或一個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，得到一個(gè)任務(wù)后一定要把它分出去，讓最擅長(zhǎng)的人來負(fù)責(zé)項(xiàng)目?jī)?nèi)的一部分。另外一個(gè)重要的要素是工作目標(biāo)。在進(jìn)行時(shí)間管理時(shí)，一定要注意工作目標(biāo)，務(wù)必不要偏離這個(gè)目標(biāo)，否則一旦偏離了目標(biāo)，也就失去了重點(diǎn)。同時(shí)，還要注意自己“扮演”的角色，在整個(gè)項(xiàng)目里面自己“扮演”的是一個(gè)什么樣的角色呢？很顯然，一個(gè)普通員工和一個(gè)主管的工作任務(wù)勢(shì)必是不一樣的。能注意自己的角色就能更好地認(rèn)清自己的工作任務(wù)，也相應(yīng)地就能更好地管理自己的時(shí)間。

【自檢】經(jīng)理要給小李另外加派新的任務(wù)，此時(shí)小李覺得自己早已經(jīng)是滿負(fù)荷地工作了，確實(shí)不能夠再接受任何別的新任務(wù)了。他對(duì)經(jīng)理的委派有兩種回答：Ａ對(duì)不起，經(jīng)理，這事兒我不能干，我原本已經(jīng)很忙了，你再給我加派新任務(wù)，我肯定就干不好了。Ｂ經(jīng)理，我可以接受這個(gè)任務(wù)，但我要求把我原來的工作完成的期限也務(wù)必相應(yīng)地延長(zhǎng)，以確保我能完成這個(gè)新增派的任務(wù)。你覺得哪種回答更合適呢？為什么？___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案1－1

【本講小結(jié)】在日常工作中，很多人常常對(duì)于自己工作時(shí)間的應(yīng)用不滿意，感覺浪費(fèi)了不少寶貴的時(shí)間。時(shí)間是可以管理的，時(shí)間管理理論的基本理念是首先管理好自己，其目標(biāo)是抓住重點(diǎn)，把時(shí)間有重點(diǎn)地主要運(yùn)用在重點(diǎn)的工作上?？凭S的時(shí)間管理理論把工作分為：重要但不緊急、緊急但不重要、既緊急也重要、既不重要又不緊急等四個(gè)“象限”