行政助理培訓(xùn)之辦公事務(wù)管理課件

行政助理培訓(xùn)之辦公事務(wù)管理.ppt第三章辦公事務(wù)管理辦公事務(wù)是每個行政人員每天必須處理的工作內(nèi)容，辦公事務(wù)管理也成了行政部工作的一個重要組成部分，管理的規(guī)范與否，是否有條例、邏輯清晰，直接關(guān)系到行政部工作效率的高低，進(jìn)而影響了企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。

只有對辦公事務(wù)進(jìn)行有效地管理，提高辦公人員的工作效率，節(jié)約成本，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)、外部對象對服務(wù)工作的滿意度，才能提高企業(yè)的整體競爭力。這也是辦公事務(wù)管理的工作目標(biāo)。

第一節(jié)工作目標(biāo)與工作事項描述

及時處理日常辦公事務(wù)，不斷提高辦公事務(wù)工作效率行政費用控制公關(guān)接待管理會議事務(wù)管理印章事務(wù)管理

第二節(jié)行政費用管理工作事項細(xì)化執(zhí)行

一、行政費用管理知識準(zhǔn)備（一）行政費用構(gòu)成

一般包括差旅費、辦公用品費、水電費、取暖費、郵電費、行政設(shè)備維修等項目。

（二）行政費用管理注意事項

1、三對關(guān)系：服務(wù)與監(jiān)督

需要與可能

企業(yè)與員工2、三點注意事項：

管理業(yè)務(wù)費

實施專項管理

勤儉節(jié)約（三）行政費用管理內(nèi)容

1、編制費用預(yù)算，報請企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批，編制年度分季用款計劃，呈報上級領(lǐng)導(dǎo)2、申領(lǐng)行政費用3、撥付行政費用

上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各部門的季度用款計劃和上月會計報表，并結(jié)合各部門的業(yè)務(wù)和資金結(jié)存情況給予撥款，并按月?lián)芨?，但不許辦理超預(yù)算計劃的撥款。4、賬目管理

領(lǐng)取撥款后，應(yīng)按資金的性質(zhì)分別設(shè)立“經(jīng)費存款”和“其他存款”賬目。其中“經(jīng)費存款”是辦理預(yù)算資金結(jié)算的賬目，“其他存款”是辦理預(yù)算外資金結(jié)算的賬目二、行政費用管理工作模版（一）

報銷規(guī)定模版

行政費用可以分為五大類：辦公用品及低值易耗品采購費、車輛使用費、交通補(bǔ)貼費、應(yīng)酬招待費及其他。（二）接待費用管理細(xì)則模版1、“最小支出、最大成果”原則2、接待卡3、接待申請及報告

三、行政費用管理工作流程

（一）、預(yù)算工作流程制定年度行政費用預(yù)算計劃季度、月度預(yù)算計劃執(zhí)行調(diào)整根據(jù)季度、月度預(yù)算計劃撥發(fā)費用據(jù)實際情況調(diào)整、追加匯總財務(wù)部定期審查行政部提交使用報告，并匯總資料，歸檔（二）行政費用使用工作流程行政費用使用行政部確定、發(fā)放、編制臺賬財務(wù)部審核財務(wù)臺賬使用情況考核人資部考核、上報結(jié)果主管副總、總經(jīng)理審核審批優(yōu)化費用的使用行政部優(yōu)化費用控制程序行政部匯總資料并歸檔

第三節(jié)公關(guān)接待管理工作細(xì)化執(zhí)行

一、公關(guān)接待管理知識準(zhǔn)備

（一）公關(guān)概述

是公共關(guān)系的簡稱。它是一個組織為了達(dá)到一種特定目標(biāo)，在組織內(nèi)外部員工之間、組織之間建立起一種良好關(guān)系的學(xué)科。

公關(guān)的功能是傳播溝通、塑造形象、平衡利益、協(xié)調(diào)關(guān)系、優(yōu)化社會心理環(huán)境、影響公眾。

（二）公關(guān)接待內(nèi)容

接應(yīng)電話、來訪接待、外出訪問、企業(yè)宣傳。1、接應(yīng)電話

通過電話中的語氣、聲音、語調(diào)和通話內(nèi)容，了解辦公室人員的素質(zhì)、修養(yǎng)、學(xué)識、能力等，進(jìn)而了解辦公效率、精神面貌、管理水平等。因此，處理好電話應(yīng)接事務(wù)是對企業(yè)而言非常重要。

2、來訪接待

辦公人員是企業(yè)形象的代表，接待工作成功與否，將影響企業(yè)在公眾中的形象。對一些重大業(yè)務(wù)活動的接待，還直接影響著企業(yè)的業(yè)務(wù)拓展。因此，企業(yè)應(yīng)就接待工作的規(guī)范性作出明確界定?？腿藖碓L時的禮儀1、在接到客人通知要來訪時,須問明來訪時間、來訪目的及來訪人員;了解信息后通知各相關(guān)部門進(jìn)行準(zhǔn)備;2、在客人來訪約定的時間前,先確認(rèn)客人具體到達(dá)的時間,并先行準(zhǔn)備:公司簡介及飲用水;若在夏天,則須提前5~10分鐘開好冷氣;且須注意個人儀表,衣著整齊等;

3.客人到時,若允許,應(yīng)至門口迎接,帶路時應(yīng)走在客人左前方二、三步左右,帶到會議室后,將客人讓到離門遠(yuǎn)的一邊就坐;面對客人要抬頭挺胸,表面出有自信,要給客人留下好的印象;

4.與客人交換名片后,將名片按職位順序擺放在桌上,方便在記憶與自已談話的是哪一位;

5.問請客人需要喝什么,有什么特殊要求;送茶時,須繞到客人座位后面將茶放在客人右手邊;若客人來訪時間較長,須記得每二小時換一次飲料;

6.若到訪的為老客戶,來訪目的為檢討品質(zhì)或檢討模具狀況,則在客人到訪前,招集相關(guān)部門準(zhǔn)備好資料并出席陪同;

7.若到訪的為新客人,則安排進(jìn)行公司簡介,并帶客人參觀針對設(shè)備及辦公室進(jìn)行一些介紹;

8.回到會議室后,詢問客人對工廠參觀的感想,并認(rèn)真的記錄客人的每一個建議,針對客人參觀工廠的疑問逐一解釋;

9.客人來訪期間,切忌出現(xiàn)只有客人單獨在會議室的現(xiàn)象,期間一定要有人陪同;

10.若客人到訪時間較長,須請客人用餐,一般以商業(yè)式簡餐,招待即可;

11.客人結(jié)束來訪時,須送至門口,待客人離去后再回公司;

3、外出訪問

企業(yè)通過訪問其他單位或機(jī)構(gòu)，才能有效地與外部交流和溝通。

（1）出訪前

首先，要確認(rèn)是否已預(yù)約，將相關(guān)資料準(zhǔn)備齊全；其次，提前出門，避免意外出現(xiàn)，若趕不上約會的時間，必須告知對方原因及可能到達(dá)的時間；最后，出門前應(yīng)把分內(nèi)的事情處理好。

（2）拜訪時

第一、到達(dá)對方單位后，先檢查攜帶物品，整理衣帽；第二、向傳達(dá)室準(zhǔn)確報出自己姓名、公司，若有預(yù)約，報出訪問對象的姓名、職位和部門，若無預(yù)約，則講明來意希望約見；第三、座位主次要分明；第四、主動遞上名片，談話時要適當(dāng)肯定和贊許。

（3）訪問后

及時返回企業(yè)，將訪問經(jīng)過、內(nèi)容、時間、花費及結(jié)果報告給直接上級，必要時應(yīng)起草訪問報告。4、企業(yè)宣傳

企業(yè)通過同媒體保持穩(wěn)定的關(guān)系，能夠擴(kuò)大企業(yè)的影響力，提高企業(yè)的知名度和美譽(yù)度。二、公關(guān)接待管理工作流程

（一）參觀接待工作流程

準(zhǔn)備行政部受理、審核參觀申請，發(fā)放參觀許可證行政部通知相關(guān)部門參觀事宜，各部門做準(zhǔn)備陪同參觀者出示許可證，接待人員說明參觀事宜行政部人員陪同參觀，完畢后征求參觀者意見總結(jié)行政部總結(jié)、匯總參觀資料資料存檔或備案保存（二）公關(guān)管理工作流程

1、制定公關(guān)計劃

行政部確定公關(guān)工作目標(biāo)；制定工作計劃；行政部經(jīng)理和主管副總對計劃進(jìn)行審核審批2、開展公關(guān)活動

行政部確定公關(guān)對象和恰當(dāng)?shù)墓P(guān)方式；開展公關(guān)活動3、評估公關(guān)活動

評估、資料匯總分類、保存和歸檔第四節(jié)會議管理工作細(xì)化執(zhí)行

一、會議管理知識準(zhǔn)備

（一）會議類型1、會議內(nèi)容：

專業(yè)會議、工作會議、動員會、慶祝會、追悼會2、會議性質(zhì)

聯(lián)席會議、宣講報告類會議、預(yù)備性會議、決策性會議、表彰獎勵性會議、規(guī)定性會議等

3、會議規(guī)模

小型、中型、大型、特大型會議4、會議形式

現(xiàn)場會議、座談會議、博覽會、商品展銷會5、會議時間

定期會議、不定期會議（二）會議管理內(nèi)容1、會前——準(zhǔn)備

確定會議是否必要；會議的目的；會議的形式和規(guī)模；會議的時間和地點；準(zhǔn)備議事日程；是否有新信息；會場布置。2、會議期間——控制

簽到；發(fā)放資料，敘述會議的目的；核對并記錄與會者；控制討論過程；概括觀點；堅持預(yù)定時間；項目討論后概括；進(jìn)一步討論的則推遲到下一次會議；確定下一次會議議題和時間。

3、會后——整理

在與會和未與會人員中傳閱會議記錄；會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確，會議中所形成決策要突出承擔(dān)行動的責(zé)任人姓名、時間及標(biāo)準(zhǔn)；表明下次會議的日期和時間;修改后的紀(jì)要形成文件，并下發(fā)供各部門學(xué)習(xí)；行政部進(jìn)行資料匯總、歸檔。會議記錄格式會議記錄與會議紀(jì)要的區(qū)別1.性質(zhì)不同。會議紀(jì)要是規(guī)定性行政公文，而會議記錄是記錄會議情況和議定事項的事務(wù)性文書。2.內(nèi)容的繁簡程度不同。會議紀(jì)要的內(nèi)容是對會議記錄進(jìn)行整理提煉而形成的會議內(nèi)容的要點，重點體現(xiàn)會議的宗旨;而會議記錄是對會議情況的原始、詳盡的記錄，重點體現(xiàn)會議的過程性和具體性。3.形式有所不同。會議紀(jì)要具有一段公文的規(guī)范格式，而會議記錄的形式則比較靈活自由。會議紀(jì)要通常采用總分式結(jié)構(gòu)，而會議記錄則采用順時結(jié)構(gòu)。4.處置方式和作用不同。會議紀(jì)要一般可以文件的形式發(fā)布或在報刊上公開發(fā)表，用來“傳達(dá)會議情況和議定事項”;而會議記錄只作為內(nèi)部資料，以備查考。（三）會議座次

第五節(jié)印章管理工作細(xì)化執(zhí)行

一、印章管理知識準(zhǔn)備

印章是國家、社會機(jī)構(gòu)、組織、個人的特定標(biāo)志，更是企業(yè)必不可少的標(biāo)記。印章具有一定的權(quán)威性，只有加蓋印章的文件才能產(chǎn)生效力，與此同時也會相應(yīng)的產(chǎn)生責(zé)任。

企業(yè)的印章包括公章、法人章、財務(wù)專用章、合同專用章等。法人章

在規(guī)定的有限用途內(nèi)使用，如稅務(wù)申報、開支票等

其他業(yè)務(wù)章

包括物資進(jìn)出庫專用章、檔案專用章、招標(biāo)專用章、投標(biāo)專用章等，

主要是在企業(yè)內(nèi)部使用，或者在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部、上下級對口業(yè)務(wù)部門之間使用。案例

2008年4月，范某以湖南某工程有限公司福煉項目部工程需要為由，與劉某簽訂鋼管、扣件的租賃合同。當(dāng)時劉某要求范某為租賃合同提供擔(dān)保，結(jié)果范某跑到湖南某工程公司在泉州的工地，乘公章管理人不備，偷取該項目部公章蓋于其與劉某所簽租賃合同之上。

劉某對擔(dān)保事實信以為真，將大量鋼管、扣件出租給范某。2008年11月，湖南某工程有限公司福煉項目部發(fā)現(xiàn)范某盜用該單位公章之事后報案，范某被抓獲歸案，并以合同詐騙罪被判刑。

案發(fā)后查明，2008年4月至2008年11月，范某利用上述合同，先后從劉某處詐騙合同標(biāo)的物價值140余萬元，都用于其之前所欠下的債務(wù)等。雖然法院判令范某退賠劉某全部詐騙所得，但是迄今為止劉某僅收到執(zhí)行款2萬余元。

于是，劉某以湖南某工程有限公司對于自己的印章管理嚴(yán)重不負(fù)責(zé)任，導(dǎo)致其巨額經(jīng)濟(jì)損失為由起訴至湖里區(qū)法院，要求被告賠償50萬元。

湖里區(qū)法院一審認(rèn)為，范某與劉某簽訂租賃合同以及擔(dān)保合同系以合法形式掩蓋非法目的，合同認(rèn)定無效。但由于湖南某工程公司存在管理公章方面的過失，且其行為為范某偷蓋公章創(chuàng)造了條件，促成了合同的成立，因此其應(yīng)對擔(dān)保合同的無效存在過錯，一審判決被告賠償劉某訴求50萬元的四分之一，即12.5萬元。

湖南某工程有限公司不服，上訴至廈門市中級法院。廈門市中級法院認(rèn)為，在我國現(xiàn)行法律體系中，公章的使用對外足以產(chǎn)生代表公司的法律效力并導(dǎo)致公司承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。公司應(yīng)妥善、嚴(yán)密地保管公章。對公章的管理過錯除了主觀故意地不當(dāng)使用公章外，還包括了對公章保管不嚴(yán)等疏于管理的過失。湖南某工程公司公章管理人將公章放置于抽屜中而未加鎖，導(dǎo)致范某可以在未經(jīng)許可的情況下取到公章并加蓋于保證合同上用于詐騙并導(dǎo)致劉某遭受損失，該公司存在對公章疏于管理的過失，原審認(rèn)定其在公章管理上存在過錯并無不當(dāng)，終審判決駁回上訴，維持原判?？偨Y(jié)

印章保管

實行印章專人保管、負(fù)責(zé)人印章與財務(wù)專用章分管制度，并嚴(yán)格執(zhí)行保管人交接制度；

印章保管人因故臨時請假，須更換印章保管人，并做好交接記錄；

印章頒發(fā)單位和使用單位均須把已啟用的各類印章印模，批準(zhǔn)啟用的有關(guān)文件立卷歸檔，永久保存；

印章應(yīng)存放在配鎖的辦公室抽