財(cái)政部解讀內(nèi)控指引之合同管理

財(cái)政部解讀企業(yè)內(nèi)控指引之合同管理合同是企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。加強(qiáng)合同管理，有利于規(guī)范、約束市場(chǎng)主體交易行為，優(yōu)化資源配置，維護(hù)市場(chǎng)秩序。制定和實(shí)施《企業(yè)內(nèi)部\o"會(huì)計(jì)百科:控制"控制應(yīng)用指引第16號(hào)———合同管理》，旨在規(guī)范合同雙方當(dāng)事人的經(jīng)營(yíng)行為，幫助企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益、防控法律\o"會(huì)計(jì)百科:風(fēng)險(xiǎn)"風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)\o"會(huì)計(jì)百科:內(nèi)部控制目標(biāo)"內(nèi)部控制目標(biāo)。本文就此進(jìn)行解讀。一、合同管理的\o"會(huì)計(jì)百科:總體"總體要求企業(yè)需要建立一系列制度體系和機(jī)制保障，促進(jìn)合同管理的作用得到有效發(fā)揮。（一）建立分級(jí)授權(quán)管理制度企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)\o"會(huì)計(jì)百科:經(jīng)濟(jì)"經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和\o"會(huì)計(jì)百科:管理層"管理層級(jí)安排，建立合同分級(jí)管理制度。屬于上級(jí)管理權(quán)限的合同，下級(jí)單位不得簽署。對(duì)于重大\o"會(huì)計(jì)百科:投資"投資類(lèi)、融資類(lèi)、擔(dān)保類(lèi)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)類(lèi)、不動(dòng)產(chǎn)類(lèi)合同，上級(jí)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)管理。下級(jí)單位認(rèn)為確有需要簽署涉及上級(jí)管理權(quán)限的合同，應(yīng)當(dāng)提出申請(qǐng)，并經(jīng)上級(jí)合同管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后辦理。上級(jí)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)下級(jí)單位合同訂立、履行情況的監(jiān)督檢查。（二）實(shí)行統(tǒng)一歸口管理企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況指定法律部門(mén)等作為合同歸口管理部門(mén)，對(duì)合同實(shí)施統(tǒng)一規(guī)范管理，具體負(fù)責(zé)制定合同管理制度，審核\o"會(huì)計(jì)百科:合同條款"合同條款的權(quán)利義務(wù)對(duì)等性，管理合同標(biāo)準(zhǔn)文本，管理合同專(zhuān)用章，定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進(jìn)合同的有效履行等。（三）明確職責(zé)分工企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)作為合同的承辦部門(mén)負(fù)責(zé)在職責(zé)范圍內(nèi)承辦相關(guān)合同，并履行合同調(diào)查、談判、訂立、履行和終結(jié)責(zé)任。企業(yè)財(cái)會(huì)部門(mén)側(cè)重于履行對(duì)合同的\o"會(huì)計(jì)百科:財(cái)務(wù)"財(cái)務(wù)監(jiān)督職責(zé)。（四）健全考核與責(zé)任追究制度企業(yè)應(yīng)當(dāng)健全合同管理考核與責(zé)任追究制度，開(kāi)展合同后評(píng)估，對(duì)合同訂立、履行過(guò)程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為，應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)機(jī)構(gòu)或人員的責(zé)任。二、合同管理流程合同管理從大的方面可以劃分為合同訂立階段和合同履行階段。合同訂立階段包括合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬定、合同審批、合同簽署等環(huán)節(jié)；合同履行階段涉及合同履行、合同補(bǔ)充和變更、合同解除、合同結(jié)算、合同登記等環(huán)節(jié)。下圖列示的合同管理流程具有一定的通用性。已簽署的合同被篡改，如在合同各頁(yè)碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用不可編輯的電子文檔格式等。第四，按照國(guó)家有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定，需辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)之后方可生效的合同，企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（六）合同履行合同訂立后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)與合同對(duì)方當(dāng)事人共同遵循誠(chéng)實(shí)信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：本企業(yè)或合同對(duì)方當(dāng)事人沒(méi)有恰當(dāng)?shù)芈男泻贤屑s定的義務(wù)；\o"會(huì)計(jì)百科:合同生效"合同生效后，對(duì)合同條款未明確約定的事項(xiàng)沒(méi)有及時(shí)協(xié)議補(bǔ)充，導(dǎo)致合同無(wú)法正常履行；在合同履行過(guò)程中，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損情況，或未能采取有效措施；合同糾紛處理不當(dāng)，導(dǎo)致企業(yè)遭受外部處罰、訴訟失敗，損害企業(yè)利益、信譽(yù)和形象等。主要管控措施：第一，強(qiáng)化對(duì)合同履行情況及效果的檢查、分析和驗(yàn)收，全面適當(dāng)執(zhí)行本企業(yè)義務(wù)，敦促對(duì)方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行。第二，對(duì)合同對(duì)方的合同履行情況實(shí)施有效\o"會(huì)計(jì)百科:監(jiān)控"監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為，應(yīng)當(dāng)及時(shí)提示風(fēng)險(xiǎn)，并立即采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低。第三，根據(jù)需要及時(shí)補(bǔ)充、變更甚至解除合同。一是對(duì)于合同沒(méi)有約定或約定不明確的內(nèi)容，通過(guò)雙方協(xié)商一致對(duì)原有合同進(jìn)行補(bǔ)充；無(wú)法達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的，按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、合同有關(guān)條款或者交易習(xí)慣確定；二是對(duì)于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同，以及因政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等客觀因素已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的合同，按規(guī)定程序及時(shí)報(bào)告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜；三是對(duì)方當(dāng)事人提出中止、轉(zhuǎn)讓、解除合同的，造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)向?qū)Ψ疆?dāng)事人書(shū)面提出索賠。第四，加強(qiáng)合同糾紛管理，在履行合同過(guò)程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定時(shí)效內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時(shí)報(bào)告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面協(xié)議；合同糾紛經(jīng)協(xié)商無(wú)法解決的，根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。企業(yè)內(nèi)部授權(quán)處理合同糾紛，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書(shū)。糾紛處理過(guò)程中，未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)，相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆?dāng)事人作出實(shí)質(zhì)性答復(fù)或\o"會(huì)計(jì)百科:承諾"承諾。（七）合同結(jié)算合同結(jié)算是合同執(zhí)行的重要環(huán)節(jié)，既是對(duì)合同簽訂的審查，也是對(duì)合同執(zhí)行的監(jiān)督，一般由財(cái)會(huì)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：違反合同條款，未按合同規(guī)定期限、金額或方式付款；疏于管理，未能及時(shí)催收到期合同款項(xiàng)；在沒(méi)有合同依據(jù)的情況下盲目付款等。主要管控措施：第一，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)當(dāng)在審核合同條款后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，按照合同規(guī)定付款，及時(shí)催收到期欠款。第二，未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書(shū)面合同而未簽訂的，財(cái)會(huì)部門(mén)有權(quán)拒絕付款，并及時(shí)向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。（八）合同登記合同登記管理制度體現(xiàn)合同的全過(guò)程封閉管理，合同的簽署、履行、結(jié)算、補(bǔ)充或變更、解除等都需要進(jìn)行合同登記。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：合同檔案不全，合同泄密，合同濫用等。主要管控措施：第一，合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更、終結(jié)等情況，合同終結(jié)應(yīng)及時(shí)辦理銷(xiāo)號(hào)和歸檔手續(xù)，以實(shí)行合同的全過(guò)程封閉管理。第二，建立合同文本統(tǒng)一分類(lèi)和連續(xù)編號(hào)制度，以防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失。第三，加強(qiáng)合同信息安全保密工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過(guò)程中涉及的國(guó)家或商業(yè)秘密。第四，規(guī)范合同管理人員職責(zé)，明確合同流轉(zhuǎn)、借閱和歸還的職責(zé)權(quán)限和審批程序等有關(guān)要求。四、合同管理的后評(píng)估合同作為企業(yè)承擔(dān)獨(dú)立民事責(zé)任、履行權(quán)利義務(wù)的重要依據(jù)，是\o"會(huì)計(jì)百科:企業(yè)管理"企業(yè)管理活動(dòng)的重要痕