任務(wù)2.2 數(shù)據(jù)的可視化-各地區(qū)銷售統(tǒng)計(jì)圖表

辦公自動(dòng)化實(shí)用教程（第三版）經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社任務(wù)2.2數(shù)據(jù)的可視化——各地區(qū)銷售統(tǒng)計(jì)圖表

《辦公自動(dòng)化實(shí)用教程》（第三版）主編：石朝暉劉文娟學(xué)習(xí)目標(biāo)認(rèn)識(shí)Excel2016圖表掌握創(chuàng)建和編輯圖表的方法和技巧掌握美化圖表的方法和技巧任務(wù)引入某公司要考察分析各個(gè)地區(qū)銷售各種產(chǎn)品的情況，銷售人員匯總出了相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，需要在匯報(bào)工作時(shí)，將其用圖表的形式展示給與會(huì)者。相對(duì)于枯燥抽象的數(shù)據(jù)，使用簡(jiǎn)潔而直觀的圖表形式，更能夠方便聽眾快速、方便地把握數(shù)據(jù)。利用Excel2016的圖表功能，就可以輕松地實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。任務(wù)分析Excel中的圖表是指將工作表中的數(shù)據(jù)用圖形表示出來，例如：將某產(chǎn)品在各地區(qū)的銷售數(shù)量用柱形圖顯示出來。圖表可以使數(shù)據(jù)更加有趣、吸引人、易于閱讀和評(píng)價(jià)，也可以幫助我們分析和比較數(shù)據(jù)。建立了圖表后，可以通過增加圖表標(biāo)簽，如圖表標(biāo)題、坐標(biāo)軸標(biāo)題、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)簽等來強(qiáng)調(diào)信息，大多數(shù)圖表標(biāo)簽可以被移動(dòng)或調(diào)整大小，其內(nèi)容也可以被格式化?？紤]到美觀，還需要對(duì)Excel中的圖表進(jìn)行編輯、美化，具體工作如下：設(shè)置圖表標(biāo)簽選項(xiàng)在圖表中添加系列調(diào)整圖表的大小和位置使用圖案填充圖表背景墻使用純色填充圖表基底使用漸變色填充繪圖區(qū)使用圖片填充圖表區(qū)任務(wù)效果圖：任務(wù)實(shí)施一、認(rèn)識(shí)Excel2016圖表我們生活的這個(gè)世界是豐富多彩的，幾乎所有的知識(shí)都來自于視覺。也許無法記住一連串的數(shù)字，以及它們之間的關(guān)系和趨勢(shì)，但是可以很輕松地記住一幅圖畫或者一個(gè)曲線。因此，使用圖表會(huì)使Excel編制的工作表更易于理解和交流。1.Excel2016圖表類型Excel2016具有豐富的圖表功能，在“插入”功能區(qū)中“圖表”組中單擊“查看所有的圖表”命令，彈出“插入圖表”對(duì)話框，包括“推薦的圖表”和“所有圖表”兩部分，提供了15種圖表類型。其中，除了柱形圖、折線圖、餅圖等常見圖表類型之外，在“組合”圖表類型中，還為用戶提供了幾種便捷的組合圖，大大減少了制作圖表時(shí)花費(fèi)的精力，不過，創(chuàng)建圖表時(shí)盡量“簡(jiǎn)化”——形式越復(fù)雜，傳遞信息效果就越差，使用復(fù)雜圖表的結(jié)果就是：有些時(shí)候你不得不給觀眾解釋這個(gè)圖表要怎么閱讀。下面介紹其中幾種常用的圖表，95%的數(shù)據(jù)都可以用這些圖表來表達(dá)，只有極少數(shù)才會(huì)用到那些不常用的圖表類型。柱形圖柱形圖是最常見的圖表之一，在柱形圖中，每個(gè)數(shù)據(jù)都顯示為一個(gè)垂直的柱體，而柱體的高度則對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)的值。柱形圖經(jīng)常用來比較不同項(xiàng)目之間的差別，例如圖2.3所示圖表中可以清楚地看出，北京和上海地區(qū)的貨運(yùn)量遠(yuǎn)高于其他地區(qū)。柱形圖除了項(xiàng)目的比較，柱形圖還可以用于比較某個(gè)項(xiàng)目在不同時(shí)間的值，從1月份到12月份，某品牌電器專柜的銷售額每個(gè)月都在增長(zhǎng)。柱形圖柱形圖還有另一種用法：表達(dá)事物的分布規(guī)律，如圖2.5所示，某品牌手機(jī)產(chǎn)品的用戶中，10~29歲之間的用戶最多。條形圖把柱形圖順時(shí)針旋轉(zhuǎn)90o就成為一個(gè)條形圖，在這種圖表中，每個(gè)數(shù)據(jù)都顯示為一個(gè)條形，其長(zhǎng)度則對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)的值。在用來比較數(shù)據(jù)之間的差異時(shí)，條形圖甚至比柱形圖更好用，尤其是當(dāng)項(xiàng)目的名稱比較長(zhǎng)時(shí)，柱形圖橫坐標(biāo)軸上沒有足夠的空間可以寫名稱，只能排成兩行或者傾斜放置，而條形圖卻有足夠空間可以利用，通過圖2.6和圖2.7所示圖表可以清楚地看出這種差別。需要注意的是，條形圖并不適合用來表達(dá)與時(shí)間變化相關(guān)的數(shù)據(jù)，因?yàn)榇蠖鄶?shù)讀者都習(xí)慣于時(shí)間的圖表是從左到右變化，而不是從上到下。條形圖把柱形圖順時(shí)針旋轉(zhuǎn)90o就成為一個(gè)條形圖，在這種圖表中，每個(gè)數(shù)據(jù)都顯示為一個(gè)條形，其長(zhǎng)度則對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)的值。在用來比較數(shù)據(jù)之間的差異時(shí)，條形圖甚至比柱形圖更好用，尤其是當(dāng)項(xiàng)目的名稱比較長(zhǎng)時(shí)，柱形圖橫坐標(biāo)軸上沒有足夠的空間可以寫名稱，只能排成兩行或者傾斜放置，而條形圖卻有足夠空間可以利用，通過圖2.6和圖2.7所示圖表可以清楚地看出這種差別。需要注意的是，條形圖并不適合用來表達(dá)與時(shí)間變化相關(guān)的數(shù)據(jù)，因?yàn)榇蠖鄶?shù)讀者都習(xí)慣于時(shí)間的圖表是從左到右變化，而不是從上到下。餅圖餅圖適合表達(dá)各個(gè)成分在整體中所占的比例，如圖2.8所示，從圖表中可以清楚地看到手機(jī)銷售收入超過四分之三的收入。為了便于閱讀，餅圖包含的項(xiàng)目不應(yīng)太多，原則上不要超過5個(gè)扇區(qū)，否則圖表將變得難以閱讀。如果項(xiàng)目太多，可以嘗試把一些不重要的項(xiàng)目合并成“其他”，或者用條形圖來代替餅圖。散點(diǎn)圖散點(diǎn)圖通常用來表達(dá)兩個(gè)變量之間是否存在某種相關(guān)聯(lián)系，如圖2.9所示，從圖表中可以看出，氣溫與羽絨服的銷量有著明顯的關(guān)系，氣溫較高的時(shí)候銷量明顯下降。散點(diǎn)圖不像柱形圖、餅圖那樣易于理解，使用這種圖表的時(shí)候，可能需要花一點(diǎn)時(shí)間告訴觀眾怎么閱讀這種圖表。散點(diǎn)圖的橫坐標(biāo)是一組變量的刻度，而縱坐標(biāo)則是另一組變量的刻度，數(shù)據(jù)點(diǎn)則分散排列在圖表中，如果變量之間存在明顯的相關(guān)性，數(shù)據(jù)點(diǎn)的排列會(huì)顯得相當(dāng)有序（散點(diǎn)的分布呈直線、曲線或者其他形狀）。折線圖折線圖通常用來表達(dá)數(shù)據(jù)隨時(shí)間變化的趨勢(shì)，在這種圖表中，橫坐標(biāo)是時(shí)間刻度，縱坐標(biāo)則是數(shù)值的大小刻度。如圖2.10所示，可以清楚地看到2012年某網(wǎng)站各月份平均在線用戶數(shù)量的變化。折線圖和柱形圖都可以表達(dá)隨時(shí)間變化的數(shù)據(jù)，很多時(shí)候，兩者可以互換使用，不過它們的側(cè)重點(diǎn)依然有所區(qū)別：柱形圖強(qiáng)調(diào)每個(gè)時(shí)間點(diǎn)的數(shù)值，而折線圖則強(qiáng)調(diào)變化的趨勢(shì)。面積圖可以看做是折線圖的一種變形，也可以把它看成是下面涂有顏色的折線圖，兩者在使用上并沒有太大的差異。圖表類型總結(jié)掌握以上這五種圖表，就足以應(yīng)付絕大多數(shù)場(chǎng)合的需求了。如果有興趣，還可以繼續(xù)研究其他的圖表，例如曲面圖、氣泡圖等，建議盡可能使用簡(jiǎn)單的圖表，這會(huì)讓表達(dá)更加簡(jiǎn)潔和清晰。2.圖表的組成元素圖表的組成元素主要包括：圖表標(biāo)題、圖表區(qū)、繪圖區(qū)、背景墻、圖例、坐標(biāo)軸、數(shù)據(jù)系列等。二、創(chuàng)建和編輯圖表完成了Excel表格數(shù)據(jù)的編輯之后，就可以創(chuàng)建圖表了。創(chuàng)建圖表的過程非常簡(jiǎn)單，只要在工作表中選擇要生成圖表的數(shù)據(jù)，然后通過幾個(gè)簡(jiǎn)單的步驟就可以完成。1.利用數(shù)據(jù)區(qū)域繪圖：自動(dòng)繪制圖表定位在數(shù)據(jù)報(bào)表中，單擊“插入”功能區(qū)“圖表”組中的“插入柱形圖或條形圖”命令按鈕，從彈出的下拉列表中選擇“二維柱形圖”中的第一種“簇狀柱形圖”類型，Excel2016即可自動(dòng)獲取圖表數(shù)據(jù)區(qū)域A1：F8，并創(chuàng)建一個(gè)柱形圖。2.為圖表添加新系列如果已經(jīng)繪制完畢圖表，但后來又增加了數(shù)據(jù)（例如：在G列增加“洗衣機(jī)”銷售數(shù)據(jù)），那么如何將新增的數(shù)據(jù)添加到圖表中呢？常用的方法有兩種——方法一，使用鼠標(biāo)擴(kuò)展數(shù)據(jù)區(qū)域。激活圖表，可以看到源數(shù)據(jù)區(qū)域被一個(gè)藍(lán)色的方框選中，鼠標(biāo)左鍵按住方框右下角的藍(lán)色小方塊向右側(cè)拖動(dòng)直至將新增G列數(shù)據(jù)選中，即可在圖表中新增一個(gè)數(shù)據(jù)系列“洗衣機(jī)”。方法二，選擇數(shù)據(jù)源。激活圖表，單擊“圖表工具”功能區(qū)“設(shè)計(jì)”組中的“選擇數(shù)據(jù)”命令，打開“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，在“圖表數(shù)據(jù)區(qū)域”框內(nèi)選擇A1：G8數(shù)據(jù)區(qū)域，然后單擊“確定”按鈕，即可實(shí)現(xiàn)圖表的更新。如果要將圖表中的某個(gè)數(shù)據(jù)系列刪除，最簡(jiǎn)單的方法是在圖表上選擇要?jiǎng)h除的數(shù)據(jù)系列，然后按下Delete鍵；也可以選擇圖表，打開“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，在此對(duì)話框中選擇要?jiǎng)h除的數(shù)據(jù)系列，再單擊對(duì)話框中的“刪除”按鈕?！拘√崾尽浚呵袚Q行和列在“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中，如果單擊“切換行和列”按鈕，圖表的水平軸和圖例會(huì)發(fā)生互換，顯示不同的數(shù)據(jù)表現(xiàn)效果。3.添加圖表元素默認(rèn)的柱形圖圖表包含縱坐標(biāo)軸、橫坐標(biāo)軸、圖例和圖表標(biāo)題等圖表元素?？梢酝ㄟ^“圖表工具”功能區(qū)“設(shè)計(jì)”組中的“添加圖表元素”選項(xiàng)命令添加、編輯和刪除。編輯圖表標(biāo)題在報(bào)告中的每個(gè)圖表都應(yīng)該有明確的主題，Excel2016圖表默認(rèn)創(chuàng)建了“圖表標(biāo)題”，可以對(duì)其進(jìn)行編輯和修改。選中圖表中的“圖表標(biāo)題”，然后根據(jù)圖表內(nèi)容輸入標(biāo)題文字“各地銷售統(tǒng)計(jì)分析”，添加橫坐標(biāo)標(biāo)題步驟一選中圖表，在“圖表工具”功能區(qū)“設(shè)計(jì)”組中，單擊“添加圖表元素”選項(xiàng)右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“軸標(biāo)題”二級(jí)下拉列表中的“主要橫坐標(biāo)軸”選項(xiàng)。在圖表水平軸下方會(huì)出現(xiàn)一個(gè)文本框，默認(rèn)文本為“坐標(biāo)軸標(biāo)題”，將其修改為“銷售區(qū)域”。步驟二將鼠標(biāo)移到坐標(biāo)軸標(biāo)題文本框的邊框上，鼠標(biāo)指針會(huì)變成十字箭頭，按下鼠標(biāo)拖動(dòng)文本框?qū)⑵湟苿?dòng)到合適的位置。輸入縱坐標(biāo)文字步驟一按照上面的方法，添加圖表元素“主要縱坐標(biāo)軸”，修改默認(rèn)的坐標(biāo)軸標(biāo)題為“銷售額”。步驟二默認(rèn)的縱坐標(biāo)軸標(biāo)題旋轉(zhuǎn)了90°方向，不方便閱讀，可以通過設(shè)置坐標(biāo)軸標(biāo)題格式來修改方向。右單擊縱坐標(biāo)軸標(biāo)題文本框“銷售額”，在彈出的下拉列表中選擇“設(shè)置坐標(biāo)軸標(biāo)題格式…”命令，打開“設(shè)置坐標(biāo)軸標(biāo)題格式”功能面板，在“標(biāo)題選項(xiàng)”選項(xiàng)中單擊第三個(gè)按鈕（“大小和屬性”），在彈出的界面中選擇對(duì)齊方式“文字方向”列表中的“豎排”，即可改變縱坐標(biāo)軸標(biāo)題的文字方向。添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽在數(shù)據(jù)報(bào)表中，華南地區(qū)的冰箱銷售量是最大的（1200），如果在柱形圖中添加數(shù)據(jù)點(diǎn)的標(biāo)注，會(huì)更吸引觀眾的注意。鼠標(biāo)左鍵連續(xù)兩次單擊柱形圖中“華南”數(shù)據(jù)系列中的“冰箱”柱形數(shù)據(jù)點(diǎn)——選擇該數(shù)據(jù)點(diǎn)，然后單擊圖表右側(cè)的“圖表元素”按鈕（），在彈出的下拉列表中勾選“數(shù)據(jù)標(biāo)簽”復(fù)選框，再單擊右側(cè)的三角按鈕，從彈出的二級(jí)列表中選擇“數(shù)據(jù)標(biāo)注”命令，則為“冰箱”數(shù)據(jù)點(diǎn)添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽。4.調(diào)整圖例位置在Excel2016中，柱形圖的圖例默認(rèn)位置是靠下居中，通過設(shè)置圖例格式的方法可以調(diào)整到其他位置。右單擊圖例，彈出“設(shè)置圖例格式”功能面板，單擊“圖例選項(xiàng)”選項(xiàng)下的第三個(gè)按鈕“圖例選項(xiàng)”，然后在彈出的下拉列表中選擇圖例位置為“靠右”，即可將圖例調(diào)整顯示在圖表區(qū)的右側(cè)。5.快速布局為了滿足用戶不同的需求，在Excel2016的“圖表工具”/“設(shè)計(jì)”功能區(qū)“圖表布局”組中，有一個(gè)能夠快速改變圖表布局的功能——“快速布局”，為每種類型的圖表都提供幾種預(yù)設(shè)的布局，應(yīng)用不同的布局方案時(shí)，圖表的標(biāo)題樣式、圖例說明、網(wǎng)格線、數(shù)據(jù)標(biāo)簽、坐標(biāo)軸樣式等元素都會(huì)發(fā)生變化。在設(shè)計(jì)圖表時(shí)，使用圖表布局可以節(jié)省時(shí)間，提高工作的效率，用戶可以選擇一個(gè)最接近自己想要的效果布局方案，然后再作一些小的調(diào)整，這樣比從零開始制作要有效率得多。例如，如果想將數(shù)據(jù)報(bào)表也顯示在圖表中，可以選擇其中的“布局5”類型。小提示：添加模擬運(yùn)算表除了利用“快速布局”功能在圖表區(qū)中顯示源數(shù)據(jù)，也可以單擊圖表右側(cè)的“圖表元素”按鈕，從下拉列表中勾選“數(shù)據(jù)表”復(fù)選框（默認(rèn)顯示圖例項(xiàng)標(biāo)示）。三、美化圖表1.應(yīng)用預(yù)設(shè)圖表樣式為了讓用戶能夠快速制作出美觀的圖表，Excel2016內(nèi)置了多套圖表樣式，用戶可以為自己的圖表自主選擇套用樣式。這里介紹兩種套用圖表樣式的方法：方法一，利用功能區(qū)選項(xiàng)命令。選中圖表，然后單擊“圖表工具”/“設(shè)計(jì)”功能區(qū)“圖表樣式”組右側(cè)下三角按鈕，從列表中單擊一種合適的樣式（例如：樣式3），即可為圖表套用該樣式。1.應(yīng)用預(yù)設(shè)圖表樣式方法二，利用“圖表樣式”按鈕。選擇圖表，單擊右側(cè)的“圖表樣式”按鈕（），在彈出的下拉列表中可以看到有多種內(nèi)置樣式，選擇一種合適的樣式（例如：樣式3）即可。2.設(shè)置圖表區(qū)背景默認(rèn)的圖表區(qū)背景為白色填充，如果想要改變圖表區(qū)背景，可以使用其他純色填充、漸變色填充、圖片或圖案填充等方式進(jìn)一步美化圖表。純色填充圖表區(qū)背景步驟一設(shè)置文本填充。右單擊圖表區(qū)，選擇“設(shè)置圖表區(qū)格式…”快捷菜單命令，打開“設(shè)置圖表區(qū)格式”功能面板，在“文本選項(xiàng)”選項(xiàng)組中選擇“純色填充”，顏色選擇“白色”。步驟二設(shè)置圖表填充。在“設(shè)置圖表區(qū)格式”功能面板中切換至“圖表選項(xiàng)”選項(xiàng)組，選擇“純色填充”，顏色選擇“白色”。純色填充圖表區(qū)背景步驟一設(shè)置文本填充。右單擊圖表區(qū)，選擇“設(shè)置圖表區(qū)格式…”快捷菜單命令，打開“設(shè)置圖表區(qū)格式”功能面板，在“文本選項(xiàng)”選項(xiàng)組中選擇“純色填充”，顏色選擇“白色”。步驟二設(shè)置圖表填充。在“設(shè)置圖表區(qū)格式”功能面板中切換至“圖表選項(xiàng)”選項(xiàng)組，選擇“純色填充”，顏色選擇“白色”。漸變色填充圖表區(qū)背景如果想為圖表區(qū)設(shè)置一種漸變色的填充效果，則可以在“圖表選項(xiàng)”功能面板中單擊“漸變填充”單選按鈕，然后選擇一種“預(yù)設(shè)漸變”效果，改變“漸變光圈”、“顏色”、“透明度”、“亮度”等設(shè)置，根據(jù)圖表區(qū)的預(yù)覽效果確定最終參數(shù)值。紋理填充圖表區(qū)背景如果在“圖表選項(xiàng)”功能面板“填充”組中單擊“圖片或紋理填充”單選按鈕，然后選擇一種紋理（例如“胡桃”），則可以為圖表區(qū)填充相應(yīng)的紋理背景效果。同樣，在上述“圖表選項(xiàng)”功能面板中，還可以選擇圖片、圖案等類型為圖表區(qū)設(shè)置各具特色的背景墻，Excel2016還提供了詳細(xì)的填充設(shè)置——例如：偏移量（水平和垂直）、透明度等參數(shù)，可以對(duì)圖表區(qū)進(jìn)行更為專業(yè)的修飾和美化。【小知識(shí)】：1.圖表篩選如果僅針對(duì)一部分地區(qū)或者一部分銷售種類進(jìn)行圖表展示時(shí)，可以通過“圖表篩選器”對(duì)圖表中的數(shù)據(jù)系列進(jìn)行篩選。選擇圖表，單擊其右側(cè)的“圖表篩選器”按鈕（），在彈出的列表中勾選需要展示的“系列”或“類別”，然后單擊“應(yīng)用”按鈕，即可得到與之相對(duì)應(yīng)的圖表。2.更改圖表類型創(chuàng)建圖表后，用戶隨時(shí)可以根據(jù)自己的需要更改圖表的類型，例如把柱形圖變成堆積柱形圖的操作方法如下：選擇圖表，單擊“圖表工具”/“設(shè)計(jì)”功能區(qū)“類型”組中的“更改圖表類型”選項(xiàng)命令，彈出“更改圖表類型”對(duì)話框，從中單擊選擇