GTD時(shí)間管理方法

深圳德信誠(chéng)培訓(xùn)中心TEL:2826896428269363楊小姐深圳培訓(xùn)網(wǎng)://E-MAIL：GDT時(shí)間管理課堂要求歡送閣下參加深圳德信誠(chéng)培訓(xùn)中心本次課程，本課程將為您打下一個(gè)良好的根底，提高您的能力和水平。請(qǐng)注意以下的幾點(diǎn)：1、請(qǐng)將您的開為振動(dòng)或關(guān)閉。2、吸煙在課堂內(nèi)請(qǐng)不要吸煙。3、其它課期間請(qǐng)不要大聲喧嘩,舉手提問；不要隨意走動(dòng)。

在開始之前，首先，讓我們來做一個(gè)關(guān)于時(shí)間管理的測(cè)試。

下面的每個(gè)問題，請(qǐng)你根據(jù)自己的實(shí)際情況，如實(shí)地給自己評(píng)分。計(jì)分方式為：選擇“從不”為0分，選擇“有時(shí)”記1分，選擇“經(jīng)?！庇?分，選擇“總是”記3分。1、我在每個(gè)工作日之前，都能為方案中的工作做些準(zhǔn)備。2、但凡可交派下屬〔別人〕去做的，我都交派下去。3、我利用工作進(jìn)度表來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。4、我盡量一次性處理完畢每份文件。5、我每天列出一個(gè)應(yīng)辦事項(xiàng)清單，按重要順序來排列，依次辦理這些事情。6、我盡量回避干擾、不速之客的來訪，以及突然的約會(huì)。7、我試著按照生理節(jié)奏變動(dòng)規(guī)律曲線來安排我的工作。8、我的日程表留有盤旋余地，以便應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。9、當(dāng)其他人想占用我的時(shí)間，而我又必須處理更重要的事情時(shí)，我會(huì)說“不”。測(cè)試結(jié)論0-12分：你自己沒有時(shí)間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。13-17分：你試圖掌握自己的時(shí)間，卻不能持之以恒。18-22分：你的時(shí)間管理狀況良好。23-27分：你是值得學(xué)習(xí)的時(shí)間管理典范。知道了你自己的時(shí)間管理方面的總體水平，接下來，讓我們分析一下時(shí)間是如何被浪費(fèi)掉的。浪費(fèi)時(shí)間的原因有主觀和客觀兩大方面。這里，我們來分析一下浪費(fèi)時(shí)間的主觀原因，因?yàn)?，這是一切的根源。1、做事目標(biāo)不明確。2、作風(fēng)拖拉。3、缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點(diǎn)。4、過于注重細(xì)節(jié)。5、做事有頭無尾。6、沒有條理，不簡(jiǎn)潔，簡(jiǎn)單的事情復(fù)雜化。7、事必躬親，不懂得授權(quán)。8、不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求。9、消極思考。一項(xiàng)國(guó)際調(diào)查說明：一個(gè)效率糟糕的人與一個(gè)高效的人工作效率相差可達(dá)10倍以上。看來，人人都需要掌握時(shí)間管理的方法和理念。什么是時(shí)間管理？ 所謂時(shí)間管理，是指用最短的時(shí)間或在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)，把事情做好。善于利用時(shí)間的人不會(huì)把時(shí)間花在需要的事情上，而會(huì)花在值得的事情上。

就好似如果你讓自己一天做一件事情，你會(huì)花一整天去做；如果你讓自己一天做兩件事情，你也會(huì)完成它們；如果你讓自己一天做12件事情，那么會(huì)完成7~8件……數(shù)字往往會(huì)揭示一些人們意想不到的真相。這些數(shù)據(jù)是否令你感到吃驚？我們不妨留意一下，找出一些和自己有關(guān)的時(shí)間數(shù)字，使自己始終保持危機(jī)感，警惕時(shí)間的流逝，抓緊利用好每一分、每一秒。時(shí)間管理不是什麼?時(shí)間本身不是問題.因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多所以時(shí)間管理的問題本身不在於時(shí)間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間時(shí)間管理的架構(gòu)緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事優(yōu)先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體衝突顧客抱怨停電計(jì)劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會(huì)議之出列席有些無謂的請(qǐng)託有些臨時(shí)的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個(gè)人嗜好的沈迷最新的時(shí)間管理概念--GTD借用今天這個(gè)時(shí)機(jī)，我把網(wǎng)絡(luò)上比較好的時(shí)間管理方法跟大家分享下。我不知道大家有沒有看過一本來自于DavidAllen的一本暢銷書《GettingThingsDone》，國(guó)內(nèi)的中文翻譯本《盡管去做：無壓工作的藝術(shù)》由中信出版。書中提到一種最新最有效的時(shí)間管理方法——GTD，GettingThingsDone的縮寫。它的具體做法可以分成收集、整理、組織、回憶與行動(dòng)五個(gè)步驟。收

集就是將你能夠想到的所有的未盡事宜〔GTD中稱為stuff〕統(tǒng)統(tǒng)羅列出來，放入inbox中，這個(gè)inbox既可以是用來放置各種實(shí)物的實(shí)際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項(xiàng)的紙張或PDA。

收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作。整

理將stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地進(jìn)行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動(dòng)進(jìn)行區(qū)分整理，對(duì)于不能付諸行動(dòng)的內(nèi)容，可以進(jìn)一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對(duì)可行動(dòng)的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以那么立即行動(dòng)完成它，如果不行對(duì)下一步行動(dòng)進(jìn)行組織。組織參考資料的組織下一步行動(dòng)的組織文檔管理系統(tǒng)下一步清單等待清單未來/某天清單記錄那些委派他人去做的工作記錄延遲處理且無具體的完成日期的未來方案、電子等具體的下一步工作，而且如果一個(gè)工程涉及到多步驟的工作，那么需要將其細(xì)化成具體的工作。GTD對(duì)下一步清單的處理與一般的to-dolist最大的不同在于，它作了進(jìn)一步的細(xì)化，比方按照地點(diǎn)〔電腦旁、辦公室、旁、家里、超市〕分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動(dòng)，而當(dāng)你到這些地點(diǎn)后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作回顧回憶也是GTD中的一個(gè)重要步驟，一般需要每周進(jìn)行回憶與檢查，通過回憶及檢查你的所有清單并進(jìn)行更新，可以確保GTD系統(tǒng)的運(yùn)作，而且在回憶的同時(shí)可能還需要進(jìn)行未來一周的方案工作。執(zhí)行

現(xiàn)在你可以按照每份清單開始行動(dòng)了，在具體行動(dòng)中可能會(huì)需要根據(jù)所處的環(huán)境，時(shí)間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項(xiàng)來行動(dòng)。時(shí)間管理的原那么一.設(shè)立明確的目標(biāo)

時(shí)間管理的目的是讓你在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)更多你想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。把今年度的4到10個(gè)目標(biāo)寫出來，找出一個(gè)核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定詳細(xì)的方案，并依照方案進(jìn)行。二.學(xué)會(huì)列清單

把自己所要做的每一件事情都寫下來，列一張總清單，這樣做能讓你隨時(shí)都明確自己手頭上的任務(wù)。在列好清單的根底上進(jìn)行目標(biāo)切割。1.將年度目標(biāo)切割成季度目標(biāo)，列出清單，每一季度要做哪一些事情；2.將季度目標(biāo)切割成月目標(biāo)，并在每月初重新再列一遍，遇到有突發(fā)事件而更改目標(biāo)的情形時(shí)及時(shí)調(diào)整過來；3.每一個(gè)星期天，把下周要完成的每件事列出來；4.每天晚上把第二天要做的事情列出來。三.做好“時(shí)間日志”你花了多少時(shí)間在哪些事情，把它詳細(xì)地，記錄下來，每天從刷牙開始，洗澡，早上穿衣花了多少時(shí)間，早上搭車的時(shí)間，平上出去拜訪客戶的時(shí)間，把每天花的時(shí)間一一記錄下來，做了哪些事，你會(huì)發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時(shí)間。當(dāng)你找到浪費(fèi)時(shí)間的根源，你才有方法改變。四.制訂有效的方案絕大多數(shù)難題都是由未經(jīng)認(rèn)真思考慮的行動(dòng)引起的。在制訂有效的方案中每花費(fèi)1小時(shí)，在實(shí)施方案中就可能節(jié)省3-4小時(shí)，并會(huì)得到更好的結(jié)果。如果你沒有認(rèn)真作方案，那么實(shí)際上你正方案著失敗。五.遵循20:80定律

用你80%的時(shí)間來做20%最重要的事情。生活中肯定會(huì)有一些突發(fā)困擾和迫不及待要解決的問題，如果你發(fā)現(xiàn)自己天天都在處理這些事情，那表示你的時(shí)間管理并不理想。一定要了解，對(duì)你來說，哪些事情是最重要的，是最有生產(chǎn)力的。成功者往往花最多時(shí)間在做最重要但不是最緊急的事情，而一般人往往將緊急但不重要的事放在第一位。因此，必須學(xué)會(huì)如何把重要的事情變得緊急。六.安排“不被干擾”時(shí)間假設(shè)你每天能有一個(gè)小時(shí)完全不受任何人干擾地思考一些事情，或是做一些你認(rèn)為最重要的事情，這一個(gè)小時(shí)可以抵過你一天的工作效率，甚至可能比三天的工作效率還要好。七.確立個(gè)人的價(jià)值觀假設(shè)價(jià)值觀不明確，就很難知道什么對(duì)你是最重要的，當(dāng)你的價(jià)值觀不明確時(shí)，就無法做到合理地分配時(shí)間。時(shí)間管理的重點(diǎn)不在管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。你永遠(yuǎn)沒有時(shí)間做每件事，但永遠(yuǎn)有時(shí)間做對(duì)你來說最重要的事。八.嚴(yán)格規(guī)定完成期限巴金森(C.NoarthcoteParkinson)在其所著的《巴金森法那么》中寫下這段話“你有多少時(shí)間完成工作，工作就會(huì)自動(dòng)變成需要那么多時(shí)間?！比绻阌幸徽斓臅r(shí)間可以做某項(xiàng)工作，你就會(huì)花一天的時(shí)間去做它。而如果你只有一小時(shí)的時(shí)間可以做這項(xiàng)工作，你就會(huì)更迅速有效地在一小時(shí)內(nèi)做完它。

列出你目前生活中所有覺得可以授權(quán)的事情，把它們寫下來，找適當(dāng)?shù)娜藖硎跈?quán)。假設(shè)你在做紙上作業(yè)，那段時(shí)間都做紙上作業(yè)；假設(shè)你是在思考，用一段時(shí)間只作思考；打的話，最好把累積到某一時(shí)間一次把它打完。

當(dāng)你重復(fù)做一件事情時(shí)，你會(huì)熟能生巧，效率一定會(huì)提高。九.學(xué)會(huì)充分授權(quán)十.同-類的事情最好一次做完

十一.每1分鐘每1秒做最有效率的事情 你必須思考一下要做好一份工作，到底哪幾件事情是對(duì)你最有效率的，列下來，分配時(shí)間把它做好。(始終直瞄靶心)

時(shí)間，對(duì)于每個(gè)人來說都是公平的，每天時(shí)間銀行都會(huì)為每個(gè)人存入86400秒，而每天這86400秒也會(huì)毫不留情的流逝，不會(huì)因?yàn)槿魏稳嘶蛉魏问露鋈魏瓮Ａ簟＜热粫r(shí)間的流逝是一種大自然的客觀規(guī)律，不以人的意志為轉(zhuǎn)移，那么我們能做的只能是更合理的規(guī)劃、利用和管理自己的時(shí)間，通過強(qiáng)化時(shí)間管理意識(shí)，學(xué)習(xí)與掌握時(shí)間管理方法，制定并執(zhí)行時(shí)間管理規(guī)劃，檢驗(yàn)時(shí)間管理效果，并不斷修正時(shí)間管理方案，高效能完成日常工作生活中相關(guān)事宜，充分利用大自然所賦予我們的這一珍貴資源來創(chuàng)造自己的價(jià)值。測(cè)試：1、好象在有壓力的情況下我的工作才能做得最好。012342、我認(rèn)為之所以沒有時(shí)間深刻思考問題，都是由于外界的匆忙和壓力造成的。012343、我看到周圍的人或事慢吞吞地進(jìn)行時(shí)，總是感到很生氣。我討厭排隊(duì)。012344、每當(dāng)要請(qǐng)假時(shí)，我總感到非常愧疚。012345、我好象總是從一個(gè)地方匆匆忙忙趕到另一個(gè)地方，從一件事跳到另一件事。012346、我經(jīng)常發(fā)現(xiàn)自己把別人趕開，為的是自己有時(shí)間趕快作完一件事。012347、一離開辦公室?guī)追昼?，我就?huì)覺得心里不安。012348、做一件事時(shí)，我腦子里經(jīng)常想著另一件事。012349、好象在處理危機(jī)時(shí)我的狀態(tài)最好。0123410、好象搞定危機(jī)比爭(zhēng)取長(zhǎng)期性的結(jié)果能給我?guī)砀鬂M足感。0123411、我經(jīng)常要舍棄跟生活中最重要的人在一起的時(shí)間，去處理各種各樣的危機(jī)。0123412、當(dāng)我不得不讓別人失望，放棄一些事情去處理危機(jī)時(shí)，我相信別人是會(huì)理解的。0123413、只有在解決各種各樣的危機(jī)的過程中，我才能夠感到每天的意義和目的。