秘書檔案管理實務

什么是檔案？請測試一下你對檔案的了解程度。1〔A〕可以稱之為史前時期的檔案。A結(jié)繩、刻鍥b甲骨文檔案c陶文檔案2〔C〕是迄今我國大量發(fā)現(xiàn)的最早的較為系統(tǒng)的文字和古代檔案。A陶文檔案b簡牘檔案c甲骨文檔案3金文檔案可分為〔A〕和金石檔案。A石刻檔案b甲骨文檔案c陶文檔案4〔B〕和簡牘檔案幾乎是同時產(chǎn)生的。A紙質(zhì)檔案b縑帛檔案c陶文檔案5、商周時期產(chǎn)生了一種刻在龜甲獸骨上的檔案叫〔A〕A甲骨文檔案b石刻檔案c陶文檔案6我國對文書、檔案最早的稱呼，按現(xiàn)有資料，叫〔A〕A典、冊b簡牘c簡書7“檔案〞一詞最初見于〔A〕A清代b宋代c明代8在周代檔案有叫〔B〕A典b中c冊9檔案最根本屬性〔A〕A原始記錄性b信息屬性c知識屬性10檔案具有憑證價值和〔A〕價值。A參考b研究c借鑒判斷題：1檔案是人類出現(xiàn)時就同時產(chǎn)生的一種現(xiàn)象和物質(zhì)實體?！病?圖書、報刊、資料是檔案〔〕3所有文件都可以轉(zhuǎn)化為檔案?！病?檔案是文件的根底，文件是檔案的精華?！病?檔案是根據(jù)需要編寫、收集、復制的二手或三手材料?！病撑袛囝}：1檔案是人類社會開展到一定階段才產(chǎn)生的文明產(chǎn)物。2圖書、報刊、資料不是檔案。3文件轉(zhuǎn)化為檔案必須要滿足幾個條件。4文件是檔案的根底，檔案是文件的精華。5檔案是當時、當?shù)匦纬傻脑嘉募堑谝皇植牧?。檔案起源的兩種觀點：1、文字說：檔案和文字同時產(chǎn)生，當人們第一次用文字來記錄和交流信息時，檔案也就出現(xiàn)了。2、國家說：檔案起源于國家之后。當國家第一次用以進行階級統(tǒng)治和國家管理的文件被有意識地保存起來時，檔案就出現(xiàn)了。檔案定義：“檔〞字在《康熙字典》里解釋為“橫木框檔〞即木架框格的意思。“案〞字在《說文解釋》里解釋為“幾屬〞，就是像小桌子一類的桌幾。連用就是存如檔架的文案和案卷。檔案是處理完畢的、具有參考價值的、集中保存起來的歷史記錄。檔案形式：陶文檔案甲骨文檔案金石檔案簡牘檔案縑帛檔案紙質(zhì)檔案現(xiàn)代載體檔案迄今發(fā)現(xiàn)的最早的檔案：甲骨文檔案。1899年河南安陽小屯村。最早的檔案文件匯編：《尚書》匯編堯舜秦穆公的古代檔案文件。你知道嗎？《中華人民共和國檔案法》1987年9月5日通過。1988年1月1日起施行。它是我國有史以來由國家最高權(quán)利機關(guān)制定并公布的第一部檔案法。檔案的最大特點：原始記錄性?！矃^(qū)分檔案和文件的原那么〕文件檔案檔案室：各機關(guān)單位統(tǒng)一保存本單位、本機關(guān)檔案的內(nèi)部機構(gòu)。檔案館：國家的科學文化事業(yè)機構(gòu)永久保管檔案的基地。檔案的作用：1參考作用2工具作用3教育作用例一：記錄片《鄧小平》第一集鄧小平的留學經(jīng)歷在法國國家檔案館查到的。“戎馬生涯〞太行山抗戰(zhàn)的是山西檔案館拍的。意大利女記者采訪鄧小平的錄音是外交部檔案館提供的。例二：1949年國民黨在大陸潰敗撤退前夕，奉蔣介石的命令秘書等將蔣介石的個人資料、國民黨的黨政軍各部門重要檔案予以收集整理后空運去臺灣，分批貯藏稱“大溪檔案〞。例三：1942年1月27日，國民黨中央銀行將各機關(guān)委托保管的重要檔案資料，以及中央銀行自己的重要檔案1317箱裝上工聯(lián)公司的“太平〞輪運往臺灣。當天夜里“太平〞輪駛至舟山洋面與臺灣迎面駛來的輪船互撞漂浮。全部重要檔案沉入海里。國民黨行政院、財政部、交通部聽到這一消息大為震驚。

第一步：檔案的收集：測試一下你了解多少？1文書、檔案的最根本單位是〔〕。A文件b案卷c全宗2文書立卷工作應該有哪個部門完成？A文書部門b檔案部門c文書部門主要負責，檔案部門協(xié)助指導。3好的立卷方法要滿足兩個根本要求：一是〔〕，二是便于保管和利用。A便于檢索b方便查閱c保持文件之間的聯(lián)系4按〔〕特征組卷，是將同一事件、人物、問題、工作性質(zhì)的文件組合在一起。A名稱b作者c問題5按〔〕特征組卷，是雙方相互往復的文件。A作者b通訊者c名稱6“海爾公司2005年各季度銷售情況的統(tǒng)計表〞是結(jié)合哪幾個特征組卷？A作者+時間+名稱b作者+時間+問題c作者+時間+問題+名稱7短期保存的期限是〔〕年，長期保存的期限是〔〕年。A15年以內(nèi)，16—50年b3年以內(nèi)，4—15年c10年以內(nèi)，11—30年8未生效文件要不要歸檔保存？A要b不要c視情況而定。9一個案卷頁數(shù)最好在〔〕頁。A100b200c300

第一步：檔案的收集：測試一下你了解多少？1文書、檔案的最根本單位是〔B〕。A文件b案卷c全宗2文書立卷工作應該有哪個部門完成？(C)A文書部門b檔案部門c文書部門主要負責，檔案部門協(xié)助指導。3好的立卷方法要滿足兩個根本要求：一是〔C〕，二是便于保管和利用。A便于檢索b方便查閱c保持文件之間的聯(lián)系4按〔C〕特征組卷，是將同一事件、人物、問題、工作性質(zhì)的文件組合在一起。A名稱b作者c問題5按〔B〕特征組卷，是雙方相互往復的文件。A作者b通訊者c名稱6“海爾公司2005年各季度銷售情況的統(tǒng)計表〞是結(jié)合哪幾個特征組卷？(C)A作者+時間+名稱b作者+時間+問題c作者+時間+問題+名稱7短期保存的期限是〔A〕年，長期保存的期限是〔〕年。A15年以內(nèi)，16—50年b3年以內(nèi)，4—15年c10年以內(nèi)，11—30年8未生效文件要不要歸檔保存？A要b不要c視情況而定。B9一個案卷頁數(shù)最好在〔B〕頁。A100b200c300張陽和李明都在公司做檔案保管員，兩人雖說職業(yè)相同，境遇卻有很大的不同。這到底是怎么回事呢？事情是這樣的：張陽和李明兩人平時工作都很用心，所不同的是張陽是剛接觸這項工作，業(yè)務上很不熟練。雖說她平時也是勤勤懇懇，收集的檔案滿箱滿柜，可是上司幾次要求調(diào)檔查閱幾份重要文件，她都沒有找到，有一次還差點誤了大事情，上司狠狠地批評了她一頓。而李明就不同了，她收集的檔案從數(shù)量上講，比張陽的還多，但同事或上司找什么文件，她很快就能找到，上司對她的工作很滿意，準備提拔她做部門主管。注意：收集工作不是將文件攏攏堆，而是將散亂在部門、個人手中的檔案集中到檔案室，實行統(tǒng)一管理，“怎么收〞會造成結(jié)果的大相徑庭。檔案收集包括立卷、歸檔。

20世紀50年代，援華的前蘇聯(lián)水利專家：“中國的河口是世界上最多的，掌握河口的資料是世界上最少的。橋梁專家茅以升在20世紀30年代設(shè)計建造錢塘江大橋時，特別重視收集工作，拍攝了一部電影片，記錄下所有特殊工程部位的全部細節(jié)。立卷：將公司辦理完畢的文件材料中有價值局部，按照其聯(lián)系和規(guī)律，組成案卷。案卷：文書檔案的根本保管單位是案卷，而不是單份的文件。好的立卷方法要滿足兩個要求：1保持文件之間的聯(lián)系。2便于保管和利用。立卷的方法：1、按問題特征立卷：如宣傳工作的文件資料、購置某設(shè)備的文件資料、評定工資問題的文件資料、撤消某人職務的文件資料。

2、按時間特征立卷：如某公司2005年上半年生產(chǎn)情況統(tǒng)計表。

3、按名稱特征立卷：如某公司會議記錄文件材料。

4、按作者特征立卷：同一作者的文件放在一起《巴金文選》

5、按地區(qū)特征立卷：同一地區(qū)的文件集中。

6、按通訊者特征立卷：本單位與某單位之間雙方形成的來往文書。也可以靈活運用其中幾個特征來組卷。如《某公司2004年各季度銷售情況的統(tǒng)計表》同時用作者、時間、問題〔銷售情況〕、名稱〔統(tǒng)計〕四個特征。小艾在一家重型機械廠做秘書，平時主要負責公文寫作和檔案管理工作。他工作有個特點，能拖的事情怎么也要拖一拖，不是逼急了，他是不會去做的。他有句口頭禪“到時候再說吧〞，他經(jīng)常拿這句話來搪塞。小艾平時總將辦理完畢的文件和其他業(yè)務部門送來的重要資料隨手放在抽屜里，時間一久，抽屜、柜子都被塞滿了。平時哪個同事假設(shè)是來找什么資料，小艾總是滿屋子亂翻一通，十有八九找不著，同事對他頗有微詞。很快到了廠里對檔案例行檢查的時間，這下小艾急了，連著加了好幾個夜班，可惜的是他平時的工作太粗糙了，那么多文件也不是幾天就能整理得完的。更糟糕的是，他發(fā)現(xiàn)很多重要的文件“不翼而飛〞了。可想而知，檢查的結(jié)果很不妙，自打那以后，熟悉小艾的人發(fā)現(xiàn)他不再說那句“到時候再說吧〞的口頭禪了。歸檔：文書部門或業(yè)務部門將文件整理立卷后，按照規(guī)定的時間移交給檔案室集中保管。匈牙利布達佩斯市市長說：“檔案是城市的記憶，檔案的提供利用為城市建設(shè)解決了很大問題。〞所以誰擁有過去，誰就擁有現(xiàn)在。

1987年7月，林彪、江青案件的檔案全部移交中央檔案館。這批檔案共計6000余卷，錄音帶1000余卷，整理工作用了一年半時間。歸檔范圍：是一個單位形成的全部文件中哪些需要歸檔，哪些不需要歸檔。但凡經(jīng)過辦理完畢的，具有查考利用價值的收發(fā)文件、電報、會議文件、內(nèi)部文件、記錄、會議記錄、本單位編印的出版物原稿、圖表、有照顧片等文件和資料。不需要立卷歸檔的文件材料：重份文件；無查考利用價值的文件；不需要辦理的文件；未經(jīng)領(lǐng)導審批未生效的文件；一般文件的歷次修改稿。歸檔時間：一般在第二年上半年向檔案室移交。案卷的整理：調(diào)整立卷、擬寫案卷標題、卷內(nèi)文件的排列、編號、填寫卷內(nèi)目錄與備考表、填寫案卷封皮與裝訂。調(diào)整立卷：1、檢查文件是否齊全完整，有無遺漏的文件。2、檢查卷內(nèi)文件的聯(lián)系：立卷特征是否統(tǒng)一。

3、檢查卷內(nèi)文件數(shù)量，太多分卷，太少組卷。填寫案卷封皮：機構(gòu)名稱、案卷標題、卷內(nèi)文件張數(shù)、年月日。

裝訂：使用麻繩，勒緊結(jié)牢認識一個新朋友全宗：一個獨立機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在社會活動中形成的檔案有機整體：全宗案卷文件測試一下現(xiàn)有水平：1一個立檔單位可以形成幾個全宗？A一個b兩個c多個()2全宗是〔〕的文件集合體。A同一地區(qū)b同一時期c同一來源3按文件的載體，可以把檔案分為〔〕A報表、帳簿、憑證等B聲像、電子、紙質(zhì)檔案等c卷片、平片、開本等。4按年度分類法分類，跨年度的總結(jié)應歸入哪一年度？A開始年度b最后年度c都可以5〔〕就是案卷排列的順序號，是檔案管理中最常見的代號。A全宗號B案卷號c案卷順序號。測試一下現(xiàn)有水平：1一個立檔單位可以形成幾個全宗？A一個b兩個c多個(A)2全宗是〔C〕的文件集合體。A同一地區(qū)b同一時期c同一來源3按文件的載體，可以把檔案分為〔B〕A報表、帳簿、憑證等B聲像、電子、紙質(zhì)檔案等c卷片、平片、開本等。4按年度分類法分類，跨年度的總結(jié)應歸入哪一年度？BA開始年度b最后年度c都可以5〔B〕就是案卷排列的順序號，是檔案管理中最常見的代號。A全宗號B案卷號c案卷順序號。檔案的保管工作：測試一下吧，你了解多少？1檔案的壽命長短與檔案〔〕工作有直接關(guān)系。A整理b保管c收集2檔案損毀的原因有兩方面：一是自然損毀；二是〔〕A人為損毀b直接損毀c偶然損毀3檔案庫房建筑應遵循〔〕、經(jīng)濟和美觀的原那么A大方B高大c適用4下面哪一項屬于檔案自然損毀的內(nèi)因？A文件制成材料的變化b不適宜的溫濕度c機械磨損5下面哪一項屬于檔案自然損毀的外因？A文件制成材料的變化b不適宜的溫濕度c管理不善6檔案庫房的“八防〞措施有防火、防水〔〕〔〕〔〕、防光、防塵和防盜。A防潮、防霉、防蟲b防霉、防有害氣體、防蟲c防霉、防有害氣體、防潮7庫房較為適宜的溫度為〔〕，相對濕度為〔〕。A8~14，35%~50%b14~20，50%~65%c20~26，65%~70%8庫房里可以用日光燈作照明嗎？A可以b不可以c無特殊規(guī)定9庫房里放〔〕可以降濕。A硅膠b濕草墊c麻繩檔案的保管工作：測試一下吧，你了解多少？1檔案的壽命長短與檔案〔B〕工作有直接關(guān)系。A整理b保管c收集2檔案損毀的原因有兩方面：一是自然損毀；二是〔A〕A人為損毀b直接損毀c偶然損毀3檔案庫房建筑應遵循〔C〕、經(jīng)濟和美觀的原那么A大方B高大c適用4下面哪一項屬于檔案自然損毀的內(nèi)因？AA文件制成材料的變化b不適宜的溫濕度c機械磨損5下面哪一項屬于檔案自然損毀的外因？BA文件制成材料的變化b不適宜的溫濕度c管理不善6檔案庫房的“八防〞措施有防火、防水〔A〕、防光、防塵和防盜。A防潮、防霉、防蟲b防霉、防有害氣體、防蟲c防霉、防有害氣體、防潮7庫房較為適宜的溫度為〔B〕，相對濕度為〔〕。A8~14，35%~50%b14~20，50%~65%c20~26，65%~70%8庫房里可以用日光燈作照明嗎？A可以b不可以c無特殊規(guī)定B9庫房里放〔A〕可以降濕。A硅膠b濕草墊c麻繩你知道嗎？紅軍長征途中，毛主席將行裝減少到只剩下一條軍毯，卻將兩箱檔案文件隨身保管。西周時期王朝的重要檔案要珍藏“天府〞“盟府〞，這是當時最好的建筑和神圣之地。

1989年12月31日凌晨，河北省一縣級法院一棟辦公樓發(fā)生火災，內(nèi)存的刑事案卷、民事案卷、經(jīng)濟案卷共18315卷檔案，除百余卷搶救出來，其余全部隨辦公樓燒毀。檔案保管的三個主要任務：1、防止檔案的損毀。2、延長檔案的壽命。3、維護檔案的平安檔案損毀的人為因素：1、由于政治、經(jīng)濟等原因，對某些檔案進行有方案、有意識的破壞。2、由于檔案工作人員或接觸檔案的有關(guān)人員麻痹大意疏忽職守造成檔案喪失、損毀或紊亂。3、檔案的利用難以防止地加速檔案的老化和磨損。檔案損毀的自然因素：文件的制成材料如磁帶、光盤、墨水等，不適宜的濕度、溫度、光線、灰塵、蟲、鼠、水、火以及機械磨損等因素。檔案庫房：1適用：防火、防水、防霉、防潮、防蟲、防光、防盜、防塵等防火：有滅火器材，報警器，自動滅火裝置。防水：庫房所處地勢不能過低，庫房內(nèi)及附近不能有水源。防潮；適宜的溫度是14~20之間。適宜的濕度是50%~65%之間?？捎脪鞚窦啿家栽黾訚穸取７派?、硅膠等適當降濕。防霉、防蟲：放置防霉、防蟲藥品。防光：盡可能全封閉。防塵：定期清掃，保持清潔。防盜：隨時鎖門，安裝報警裝置。2經(jīng)濟節(jié)約經(jīng)費開支3美觀：充滿文化氣氛。檔案柜：文件柜分直式、橫式。每個抽屜要貼標簽，以指示其中的內(nèi)容。每個文件夾所存放的文件最多不超過50份。每個檔案柜都要上鎖。例：某機械廠技術(shù)員正研制新型的裝載機，秘書王某利用工作之便，乘檔案員將鑰匙放在桌上不備之時，將鑰匙壓在事先準備好的膠泥上，并成功配制鑰匙，當天夜里，秘書將檔案室門翻開，盜出了新型裝載機圖紙，以2萬元價格將圖紙賣給外地一家機械廠，由于廠里沒及時發(fā)現(xiàn)，當他們還在研制時，外地廠家已投入生產(chǎn)，該廠產(chǎn)品一上市就全部滯銷，經(jīng)濟損失沉重。檔案柜編號：架號：自門口起從左右編欄號：每個架子的欄從左右編格號：每欄的格號從上下編檔案的鑒定：鑒別和判定檔案的價值。有價值的妥善保管，確定保管期限，期滿后復審再鑒定。無價值的檔案，按規(guī)定銷毀。

20世紀80年代，中國第二歷史檔案館為新進館的一批年輕人組織培訓，老師在講授檔案分類時形象地說：“其實呀，整理檔案就像整理家里的碗櫥一樣，容易！油瓶歸油瓶放一檔，碗與碗歸一格，大碗與大碗摞在一起，小碗與小碗疊一快……控制檔案的使用：檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上。檔案不許擅自帶離規(guī)定的使用場所。確定檔案的使用權(quán)限。要求上司規(guī)定，誰可以接觸紙制檔案。只有檔案保管人員才可以進到檔案室去取資料。不同的利用者未經(jīng)允許不準私自交換閱覽各自所利用的檔案。未經(jīng)允許不準使用者擅自拍照、抄錄、復印。建立健全的借閱制度。日期材料名稱借出日期歸還日期轉(zhuǎn)借人備注檔案的檢索：檔案工作不是為了藏，它的最終目的是“用〞，檔案檢索就是在“藏〞與“用〞之間架起一座橋梁，將兩者聯(lián)系起來。測試一下：1檔案檢索工具有兩個根本功能：一是存貯；二是〔〕a登記b查找c統(tǒng)計2〔〕是將檔案中的各種事物名稱、檔號或存址按照一定的原那么和方法排列起來的檢索工具：a指南b目錄c索引3檔案提供利用的主要方式是〔〕。A制發(fā)檔案證明b閱覽室閱覽c外借4照片、影片、錄象帶當檔案原件可否外借？A可以b不可以c視情況而定檔案的檢索：檔案工作不是為了藏，它的最終目的是“用〞，檔案檢索就是在“藏〞與“用〞之間架起一座橋梁，將兩者聯(lián)系起來。測試一下：1檔案檢索工具有兩個根本功能：一是存貯；二是〔B〕a登記b查找c統(tǒng)計2〔C〕是將檔案中的各種事物名稱、檔號或存址按照一定的原那么和方法排列起來的檢索工具：a指南b目錄c索引3檔案提供利用的主要方式是〔B〕。A制發(fā)檔案證明b閱覽室閱覽c外借4照片、影片、錄象帶當檔案原件可否外借？A可以b不可以c視情況而定B例一：在1955~1978年22年時間，日本支付了150億美圓引進國外技術(shù)設(shè)備，卻支出了500億美圓用于檔案信息的分析、研究、吸收工作，從而日本經(jīng)濟騰飛縮短了10年的時間，并降低了3倍的代價。例二：文檔管技125檔案檢索的兩大功能：1、存貯：集中檔案信息。2、查找：找出所需檔案材料。檔案檢索的步驟：明確查找范圍選擇檢索工具檢索檔案檢索工具：按編制方法：1目錄2索引〔名稱、檔號，存址〕3指南〔表達式介紹檔案情況〕按載體分：1書本式2卡片式3縮微式檔案的利用：1閱覽室閱讀2外借：要經(jīng)過審批，控制數(shù)量，按時收回。

3制作復印件。檔案復制本分為：副本、摘錄副本，反映檔案原件的所有組成局部。摘錄：只選取文件的某些局部。4檔案展覽5檔案咨詢：向利用者提供檔案、檔案專業(yè)知識和檔案檢索途徑。電子檔案：測試一下：1〔〕檔案的信息與載體是脫離的。A紙制b電子c縮微2下面哪一項不是電子文件的優(yōu)點？A存貯量大b多種表現(xiàn)形式c信息平安系數(shù)高。3下面哪一項不是電子文件的缺點？A非直讀性b拷貝時易出現(xiàn)清晰度下降、信息喪失等問題c載體不穩(wěn)定。4電子檔案管理工作分為兩方面內(nèi)容，一是載體的物理保護二是〔〕A檔案信息平安維護b載體的化學保護c載體修復工作。5電子檔案的利用可分為三種方法：一是提供載體拷貝；二是〔〕；三是直接通過電腦提供利用。A網(wǎng)絡(luò)傳輸b提供原件c提供打印件。電子檔案：測試一下：1〔B〕檔案的信息與載體是脫離的。A紙制b電子c縮微2下面哪一項不是電子文件的優(yōu)點？A存貯量大b多種表現(xiàn)形式c信息平安系數(shù)高。C3下面哪一項不是電子文件的缺點？BA非直讀性b拷貝時易出現(xiàn)清晰度下降、信息喪失等問題c載體不穩(wěn)定。4電子檔案管理工作分為兩方面內(nèi)容，一是載體的物理保護二是〔A〕A檔案信息平安維護b載體的化學保護c載體修復工作。5電子檔案的利用可分為三種方法：一是提供載體拷貝；二是〔A〕；三是直接通過電腦提供利用。A網(wǎng)絡(luò)傳輸b提供原件c提供打印件。電子檔案與紙制檔案的不同：存貯量的變化：一張光盤3·4億個字。信息獨立性：可以通過網(wǎng)絡(luò)在線等形式獲取檔案信息，而不必同時獲取檔案載體，可將其復制假設(shè)干份，確保檔案信息的平安。電子檔案的優(yōu)點：操作方便：增、刪、改都方便。傳遞快捷，實現(xiàn)資源共享

存貯空間小具有多種表現(xiàn)形式：文字、圖形、聲音、影響、影象。使檔案比紙制檔案更加全面、形象、生動。復制時不容易喪失信息。電子檔案的缺點：

對設(shè)備的依賴：設(shè)備發(fā)生故障，系統(tǒng)癱瘓，文件讀不出來。電子文件加密后，不解密就無法識別。信息不平安性：黑客攻擊，病毒入侵都有可能破壞電子文件信息。

使用技術(shù)與載體的不穩(wěn)定性：技術(shù)和設(shè)備在飛速更新，使用戶難以及時了解和掌握。聲像檔案：錄音、錄象檔案、照片檔案。測試一下：1錄音、錄象檔案以音樂、語言和形象傳播文化和知識，表達了它什么特點？A存貯性b真實性c直感性2錄音、錄象檔案如果接近超過〔〕奧斯特的磁場，信息就有可能喪失。A50b60c703磁帶應每隔〔〕月就要重繞一次A4~10b6~12c8~124照片檔案由底片、照片和〔〕構(gòu)成A底片袋b照片簿冊c文字說明5文字說明編寫的六個要素包括事由、時間、地點、人物、背景和〔〕A攝影者b拍攝過程c拍攝對象6下面哪種做法是正確的？A多張照片用盒子或袋子裝在一起b照片簿冊立放c卷片壓摞疊放7將彩色照片處理成〔〕照片，有利于長期保存。A反轉(zhuǎn)b黑白