業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化-工廠采購

業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化工廠采購工作目標(biāo)保證供給,優(yōu)化庫存優(yōu)化供給商資源降低采購本錢提高采購來料質(zhì)量提高部門工作效率工作職責(zé)部門編制〔定崗定位〕工作分配原那么〔1〕優(yōu)先一個(gè)供給商對(duì)應(yīng)一個(gè)采購工程師；一類物料對(duì)應(yīng)一個(gè)采購工程師〔2〕重點(diǎn)供給商、關(guān)鍵物料優(yōu)先骨干采購員負(fù)責(zé)主要工作職責(zé)訂單管理：及時(shí)、準(zhǔn)確和定期的完成SAP訂單制作、發(fā)出、核對(duì)、歸檔、刪除，并在SAP中確認(rèn)和更新訂單的交貨期,保證SAP訂單與實(shí)際訂單一致；FORCAST管理：及時(shí)并準(zhǔn)確地定期滾動(dòng)給出物料的采購預(yù)測(cè)〔即FORCAST〕；物料需求管理及時(shí)并準(zhǔn)確地反響到料信息及物料問題；根據(jù)生產(chǎn)方案合理安排到貨,保證每天生產(chǎn)正常進(jìn)行；關(guān)注生產(chǎn)動(dòng)態(tài)，不斷優(yōu)化庫存控制；參與工程各階段的評(píng)審工作;供給商考核1.參與供給商的評(píng)估工作，參與供給商配額協(xié)議的建議工作，不斷優(yōu)化供給商資源；2.掌握各自負(fù)責(zé)物料的供給情況〔如供給資源，產(chǎn)能，采購周期)和供給環(huán)境，定期同供給商交流；定期更新供給商到貨方案和優(yōu)化交貨期管理；不良品管理：及時(shí)記錄和處理不良來料的退貨、補(bǔ)貨及來料少的補(bǔ)貨；賬目管理：1.委外加工:根據(jù)生產(chǎn)需要，與物控一起妥善安排物料的委外加工事宜,并做好記錄和跟蹤，并保證賬目的及時(shí)核銷；2.協(xié)助結(jié)算、財(cái)務(wù)部門與供給商進(jìn)行對(duì)帳，保證供給商物料訂單明細(xì)、賬目明細(xì)與我公司系統(tǒng)資料明細(xì)的一致；定期協(xié)調(diào)供給商的付款安排工作;

考核關(guān)鍵指標(biāo)量產(chǎn)供貨及時(shí)率計(jì)算公式：1-生產(chǎn)缺料損失數(shù)量/〔生產(chǎn)完成數(shù)量+生產(chǎn)缺料損失數(shù)量〕2005目標(biāo)：每月到達(dá)96%庫存周轉(zhuǎn)率計(jì)算公式〔月期末庫存價(jià)值＋月期初庫存價(jià)值〕/(2*月使用庫存價(jià)值〕2005年目標(biāo)：0.56訂單確認(rèn)及時(shí)率,5天是基準(zhǔn)計(jì)算公式：供給商回傳訂單系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)數(shù)量/總系統(tǒng)訂單數(shù)量2005目標(biāo)：85%訂單再方案交貨期與系統(tǒng)及時(shí)率計(jì)算公式：系統(tǒng)交期與rescheduledate一致〔±7天都算〕的ITEM數(shù)目/shipnoteITEM總數(shù)2005目標(biāo)：業(yè)務(wù)概覽---工廠采購過程(訂單、FORCAST、交貨〕業(yè)務(wù)概覽---工廠采購過程〔物料管理〕具體以?SC過程?為準(zhǔn)關(guān)鍵控制點(diǎn)-訂單管理訂單格式國(guó)內(nèi)以SAP格式為準(zhǔn)，國(guó)外英文合同以英文標(biāo)準(zhǔn)模版“國(guó)際采購訂單格式〞為準(zhǔn)〔來源于SAP訂單〕，全部為書面形式；訂單根據(jù)MRP跑出的PR每周四前滾動(dòng)制作、審批、發(fā)出、回傳〔供給商的承諾〕并在系統(tǒng)確認(rèn)；訂單修改、刪除根據(jù)每周的MRP方案變化、BOM變化及供給商變更等信息按標(biāo)準(zhǔn)流程和表單進(jìn)行訂單的修改、取消以及在SAP系統(tǒng)內(nèi)的刪除訂單數(shù)量核對(duì)、訂單交貨期再方案管理至少每2周一次；做好供給商的訂單數(shù)量、交貨期核對(duì)和更新；訂單歸檔至少每季度一次；采購周期模型4天平安庫存時(shí)間供給商交貨周期

PO完成日期MRP運(yùn)行生產(chǎn)開始日期PR釋放時(shí)間收貨時(shí)間有效庫存7天~12周

1天

3天~2周生產(chǎn)需求日期

7天

3天PO完成時(shí)間方案覆蓋時(shí)間采購周期1W包裝盒說明書紙箱2W膠圈墊五金件3W薄膜按鍵屏蔽片電池側(cè)健標(biāo)牌/護(hù)鏡充電器轉(zhuǎn)軸天線國(guó)?！步Y(jié)構(gòu)件〕4W受話器馬達(dá)PCBFPCCONNLDOLED電容電感電阻5WHALL開關(guān)磁珠ESD+EMI熱敏電阻6W二三極管MOS管濾波器模擬開關(guān)7W鉭電容邏輯開關(guān)VCO8WCAMERA晶體功入語音后備電子PHILIPS/BRD套料10WDSPLCDV20套料9WPASAGEM物料FLASH11WSIMENS模塊MOTO套料12WSAGEM模塊類高通芯片4周12周8周關(guān)鍵控制點(diǎn)-訂單管理流程流程、制度：?寧波波導(dǎo)股份合同管理規(guī)定??工廠采購訂單產(chǎn)生流程??工廠采購轉(zhuǎn)單流程??工廠采購訂單處理流程??采購訂單變更對(duì)供給商償付處理流程?表單：?工廠采購訂單修改公函??采購訂單變更對(duì)供給商償付報(bào)告??訂單取消賠償協(xié)議??SAP訂單格式?〔SAP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)格式〕?國(guó)際采購訂單格式?關(guān)鍵控制點(diǎn)-FORCAST管理FORCAST格式以標(biāo)準(zhǔn)的EXCEL格式為準(zhǔn)正常工程物料：FORCAST發(fā)出給供給商至少每2周一次；新品工程物料：在收到采購BOM的當(dāng)天內(nèi)給出至少3個(gè)月FORCAST發(fā)給供給商；在遇到工程方案調(diào)整時(shí)需要及時(shí)更新FORCAST發(fā)出給供給商；FORCAST發(fā)出后需要與供給商及時(shí)溝通、核對(duì)；做好物料預(yù)測(cè)和需求管理;表單：?FORCAST標(biāo)準(zhǔn)格式?關(guān)鍵控制點(diǎn)-物料需求管理之庫存控制按需到貨，實(shí)現(xiàn)JIT〔JustInTime)；確保生產(chǎn)的前提下庫存最優(yōu)化;?庫存控制策略?平安庫存設(shè)置3天14天1W2W>9W5W~6W3W~4W7W~8W14天10天7天5天交貨期關(guān)鍵控制點(diǎn)-物料需求管理每天、每周、每月需求的跟蹤〔三要素：需求量、方案量、實(shí)際量〕及預(yù)測(cè)關(guān)鍵物料〔大價(jià)值物料如LCD、模塊、攝像頭和長(zhǎng)周期物料如IC)的3-6個(gè)月的每月需求確認(rèn)及預(yù)測(cè)供給商產(chǎn)能確實(shí)認(rèn)〔尤其是模具產(chǎn)能〕及預(yù)測(cè)---模具產(chǎn)能,機(jī)器產(chǎn)能，生產(chǎn)線產(chǎn)能，原材料供給(如按鍵、護(hù)鏡、天線、結(jié)構(gòu)件等〕---供給商的分貨情況,---我公司占供給商的生產(chǎn)、銷售的配額情況表單：?關(guān)鍵物料需求交貨確認(rèn)表單?〔標(biāo)準(zhǔn)SAP表單〕制度、操作原那么：?工廠采購交貨期管理及原那么?〔不受控〕關(guān)鍵控制點(diǎn)-供給商考核之工廠采購采用記錄式考核每天記錄，月度總結(jié)；客觀公正記錄和反映供給商的交貨過程中出現(xiàn)的重大物料交貨問題、質(zhì)量問題、效勞問題；使供給商的日常表現(xiàn)信息知會(huì)到各相關(guān)部門,不斷推進(jìn)供給商資源的優(yōu)化；同時(shí)使采購對(duì)供給商的問題有一個(gè)投訴的平臺(tái);表單：?供給商日常表現(xiàn)考核記錄?〔不受控〕關(guān)鍵控制點(diǎn)-不良品管理不良品來源：IQC來料不良品，生產(chǎn)線不良品，售后返回的不良品退貨/補(bǔ)貨期限：不良品補(bǔ)貨期限統(tǒng)一為供給商收到后3周內(nèi)，超出期限采取不補(bǔ)貨且扣款或要求供給商返回貨款不良品采購處理頻率：零星退貨集中每?jī)芍芤淮?零散的月中一次/月未盤庫一次,大批量的當(dāng)天處理)不良品處理業(yè)務(wù)檢查：每月月底統(tǒng)計(jì)當(dāng)月已確認(rèn)退貨的不良清單各采購員的完成率。不良品處理采購職責(zé):1、負(fù)責(zé)根據(jù)庫房提供的不良品數(shù)據(jù)1個(gè)工作日內(nèi)提供退貨訂單及根據(jù)需要制作退貨訂單；2、(1)對(duì)于退貨國(guó)外的物料，不良品退出系統(tǒng)后，負(fù)責(zé)制作有關(guān)退貨的相關(guān)協(xié)議、單據(jù)，提交物流部及進(jìn)出口部門；(2)對(duì)于退貨國(guó)內(nèi)的物料，需要制作?發(fā)貨通知單?向物流部申請(qǐng)將不良品退往供給商；3、有關(guān)國(guó)外物料退貨參照?進(jìn)出口退貨流程?相關(guān)規(guī)定、單據(jù)和?換貨返修退貨協(xié)議?4、按照“退貨/補(bǔ)貨期限〞要求供給商進(jìn)行補(bǔ)貨；針對(duì)前T/T、L/C付款的退貨，如果不補(bǔ)貨需要及時(shí)向供給商索回貨款或通過其它方式扣款；關(guān)鍵控制點(diǎn)-不良品管理一、當(dāng)月有收貨記錄退當(dāng)月收貨訂單,當(dāng)月無作退貨訂單,由采購提供訂單,如果與結(jié)算處協(xié)商可以退上月訂單,那么可以提供上月訂單號(hào)二、(1)國(guó)內(nèi)退貨需要補(bǔ)貨:采購訂單制作要求作〞退貨補(bǔ)貨〞兩個(gè)行工程訂單,如果退貨不能明確是針對(duì)哪個(gè)訂單退貨,價(jià)格取最近兩個(gè)月中的最高價(jià),訂單以書面形式發(fā)給供給商,供給商補(bǔ)貨時(shí)務(wù)必注明補(bǔ)貨訂單號(hào),原那么上要求優(yōu)先執(zhí)行補(bǔ)貨訂單

(2)國(guó)內(nèi)退貨不需要補(bǔ)貨:采購訂單制作要求只作〞退貨〞行工程訂單,如果退貨不能明確是針對(duì)哪個(gè)訂單退貨,價(jià)格取最近兩個(gè)月中的最高價(jià),訂單以書面形式發(fā)給供給商,并注明不補(bǔ)貨,結(jié)算處進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)，有兩種情況：1、有紅字發(fā)票，可直接進(jìn)行校驗(yàn)；2、沒有紅字發(fā)票，按?供給商來料少或零星不良來料退貨財(cái)務(wù)處理?進(jìn)行處理〔進(jìn)項(xiàng)轉(zhuǎn)出〕。

(3)國(guó)外退貨:如果有未校驗(yàn)訂單直接退未檢驗(yàn)訂單,平衡后的收貨多少結(jié)算校驗(yàn)多少,如果發(fā)票數(shù)量大于收貨數(shù)量,那么復(fù)印形式發(fā)票并注明未校驗(yàn)數(shù)量,下次供給商補(bǔ)貨時(shí)再次檢驗(yàn)如果沒有未校驗(yàn)發(fā)票訂單且不需補(bǔ)貨只作退貨訂單,由結(jié)算根據(jù)SAP系統(tǒng)內(nèi)退貨訂單作直接扣款,并進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)，按?供給商來料少或零星不良來料退貨財(cái)務(wù)處理?進(jìn)行處理，校驗(yàn)時(shí)在文本處注明扣款所在的發(fā)票所對(duì)應(yīng)的發(fā)票號(hào)碼并注明扣以前貨款。如果需補(bǔ)貨,那么同樣作〞退貨+補(bǔ)貨〞訂單,結(jié)算先作退貨訂單發(fā)票校驗(yàn),供給商補(bǔ)貨后針對(duì)補(bǔ)貨訂單作發(fā)票校驗(yàn),價(jià)格取最近兩個(gè)月中的最高價(jià),退貨訂單在退貨協(xié)議中注明,供給商補(bǔ)貨時(shí)務(wù)必注明所對(duì)應(yīng)的退貨訂單號(hào)，并在有退貨和收貨記錄產(chǎn)生后分別進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)。針對(duì)前T/T或LC訂單退貨,如果與供給商協(xié)商好可以在后續(xù)訂單中扣款,采購務(wù)必將“扣款協(xié)議〞(注明訂單號(hào)及金額)發(fā)給結(jié)算及財(cái)務(wù),財(cái)務(wù)對(duì)退貨訂單扣款項(xiàng)作壞帳處理,防止重復(fù)扣款;同時(shí)結(jié)算處每月通報(bào)“L/C、前T/T退貨未補(bǔ)的備查記錄〞,采購負(fù)責(zé)反響和處理；關(guān)鍵控制點(diǎn)-來料少管理處理頻率：庫房每月7號(hào)、17號(hào)、27號(hào)給出來料少匯總清單。采購部三日內(nèi)回復(fù)是否可以補(bǔ)料。能補(bǔ)的采購部立即安排補(bǔ)料，不能補(bǔ)的按盈虧處理。處理原那么：(1)與供給商有“相關(guān)包裝容差協(xié)議〞：所有物料出現(xiàn)來料少情況原那么上要求根據(jù)與供給商達(dá)成的“包裝容差〞處理；在包裝容差范圍內(nèi)直接扣款或供給商補(bǔ)貨；在包裝容差范圍外與供給商協(xié)商，盡量補(bǔ)貨或扣款處理；(2)無“相關(guān)包裝容差協(xié)議〞：與供給商協(xié)商，盡量要求補(bǔ)貨或扣款處理；補(bǔ)料期限：同不良品管理；關(guān)鍵控制點(diǎn)-不良品管理及來料少管理表單：?不良來料清單?〔來源：庫房〕〔不受控〕?發(fā)貨通知單?〔來源：庫房〕?庫房來料少回復(fù)表?〔來源：庫房〕〔不受控〕?退貨訂單?〔SAP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)表單〕?換貨返修退貨協(xié)議?流程、制度?不良來料處理流程??不良品處理標(biāo)準(zhǔn)??退貨安排流程?〔包括國(guó)內(nèi)退貨和國(guó)外退貨〕?進(jìn)出口退貨流程??來料少處理規(guī)定〔流程〕?“相關(guān)包裝容差協(xié)議〞關(guān)鍵控制點(diǎn)-委外加工管理表單：?委外加工協(xié)議?〔模版,來源：庫房〕?委外加工物料報(bào)損審批單??正常委外加工跟蹤表?〔不受控〕?委外加工訂單?流程、制度?委外加工流程?委外加工：委外加工訂單：(1)對(duì)于委外加工物料需要做兩份訂單〔一份為委外加工的原材料訂單如電池殼，一份為委外加工成品訂單如電池〕〔2〕委外加工成品退貨直接通過922退貨，不用做退貨訂單；委外加工需求來源：原那么上只針對(duì)國(guó)外的電池殼進(jìn)行委外加工；對(duì)于在國(guó)內(nèi)采購的物料原那么上不安排委外加工操作委外加工的控制：(1)對(duì)于委外加工的物料的檢驗(yàn)、入庫、發(fā)貨、供給商入庫、發(fā)出數(shù)量要有詳細(xì)的記錄；(2)對(duì)于委外加工物料需要強(qiáng)調(diào)委外加工協(xié)議，確定報(bào)損范圍；〔3)需要每月定期核對(duì)、清單委外加工的出、入庫數(shù)據(jù)，及時(shí)核銷和保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確；(4〕物控每周定期發(fā)布“委外加工跟蹤表〞委外加工賬目:(1)按照協(xié)議規(guī)定，對(duì)于需要供給商承擔(dān)的費(fèi)用需要根據(jù)“委外加工協(xié)議〞在委外加工結(jié)束時(shí)進(jìn)行索賠或扣款;(2)如果是屬于我公司報(bào)損范圍內(nèi)，需要填寫“委外加工物料報(bào)損審批單〞；并報(bào)結(jié)算處、財(cái)務(wù)核銷;關(guān)鍵控制點(diǎn)-方案變動(dòng)、BOM變動(dòng)應(yīng)對(duì)管理流程、制度?方案及BOM變更物料采購應(yīng)對(duì)管理規(guī)定?表單：?XX工程方案變化物料分析表?〔不受控〕?BOM變更造成的呆料明細(xì)表?〔不受控〕操作原那么:1、采購工程師有責(zé)任根據(jù)公司生產(chǎn)方案和平安庫存控制原那么、庫存控制策略合理安排到貨，在保證正常生產(chǎn)的前提下使庫存最優(yōu)化2、采購工程師嚴(yán)格按照MRP進(jìn)行訂單的安排；一般情況下不允許采購手工申請(qǐng)PR3、在方案變更發(fā)生前、BOM變更前，采購工程師有責(zé)任根據(jù)事先得到的信息在第一時(shí)間內(nèi)通知供給商停止生產(chǎn)、發(fā)貨；在方案變更、BOM變更確認(rèn)后，采購工程師有責(zé)任根據(jù)相關(guān)信息盡可能多的取消多余的供給商未執(zhí)行訂單、要求供給商反響訂單執(zhí)行情況、有關(guān)損失情況，并對(duì)供給商提供數(shù)據(jù)的真實(shí)性負(fù)責(zé)核實(shí)；4、在發(fā)生有關(guān)供給商賠償問題處理時(shí)，應(yīng)參照公司?采購訂單變更對(duì)供給商償付處理流程?進(jìn)行處理；5、采購每月不定期根據(jù)MRP結(jié)果對(duì)當(dāng)前風(fēng)險(xiǎn)的物料庫存、訂單進(jìn)行分析并形成報(bào)告，提交相關(guān)部門〔SCM、波導(dǎo)銷售、波導(dǎo)采購部、生產(chǎn)部、波導(dǎo)物料方案部、積囤物料控制處〕；采購每月對(duì)當(dāng)前SAP系統(tǒng)無用庫存的KPI進(jìn)行分解、匯總和分析；關(guān)鍵控制點(diǎn)-賬目管理一：退貨賬目采購處理原那么：按照“退貨/補(bǔ)貨期限〞要求供給商進(jìn)行補(bǔ)貨；針對(duì)前T/T、L/C付款的退貨，如果不補(bǔ)貨需要及時(shí)向供給商索回貨