公司體系文件管理制度

公司體系文件管理制度1.介紹公司體系文件是組織中的重要資源，對于組織的運作至關重要。文件分類、儲存、更新、維護、審查、授權等工作均涉及公司體系文件管理，因此，公司必須建立完整和完善的文件管理制度。公司體系文件管理制度主要涉及針對公司體系文件的處理、保護、儲存和維護，為了保證管理制度的有效實施，公司必須明確文件的涵義、應用背景、內(nèi)容、制作方式、管理程序、保密等方面。本制度規(guī)定了公司文檔管理工作的基本原則、管理流程和操作程序，為公司文件管理提供了批準、質(zhì)量保證、保密和合規(guī)性的保障。2.適用范圍本制度適用于公司相關部門和員工，包括頂層管理層，部門領導和員工，以確保公司所有相關文檔的采集、分類、歸檔、保存、使用和銷毀等管理流程和程序的規(guī)范性和合法性。3.文件的定義和分類3.1文件的定義文件是指以書面或電子形式記錄、證明和表達某事件、事項、情況、決策的信息載體，包括各類文書、文件、報告、協(xié)議、合同、公文、電子郵件、數(shù)據(jù)表格、圖像等。3.2文件的分類文件根據(jù)其具體屬性可以分為各種類型，包括：公司內(nèi)部文件：由公司內(nèi)部編制和使用的文件，包括會議記錄、項目進度報告、工作方案等。往來文件：公司與其他組織、客戶或合作伙伴往返的文件，包括合同、合作協(xié)議、函件、商務信函等。法定文件:法規(guī)文件、政策文件、合同協(xié)議等政府或其他法定機構公布的文件。其他文件：跨部門或者大規(guī)模項目使用的標準或相關規(guī)則等。文件管理部門根據(jù)公司各類文件的性質(zhì)和用途進行分類標志，建立與實施相應的管理制度和文件存檔方式。4.文件管理的原則科學性和合規(guī)性：對于新的公司文件，必須從文件的編寫、審查、批準、發(fā)布和保密等流程上，嚴格執(zhí)行公司制定的管理規(guī)范，確保文檔的科學性、合規(guī)性、合法性和真實性。安全性和保密性：公司文件必須有保密性，保證公司的財產(chǎn)安全和數(shù)據(jù)保密。具有機密性的文檔應妥善保管，可采用加密技術、人工控制等措施保證文檔的安全性和機密性。便捷性和完成性：公司文件管理制度應該保證文檔的便捷查找、方便使用。同時，必須保證所有的文檔資料都必須全，準確，完整，表述精確、合理，語言簡明、精煉?？蓪徲嬓院涂勺匪餍裕汗疚募墓芾磉^程必須經(jīng)過詳細記錄，可審計性和可追索性是管理效率的有效體現(xiàn)，同時，監(jiān)察和檢查部門可通過記錄體系了解公司文件不同階段的處理過程和結果。5.文件管理的程序公司文件的管理程序包括文檔的采集、審查、批準、發(fā)布、歸檔以及銷毀。對于所有的文件，應根據(jù)其性質(zhì)和存儲方式制定相對應的管理流程。5.1文件采集文件采集是指文件的編寫和導入過程，常采取以下方式：內(nèi)部文件采集：由公司內(nèi)部員工編制的文件，并按照公司規(guī)定的流程和標準，通過內(nèi)部郵件、會議記錄等方式提交給管理部門存檔。往來文件采集：公司通過郵件、傳真、平臺等工具接收來自合作伙伴、客戶、政府、事業(yè)單位等的信息，并按照公司的管理標準進行錄入和存檔。法定文件采集：公司會對政府或其他法定機構公布的一些中文或英文的政策法規(guī)文件進行翻譯、說明等工作，并按照公司的管理標準進行存檔。5.2文件審查文件審查是指對公司文檔進行規(guī)范、正確、有效、審美化、準確性檢查。文檔審查是文檔管理環(huán)節(jié)中最重要的一環(huán)，它是防止錯誤或不恰當?shù)男畔⒈挥涗浽诠疚募到y(tǒng)中的關鍵過程之一。審查應在文件編制之初，由負責審查的部門進行，內(nèi)容包括邏輯結構、表述清晰、事實準確、保密性、工藝和程序等方面的檢查。5.3文件批準主管領導和管理部門核實文件審查結果，對通過維護的文檔進行批準。針對不符合公司標準或并未經(jīng)過審查的文檔，需要反對、回復或重新處理。通過維護的文檔必須遵循公司標準進行存檔和使用。5.4文件發(fā)布已批準的文檔，按照公司標準進行發(fā)布。發(fā)布者應按照公司規(guī)定的流程提交文件，發(fā)布文件包括發(fā)放、上傳等主要的形式，應在內(nèi)部網(wǎng)絡平臺、參考書刊或公司內(nèi)部文檔庫中公布。5.5文件歸檔文件歸檔是指將公司文件進行分類、歸檔和儲存。所有文件必須根據(jù)其性質(zhì)和用途進行分類存儲，并標明編號、存檔日期和存放位置等相關信息。對于機密文件，必須采用鎖柜、加密等安全措施，嚴格保護文件的機密性和安全性。5.6文件銷毀已經(jīng)完成使用或已經(jīng)過期的文件須按公司規(guī)定進行銷毀處理。銷毀應記錄操作人員、銷毀時間和存放位置等信息，對于機密文件必須采取安全銷毀措施。6.文件管理的監(jiān)督和檢查公司定期在各部門開展文件管